Come scrivere un promemoria [modello ed esempi]

Un promemoria (noto anche come memorandum o "promemoria") viene utilizzato per comunicazioni interne relative a procedure o affari ufficiali all'interno di un'organizzazione.

A differenza di un'e-mail, un memo è un messaggio che invii a un ampio gruppo di dipendenti, come l'intero dipartimento o tutti i membri dell'azienda. Potrebbe essere necessario scrivere un promemoria per informare il personale dei prossimi eventi o trasmettere modifiche interne.

Se devi informare i tuoi dipendenti di affari interni ufficiali, ti mostreremo come scrivere un promemoria per comunicare meglio il tuo messaggio. Ma prima di scomporlo, parliamo dei molti scopi dei promemoria.

I memorandum sono condivisi per informare i lettori su nuove informazioni e avere applicazioni per diverse comunità e aziende.

Le comunità possono utilizzare promemoria per informare le persone al loro interno sulle linee guida di sicurezza pubblica, promuovere vari eventi, aumentare la consapevolezza su argomenti che riguardano la loro vita.

Le aziende possono utilizzare i memo per trasmettere informazioni che riguardano politiche recentemente aggiornate, modifiche alla procedura o convincere i dipendenti a intraprendere un'azione, come partecipare a una riunione, una convention o una celebrazione per le pietre miliari dell'organizzazione.

Successivamente, ti guideremo attraverso la scrittura di un tuo memo.

Puoi mettere insieme un memo in pochi passi. Tutti i promemoria dovrebbero includere quanto segue:

1. Scrivi un'intestazione.

Indipendentemente dal tipo di promemoria che stai scrivendo, dovrai includere un'intestazione. Questa sezione dovrebbe includere a chi è rivolto il promemoria (se un individuo o un dipartimento), la data, da chi proviene il promemoria e una riga dell'oggetto.

La tua riga dell'oggetto dovrebbe essere breve, attirare l'attenzione e dare ai lettori un'idea generale di cosa tratta il promemoria.

2. Scrivi un'introduzione.

La tua introduzione dovrebbe riassumere lo scopo del tuo promemoria in due o tre frasi. Dovrebbe evidenziare il problema o il problema e la soluzione con cui hai deciso di andare avanti.

3. Fornire informazioni sul problema.

In questa sezione, spiega il ragionamento alla base del promemoria. Ad esempio, potrebbe trattarsi di modifiche al budget, di una ristrutturazione aziendale o di un nuovo avvio delle procedure. Questa spiegazione dovrebbe fornire una giustificazione per le modifiche in corso di attuazione.

4. Delineare gli elementi di azione e la sequenza temporale (facoltativo).

A seconda dello scopo del tuo promemoria, potresti avere elementi di azione che i dipendenti devono completare o fornire una sequenza temporale di quando avverranno le modifiche. Ad esempio, potrebbero dover completare un'attività o fornire informazioni entro una certa scadenza. Questa sezione dovrebbe includere quanto segue:

• Quando i dipendenti possono aspettarsi che le modifiche entrino in vigore
• Quali modifiche sono già state apportate e cosa aspettarsi in futuro
• Scadenze che devono rispettare

Se non è necessaria alcuna azione per conto del dipendente, puoi tralasciare questa sezione.

5. Includere una dichiarazione di chiusura.

La tua dichiarazione di chiusura includerà tutte le informazioni che desideri rafforzare. Ci sono contatti specifici a cui i lettori dovrebbero rivolgersi per domande? In tal caso, includili qui.

6. Rivedere e correggere le bozze prima dell'invio.

Questo passaggio può sembrare un gioco da ragazzi, ma è importante rivedere il documento prima di inviarlo. I promemoria hanno lo scopo di informare i lettori dei cambiamenti imminenti e trasmettere informazioni importanti. Non vuoi rischiare di creare confusione con un errore di battitura o un errore.

Per iniziare a creare i tuoi promemoria aziendali, ecco un modello di promemoria aziendale facile da seguire con esempi su come utilizzarli per soddisfare esigenze diverse come guida.

Modello di promemoria aziendale

MEMORANDUM

A:

DA:

DATA:

MATERIA:

Le scrivo per informarla che [motivo per cui ha scritto il promemoria].

Mentre la nostra azienda continua a crescere... [prove o motivi a sostegno del paragrafo iniziale].

Per favore fatemi sapere se avete domande. Nel frattempo, apprezzerei la tua collaborazione mentre si svolgono [informazioni commerciali ufficiali].

Formato del modello di promemoria aziendale

Il formato del modello di promemoria aziendale è progettato per comunicare in modo efficace il tuo messaggio. Un promemoria dovrebbe diffondere le informazioni necessarie in un modo che sia facile da digerire per un numero elevato di dipendenti.

Una riga dell'oggetto accurata li avviserà che questo memo è rilevante per loro in modo specifico. E iniziare con un riepilogo esecutivo consente ai destinatari di comprendere il messaggio generale prima di immergersi più a fondo nei dettagli. Le informazioni di base offrono un contesto al messaggio e la panoramica e la sequenza temporale dovrebbero rispondere alle domande che potrebbero sorgere.

Intestazione:

Nella tua intestazione, ti consigliamo di etichettare chiaramente i tuoi contenuti come "Memorandum" in modo che i tuoi lettori sappiano esattamente cosa stanno ricevendo. Come accennato in precedenza, ti consigliamo di includere "TO", "FROM", "DATE" e "SUBJECT". Queste informazioni sono rilevanti per fornire contenuti, ad esempio a chi ti stai rivolgendo e perché.

