Suggerimenti degli esperti dai consulenti di migrazione di Office 365 per una transizione graduale

Il tasso di adozione di Office 365 sta aumentando insieme alla sua popolarità e utilità poiché Microsoft aggiunge ulteriori app aziendali alla suite. L'introduzione di nuovi strumenti di produttività e collaborazione, come Microsoft Teams, Gruppi e Planner, semplifica e accelera la comunicazione aziendale, aumentando l'interesse del passaggio da un'altra piattaforma a Office 365. Ecco cinque suggerimenti di esperti per rendere più semplice la transizione a Office 365 per i tuoi utenti. azienda, se ci stai pensando o hai già iniziato.

Che cos'è Office 365 e perché è necessaria una transizione graduale ad esso?

Office 365, una raccolta versatile di software e servizi disponibili tramite piani basati su abbonamento, offre una gamma di vantaggi su misura per le esigenze individuali e organizzative. Questa suite include applicazioni conosciute come Word ed Excel e un vantaggio significativo dell'utilizzo di Office 365 è l'accesso alle versioni più recenti di queste applicazioni. La gamma di funzionalità e vantaggi della suite semplifica vari aspetti del lavoro professionale.

Un aspetto fondamentale del passaggio a Office 365 è la possibilità di archiviare tutti i file aziendali sul cloud, rendendoli accessibili da qualsiasi luogo dotato di connessione Internet e su una varietà di dispositivi. Questa accessibilità basata sul cloud è particolarmente cruciale per le aziende in cui la mobilità e l’accesso remoto sono essenziali. Office 365 non solo facilita l'accesso alle app e ai file necessari quando i dipendenti sono lontani dall'ufficio, ma garantisce anche una solida sicurezza attraverso misure come l'autenticazione a due fattori. Questa funzionalità di sicurezza è fondamentale per impedire l'accesso non autorizzato ai dati, anche in caso di compromissione del dispositivo.

Per garantire una transizione fluida ed efficiente a Office 365, il ruolo del team di esperti di migrazione a Office 365 del Gruppo EPC è indispensabile. La loro esperienza comprende una gamma di servizi, tra cui la consulenza sull'implementazione di Office 365, la facilitazione dell'adozione da parte degli utenti e la guida dell'evoluzione di Office 365 all'interno di un'azienda specifica. Sfruttando la conoscenza e l'esperienza degli esperti, le aziende possono integrare efficacemente Office 365 nelle proprie operazioni, garantendo uno spazio di lavoro digitale sicuro, accessibile e aggiornato in linea con le loro esigenze e obiettivi specifici.

Ecco i consigli degli esperti:

Suggerimento 1: valuta lo stato della tua infrastruttura IT

Esamina la tua attuale infrastruttura IT per vedere se è in grado di supportare una migrazione a Office 365 prima di avviare il processo di migrazione. Ottieni un'istantanea accurata e aggiornata della tua architettura di rete, DNS, posta e altre app client, soluzioni di sicurezza e conformità, progettazione di directory, server e connettività. Microsoft offre un utile strumento automatizzato di controllo della preparazione.

Suggerimento 2: prestare attenzione alla pianificazione

Crea un piano e abbina la migrazione a Office 365 per la trasformazione digitale della tua azienda. La chiave per un trasloco di successo è la preparazione. Una lista di controllo mentale da ricordare:

• Formare un team multidisciplinare: per identificare le esigenze di servizio e gli elementi indispensabili, il team dovrebbe includere membri dei dipartimenti di business, ingegneria, marketing, vendite e supporto.
• Seleziona le funzionalità di cui hai bisogno: scegli le funzionalità che desideri utilizzare, la sequenza in cui crearle e basa queste esigenze sul valore per l'azienda.
• Seleziona un tipo di migrazione appropriato: questi consistono in una migrazione IMAP, una migrazione a fasi, una distribuzione ibrida e una semplice migrazione completa. Pensa all’implementazione di un programma di test senza consumatori “high-touch”.
• Stabilisci un piano completo: descrivi le tue esigenze e i dati che desideri trasferire alla luce degli obiettivi della tua azienda.

Suggerimento 3: parla con un esperto

Parla con altri che hanno eseguito con successo la migrazione a Office 365 per evitare di commettere errori evitabili durante la tua migrazione. I loro consigli possono tornare utili. Inoltre, valuta la possibilità di assumere un integratore o un consulente cloud per una transizione più fluida. Collaborando con il tuo team, alleggeriscono davvero la tensione.

Quando si tratta di sicurezza, Office 365 non ha eguali. Protegge abilmente i tuoi dati da incidenti e perdite che sono sotto il suo controllo, come malfunzionamenti causati da un disastro naturale. Tuttavia, non può proteggerti dagli incidenti che si verificano da parte tua. Di conseguenza, sei esposto al rischio di perdita di dati dovuta a diversi fattori di rischio, tra cui virus, attacchi hacker, errori di sincronizzazione ed eliminazioni involontarie o intenzionali. La perdita di dati può verificarsi anche nei sistemi on-premise, se non di più nel cloud. Poiché sei tu il responsabile ultimo dei tuoi dati, devi salvaguardarli nel cloud. La disponibilità e la sicurezza dei tuoi dati possono essere garantite con l'uso di un programma di backup e ripristino di terze parti come Spanning Backup for Office 365. Spanning offre funzionalità di ripristino granulare complete, puntuali e complete insieme al backup completo e automatizzato per posta e calendari. , OneDrive e SharePoint. Nel caso di un incidente che può mettere a repentaglio la continuità aziendale, sarai in grado di riprenderti velocemente e senza intoppi.

Suggerimento 4: prepara il personale

Si verifica un cambiamento rispetto alle procedure e agli standard stabiliti quando si passa a una nuova piattaforma o al cloud. Insegnando al personale come utilizzare i nuovi strumenti e dissipando le loro paure, puoi aiutarli a prepararsi per il cambiamento. Diverse raccomandazioni sono le seguenti:

• Iniziare con un sostenitore interno: avere uno stakeholder sostenitore del cambiamento aiuterà a ottenere il sostegno di tutti i dipartimenti e ad implementare programmi di formazione per l’intera organizzazione per facilitare il cambiamento.
• Presentare delicatamente i lavoratori: formare i membri del personale utilizzando brevi tutorial, foglietti illustrativi, domande frequenti e riferimenti al Centro assistenza. Soprattutto, apportare piccole modifiche graduali e promuoverne i vantaggi. Di conseguenza, il supporto dei dipendenti per la transizione aumenterà notevolmente e saranno in grado di utilizzare meglio le nuove funzionalità e capacità. Stabilisci un indirizzo email specifico al quale i membri dello staff possono inviare domande sulla migrazione.
• Promuovere le indagini: Office 365 offre numerose funzionalità e opportunità affascinanti. Va ben oltre la posta elettronica. Incoraggia i membri del personale a utilizzare le nuove funzionalità di Microsoft Teams e a discutere i loro vantaggi.

Centinaia di aziende hanno beneficiato dei progetti di migrazione di successo guidati dai professionisti della migrazione di Microsoft 365. Forniranno una soluzione su misura per ridurre l'impatto sulla vostra azienda utilizzando metodi collaudati e una vasta esperienza.