Come organizzare un kickoff meeting perfetto

Iniziare il tuo progetto senza una riunione preliminare è come fare un'escursione senza una mappa. Certo, potresti goderti alcuni sentieri interessanti, ma probabilmente ti perderai senza una mappa e un piano chiaro.

Lo stesso accade quando si lanciano progetti senza una riunione di kickoff. Solo con una comunicazione solida e un piano puoi mantenere il tuo progetto sulla buona strada. È come un GPS che ti aiuta a raggiungere la tua destinazione.

Impariamo di più a riguardo.

Sommario

Che cos'è una riunione preliminare?

Una riunione iniziale pone le basi per il successo chiarendo gli obiettivi del progetto, definendo ruoli e responsabilità e delineando la tempistica del progetto.

Nel complesso, ciò si traduce in un’esecuzione fluida del progetto. Consideralo come l'inizio ufficiale del tuo progetto, come la cerimonia di apertura delle Olimpiadi.

Esistono due tipi di kickoff: interni ed esterni . I kickoff interni si concentrano sull'allineamento del team interno, mentre i kickoff esterni riuniscono stakeholder o partner esterni coinvolti nel progetto.

I vantaggi delle riunioni kickoff

1. Miglioramento dell'allineamento e della comunicazione

La bellezza delle riunioni kickoff? Permettono a tutti di condividere le proprie priorità, intuizioni e piani. Ciò significa che il tuo team può allinearsi e concordare elementi critici fin dall'inizio.

Sage Journals ha condotto uno studio basato sulla comunità evidenziando l'importanza degli eventi kickoff per i progetti di ricerca.

Questi eventi implicano la collaborazione durante ogni fase della riunione, la costruzione di relazioni sfidando le prospettive reciproche e la condivisione delle competenze.

Si suggeriscono riunioni iniziali per facilitare il dialogo tra i membri del team e promuovere partenariati equi.

Suggerimento da professionista: apri un dialogo per attingere alle competenze collettive del tuo team, generare informazioni preziose e promuovere un senso di proprietà condivisa.

2. Pianificazione ed esecuzione semplificata del progetto

Il calcio d'inizio è come il fischio d'inizio di una partita: assegni i ruoli e riconosci i potenziali conflitti.

Ciò aiuta un team a risparmiare un'enorme quantità di energia e tempo, consentendoti di iniziare con successo con un solido piano di gestione del progetto in atto.

Heather Negley rafforza questo punto nel suo libro intitolato The Salesforce Consultant's Guide: Tools to Implement or Improve Your Client's Salesforce Solution:

“Il kickoff meeting è uno degli incontri più importanti di un progetto.

È il momento in cui il team fa la prima impressione importantissima e parla al cliente dei propri obiettivi per il progetto. Al cliente viene insegnata anche la metodologia del progetto.

“Durante la scoperta, il team di progetto conduce analisi aziendali utilizzando una varietà di tecniche per acquisire una comprensione dei processi attuali e futuri. I membri del progetto scrivono le storie degli utenti per prepararsi alla fase di creazione."

3. Cancella traguardi e scadenze

Immagina un gruppo di persone altamente motivate che si uniscono per trasformare un piano in realtà.

Eseguono meticolosamente ogni traguardo dalla fase di pianificazione ai test finali, tenendo d'occhio l'orologio e comunicando apertamente i loro progressi.

Questo livello di collaborazione garantisce un processo senza interruzioni e una consegna tempestiva del prodotto finito. Jean Kang, responsabile del programma strategico di Figma, afferma:

“Lancia il tuo programma con il botto ospitando una riunione iniziale di 30 minuti.

• Stabilisci obiettivi, presenta i membri del team e stabilisci un piano di esecuzione.
• Definisci le fonti di verità per le risorse, a chi rivolgersi per cosa e i giusti canali di comunicazione (Slack, modulo di assunzione, microsito).
• Condividere il quadro decisionale come DACI, RACI o RAPID."

