Le 5 fasi della gestione delle attività

Quali sfide e ostacoli affronti come supervisore dei compiti? Per molti, lo scorrimento dell'ambito, l'interazione debole e i ritardi negli sforzi sono i migliori del record.

Per condizionare l'apparente, la gestione del progetto può essere dura. Senza un'attenta pianificazione e strategia, può davvero sembrare che tu stia funzionando alla cieca.

Quindi, se sei in una posizione di gestione di un'impresa, iniziare con i fondamenti è la soluzione migliore. Qui, suddivideremo i progetti in 5 fasi per aiutarti a capire molto meglio quali esigenze devono essere completate e quando.

Il ciclo di vita della gestione delle sfide

Le 5 fasi del Venture Management

Fase 1: Sfida Concezione e Iniziazione

Fase 2: organizzazione delle attività

Fase 3: Intraprendere l'esecuzione

Fase 4: controllo e gestione dell'impresa

Fase 5: chiusura dell'impresa

Il futuro dell'amministrazione del lavoro sembra più luminoso che mai.

Il ciclo di vita dell'amministrazione del lavoro

Indipendentemente dalle dimensioni o dalla portata, tutti i progetti aderiscono a un processo comparabile. Nella gestione dell'impresa, questo corso d'azione è definito il ciclo di vita di un'attività.

Un ciclo di vita di un'attività di solito è composto da quattro fasi: avvio, preparazione, esecuzione e chiusura. Alcuni responsabili delle sfide, tuttavia, incorporano una quinta fase chiamata monitoraggio e controllo.

La mossa aggiunta può aiutare i professionisti a mantenere il progetto in osservazione e assicura che i problemi siano determinati e affrontati prontamente.

Di conseguenza, i prodotti a 5 periodi sono considerati più agili e utili per aiutare gli incarichi a trionfare. In verità, anche il Job Management Institute (PMI) incoraggia un ciclo di vita di 5 periodi.

Nell'area seguente, daremo uno sguardo più da vicino a ogni singola fase del ciclo di vita dell'amministrazione delle attività.

I 5 livelli dell'amministrazione del lavoro

Ogni lavoro efficace passa attraverso le stesse 5 fasi: avvio, organizzazione, esecuzione, verifica e controllo.

Fase 1: Sfida Concezione e Iniziazione

Ogni singolo progetto inizia con il concepimento e l'iniziazione. Per tutta la durata di questa fase, una strategia ottiene un sistema di piccole imprese, finisce con piani, venture charter e parti interessate.

Questo è anche il momento in cui i gruppi di progetto compaiono insieme, con il project manager, per creare un'ampia tabella di marcia per il lavoro.

I gruppi devono affrontare una serie di domande in questa fase, insieme a:

• Qual è il motivo di questa impresa?

• Quali sono alcuni ostacoli alle opportunità?

• Chi sono i principali stakeholder?

• Ha un importo minimo o un budget ottimale?

• Quanto durerà questo progetto?

Come parte di questa fase, lo sponsor del progetto (l'essere umano che ha chiesto il completamento dell'impresa) approva la fascia di prezzo e la tempistica.

Fase 2: pianificazione del progetto

Dopo aver descritto la sfida in modo più ampio, è davvero il momento di definire i dettagli.

Durante questa fase, il responsabile dell'impresa sviluppa una preparazione completa per l'esecuzione, il controllo e il controllo dell'impresa. Questo in genere inizia con le ambizioni di posizione.

Quando si definiscono gli obiettivi di una sfida, le metodologie SMART e Crystal clear sono le più comuni.

L'acronimo SMART sta per Specific, Measurable, Achievable, Real looking e Timely. L'applicazione di questo framework garantisce che i tuoi piani siano ovviamente delineati, pratici e realizzabili.

Cerchiamo un'illustrazione. Un obiettivo oscuro potrebbe essere: "Sviluppare un'app che semplifichi il successo degli acquisti". Utilizzando il processo SMART, questo obiettivo assomiglierebbe a qualcosa del tipo: "Sviluppa un software che riduca il tempo di successo degli ordini del 20%".

