Come scrivere la documentazione del processo

Sia che tu stia completando attività ricorrenti o creando un nuovo programma, la documentazione di processo può aiutarti a formalizzare i tuoi sforzi commerciali. In effetti, la creazione di documentazione aiuta a migliorare il coordinamento, la struttura e la coerenza all'interno dell'organizzazione.

Questo post raccoglie le migliori pratiche per la documentazione del processo. Qui imparerai:

La documentazione del processo potrebbe essere un tutorial passo-passo su un nuovo strumento software o un documento di onboarding per i nuovi assunti. Questa pratica ti consente di essere proattivo nella progettazione di sistemi e processi interni che consentono di risparmiare tempo, capitale ed energia preziosa.

Perché la documentazione di processo è importante

Se ti mancano struttura e dettagli per i processi organizzativi fondamentali, la tua azienda è maggiormente a rischio di inefficienze. La documentazione di processo fornisce un ulteriore livello di protezione per la tua organizzazione.

La mancanza di documentazione può portare ai seguenti problemi organizzativi.

Mancanza di conservazione delle informazioni

Se solo una persona ha una conoscenza approfondita di un processo, l'organizzazione rischia di perdere tale conoscenza se se ne va. La documentazione del processo aiuta a delineare le informazioni in possesso di questa persona e consente di archiviarle in modo che altri possano accedervi.

Ridondanza

Senza una tabella di marcia, c'è una maggiore possibilità che il tempo venga sprecato in attività non necessarie o ripetitive. La documentazione del processo può aiutarti a delineare e visualizzare queste ridondanze in modo da poter creare una soluzione migliore.

Collo di bottiglia

I colli di bottiglia possono verificarsi in qualsiasi fase del processo. È importante scoprire da dove provengono i colli di bottiglia e perché. Identificare questi ritardi e ostacoli sarà utile per creare maggiore efficienza.

Perdita di entrate

Meno produttività significa più tempo ed energia per l'esecuzione dei processi nella tua organizzazione. I membri del team hanno quindi meno disponibilità ad accettare nuovi progetti. Questa disorganizzazione può portare alla perdita di entrate o addirittura al fatturato della tua azienda.

Vantaggi della documentazione di processo

La documentazione del processo è fondamentale per il funzionamento generale e il flusso dei sistemi all'interno dell'organizzazione. Seguono altri vantaggi comuni della documentazione di processo.

Crea resilienza contro il cambiamento.

La documentazione del processo consente alla tua organizzazione di mantenere un ritmo e uno slancio costanti, nonostante i pezzi in movimento. Scomponendo tutto (nel modo più granulare possibile), i singoli componenti del processo possono essere spostati o sostituiti con notevole facilità.

Ciò può essere particolarmente utile in caso di ristrutturazioni o cambiamenti di personale nella tua organizzazione. Quando una persona lascia il tuo team, la sua conoscenza può continuare a vivere. Se un nuovo compagno di squadra si unisce, la documentazione li aiuterà a crescere rapidamente.

Identificherai processi e passaggi superflui.

Quando ti immergi nei tuoi processi organizzativi, determinerai se un processo sta apportando un valore giustificabile alla tua organizzazione. Sarai in grado di identificare quali passaggi all'interno dei tuoi processi sono necessari ed efficaci.

Ci sono passaggi che possono essere modificati o eliminati senza sacrificare l'efficacia? Questa pratica creerà chiarezza per la tua squadra.

Raccoglie e organizza la conoscenza.

Un documento di processo contiene conoscenze collettive su un determinato approccio a un argomento. Rendendo questi documenti facilmente accessibili ai membri del team, consenti la crescita e il flusso di informazioni in tutta l'organizzazione.

Consente l'autovalutazione e tiene conto delle variabili.

La documentazione del processo consente ai membri del team di riflettere sui propri contributi individuali. Possono vedere con precisione il loro impatto sull'esito di un determinato processo.

La creazione di documentazione è utile anche per identificare dove apportare modifiche per perfezionare il processo per ottenere risultati migliori.

Garantisce la conformità.

Il tuo team dovrebbe includere documenti di processo pertinenti nel processo di onboarding e formazione. Puoi quindi assicurarti che i membri del team, vecchi e nuovi, dispongano di tutte le informazioni di cui hanno bisogno per completare un'attività.

Specificando i parametri, puoi assicurarti che venga raggiunta la sicurezza, la conformità legale o di altro tipo.

Riduce al minimo gli errori.

Gli errori sono una parte naturale della vita. Tuttavia, ti consigliamo di evitare passi falsi nella tua attività quando possibile. Le istruzioni dettagliate per completare un'attività possono aiutarti a ridurre al minimo questi errori.

Creazione della documentazione di processo

Ora che hai visto quanto sia essenziale la documentazione di processo per la tua organizzazione, esploriamo come puoi implementarla nelle tue attività.

1. Identifica il tuo scopo.

Prima di iniziare a scrivere, organizza una sessione di brainstorming. Durante questo periodo, dovresti determinare cosa dovrebbe realizzare il tuo documento finale. Stai creando una guida alla formazione? Stai definendo un processo per la leadership senior?

Ti consigliamo di stabilire un nome chiaro per il processo che stai documentando e un obiettivo chiaro per ciò che stai cercando di realizzare.

2. Determina il tuo pubblico.

Successivamente, identifica il tuo pubblico e perché devi spiegare loro questo processo. Ad esempio, è per il team di vendita o per i nuovi assunti? Il pubblico determinerà le informazioni che includi.

