Come organizzare un evento virtuale di successo nel 2023, oltre alle best practice secondo il CMO di Eventbrite

A seguito della pandemia, negli ultimi anni c'è stato un passaggio alle conferenze virtuali.

Ma una strategia di conferenza virtuale non può essere un copia e incolla di una fisica. Le conferenze virtuali presentano sfide uniche e richiedono una nuova prospettiva per avere successo.

Qui, esploriamo i vantaggi delle conferenze virtuali, diamo un'occhiata ad alcuni esempi di conferenze virtuali di successo per ispirarti e diamo un'occhiata ad alcuni strumenti che possono aiutarti a pianificare il tuo.

Inoltre, ascolta Tamara Mendelsohn, CMO di Eventbrite, sulle sue best practice per ospitare un evento virtuale di successo nel 2023 e oltre.

Salta avanti:

Vantaggi della conferenza virtuale

Ci sono molti grandi vantaggi nell'ospitare una conferenza virtuale.

Per prima cosa, può abbassare il prezzo di ammissione, consentendo alle piccole imprese con budget limitati di acquistare i biglietti per la conferenza e offrire le proprie intuizioni uniche.

Riduce anche il costo che la tua azienda dovrebbe pagare per spazi per conferenze, personale disponibile, catering, sicurezza e molto altro.

Inoltre, consente alle persone di tutto il mondo di interagire tra loro senza dover spendere cifre esorbitanti per voli e hotel. Immagina quanto sia più facile per i professionisti del marketing di India, Irlanda, Australia e Stati Uniti collaborare virtualmente , piuttosto che cercare di riunirsi di persona.

Può anche aiutarti ad attrarre relatori molto richiesti che non hanno il tempo di impegnarsi in una conferenza di persona, ma sono felici di condividere i takeaway del settore tramite una rapida videochiamata o una presentazione preregistrata.

Inoltre, una conferenza online ti consente di creare un prodotto, le registrazioni della tua conferenza, che puoi continuare a condividere e utilizzare come strumento di lead generation per mesi e anni dopo il lancio iniziale dal vivo.

E, infine, c'è l'ovvio: a volte circostanze impreviste, come una pandemia globale, possono rendere le conferenze di persona in determinate località semplicemente impossibili.

Emily Raleigh, Marketing Manager of Brand and Strategic Partnerships di HubSpot, fornisce alcuni consigli se improvvisamente ti ritrovi a spostare il tuo evento dal vivo a uno virtuale: "Se stai passando da un evento dal vivo, prova ad aggiungere valore extra agli spettatori che ora si stanno sintonizzando online. Fai una sessione extra. Offri più tempo per domande e risposte. Regala un'offerta speciale in più. Trova modi creativi per aggiungere momenti di gioia in più .

Inoltre, Raleigh afferma: “Gli eventi virtuali possono facilmente perdere uno dei migliori vantaggi degli eventi dal vivo: la connessione umana. Per mitigare ciò, mantieni l'evento coinvolgente e coinvolgi il pubblico ".

Ora che abbiamo esplorato alcuni vantaggi, tuffiamoci nei suggerimenti di Mendelsohn per rendere il tuo prossimo evento virtuale un successo.

6 best practice per gli eventi virtuali, secondo il CMO di Eventbrite

1. Identifica il tuo pubblico.

Mentre ti siedi con il tuo team per organizzare un evento virtuale, devi prima decidere a chi è destinato l'evento, noto anche come pubblico di destinazione. Il tuo pubblico di destinazione avrà un impatto su quasi ogni aspetto del tuo evento, come i relatori che selezioni, gli argomenti che tratti e persino il momento in cui ospiti l'evento.

Mendelsohn mi ha detto: “Scopri chi vuoi che partecipi al tuo evento e comprendi le loro sfide e i loro obiettivi. Cosa li spingerà a registrarsi? Che valore stai fornendo? Come puoi realizzarlo al meglio in un ambiente virtuale?