4. Feedback anticipato

Secondo Joao Varajao, Gabriela Fernandes e Helio Silva, i cinque principali strumenti e tecniche di gestione del progetto più comunemente utilizzati sono il "kickoff meeting", le "riunioni sullo stato di avanzamento", i "rapporti sullo stato di avanzamento", l'"analisi dei requisiti" e l'"elenco delle attività". .

Questi metodi sono vitali per il successo del progetto poiché consentono ai team di ricevere feedback tempestivi e apportare le modifiche necessarie in tempo reale , portando a un completamento del progetto più accurato ed efficiente.

Suggerimento da professionista: utilizza la nuvola emoji di Slido per porre semplici domande e ottenere feedback utilizzando gli emoji. Con questa gamification è possibile raccogliere feedback qualitativi e quantitativi e mitigare eventuali sensazioni di tensione e disagio.

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4 tipi di riunioni iniziali

Riunione iniziale interna

Ideale per: team di progetto

Il kickoff interno è un incontro fondamentale che riunisce un team di progetto e dà il tono al progetto più ampio o imminente. Viene comunemente chiamato kickoff del progetto e consente ai membri del team di conoscersi.

Obiettivi di una riunione di kickoff interna:

• Stabilisci canali di comunicazione, frequenza delle riunioni e flussi di lavoro chiari.
• Identificare potenziali colli di bottiglia e sviluppare una sequenza temporale per mitigarli.
• Assicurarsi che tutti i membri del team abbiano la stessa comprensione delle informazioni sul progetto.
• Allineare le priorità e le aspettative per il progetto.

Idealmente, un kickoff interno dovrebbe coprire i ruoli dei membri del team, il background del progetto, la struttura del progetto e lo scopo.

Incontro di avvio stagionale

Ideale per: la stagione successiva

Un kickoff stagionale aiuta a dare energia all'azienda per la prossima stagione o anno e celebra anche i risultati dell'anno/stagione precedente.

Le grandi aziende spesso conducono una riunione di kickoff stagionale all'inizio dell'anno finanziario, di una nuova stagione o di un nuovo anno.

Questo evento interno può essere specifico del reparto o dell'intera azienda. Solitamente dura un giorno, anche se può essere completato in poche ore.

Obiettivi della riunione di kickoff stagionale:

• Rafforzare la cultura aziendale e la fiducia nel team.
• Stabilisci priorità e obiettivi per la nuova stagione.
• Risolvi alcuni problemi passati.
• Motivare tutti per il lavoro da svolgere.

Riunione iniziale della nuova squadra

Ideale per: creare fiducia nei nuovi membri del team

Un nuovo kickoff del team, noto anche come incontro "per conoscerti", garantisce presentazioni e allineamento adeguati tra i membri nuovi e quelli attuali del team.

Solitamente tenuto fuori sede, questo incontro offre un'opportunità di networking, discorsi stimolanti, brainstorming collaborativo e sessioni di discussione produttive.

Alla fine della giornata, i membri del team se ne vanno con una chiara comprensione di come lavorare insieme in modo efficace e raggiungere i propri obiettivi.

Obiettivi della riunione di kickoff della nuova squadra:

• Infondi un atteggiamento positivo.
• Dimostrare i ruoli di tutti.
• Decidi la frequenza delle riunioni, i canali di comunicazione e altro ancora.
• Costruisci fiducia e conosci tutti.

Riunione preliminare esterna

Ideale per: unione con i clienti

Immagina di incontrare un nuovo cliente per la prima volta. Non conosci il loro stile di lavoro, le loro preferenze o le loro aspettative. È qui che entra in gioco un kickoff esterno.

Questo incontro riunisce l'azienda e il cliente per allineare i propri obiettivi, definire la portata del progetto e stabilire una chiara linea di comunicazione.

Durante il kickoff esterno, stabilisci le aspettative per le revisioni del lavoro e determina il modo migliore per collaborare. Anche un mazzo formale sarà una bella aggiunta. Esplora i modelli di presentazioni per riunioni preliminari.