3. Identificare il formato.

Dovrai decidere cosa è essenziale per te includere nella tua documentazione. E questo va oltre il testo. Avrai bisogno di immagini? Forse il tuo documento trarrebbe vantaggio da grafici, tabelle o un diagramma di flusso. Forse un PDF o una pagina web non è il formato migliore. Alcuni processi sono meglio spiegati tramite video.

Qui, determinerai quale formato o visual comunica meglio le informazioni necessarie.

4. Definire l'ambito.

Il tuo ambito stabilirà cosa è e non è incluso nella tua documentazione. Questo può aiutarti a mantenere un focus ristretto sull'attività specifica che viene documentata. Lavorare all'interno di un ambito definito aiuterà il tuo team a evitare il sovraccarico di informazioni.

5. Identificare gli strumenti e le risorse necessari.

Successivamente, determina ciò di cui avrai bisogno per completare l'attività. Ciò include il software, gli strumenti e il capitale pertinenti necessari per ogni fase del processo. Queste risorse sono talvolta denominate input.

6. Determinare la sequenza.

Quando possibile, delineare i passaggi sequenziali necessari per ripetere un processo. Questo gioca un ruolo enorme nell'aumentare l'efficienza e nel determinare il successo complessivo di qualsiasi attività.

Tuttavia, non tutte le attività hanno un chiaro ordine sequenziale. A volte dovrai valutare vari scenari e risultati potenziali per determinare l'ordine delle operazioni per il tuo processo. In questo caso, crea sequenze diverse per ogni scenario.

7. Determinare le parti responsabili.

Il passo successivo è pensare al ruolo di ogni stakeholder. Questa parte del documento dovrebbe essere il più dettagliata possibile. Includi le aspettative della sequenza temporale per ogni persona e in che modo queste scadenze supportano i tuoi obiettivi generali della sequenza temporale.

8. Identifica i confini.

Il tuo documento dovrebbe delineare tutti i confini che modellano il tuo processo. Ciò include tempistiche di processo, date di scadenza, limiti di budget, indicatori di prestazioni chiave, ecc.

Se stai pensando di cambiare il tuo processo, stabilire confini precisi ti aiuterà a comprendere eventuali limitazioni. Sarai in grado di identificare cosa puoi spostare e cosa deve rimanere costante.

Nel documento relativo al processo di selezione del personale riportato di seguito, i confini relativi alle risorse umane sono chiaramente definiti. Il documento stabilisce anche dove si ferma il coinvolgimento delle risorse umane.

Fonte immagine

9. Spiegare eccezioni e contingenze.

Prestare attenzione alle eccezioni che possono sorgere e tenerne conto nella documentazione del processo. Lo stesso vale per le contingenze. Dovresti delineare quando i membri del team dovrebbero deviare dalla sequenza di passaggi designata.

10. Rivedere e testare.

Dopo aver considerato tutti questi fattori e documentato il tuo processo, rivedrai il tuo lavoro. Modifica il tuo documento. Quindi, prova le tue istruzioni completando l'attività come indicato. Se tutto va bene, dovresti ottenere i risultati desiderati dal tuo compito.

Ricorda: se il tuo processo coinvolge più parti interessate, questo potrebbe finire per essere un progetto che coinvolge livelli di feedback. Ogni prospettiva ti offre una maggiore opportunità per ottimizzare i miglioramenti nei tuoi processi.

Suggerimenti per la documentazione del processo

Prima che il tuo team inizi a scrivere, ecco alcuni suggerimenti che possono aiutarti a ottenere il massimo dal tuo impegno.

1. Sii breve.

Puoi scegliere di essere prolisso o abbreviato come desideri. Raccomandiamo di essere il più concisi possibile. Dì abbastanza per far passare l'idea, senza essere ripetitivo o usare parole di riempimento.

2. Includere elementi visivi (ove applicabile).

Le immagini possono rendere il tuo documento più coinvolgente. Ad esempio, le immagini o le infografiche possono suddividere grandi porzioni di testo. Ciò può rendere il tuo documento più facile da leggere.

In altri casi, i grafici o le tabelle possono essere il modo più utile per visualizzare le informazioni. Per argomenti complessi o processi visivi, un video può funzionare meglio.

Suggerimento professionale: se stai mostrando come un passaggio conduce al successivo, considera un diagramma di flusso.

Fonte immagine

3. Dai potere di modifica al tuo team.

Offri ai tuoi stakeholder la possibilità di modificare la documentazione del processo. Questa semplice modifica alle impostazioni delle autorizzazioni del tuo documento può far risparmiare molto tempo e avanti e indietro tra il tuo team. Man mano che i processi cambiano nel tempo, avrai più membri della tua organizzazione che possono mantenere aggiornati i tuoi contenuti.

4. Rimani flessibile.

Ricorda: non esiste un modo giusto per documentare i processi. L'unico modo per elaborare in modo errato la documentazione è saltarla del tutto.

Il modo in cui crei la documentazione può cambiare nel tempo. In effetti, il tuo documento stesso probabilmente passerà attraverso più iterazioni. Mantieni una mentalità flessibile per ottenere i migliori risultati.

Introduzione alla documentazione

Ora che hai esplorato le migliori pratiche per la documentazione del processo, puoi iniziare a scrivere.

Ricorda: documentare i passaggi dei processi seguiti più di frequente evita al tuo team di dover continuamente reinventare la ruota. La tua squadra avrà invece una solida linea di base. Invece, possono innovare la ruota se necessario.