5 vantaggi dell'implementazione di una base di conoscenza interna

Sempre più organizzazioni stanno implementando una base di conoscenza interna per molte ragioni diverse. Man mano che fai crescere la tua attività, hai anche bisogno di un luogo in cui i dipendenti possano connettersi e recuperare informazioni preziose che possano aiutarli a prendere decisioni informate.

Implementando una knowledge base interna, puoi sfruttare molti dei vantaggi che derivano da questa raccolta organizzata di informazioni e conoscenze dall'interno della tua organizzazione. Quindi cosa succede esattamente quando rendi queste informazioni prontamente disponibili a tutti coloro che ne hanno bisogno?

Diamo un'occhiata più da vicino e vedrai perché la tua organizzazione ha bisogno di una knowledge base interna. In una parola, renderà le tue operazioni molto più efficienti e i tuoi dipendenti molto più produttivi.

Migliorare la produttività in tutti i reparti

L'importanza della produttività non ha bisogno di essere spiegata affatto, ma è molto preoccupante vedere quanta produttività è diminuita negli ultimi anni. Il dipendente medio è produttivo solo per 2 ore e 53 minuti al giorno a causa di vari fattori e questo deve cambiare.

Uno dei motivi per cui la produttività è così bassa è perché i dipendenti trascorrono molto tempo alla ricerca di informazioni. Ciò è particolarmente vero per le organizzazioni più grandi con molti dipendenti e quelle che non dispongono di un sistema adeguato per l'archiviazione e la ricerca delle informazioni.

Se hai mai dovuto cercare in caselle disordinate, scorrere i vecchi messaggi di Slack o trovare un collega che potrebbe avere le informazioni che stai cercando, sai quanto tempo può perdere. Tuttavia, se implementi una knowledge base interna in cui memorizzi tutti i dati essenziali, sarà un ricordo del passato.

Aumentare il coinvolgimento dei dipendenti

La differenza tra un dipendente impegnato e uno non impegnato è sbalorditiva. Il coinvolgimento dei dipendenti migliora il morale, aumenta la redditività e riduce del 41% l'assenteismo. Uno dei modi più semplici per garantire un maggiore coinvolgimento è fornire a tutti i dipendenti l'accesso alla tua knowledge base.

Se metti a disposizione tutte le conoscenze e le informazioni dell'organizzazione attraverso gli strumenti della knowledge base, dimostrerai che la tua azienda apprezza la trasparenza sopra ogni altra cosa. Questo a sua volta favorirà la fiducia perché tutti i tuoi dipendenti sentiranno di essere tenuti al passo.

I lavoratori che hanno fiducia nell'azienda per cui lavorano sono più disposti a condividere le loro conoscenze, cosa che possono fare comodamente attraverso la tua base di conoscenze. E poiché le basi moderne hanno straordinarie funzionalità di collaborazione, i tuoi dipendenti saranno in grado di interagire più che mai.

Grazie a funzionalità che consentono loro di commentare post o documenti, mettere mi piace, taggare altri colleghi, porre domande, seguire argomenti e molto altro, la collaborazione e il coinvolgimento aumenteranno senza dubbio. Non importa se i tuoi dipendenti sono seduti fianco a fianco o lavorano da diverse parti del mondo, saranno sempre connessi e sentiranno che la loro voce è apprezzata all'interno dell'azienda.

Conservazione della conoscenza dei dipendenti passati

Nessuno lavora in un'organizzazione per sempre e ci sono vari motivi per cui i dipendenti lasciano un'azienda, alcuni temporaneamente e altri permanentemente. Non importa se qualcuno cambia lavoro, va in pensione o va in vacanza, porta con sé anche molte preziose conoscenze e informazioni.

Ogni lavoratore è una parte importante della tua attività e se perdi l'esperienza di qualcuno solo perché non fa più parte della tua azienda, ciò può portare a disastri e creare problemi. Fortunatamente, tutto questo può essere evitato se sai come gestire senza sforzo il trasferimento delle conoscenze.