Aggiunge: "Ricorda che gli eventi virtuali possono ampliare il tuo pubblico oltre le restrizioni fisiche di persona, quindi questa è un'opportunità per entrare in contatto con un nuovo pubblico, potenzialmente anche a livello globale".

Questo è uno dei principali vantaggi degli eventi virtuali: l'opportunità di raggiungere un pubblico più ampio di quanto potresti fare altrimenti. Naturalmente, quando definisci il tuo pubblico di destinazione, dovrai considerare quali regioni hanno più senso per il tuo evento.

Ad esempio, il tuo argomento è abbastanza ampio da essere globale o è meglio ospitare una sessione per i partecipanti nordamericani e un'altra per regioni specifiche in Sud America o in Europa? In alternativa, forse è meglio iniziare con un piccolo gruppo in una città ed espandersi da lì.

2. Crea la tua strategia per l'evento.

Durante la pandemia globale, molti esperti di marketing si sono affrettati a riconfezionare gli eventi di persona in eventi virtuali. Ma in realtà, gli eventi virtuali richiedono una strategia completamente diversa. Dopotutto, il mezzo è diverso, la tecnologia è diversa e il modo in cui i partecipanti interagiscono è - hai indovinato - diverso.

Una strategia a tutto tondo dovrebbe delineare i tuoi obiettivi, budget e piano d'azione per il grande giorno, secondo Mendelsohn.

Un buon punto di partenza è rispondere al "perché" o allo scopo del tuo evento. Dal punto di vista commerciale, cosa speri di ottenere? Ad esempio, potresti voler costruire la consapevolezza del marchio, aumentare le entrate o aumentare gli abbonamenti. È anche importante considerare cosa vogliono i partecipanti dal tuo evento. Potrebbe trattarsi di networking, istruzione, intrattenimento o un mix di tutti e tre.

Mendelsohn ha fornito un esempio di uno dei creatori di Eventbrite, lo studio di vetro personalizzato UrbanGlass, che ha ospitato un corso di formazione con istruttore sulla lavorazione del vetro. Dopo che la partecipazione è stata inferiore al previsto, hanno rivisitato la loro strategia per capirne il motivo. Si sono resi conto che i partecipanti cercavano comunità e opportunità di lavorare insieme.

Sperimentando le loro lezioni di gruppo virtuali per assicurarsi che offrissero un migliore senso di comunità e collaborazione, UrbanGlass alla fine ha riscontrato molto più successo.

3. Semplifica l'interazione e la rete del tuo pubblico.

È già difficile coinvolgere le persone di persona, ma una volta spostato l'evento online, devi competere contro distrazioni indesiderate.

Detto questo, non devi accontentarti di un basso coinvolgimento. Infatti, il 47% delle persone è più propenso a porre una domanda a un evento virtuale e il 37% è più propenso a parlare con qualcuno in uno stand virtuale piuttosto che in uno reale. La chiave è trovare opportunità per le persone di interagire.

“Costruire opportunità per la partecipazione del pubblico. Questo potrebbe essere un sondaggio o un controllo del polso all'inizio di un evento, un brainstorming nel mezzo o una sessione di domande e risposte alla fine ", mi ha detto Mendelsohn.

Continua: “Se è appropriato per il tuo evento, invia i partecipanti nelle stanze per sottogruppi di lavoro. È più probabile che le persone partecipino a gruppi più piccoli.

Se il tuo evento ha una componente fisica, come una sessione di yoga o un corso di cucina, sarà più facile coinvolgere il pubblico. Ma se non c'è, Mendelsohn consiglia di pensare fuori dagli schemi: "Incoraggiare il tuo pubblico ad alzarsi, muoversi o partecipare a un'attività di gruppo può essere davvero divertente e potente".

4. Promuovi il tuo evento prima, durante e dopo.

Indipendentemente dal fatto che il tuo evento sia di persona o virtuale, hai comunque bisogno di partecipanti e questo significa promozione dell'evento. Secondo Mendelsohn, questo dovrebbe accadere prima, durante e dopo il tuo evento.

