Come scrivere grandi e-mail in 16 rapidi passaggi

Vuoi essere un imprenditore più sicuro di te e di successo? Smetti di inviare email mediocri.

La frase "le prime impressioni sono importanti" è più vera che mai nel mondo delle e-mail.

Se vedi muri di testo grosso o termini scritti in modo errato, è probabile che rimbalzi o perda la concentrazione, indipendentemente dal fatto che l'e-mail sia stata inviata da un dirigente di livello C, un membro della famiglia o un marketer che vende storie.

Una cattiva etichetta e-mail può distruggere le relazioni con clienti, colleghi e partner.

Dopo aver fallito nella comunicazione a causa delle mie e-mail difettose e aver guidato altri autori e clienti attraverso questo problema frequente, ho consentito ai seguenti principi di guidare e-mail chiare e consapevoli.

Di seguito sono riportati 16 suggerimenti su come smettere di inviare e-mail noiose. Essere unico.

1. Innanzitutto, non utilizzare un indirizzo e-mail stravagante.

Usa nomi reali invece di quelli sciocchi, che sembrano professionali.

Per le email personali valgono sempre le seguenti formule: nome e iniziale del cognome o nomi completi, come [email protected] o [email protected]

Utilizza nomi più generici per altre e-mail utilizzate da un team, come l'accesso al sito Web di un cliente o i dati sulle prestazioni, come [email protected], [email protected] e così via.

2. Linee tematiche utili

Non essere evasivo. I due aspetti principali di una riga dell'oggetto sono di cosa tratta l'e-mail e quale azione è richiesta. Questo semplifica le cose ed elimina ogni malinteso.

Questa formula aiuta anche nella scoperta delle e-mail durante la ricerca.

Puoi anche influire sulle aperture della riga dell'oggetto utilizzando parentesi e parentesi all'inizio della riga dell'oggetto. Usali per impostare il tono e le maiuscole in quella sezione dell'e-mail, lasciando da solo il resto della frase in maiuscolo. Come esempio di un membro del team, considera quanto segue:

[Modifiche richieste] Le revisioni finali sono necessarie per l'articolo di ghostwriting di XXX.

Ecco un esempio per un cliente:

[Azione richiesta] È necessaria l'approvazione per scrivere un articolo sull'etichetta e-mail con il ghostwriting.

3. Quando si risponde, modificare la riga dell'argomento.

Quando rispondi a un'e-mail, assicurati di modificare la riga dell'oggetto per maggiore chiarezza.

Ecco un metodo rapido per realizzarlo:

[La reazione di James] Re: Hai ricevuto il rapporto SEO aggiornato?

4. Un argomento per thread

Questa è una legge indissolubile della chiarezza. Quando rispondi a un'e-mail, discuti esclusivamente l'argomento principale della discussione.

Ciò rende le cose meno complicate e rende molto più semplice identificare le risposte durante la scansione dei thread di posta elettronica (motivo per cui è sempre richiesta una riga dell'oggetto chiara che indichi l'oggetto e l'azione pertinenti).

5. Ciao... Saluti: indirizzare i destinatari

Innanzitutto, rivolgiti sempre alla persona per nome. Non iniziare semplicemente a parlare. Ciò dimostra che non hai tempo per loro e non ti interessa (anche se le e-mail dovrebbero essere brevi e al punto).

È vietato l'uso del vocabolario slang o di strada, come "Hey".

Considera come ti rivolgeresti a un venerato veterano di guerra o a una signora di 100 anni. Sii sincero ma diretto.

I primi tre sono i seguenti:

1. Ciao (nome)
2. Buongiorno (nome)
3. Buonasera (nome)

Quando dici addio, usa la stessa procedura.

Le prime tre scelte sono:

1. Migliore
2. Grazie per il tuo tempo
3. in poi

6. Personalizza la tua firma per aiutare te e la tua azienda a distinguervi.

Avere sempre una firma personalizzata che includa, come minimo, quanto segue:

• Nome completo
• Titolo
• Numero di telefono
• Il logo dell'azienda è collegato al suo sito web.
• Collegamenti ai social media

Inoltre, se scrivi abitualmente in pubblicazioni di terze parti, pubblichi un libro o sei presente su un canale mediatico di primo piano, fornisci le seguenti informazioni nella tua firma: Leggi il "titolo" del mio libro più recente; leggi il mio pezzo più recente sull'imprenditore; e così via.

7. Formatta con brevi paragrafi e guarda video divertenti

Hai mai ricevuto un'e-mail che era semplicemente un lungo paragrafo? Questo blocco di testo sembra difficile e perderai l'attenzione.

Rendi i tuoi paragrafi più brevi. Solo una o due frasi.

Inoltre, mantieni le tue frasi brevi e al punto. Ciò consente al tuo messaggio di essere trasmesso ai lettori in modo rapido e chiaro.

Inoltre, evita di usare punti esclamativi o emoticon.

