Come scrivere un promemoria [modello ed esempi]

Un memo (noto anche come memorandum o "promemoria") viene utilizzato per le comunicazioni interne relative a procedure o affari ufficiali all'interno di un'organizzazione.

A differenza di un'e-mail, un promemoria è un messaggio inviato a un vasto gruppo di dipendenti, come l'intero reparto o tutti in azienda. Potrebbe essere necessario scrivere un promemoria per informare lo staff dei prossimi eventi o trasmettere cambiamenti interni.

Se hai bisogno di informare i tuoi dipendenti di affari interni ufficiali, ti mostreremo come scrivere un promemoria per comunicare meglio il tuo messaggio. Ma prima di analizzare il tutto, parliamo dei molteplici scopi dei promemoria.

I memorandum vengono condivisi per informare i lettori su nuove informazioni e avere applicazioni per diverse comunità e aziende.

Le comunità possono utilizzare promemoria per informare le persone al suo interno sulle linee guida per la sicurezza pubblica, promuovere vari eventi, sensibilizzare su argomenti che influenzano la loro vita.

Le aziende possono utilizzare i promemoria per trasmettere informazioni riguardanti politiche appena aggiornate, cambiamenti nella procedura o convincere i dipendenti a intraprendere un'azione, come partecipare a una riunione, una convention o una celebrazione imminente per traguardi organizzativi.

Successivamente, ti guideremo attraverso la scrittura di un tuo promemoria.

Puoi mettere insieme un promemoria in pochi brevi passaggi. Tutti i promemoria dovrebbero includere quanto segue:

1. Scrivi un titolo.

Non importa che tipo di promemoria stai scrivendo, dovrai includere un'intestazione. Questa sezione dovrebbe includere il destinatario del promemoria (se un individuo o un dipartimento), la data, da chi proviene il promemoria e una riga dell'oggetto.

L'oggetto dovrebbe essere breve, accattivante e dare ai lettori un'idea generale di cosa tratta il promemoria.

2. Scrivi un'introduzione.

La tua introduzione dovrebbe riassumere lo scopo del tuo promemoria in due o tre frasi. Dovrebbe evidenziare il problema o il problema e la soluzione con cui hai deciso di andare avanti.

3. Fornire informazioni sul problema.

In questa sezione, spiegare il ragionamento alla base del promemoria. Potrebbero ad esempio trattarsi di modifiche al budget, di una ristrutturazione aziendale o di una nuova implementazione delle procedure. Questa spiegazione dovrebbe fornire una giustificazione per i cambiamenti in corso di attuazione.

4. Descrivere le azioni da intraprendere e la sequenza temporale (facoltativo).

A seconda dello scopo del promemoria, potresti avere elementi di azione che i dipendenti dovranno completare o fornire una sequenza temporale di quando avranno luogo le modifiche. Ad esempio, potrebbero dover completare un'attività o fornire informazioni entro una determinata scadenza. Questa sezione dovrebbe includere quanto segue:

• Quando i dipendenti possono aspettarsi che i cambiamenti entrino in vigore
• Quali cambiamenti sono già stati apportati e cosa aspettarci in futuro
• Scadenze che devono rispettare

Se non è necessaria alcuna azione da parte del dipendente, puoi tralasciare questa sezione.

5. Includere una dichiarazione di chiusura.

La tua dichiarazione di chiusura includerà tutte le informazioni che desideri rafforzare. Ci sono contatti specifici a cui i lettori dovrebbero rivolgersi per domande? Se sì, includili qui.

6. Revisione e correzione di bozze prima dell'invio.

Questo passaggio può sembrare un gioco da ragazzi, ma è importante rivedere il documento prima di inviarlo. I promemoria hanno lo scopo di informare i lettori dei cambiamenti imminenti e trasmettere informazioni importanti. Non vuoi rischiare di creare confusione con un errore di battitura o un'affermazione inesatta.

Per iniziare a creare i tuoi promemoria aziendali, ecco un modello di promemoria aziendale facile da seguire con esempi di come utilizzarli per soddisfare esigenze diverse come guida.

Modello di promemoria aziendale

MEMORANDUM

A:

DA:

DATA:

SOGGETTO:

Ti scrivo per informarti che [motivo per scrivere il promemoria].

Mentre la nostra azienda continua a crescere... [prova o motivo a sostegno del paragrafo di apertura].

Per favore fatemi sapere se avete domande. Nel frattempo, apprezzerei la tua collaborazione man mano che [informazioni commerciali ufficiali] avranno luogo.

Formato modello promemoria aziendale

Il formato del modello di promemoria aziendale è progettato per comunicare in modo efficace il tuo messaggio. Un promemoria dovrebbe diffondere le informazioni necessarie in un modo che sia facile da digerire per un gran numero di dipendenti.

Una riga dell'oggetto accurata li avviserà che questo promemoria è rilevante per loro in modo specifico. E iniziare con un riepilogo esecutivo consente ai destinatari di comprendere il messaggio generale prima di immergersi più a fondo nei dettagli. Le informazioni di base offrono il contesto al messaggio, mentre la panoramica e la sequenza temporale dovrebbero rispondere alle domande che potrebbero sorgere.

Intestazione:

Nella tua intestazione, ti consigliamo di etichettare chiaramente i tuoi contenuti come "Memorandum" in modo che i tuoi lettori sappiano esattamente cosa stanno ricevendo. Come accennato in precedenza, ti consigliamo di includere "A", "FROM", "DATA" e "OGGETTO". Queste informazioni sono rilevanti per fornire contenuti, ad esempio a chi ti rivolgi e perché.

