Navigare nel cambiamento: portali del consiglio di amministrazione ed evoluzione della governance

La tecnologia è diventata nel tempo un vantaggio competitivo per le aziende. Questo perché la tecnologia aiuta ad automatizzare i processi, migliorando l'efficienza complessiva del lavoro. Oggigiorno le aziende si concentrano fortemente sulla razionalizzazione della collaborazione e della comunicazione a tutti i livelli, in particolare al top management.

Quando si tratta di migliori pratiche di governance del consiglio, il software del portale del consiglio è tra le soluzioni più utilizzate per la comunicazione del consiglio. Si tratta di una soluzione digitale completa che affronta tutte le principali preoccupazioni dei consigli di amministrazione aziendali, come la collaborazione remota, la sicurezza della piattaforma, la gestione dei documenti del consiglio, ecc. In poche parole, sono una parte fondamentale dell'evoluzione della governance aziendale.

Ecco una guida dettagliata sui software dei portali di bordo e su come svolgono un ruolo chiave in una migliore governance.

Cos'è il software di bordo?

Un portale per consigli di amministrazione è un software per riunioni di consigli di amministrazione virtuali basato su cloud, sicuro e certificato, utilizzato a livello globale da consigli di amministrazione, amministratori delegati, direttori di società e altri funzionari di livello superiore in organizzazioni pubbliche, private e senza scopo di lucro.

Il termine “sicuro” significa che i portali del consiglio sono software per riunioni del consiglio completamente sicuri. Con i portali dei consigli di amministrazione è molto più semplice condividere documenti sensibili prima, durante e dopo le riunioni senza richiedere applicazioni aggiuntive. Il software Board non solo protegge i dati ma mantiene le riunioni crittografate end-to-end. La sicurezza di un portale istituzionale è facilmente paragonabile a quella di un sistema bancario.

In secondo luogo, la parola “certificato” significa che il software del consiglio di amministrazione non è solo un altro strumento per riunioni. Queste soluzioni sono conformi ai più elevati standard di gestione e protezione dei dati stabiliti da enti globali e regionali come ISO, GDPR, FINRA, HIPAA, FISMA, ecc. Un software di gestione del consiglio di amministrazione conforme consente inoltre alle aziende di seguire senza problemi i più recenti standard di sicurezza.

Software del portale del consiglio di amministrazione: una componente chiave dell'evoluzione della governance

Il software del portale del consiglio di amministrazione funge da hub centrale per il senior management dell'azienda. I membri possono condividere documenti, organizzare riunioni, discutere affari importanti, avviare una mozione, esprimere voti e persino firmare documenti elettronicamente. Ecco cos'altro porta in tavola un portale del consiglio di amministrazione.

1. Collaborazione e comunicazione fluide

Quando parliamo di gestione tradizionale del consiglio di amministrazione, pensiamo a un sacco di documenti, a un elenco infinito di e-mail e a una mancanza di chiarezza negli ordini del giorno delle riunioni. Questi fattori rallentano le cose e influenzano il processo decisionale. Tuttavia, le cose sono diverse con i software di governance del consiglio di amministrazione; ecco come.

Collaborazione in tempo reale

Il software Board è una piattaforma digitale basata su cloud. Qui, i membri possono condividere e aggiornare i dati e comunicare in tempo reale. Sono disponibili forum di discussione, software per riunioni e strumenti di messaggistica personale. Allo stesso modo, gli strumenti di gestione dei documenti nei portali dei consigli di amministrazione consentono agli utenti di aggiornare i file in tempo reale e notificare agli utenti interessati le modifiche apportate.

Videoconferenza integrata

Oltre agli strumenti di collaborazione di base, il software Board fornisce l'integrazione integrata con gli strumenti di videoconferenza. Ciò significa che non è necessario utilizzare uno strumento di gestione delle riunioni di terze parti, che potrebbe addirittura compromettere la sicurezza della riunione.

2. Maggiore trasparenza e responsabilità

È difficile garantire la trasparenza nelle tradizionali pratiche di gestione del consiglio di amministrazione. Ad esempio, è difficile tenere traccia dell’accesso e dell’utilizzo dei documenti nella documentazione cartacea tradizionale. Ciò influisce sulla fiducia tra membri del consiglio, investitori e azionisti.

Con il software di gestione del consiglio di amministrazione, puoi tenere traccia di ogni singola cosa che accade nella tua sala riunioni e limitare l'accesso non autorizzato; ecco come.

Accesso controllato ai documenti

Nei portali di bordo, l'amministrazione ha piena autorità sui protocolli di accesso ai dati. Tu, come amministratore, puoi decidere quali documenti devono essere accessibili a tutti i membri del consiglio. Puoi anche decidere se possono scaricare o condividere file sensibili oppure no. Quando vengono impostate le autorizzazioni di accesso, è impossibile per chiunque accedere a file o cartelle con restrizioni.

L'accesso controllato ai documenti è vantaggioso anche in altri modi. Ad esempio, se si verifica una fuga di dati, è facile identificare i colpevoli in base ai loro livelli di accesso.

Registri di controllo dettagliati

Il software Board offre attività dettagliate o registri di controllo. Si tratta di rapporti dettagliati sulle attività che rivelano tutti i dettagli necessari su ogni attività eseguita da un utente nella sala riunioni. I registri di controllo rendono impossibile per qualsiasi membro fare qualcosa di sospetto e poi farla franca. Quando tutti sanno che le loro attività vengono monitorate e registrate, le possibilità di frodi e truffe si riducono notevolmente.

3. Migliore produttività ed efficienza

Il software del consiglio di amministrazione elimina la duplicazione del lavoro e semplifica le attività faticose. In questo modo, i membri del consiglio e gli organizzatori risparmiano tempo per aumentare la loro produttività; ecco come.

Gestione centralizzata dei dati

Le aziende o le organizzazioni possono archiviare i propri dati di bordo in un unico posto utilizzando il software di bordo. Una volta definiti i ruoli di accesso, i membri possono accedere facilmente ai dati richiesti da un unico luogo in qualsiasi momento. Ciò consentirà agli organizzatori del forum di lavorare su altri compiti importanti mentre gli utenti del forum non dovranno fare affidamento ogni volta sulla direzione.

Incontri semplificati

Con il software di gestione del consiglio, è più semplice semplificare le riunioni del consiglio. Puoi semplicemente creare un ordine del giorno della riunione online, ottenere suggerimenti, apportare modifiche in tempo reale, farlo firmare dal presidente e distribuirlo a tutti i membri in pochissimo tempo.

Allo stesso modo, i partecipanti alla riunione possono accedere ai file, condividere le proprie presentazioni, esprimere voti in modo anonimo e firmare documenti elettronicamente. Gli organizzatori della riunione possono preparare appunti sulla riunione utilizzando modelli integrati e condividerli con i membri interessati. Tutto avviene in un unico posto: il portale del consiglio.

Riassumendo

Il software del portale del consiglio di amministrazione ha semplicemente rivoluzionato la governance nel settore aziendale. Ha reso le cose più trasparenti e promosso la responsabilità, grazie ai registri di audit e ai controlli di accesso ai dati. La gestione del software del consiglio ha inoltre reso la comunicazione, la gestione dei dati e le riunioni del consiglio più semplici, veloci e sicure.