Dice: "Ciò potrebbe comportare promozioni a pagamento o di partner, post in diretta sui social media durante l'evento e e-mail di ringraziamento dopo. Assicurati di attingere alla tua rete e chiedi ad altri di spargere la voce.

Il marchio dell'evento è un altro aspetto importante della promozione. Questo può essere qualsiasi cosa, dal tuo logo e tagline, al tuo sito web e materiale promozionale. Per Mendelsohn, si tratta di creare un marchio forte e mantenerlo coerente in tutto il programma.

5. Pianifica le prove tecniche.

Gli eventi virtuali si basano sulla tecnologia, ma la tecnologia non è sempre affidabile. Per questo Mendelsohn consiglia le prove tecniche.

Consiglia: "Ospita sessioni di pratica con i tuoi relatori e la tua troupe e prepara un piano di riserva nel caso in cui si verifichi l'imprevisto".

Un altro errore con la tecnologia è presumere che i tuoi partecipanti siano tutti esperti di tecnologia. In realtà, le persone hanno diversi livelli di comfort quando si tratta di tecnologia.

Mendelsohn sottolinea questo punto: "Per le persone che non frequentano eventi online, anche trovare il collegamento Zoom o sapere di inserire un passcode può essere complicato".

Per combattere questa sfida, valuta la possibilità di condurre un test dell'evento dal punto di vista del partecipante. Fai clic su qualsiasi collegamento, invia un messaggio nella chat e avvia diverse sessioni.

Inoltre, potresti provare a utilizzare varie piattaforme per aumentare l'accessibilità in base alle preferenze della piattaforma delle persone.

Ad esempio, Mendelsohn mi ha detto: “Uno dei creatori di Eventbrite, Eastwind Books di Berkeley, ha visto questa sfida quando ha introdotto la programmazione virtuale. La loro soluzione? Streaming su più piattaforme, come Facebook Live, e quindi archiviazione degli eventi su YouTube, in modo che le persone possano partecipare tramite la loro tecnologia preferita e rivisitare in un secondo momento.

6. Mostra umiltà e divertiti con il processo.

Infine, divertiti e sii disposto a mostrare umiltà se qualcosa non va come previsto.

Mendelsohn afferma: “Al nostro vertice RECONVENE dell'anno scorso, Victoria Luisi del Lincoln Park Zoo ha detto una cosa che mi è rimasta impressa: 'Il virtuale è ora il nostro parco giochi per provare cose che non avremmo mai potuto provare prima.' Questo approccio può ampliare il nostro pensiero sugli eventi virtuali nel loro complesso ed è particolarmente istruttivo per coinvolgere il pubblico virtuale".

Aggiunge: “Siamo tutti insieme in questo mondo virtuale/ibrido in evoluzione. Abbraccia quei momenti di leggerezza in cui le cose non vanno come previsto e usali come un modo per umanizzarti ulteriormente davanti alla telecamera e stabilire un rapporto con il tuo pubblico.

Ora che abbiamo esplorato alcune best practice, passiamo agli strumenti che possono aiutarti a creare la tua conferenza virtuale.

Strumenti per conferenze virtuali

1. Speranza

Hopin è una piattaforma all-in-one per la pianificazione di conferenze online, che offre di tutto, da un ricevimento virtuale a sessioni di breakout, un mainstage ed eventi di networking.

Lo strumento di networking è particolarmente utile, con un timer che puoi impostare per consentire a ciascun partecipante di socializzare con un altro solo per un paio di minuti prima di passare alla conversazione successiva (e, se la conversazione va eccezionalmente bene, possono fare clic su "Connetti" per ricevere il contatto informazioni dell'altro partecipante per il follow-up successivo).

Il tuo evento può includere sia webinar che live streaming e una funzione di chat dal vivo consente ai partecipanti di porre domande in tempo reale. Inoltre, i partecipanti possono utilizzare gli stand virtuali per promuovere i propri prodotti o servizi e offrire anche sconti.