Incoraggia tutti coloro che sono impiegati all'interno della tua azienda a documentare ogni progetto che completano, le domande che pongono, il contenuto che scrivono, i protocolli che sviluppano e così via. In questo modo, sarà molto più semplice trasferire qualsiasi attività e informazione da una persona all'altra.

Inoltre, se impieghi esperti in materia, devi utilizzare una piattaforma che consenta agli utenti di condividere contenuti in diversi formati. Se consenti immagini, audio, video e post di testo nella tua knowledge base, consenti agli esperti di condividere le informazioni nel modo più conveniente per loro.

Potenziare i lavoratori remoti

I giorni dalle 9 alle 5 ore d'ufficio vengono lentamente sostituiti con una diversa forma di lavoro, e questo è il lavoro a distanza. Non è necessario condividere un ufficio con qualcuno per collaborare con loro, soprattutto perché sempre più persone stanno passando al lavoro da casa.

Il numero di lavoratori a distanza continua ad aumentare ogni anno e quel numero è diventato ancora più alto dall'inizio della pandemia di COVID-19. C'è un'alta possibilità che tu abbia anche un certo numero di dipendenti remoti nella tua azienda, ma ciò non significa che la collaborazione debba risentirne.

Finché disponi di una knowledge base interna basata su cloud e ottimizzata per dispositivi mobili, qualsiasi dipendente potrà accedervi, indipendentemente da dove si trovino.

E se adotti un modello di lavoro flessibile e consenti ai tuoi dipendenti di lavorare quando vogliono, possono accedere alle informazioni di cui hanno bisogno ogni volta che ne hanno bisogno. Quindi, anche se qualcuno non è disponibile in un determinato momento, la sua esperienza lo sarà sempre.

Se qualcuno della tua azienda ha bisogno di accedere a informazioni urgenti e una base di conoscenza facilmente accessibile è la tua arma migliore. Ad esempio, se un rappresentante del servizio clienti che lavora in remoto ha bisogno di rispondere immediatamente alla domanda di un cliente, può farlo senza problemi.

Ricorda che la reputazione di un'azienda può dipendere molto dalla velocità con cui è in grado di fornire servizi a un cliente o cliente. Se la tua linea di lavoro richiede che i tuoi dipendenti assistano in modo tempestivo, è essenziale una base di conoscenza in cui possano trovare risposte e informazioni immediatamente.

Ridurre la necessità di e-mail

Per molto tempo, i lavoratori all'interno di un'organizzazione hanno fatto affidamento su e-mail e varie piattaforme di messaggistica per condividere le conoscenze tra loro e questa pratica è ancora presente in molte aziende. Tuttavia, la condivisione di contenuti come questo presenta un problema evidente, ovvero il controllo della versione.

Quando condividi un documento con qualcuno via e-mail e la persona che lo ha ricevuto deve modificarlo, dovrà inviare nuovamente la versione nuova e aggiornata. A volte più persone devono lavorare su un documento contemporaneamente e ciò si traduce in molte versioni diverse di quel documento.

Inoltre, possono sorgere problemi se ci sono più conversazioni uno-a-uno relative a questo documento tramite e-mail e ciò di solito porta a sporcare le informazioni.

Se impari a incoraggiare i tuoi dipendenti a utilizzare una base di conoscenza e a postare su di essa ogni volta che lavorano a progetti con più persone, puoi assicurarti che tutti i contenuti siano sempre aggiornati. E sarai anche in grado di vedere chi ha apportato cosa cambia nel tempo, il che aumenterà la responsabilità.

Pensieri finali

Tutti i vantaggi di cui abbiamo discusso qui non sono speculazioni, sono semplici fatti che sono stati dimostrati più e più volte. Ogni azienda che ha implementato la propria knowledge base ha visto un aumento della produttività dei dipendenti, del coinvolgimento e molto altro.

Le dimensioni e la nicchia della tua attività sono irrilevanti perché questo tipo di conservazione e condivisione delle conoscenze può essere vantaggioso per qualsiasi organizzazione. Finché ti assicuri che tutti i tuoi dipendenti capiscano che la base di conoscenze è lì per rendere il loro lavoro più facile ed efficiente, non avrai problemi a implementarlo.