Paragrafo uno:

Nel primo paragrafo, vorrai indicare rapidamente e chiaramente lo scopo del tuo promemoria. Potresti iniziare la tua frase con la frase "Sto scrivendo per informarti..." o "Sto scrivendo per richiedere...". Un promemoria deve essere breve, chiaro e pertinente. Ti consigliamo di fornire le informazioni più critiche in anticipo e quindi utilizzare i paragrafi successivi come opportunità per approfondire i dettagli.

Paragrafo due:

Nel secondo paragrafo, ti consigliamo di fornire un contesto o prove a sostegno. Ad esempio, supponiamo che il tuo promemoria informi l'azienda di una riorganizzazione interna. Se questo è il caso, il secondo paragrafo dovrebbe dire qualcosa del tipo: “Poiché la nostra azienda continua a crescere, abbiamo deciso che ha più senso separare il nostro team di produzione video dal nostro team di contenuti. In questo modo, quei team possono concentrarsi maggiormente sui loro obiettivi individuali”.

Paragrafo tre:

Nel terzo paragrafo, ti consigliamo di includere la tua richiesta specifica di ciascun dipendente: se stai pianificando un'uscita di gruppo, questo è lo spazio che dovresti includere, "Per favore, rispondi con restrizioni dietetiche" o "Per favore mandami un'e-mail con domande."

Al contrario, se stai informando il personale dell'imminente costruzione dell'edificio, potresti dire: "Gradirei la tua collaborazione durante questo periodo". Anche se non ci sono azioni specifiche che ti aspetti dai dipendenti, è utile includere come speri che gestiscano le notizie e se ti aspetti che facciano qualcosa in risposta al promemoria.

Modello di promemoria scaricabile

Vuoi vedere il formato di promemoria sopra nella sua forma finale? Scarica i modelli di promemoria aziendali gratuiti di HubSpot, mostrati di seguito. Il documento ti offre una struttura che suddivide il tuo memorandum in argomenti secondari per aiutare i dipendenti a digerire meglio le informazioni e capire cosa ci si aspetta da loro dopo averlo letto.

Scarica questo modello

Esempi di promemoria

Diversi settori o situazioni richiederanno promemoria leggermente diversi. Alcuni dovranno essere più lunghi o più brevi, altri potrebbero non avere una sequenza temporale e alcuni avranno ampie informazioni di base. Il formato del tuo promemoria dovrebbe cambiare per adattarsi al messaggio che vuoi che i tuoi dipendenti ricevano.

Avvia Memo di ritardo

L'obiettivo di questo promemoria è di annunciare che il lancio di un prodotto sarà ritardato. L'introduzione include la nuova data, quindi non è necessaria una sequenza temporale o una lunga panoramica. Questo formato di questo promemoria potrebbe essere applicato ad altre situazioni in cui si sta verificando un cambiamento semplice, ma importante.

Cosa ci piace : il promemoria di lancio fornisce ai lettori informazioni sui ritardi nel lancio del prodotto, che possono alleviare la frustrazione che i clienti o i dipendenti potrebbero provare se non fossero informati.

Anche altri cambi di data, promozioni, pietre miliari o annunci di prodotti potrebbero utilizzare questo formato.

Nota di aggiornamento dell'edificio

Ci sono aspetti logistici di un'azienda che riguardano i tuoi dipendenti, ma non implicano necessariamente il loro lavoro. Questo memo illustra un esempio di ristrutturazione della cucina in ufficio. È un po' un inconveniente ma non di grande portata.

Cosa ci piace : questo promemoria dimostra la comprensione da parte di un'azienda dell'impatto che i lavori di ristrutturazione possono avere sui dipendenti e mostra rispetto e considerazione per le loro esigenze.

Questo formato di promemoria potrebbe essere applicato ad altri aggiornamenti dell'edificio, giorni di lavoro da casa o altri annunci diffusi ma minori.

Nota della comunità

Celebrazioni, eventi, giornate a tema o altre cose divertenti per i tuoi dipendenti possono essere comunicate anche tramite memo. I promemoria della comunità come questo esempio sono generalmente più brevi perché non richiedono molte informazioni di base o molti dettagli.

Cosa ci piace : questo memo ha indicazioni chiare su dove trovare l'evento in corso, qualcosa che sarebbe stato meno efficace se avesse incluso solo il numero del piano.

I promemoria di questa natura dovrebbero includere almeno un riepilogo, la data e il luogo.

Nota di persuasione

I promemoria di persuasione vengono utilizzati per incoraggiare i lettori ad agire in merito a un evento o proposta, come votare o presentare una petizione.

Cosa ci piace : questo memo di persuasione dà la priorità a fornire al lettore informazioni per imparare da solo e prendere una decisione in base alle sue scoperte.

I componenti principali del promemoria di persuasione dovrebbero includere una panoramica del compito da svolgere, il contesto per saperne di più e un invito all'azione che enfatizzi l'impatto che il lettore può potenzialmente avere.

Scrivi i tuoi promemoria al punto

La principale differenza tra un promemoria e solo un'e-mail non è il livello di complessità, è la dimensione del pubblico. Un promemoria può essere semplice o complesso, purché comunichi in modo efficace il tuo messaggio e sia rilevante per il gruppo di dipendenti che lo riceve. E il messaggio stesso dovrebbe essere chiaro e conciso, indipendentemente dal formato di promemoria utilizzato.

Nota del redattore: questo post è stato originariamente pubblicato nell'ottobre 2018 ed è stato aggiornato per completezza.