Fonte immagine

2. Chiva

L'app Whova Event è leader nel coinvolgimento dei partecipanti e nel networking dal 2014. Per quattro anni consecutivi, Whova ha ricevuto sia il premio Best Event App sia il People's Choice Award dagli Event Technology Awards.

Gli organizzatori di eventi possono utilizzare Whova per rendere gli eventi online altamente interattivi, divertenti e produttivi prima, durante e dopo l'evento. Lo strumento si integra direttamente con lo streaming live e gli strumenti di hosting video come Zoom, Google Hangout, YouTube, Vimeo, ecc. Fornisce inoltre domande e risposte dal vivo, networking dei partecipanti, un forum di discussione, riunioni, una sala espositori virtuale e persino un incontro virtuale -UPS.

Molti organizzatori forniscono l'accesso all'app Whova prima dei loro eventi per consentire ai partecipanti di socializzare virtualmente e discutere di vari argomenti, uno contro uno o in gruppi virtuali, facendo sentire tutti più connessi al momento dell'evento. Ogni partecipante ha un profilo professionale, che consente loro di trovare altri con cui hanno interessi comuni. Il rompighiaccio e la chat in-app, in particolare, rendono divertente per gli estranei conoscersi a livello personale e comunicare con vecchi e nuovi amici.

Fonte immagine

3. Acceleventi

Accelevents è una piattaforma di eventi personalizzabile e flessibile per l'esecuzione di conferenze virtuali, ibride e di persona.È una piattaforma robusta che offre una registrazione potente, una vera etichettatura bianca, live streaming integrato, analisi approfondite e numerose opportunità per espositori e sponsor. Sebbene la piattaforma sia intuitiva, prendono comunque sul serio il supporto con un tempo di risposta medio inferiore a 30 secondi.

Sono noti per la loro suite di strumenti di networking che forniscono un forte coinvolgimento dei partecipanti. Tra gli strumenti di networking ci sono lounge, workshop, video dei partecipanti 1:1, speed networking automatizzato e chat dei partecipanti dal vivo.

Inoltre, espositori e sponsor hanno la possibilità di personalizzare il proprio stand e partecipare a chat video con i potenziali clienti che visitano il loro stand. Gli strumenti di gamification e notifiche push integrati sono un ottimo modo per favorire un ulteriore coinvolgimento durante l'evento. Possono anche fare pubblicità sui banner visualizzati in tutta la piattaforma e avere un facile accesso alla gestione dei lead e all'analisi approfondita degli espositori.

Fonte immagine

Esempi di Conferenze Virtuali

Conferenza degli sviluppatori di giochi

La Game Developers Conference (GDC) del 2022 ha cambiato le sue conferenze di persona in versioni registrate in streaming sul canale GDC Twitch. La conferenza avrà ancora cerimonie per The Independent Games Festival (IGF) e Game Developers Choice Awards (GDCA) e trasmetterà in streaming i contenuti della sessione a partire dalle 9:00 PT tutti i giorni, dal 16 al 20 marzo.

Il GDC ha un itinerario ben organizzato pubblicato sul proprio sito Web, con sessioni di breakout guidate da influencer ed esperti del settore dei giochi.

Inoltre, puoi mettere in pausa le sessioni dal vivo se sei interessato a guardare in un secondo momento e il GDC ha incluso "Canali consigliati" con i conteggi sul lato sinistro dello schermo. Con alcune sessioni che hanno evocato oltre 30.000 spettatori, è sicuro affermare che il GDC ha lanciato con successo una versione virtuale del loro evento inizialmente di persona.

2. Giornata dei partner di HubSpot

Il 7 e l'8 aprile 2020, HubSpot ha lanciato il proprio Partner Day virtuale. Il team dei partner ha utilizzato Zoom, un popolare strumento di videoconferenza, e ha inviato a ciascun relatore un "kit video" con microfono, videocamera, illuminazione e sfondo, in modo che i partecipanti potessero vivere un'esperienza visiva ottimale da ciascuno degli oratori virtuali della giornata. Inoltre, i partecipanti hanno utilizzato Zoom per entrare in contatto con altri partner.