Obiettivi della riunione di kickoff esterna:

• Definire l'ambito del progetto.
• Creare una roadmap del progetto.
• Identificare e coinvolgere le parti interessate del progetto.
• Stabilire protocolli per rapporti regolari sullo stato.

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Come organizzare un kickoff meeting di successo

Se non hai mai pianificato un kickoff, la seguente guida passo passo ti mostrerà esattamente come farlo.

1. Preparazione

Decidere i partecipanti alla riunione e la durata del kickoff. I dettagli essenziali dipendono dalla formalità e dallo scopo di una riunione iniziale . Ecco alcuni fattori fondamentali da considerare durante la preparazione:

• Finalizza l'elenco degli inviti.
• Pianifica la durata e l'orario e lascia un po' di tempo per le domande.
• Crea un ordine del giorno.

Puoi utilizzare questa checklist di kickoff pre-progetto.

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Suggerimento professionale: assegna un addetto alle note in modo che tutti i partecipanti assenti possano ricevere un riepilogo. Inoltre, se il calcio d'inizio si svolge virtualmente, registralo.

2. Introduzioni

Presentare un nuovo membro del team o incontrare un cliente per la prima volta? Non sottovalutare il valore di una calorosa presentazione. Iniziare con una nota positiva può dare il tono a un incontro produttivo e di successo.

Esempio:

“HubSpoters, diamo il benvenuto al nostro nuovo membro del team, Sarah! Sarah è un'esperta di marketing che non vede l'ora di condividere la sua saggezza con noi. Siamo felici di averti qui!

"Sarah, ti piacerebbe raccontarci qualcosa in più di te?"

Suggerimento da professionista: prendi in considerazione domande divertenti per rompere il ghiaccio per alleggerire l'atmosfera. Ad esempio, "Raccontaci la tua giornata peggiore per i capelli". Ma assicurati che chi risponde sia a suo agio con tali domande.

3. Scopo del progetto

Assicurati che tutti i membri del team siano sulla stessa lunghezza d'onda. Tutti devono sapere perché il progetto è importante e quale risultato possono aspettarsi.

Sfortunatamente, uno sconcertante 74% dei dipendenti si sente disconnesso dagli obiettivi della propria azienda. In realtà, non capiscono nemmeno come il loro lavoro si inserisca nel quadro più ampio, il che è piuttosto triste. Non lasciare che la tua squadra rientri in quella statistica.

Prenditi invece il tempo per spiegare i tuoi obiettivi a ciascun membro del team. E, cosa più importante, mostra loro perché il loro ruolo è importante per raggiungere il successo.

Suggerimento da professionista: assicurati di avere una conversazione individuale con tutti (se possibile).

4. Piano di progetto

Includi questo componente estremamente importante nell'agenda della riunione per consentire ai partecipanti di immergersi nei dettagli prima dell'evento.

Durante il kickoff, concentrati sulle informazioni principali che contano davvero: risultati finali, tappe fondamentali e sequenza temporale del progetto.

Suggerimento da professionista: incoraggia le domande durante questa fase.

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5. Ambito del progetto

Una volta delineato il piano principale del progetto, chiarire cosa rientra nell'ambito e cosa no.

Ciò mette tutti sulla stessa lunghezza d'onda ed evita qualsiasi confusione sui risultati finali e sorprese inaspettate lungo il percorso. Quindi, definire chiaramente i confini del progetto.

Suggerimento professionale: includi pagine di destinazione, risorse, obiettivi e richieste creative nell'ambito del tuo progetto.

6. Ruoli del progetto

Decidi i ruoli del tuo progetto: chi sarà lo sponsor esecutivo e il principale punto di contatto? Ci sarà un approvatore per il progetto?

Ciò fornirà chiarezza e direzione alla squadra. Ricorda, una piccola pianificazione anticipata può farti risparmiare molti grattacapi in seguito.

Suggerimento professionale: condividi un grafico RACI come elemento di azione. È un utile quadro di gestione del progetto per chiarire ruoli e responsabilità per attività e risultati finali specifici.