8. Non comporre mai un pezzo emotivo.

Non scrivere e-mail quando le tue emozioni sono alte, soprattutto se sono cattive o tese. Prenditi un secondo per respirare se qualcosa è fondamentale, come un'e-mail urgente da un cliente su una scadenza mancante. Fai una passeggiata veloce. Tira fuori un libro. Fai tutto tranne che preoccuparti di rispondere per un po'.

Quindi, quando sei rinfrescato, reagisci o se hai a che fare con qualcuno che richiede risposte estremamente urgenti, dì che gli risponderai il prima possibile. Quindi concediti un riposo mentale.

Questa è anche la genialità di un disegnatore. Creali per le e-mail più importanti e poi dormici sopra. Il giorno successivo, molto probabilmente cambierai idea su ciò che vuoi dire e il tuo messaggio sarà migliore e più coinvolgente.

9. Rispondi il prima possibile

I tempi di risposta variano a seconda del livello di urgenza.

Se sai che avrai bisogno di più tempo per rispondere, scrivi una risposta rapida entro quel lasso di tempo di 24 ore spiegando perché insieme a una data esatta dovrebbero anticipare la risposta di ritorno:

Pam qui.
Spero che vada tutto bene. Lasciami indagare ulteriormente e ti ricontatterò entro venerdì.

10. Non inviare o rispondere alle e-mail nei fine settimana o durante le ore di riposo.

A meno che non sia un requisito del tuo impiego. Ecco alcuni esempi:

Questo dimostra ai potenziali clienti che sei disperato.

Questo dimostra ai clienti o al tuo team che sei preoccupato, il che dimostra una cattiva gestione del tempo.

Questo dimostra maniaco del lavoro, che si sposa bene con una mancanza di attenzione.

Insegnerai anche alle persone a credere che sei costantemente "acceso" e inizieranno ad anticipare le tue risposte anche quando non lo sei. E, se si tratta davvero di un'emergenza, come un sito Web di un cliente che non funziona o qualcosa di orribile che sta accadendo a un cliente/membro del team, SMS o telefono.

11. Comprendi i tuoi fusi orari.

Comprendi i fusi orari delle persone a cui invii un'e-mail. Ancora una volta, questo dimostra che hai dedicato del tempo aggiuntivo per imparare qualcosa, il che dimostra che ci tieni.

Prendi in considerazione la possibilità di ricevere un'e-mail da un cliente in Israele quando inizia la giornata e stai per andare a letto che dice "Buongiorno". Questo, ancora una volta, dimostra la loro mancanza di concentrazione.

12. Fornisci l'indirizzo e-mail del destinatario.

Quante volte hai premuto accidentalmente il pulsante di invio? Alcuni sistemi, come Google Gmail, includono una zona cuscinetto per la trasmissione, ma non tutti. Quando si ritira un'e-mail incompleta o non modificata, questo potrebbe impedirti di sembrare pretenzioso.

13. Tieni d'occhio le tue risposte.

L'e-mail è ampiamente disponibile. Ricontrolla sempre le informazioni sul destinatario prima di fare clic sul pulsante di invio. Potresti parlare in modo diverso a una persona rispetto all'altra e i messaggi potrebbero diventare confusi (o nei guai se c'è la negatività).

Inoltre, tieni presente che gli altri potrebbero reagire con una risposta solo per te. Ricordalo prima di inviare la stessa email a più persone.

14. Non usare la parola "scusa".

"Scusa per il ritardo" è il peggiore. Questo fornisce il messaggio che sei disorganizzato. Invece, dì "per favore, scusa il ritardo". Non c'è bisogno di entrare nei dettagli.

Un altro approccio sensato è evitare di usare la parola "scusa". Il termine dimostra debolezza. Non vuoi risultare debole. Mai.

15. Interagisci con il lettore

Riduci l'uso di "I" e parla direttamente al destinatario. Ciò è particolarmente vero per i clienti.

Rivolgiti sempre direttamente al destinatario e tralascia il maggior numero di "I" possibile.

16. I negativi dovrebbero essere convertiti in positivi

Le parole hanno un significato sia a livello conscio che inconscio. Evita frasi come "Non posso", "La mia azienda desidera che possa" e "Se solo potessi"."

Questi sono diversi livelli di commenti negativi che potrebbero sminuire il tuo messaggio generale positivo. Questo tipo di interazioni, senza approfondire la neurobiologia, stabilisce una cattiva programmazione sia per te che per il tuo cliente. E più queste azioni si ripetono, più diventeranno un'abitudine.

Usa gli aspetti positivi. Sostituisci le lattine con quelle che non possono creare un dialogo più positivo. Invece di affermare: "La mia azienda spera di poter creare risultati più tempestivi", dì: "La mia azienda vuole che possa produrre risultati più tempestivi". "Mentre ci concentriamo sulle tue esigenze, la mia azienda offre un lavoro più tempestivo..."

Le e-mail sono mezzi di contatto fondamentali, soprattutto ora che il lavoro a distanza ha trasformato l'aspetto della comunicazione per molte aziende.

Queste idee rapide possono aiutarti a distinguerti dalla massa semplificando e chiarendo i tuoi messaggi. Ti renderanno uno scrittore di email migliore, che ti aiuterà a diventare un imprenditore migliore.