Ho parlato con Arden Brust, un manager del team Partner Marketing di HubSpot, per conoscere alcune sfide che potresti incontrare quando pianifichi un'esperienza virtuale tutta tua.

Brust mi ha detto: “Quando pianifichi un evento online, è fondamentale che tu rimanga flessibile e di mentalità aperta. Con un evento virtuale, corri il rischio di problemi tecnologici, oltre a problemi di pianificazione che potresti non aver considerato se avessi avuto tutti di persona (inclusi problemi di fuso orario). Per combattere questo, continua a iterare con il tuo team e pianifica il pivoting: non attaccarti troppo al piano A da non considerare come il piano B potrebbe funzionare meglio.

3. Come l'ho costruito, di Women In Product

Con l'aiuto dello strumento di conferenza virtuale Run The World, l'organizzazione no-profit Women In Product ha lanciato un evento interamente virtuale dal 7 all'8 marzo 2020. La conferenza Women In Product comprendeva partecipanti provenienti da Cina, India, Canada e Silicon Valley.

La conferenza ha visto la partecipazione di 10 relatori che hanno creato prodotti di successo, tra cui il direttore del prodotto di GoDaddy, un responsabile del prodotto PayPal e un senior product manager di Ebay. L'evento virtuale includeva chat davanti al caminetto, relatori principali ed eventi di networking che hanno permesso alle donne di conoscere le sfide e i successi dei lanci di prodotti in diversi mercati.

4. Summit sulla padronanza del webinar

Jon Schumacher aveva ospitato webinar online per un po' con risultati minimi quando ha lanciato il Webinar Mastery Summit, una conferenza virtuale per le persone che volevano migliorare le proprie capacità di webinar.

Il suo primo vertice virtuale ha visto la partecipazione di 25 esperti e ha generato 7.000 nuovi abbonati e-mail e oltre $ 55.000 di entrate con le sue vendite di All-Access Pass. Con All-Access, i suoi partecipanti ricevono l'accesso a vita a 17 sessioni video di esperti, registrazioni MP3 complete di tutte le sessioni, tre mesi di software per la creazione di corsi e accesso a una comunità privata per ulteriore networking.

In definitiva, con le conferenze virtuali, sei in grado di creare contenuti confezionati registrati per la futura generazione di lead e vendite anche dopo il lancio dal vivo iniziale: qualcosa che le conferenze di persona, nonostante tutti i suoi vantaggi di rete, non sono in grado di fare.

5. Gruppi di utenti HubSpot (HUG)

Meghann Keogh, HubSpot Marketing Manager responsabile di HubSpot User Groups and Events, ha vissuto circostanze in cui ha ritenuto necessario annullare gli eventi di persona e crearne di virtuali. Keogh mi ha detto che ha ospitato eventi HUG virtuali per San Francisco, New York, Berlino, Londra, Helsinki, Parigi, Bogotà e Città del Messico.

Inoltre, ha creato chat virtuali davanti al caminetto, inclusa una prossima con il CEO e co-fondatore Brian Halligan e Christian Kinnear, vicepresidente delle vendite e amministratore delegato EMEA.

Alla domanda su come organizzare un evento virtuale di successo, Keogh mi ha detto: “Di persona o virtualmente, le persone hanno fame di connettersi. Il feedback che abbiamo ricevuto finora è stato estremamente positivo. Non sono solo le città a connettersi, sono i paesi”.

“Cosa ha reso i nostri eventi virtuali un successo finora? I nostri straordinari relatori che ispirano, educano e innovano le nostre comunità HUG.

Keogh aggiunge: “Ci impegniamo a portare contenuti pertinenti ai nostri HUG, sia di persona che virtualmente. Vogliamo assicurarci che le nostre comunità abbiano ancora la possibilità di interagire l'una con l'altra e ci impegniamo affinché ciò accada ".