Paragrafo uno:

Nel primo paragrafo, ti consigliamo di indicare in modo rapido e chiaro lo scopo del tuo promemoria. Potresti iniziare la frase con la frase “Scrivo per informarti…” oppure “Scrivo per richiedere…”. Un promemoria deve essere breve, chiaro e pertinente. Ti consigliamo di fornire in anticipo le informazioni più importanti e quindi utilizzare i paragrafi successivi come opportunità per approfondire i dettagli.

Paragrafo Due:

Nel secondo paragrafo, ti consigliamo di fornire il contesto o le prove a sostegno. Ad esempio, supponiamo che il tuo promemoria informi l'azienda di una riorganizzazione interna. Se questo è il caso, il paragrafo due dovrebbe dire qualcosa del tipo: “Mentre la nostra azienda continua a crescere, abbiamo deciso che ha più senso separare il nostro team di produzione video dal nostro team di contenuti. In questo modo, i team possono concentrarsi maggiormente sui propri obiettivi individuali”.

Paragrafo tre:

Nel terzo paragrafo, dovrai includere la richiesta specifica di ciascun dipendente: se stai pianificando un'uscita di gruppo, questo è lo spazio da includere, "Per favore, rispondi con restrizioni dietetiche" o "Per favore, inviami un'e-mail con domande."

Al contrario, se stai informando il personale dell'imminente costruzione dell'edificio, potresti dire: "Apprezzerei la tua collaborazione durante questo periodo". Anche se non ci si aspetta alcuna azione specifica da parte dei dipendenti, è utile includere come speri che gestiranno la notizia e se ti aspetti che facciano qualcosa in risposta al promemoria.

Modello di promemoria scaricabile

Vuoi vedere il formato del promemoria sopra nella sua forma finale? Scarica i modelli di promemoria aziendali gratuiti di HubSpot, mostrati di seguito. Il documento fornisce una struttura che suddivide il memorandum in sottoargomenti per aiutare i dipendenti a digerire meglio le informazioni e capire cosa ci si aspetta da loro dopo averle lette.

Scarica questo modello

Esempi di promemoria

Settori o situazioni diversi richiederanno promemoria leggermente diversi. Alcuni dovranno essere più o meno lunghi, altri potrebbero non avere una sequenza temporale e alcuni avranno ampie informazioni di base. Il formato del tuo promemoria dovrebbe cambiare per adattarsi al messaggio che desideri che i tuoi dipendenti ricevano.

Avvia Memo Ritardato

L'obiettivo di questa nota è quello di annunciare che il lancio di un prodotto sarà ritardato. L'introduzione include la nuova data, quindi non sono necessarie una sequenza temporale o una lunga panoramica. Questo formato di questo promemoria potrebbe essere applicato ad altre situazioni in cui si sta verificando un cambiamento semplice, ma importante.

Cosa ci piace : la nota di lancio fornisce ai lettori informazioni dettagliate sui ritardi nel lancio del prodotto, che possono alleviare la frustrazione che i clienti o i dipendenti potrebbero altrimenti provare se non fossero informati.

Anche altri cambiamenti di data, promozioni, traguardi o annunci di prodotti potrebbero utilizzare questo formato.

Memo di aggiornamento dell'edificio

Ci sono aspetti logistici di un'azienda che riguardano i tuoi dipendenti, ma non coinvolgono necessariamente il loro lavoro. Questo promemoria illustra un esempio di ristrutturazione della cucina in ufficio. È un po' un inconveniente ma non di grande entità.

Cosa ci piace : questo promemoria dimostra la comprensione da parte di un'azienda dell'impatto che le ristrutturazioni possono avere sui dipendenti e dimostra rispetto e considerazione per le loro esigenze.

Questo formato di promemoria potrebbe essere applicato ad altri aggiornamenti dell’edificio, giornate di lavoro da casa o altri annunci diffusi ma minori.

Nota della comunità

Anche celebrazioni, eventi, giornate a tema o altre cose divertenti per i tuoi dipendenti possono essere comunicate tramite promemoria. I promemoria della community come questo esempio sono generalmente più brevi perché non richiedono molte informazioni di base o molti dettagli.

Cosa ci piace : questo promemoria contiene indicazioni chiare su dove trovare l'evento in corso, cosa che sarebbe stata meno efficace se avesse incluso solo il numero del piano.

I promemoria di questo tipo dovrebbero includere almeno un riepilogo, una data e un luogo.

Promemoria di persuasione

I promemoria di persuasione vengono utilizzati per incoraggiare i lettori ad agire in merito a un evento o una proposta, come votare o presentare una petizione.

Cosa ci piace : questo promemoria di persuasione dà priorità al fornire al lettore informazioni per apprendere da solo e prendere una decisione in base alle proprie scoperte.

I componenti principali del promemoria di persuasione dovrebbero includere una panoramica del compito da svolgere, un contesto per saperne di più e un invito all'azione che enfatizzi l'impatto che il lettore può potenzialmente avere.

Scrivi i tuoi promemoria al punto

La differenza principale tra un promemoria e semplicemente un'e-mail non è il livello di complessità, ma la dimensione del pubblico. Un promemoria può essere semplice o complesso, purché comunichi in modo efficace il messaggio e sia rilevante per il gruppo di dipendenti ricevente. E il messaggio stesso dovrebbe essere chiaro e conciso, indipendentemente dal formato del promemoria utilizzato.

Nota dell'editore: questo post è stato originariamente pubblicato nell'ottobre 2018 ed è stato aggiornato per completezza.