Come aumentare la crescita del business con la tecnologia OCR

Ciao ragazzi, oggi in questo articolo parleremo di come aumentare la crescita del business con la tecnologia OCR. Quindi continua a leggere.

Se sei come la maggior parte degli imprenditori, l'idea di una maggiore produttività e maggiori profitti attira la tua attenzione. Esistono diversi modi per aumentare la produttività e i profitti, ma alcuni metodi richiedono uno sforzo maggiore di altri.

Uno di questi metodi è la tecnologia OCR, nota anche come riconoscimento ottico dei caratteri, che funziona convertendo i documenti cartacei in documenti digitali per essere archiviati in modo più efficiente e accessibili con maggiore efficienza.

Come digitalizzare i tuoi documenti aziendali utilizzando la tecnologia OCR

Quando si implementa la tecnologia OCR, ci sono quattro passaggi da seguire:

Converti file aziendali in testo digitale

Puoi trovare il software OCR online, ad esempio OCR .net, ma ha un prezzo. È una buona idea chiedere preventivi ad almeno tre società rinomate nel mondo degli affari prima di decidere quale utilizzare.

Non tutti i software OCR sono uguali, quindi è meglio fare le tue ricerche. In secondo luogo, esegui un test del software e guarda come funziona con i tuoi file.

Se non è in grado di gestire i tuoi file aziendali, dovrai trovare un altro software in grado di farlo.

Aggiungi metadati a quei file

Dovresti aggiungere metadati ai file che crei durante il processo di scansione. I metadati sono informazioni che descrivono i tuoi file e forniscono loro un contesto.

Ciò significa aggiungere informazioni come la persona che li ha creati e quando sono stati creati. Con queste informazioni, è più facile trovare contenuti rilevanti in un ampio archivio digitale o in un backup.

Assicurati che i metadati siano accurati

È essenziale garantire che i metadati siano accurati. Vuoi che i tuoi file siano ben strutturati e facili da trovare, giusto? Quindi assicurati che le informazioni che aggiungi nel passaggio 2 siano accurate.

Chiedi a uno dei membri del tuo team di ricontrollare il tuo lavoro. Inoltre, l'utilizzo della tecnologia OCR può aiutarti a strutturare i tuoi documenti e risparmiare tempo per formattarli in un secondo momento.

Scegli il modo migliore per condividere i tuoi file

Puoi decidere di inviare i tuoi file via e-mail o archiviarli su un dispositivo di archiviazione cloud. Quando scegli di archiviare i tuoi file, assicurati di scegliere l'opzione migliore per la tua azienda.

Ad esempio, se sei una piccola azienda che si occupa principalmente di documenti cartacei, ti conviene optare per un dispositivo di archiviazione basato su cloud.

Se hai a che fare con aziende di medie dimensioni e grandi aziende, una soluzione basata sulla posta elettronica sarà più adatta a te.

Come aumentare la crescita del business con la tecnologia OCR

Ecco quattro modi in cui può avere un impatto positivo sulla tua azienda.

Riduci le risorse necessarie per gestire la tua attività

Uno degli svantaggi più significativi della gestione di una piccola impresa è il mantenimento della redditività mantenendo bassi i costi.

Sebbene tagliare le spese sia essenziale, non puoi rischiare la qualità del tuo prodotto o servizio prendendo scorciatoie come assumere manodopera a basso costo o esternalizzare progetti a persone esterne alla tua azienda.

Ma con la tecnologia OCR, non devi mettere a rischio la qualità della tua attività diminuendo il numero di dipendenti che assumi o il numero di risorse che utilizzi.

L'utilizzo di questo tipo di programma può rendere felici i tuoi attuali dipendenti e aumentare l'efficienza senza spendere più soldi.

Risolvi i problemi relativi al morale e alla fidelizzazione dei dipendenti

Molte piccole imprese lottano con il morale dei dipendenti, che è un problema per diversi motivi. In primo luogo, alti tassi di turnover significano che meno lavoratori qualificati stanno facendo più lavoro.

In secondo luogo, il morale dei tuoi attuali dipendenti sarà influenzato dal costante turnover. Ciò può comportare un aumento del numero di errori e una diminuzione dell'entusiasmo, che riduce l'impegno dei dipendenti.

Non vuoi microgestire i tuoi dipendenti per mantenerli in attività, ma non vuoi nemmeno che smettano di lavorare del tutto per frustrazione o noia.

Un programma OCR può aiutarti a evitare questi problemi liberando tempo affinché i tuoi dipendenti siano più produttivi.

Aumenta l'efficienza e la produttività

Lo sviluppo di siti Web e il marketing online sono vitali per aumentare la produttività e la crescita della tua azienda. Uno dei modi migliori per aumentare l'efficienza, la produttività e i profitti è utilizzare una tecnologia che semplifichi i processi.

Un programma come la tecnologia OCR può farlo in vari modi. Innanzitutto, elimina alcuni degli inconvenienti dell'inserimento manuale dei dati.

Ad esempio, non dovresti preoccuparti di eliminare o aggiornare accidentalmente le informazioni per un account cliente quando puoi scansionare e caricare il documento direttamente nel tuo database.

Consente inoltre ai dipendenti di trarre vantaggio da attività meno impegnative, come prendere appunti sulle transazioni dei clienti. Questo li solleva da parte del lavoro che richiede tempo.

Risparmia denaro nel tempo riducendo il consumo di carta e gli sprechi

Il consumo di carta e lo spreco non sono solo problemi di cui devi preoccuparti perché gestisci una piccola impresa: sono problemi che ogni imprenditore alla fine dovrà affrontare.

Molte piccole imprese stanno già risentendo degli effetti negativi dell'utilizzo della carta. Ad esempio, potrebbero scoprire che stanno spendendo soldi per graffette o cartucce di toner quando potrebbero utilizzare i soldi per acquistare materiali da un sito Web di download di eBook per il loro ufficio o pagare i dipendenti.

Ecco perché ha senso implementare la tecnologia OCR prima piuttosto che dopo, anche se oggi non ne vedi la necessità.

I suoi usi migliori sono in futuro quando puoi creare un ufficio senza carta o utilizzare il tempo liberato per costruire un sistema più conveniente per il tuo personale.

Alcune aziende hanno utilizzato con successo la tecnologia OCR in grandi uffici in cui è essenziale mantenere alti livelli di produttività.

Ma poiché questo metodo è su misura per le grandi organizzazioni, potrebbe non essere l'ideale per le piccole imprese. Un programma OCR può essere un ottimo strumento per aumentare la produttività, a seconda delle tue esigenze e dei tipi di prodotti e servizi che offri.

Quindi assicurati di parlare con un provider OCR oggi se desideri saperne di più.

Spero che questo articolo ti sia piaciuto su come aumentare la crescita del business con la tecnologia OCR. Grazie per aver letto!.