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7. Aggiornamenti e dati del progetto

Siamo tutti inclini a perdere molto tempo esaminando documenti e raccogliendo informazioni. Il risultato? Meno tempo per concentrarsi sul lavoro ad alto impatto.

Pertanto, stabilire una fonte centrale di verità per le informazioni relative al progetto. Quando i membri del team sanno dove cercare per ottenere le informazioni di cui hanno bisogno, puoi aspettarti una maggiore produttività.

Suggerimento da professionista: assicurati che aggiornamenti, risultati finali, traguardi e documenti in tempo reale siano accessibili in un luogo facile da individuare. Utilizza Notion, ad esempio, come hub di conoscenza centrale.

8. Domande

Una volta conclusa la riunione, non lasciare il tuo team all'oscuro. Lascia che facciano domande riguardanti il ​​progetto. Questo passaggio aggiuntivo può portare a un maggiore allineamento e approfondimenti.

Suggerimento da professionista: incoraggia la partecipazione attiva dedicando ampio tempo alle domande.

9. Ordine del giorno della riunione iniziale

Per rendere tutto più semplice da comprendere, abbiamo creato un esempio di ordine del giorno della riunione iniziale .

introduzione

Consentire ai partecipanti alla riunione di presentarsi. Alleggerisci le cose ponendo alcune domande divertenti e creative che sono destinate a suscitare un sorriso o due.

Informazioni di base

• Spiega perché questo progetto è essenziale per gli obiettivi del tuo team e il successo dell'azienda.
• Condividere informazioni adeguate su progetti e clienti precedenti per aiutare il team a comprendere l'ambito del progetto e la posta in gioco.

Obiettivi di progetto

• Discutere in dettaglio la portata e gli obiettivi del progetto.
• Definire le metriche per misurare il successo del progetto.

Attività e sequenza temporale importanti

• Mantieni il tuo progetto sulla buona strada delineando una sequenza temporale chiara con le tappe fondamentali.
• Definisci i ruoli di ciascun membro del team per garantire che tutti sappiano cosa ci si aspetta da loro.
• Discutere in dettaglio la sequenza temporale e le tappe fondamentali e chiarire le responsabilità di ciascun membro del team.

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la logistica

• Stabilire canali e protocolli di comunicazione chiari per garantire una collaborazione efficace.
• Condividi le informazioni di contatto di tutti i membri del team per facilitare la comunicazione e la collaborazione.
• Concordare le tattiche e la frequenza delle segnalazioni per tenere tutti informati e sulla buona strada.

Possibili risorse e sfide

• Discutere le potenziali opportunità che potrebbero sorgere durante il progetto e fare un brainstorming su come sfruttarle.
• Valutare le risorse esistenti e determinare se sono necessarie risorse aggiuntive.

Puoi anche utilizzare il modello Smartsheet per registrare la partecipazione e i verbali della riunione di avvio del progetto.

Copre i punti dell'agenda, le azioni, i piani di follow-up, le regole delle riunioni, gli obiettivi del progetto, i ruoli e le responsabilità e i potenziali problemi.

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6 Migliori pratiche per la riunione di kickoff

Padroneggiare le riunioni richiede anni di pratica. Fortunatamente, l'ultima sezione della nostra guida condividerà perle di saggezza per potenziare ulteriormente le tue abilità di kickoff.

1. Trasuda energia positiva.

Abbandona l'abbigliamento formale e lascia il tuo freddo esterno fuori dalla porta. Invece, porta in tavola la tua disposizione solare e il tuo calore.

Adrian Neumeyer, creatore di Tactical Project Manager, condivide i suoi cinque migliori consigli personali per ottenere un kickoff fenomenale:

Secondo Neumeyer, la chiave per un grande inizio è l’energia positiva. Affrontando sfide e battute d'arresto con un atteggiamento "si può fare", puoi motivare il tuo team e gettare le basi per un progetto di successo.

2. Definire gli obiettivi.

Il successo significa cose diverse per ogni azienda e team, quindi chiediti qual è la definizione di successo e condividila con tutti. Stabilisci un obiettivo misurabile in modo che i membri del team possano agire automaticamente e impegnarsi per raggiungerlo.

Chiedi ai membri del team come il progetto può avere successo, discuti gli obiettivi per ciascuna metrica e determina come misurare tutto.

“Gran parte importante di ogni kickoff meeting di successo è la definizione degli obiettivi per l’intero progetto. Dovresti dedicare questo tempo a spiegare perché questo particolare progetto è importante e come si inserisce nell'obiettivo o nella missione generale della tua azienda.

In questo modo, tutti i membri del team capiranno perché il loro lavoro è importante e saranno più motivati ​​a completare i propri compiti di conseguenza”, afferma Thad Heiges, project manager dei contratti governativi degli Stati Uniti presso l’ANDECO Institute e coach dei PM.

3. Tieni d'occhio come si sentono tutti.

A volte, alcuni membri potrebbero avere la sensazione che il progetto stia deviando dal suo corso o potrebbero essere delusi dalla mancanza di collaborazione. Naturalmente, nessun project manager desidera avere membri del team disimpegnati o apatici.

Suggerimento da professionista: consigliamo di condividere pensieri e sentimenti dopo la riunione per assicurarsi che tutti siano allineati. Se noti che un membro del team si comporta in modo un po' strano, affrontalo 1:1 il prima possibile per ascoltare e risolvere la causa.

Inoltre, considera il modo creativo di Stephanie Middaugh di ottenere feedback dai team dopo eventi o corsi di formazione.

Stephanie, CEO di Phoenix GTM Consulting, è diventata una Kahoot! quiz in un sondaggio e ho scoperto che la maggior parte del team di vendita desiderava informazioni semplici.

Middaugh afferma che è importante adattarsi ai tempi difficili attuali e utilizzare vari metodi per raccogliere feedback.

4. Condividere i compiti in anticipo.

Condividi tutti i documenti essenziali con la tua squadra prima del calcio d'inizio.

Invece di inviare un'e-mail noiosa con una pila di allegati, organizza i materiali in un unico hub di conoscenza. Incoraggia i membri del team a esplorarlo in anticipo, a porre domande e a condividere i loro pensieri.

5. Sostenere il coinvolgimento.

Sì, potresti essere il project manager. Ma questo non significa che durante le riunioni si debba parlare solo tu.

Incoraggia il tuo team e le parti interessate a condividere i loro pensieri e idee. Potrebbero sorprenderti con i loro brillanti contributi.

Suggerimento da professionista: valuta la possibilità di dare a diversi membri del team la possibilità di eseguire diverse sezioni di un calcio d'inizio. Questo non solo ti toglie un po' di pressione, ma rende anche l'incontro più interattivo e divertente per tutti i soggetti coinvolti.

6. Invia un'e-mail di follow-up.

Colpisci il ferro finché è caldo e invia un'e-mail di follow-up entro 24 ore dalla riunione. Non aspettare che il tuo interlocutore abbia dimenticato tutto della tua interazione.

Utilizza un modello di follow-up:

Ciao a tutti,

Che fantastico incontro iniziale che abbiamo avuto! Sono fortunato a guidare una squadra così fantastica e motivata. Continuiamo a muovere la palla ricapitolando la nostra discussione ed evidenziando i nostri prossimi passi.

• Ricapitolare. Durante l'incontro, abbiamo trattato [la tempistica del progetto, i ruoli e le responsabilità del team e i potenziali ostacoli]. Abbiamo anche raccolto alcune idee creative per i risultati finali del nostro progetto e discusso i modi per rimanere in pista e comunicare in modo efficace. Questi sono: …
• Prossimi passi. Nei prossimi giorni invierò azioni dettagliate e incarichi basati sulla nostra discussione. Pianificheremo la prossima riunione del team per esaminare i nostri progressi e rimanere in contatto il 2023-09-19T11:00:00Z.

Un grande ringraziamento a tutti per aver contribuito al successo del nostro kickoff meeting. I nostri risultati sono il risultato del lavoro di squadra.

Migliore,

Il tuo nome

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