L'acronimo CLEAR sta per Collaborativo, Ristretto, Psicologico, Appropriato e Raffinato.

In questa metodologia, il gruppo di progetto è efficace verso un'intenzione distinta e realizzabile entro la scadenza e le finanze dell'impresa. Ogni persona deve essere appassionata nel realizzarlo e deve essere correlato agli obiettivi generali del compito.

Il piano deve includere anche pietre miliari e risultati finali in modo che assolutamente tutti sappiano quali requisiti devono essere soddisfatti, chi gestisce cosa e quando è necessario eseguire le pietre miliari. Consiste anche in una ripartizione dei lavori, una sequenza temporale, un piano di interazione, un approccio di mitigazione delle minacce e un sistema da offrire con le eventualità della situazione peggiore.

Esistono diverse ideologie che puoi utilizzare per programmare questa fase. Utilizzando l'agile amministrazione del lavoro, le fonti di avanzamento vengono utilizzate con successo e le esigenze dei clienti vengono soddisfatte.

Oltre a mantenere tutte le persone aggiornate sullo sviluppo, consente di apportare modifiche brevi e senza sforzo. L'agile amministrazione del progetto renderebbe possibile occuparsi degli incarichi di avanzamento del programma in modo molto più efficace e competente.

Fase 3: esecuzione della sfida

Non appena la sezione di pianificazione è completa, è davvero il momento di iniziare ad applicare la strategia. È elencato qui che il vero lavoro viene realizzato.

Durante questa fase, i venture manager stabiliscono flussi di lavoro, assegnano responsabilità ai membri della forza lavoro e si assicurano che tutti siano sotto controllo. Mantengono inoltre le parti interessate e i team aggiornati mentre l'impresa avanza.

Con così tanti dettagli da destreggiarsi, molti project manager sfruttano apparecchiature di collaborazione come Asana, Trello e il software di gestione dei lavori di HubSpot per tenere traccia di compiti, tempistiche e budget in una particolare posizione centrale.

Uno strumento di gestione delle sfide adeguatamente sviluppato ti manterrà in carreggiata e ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi. Per un elenco del miglior programma software per la gestione delle sfide, dai un'occhiata a questa utile linea guida.

Fase 4: monitoraggio e controllo dell'impresa

La fase 4 normalmente viene eseguita in concomitanza con la fase pochi. Dopotutto, per poter controllare un lavoro, deve essere funzionante in primo luogo.

Per la durata di questo periodo, il supervisore della sfida funziona con il proprio personale per risolvere eventuali problemi. Ciò comporterà critiche periodiche e aggiornamenti della strategia per replicare i miglioramenti nell'ambito dell'attività o nella disponibilità delle risorse.

È anche fondamentale tenere d'occhio lo sviluppo rispetto al sistema e prendere in considerazione il movimento correttivo quando è importante. Ad esempio, potrebbe essere necessario rivedere la tempistica per far fronte a ritardi o aggiustamenti imprevisti.

Inoltre, i responsabili dell'impresa possono tenere traccia dello sviluppo da indicatori critici di efficacia (KPI) o elementi essenziali di buoni risultati (CSF). Ad esempio, puoi misurare se il tuo compito rientra nel budget di routine e di spesa o se compiti precisi vengono portati a termine.

Fase 5: chiusura dell'impresa

Questo è il periodo precedente del ciclo di vita della gestione del progetto. Questo è il momento in cui consegni i risultati in eccesso allo sponsor dell'impresa per l'accettazione. Durante questa fase, il team si scioglie e qualsiasi assunzione contrattuale per l'attività verrà interrotta.

Subito dopo la chiusura, il supervisore del lavoro conduce una revisione finale che documenta le lezioni apprese dalla sfida, così come tutte le informazioni necessarie che possono essere utili a lungo termine.

Anche i clienti e gli stakeholder del Gruppo si concentrano su fallimenti e successi per tutta la durata della presentazione del report. Questo può aiutare a rafforzare la funzionalità e l'efficienza in tutta l'azienda.

Il futuro prevedibile della gestione del lavoro sembra più luminoso che mai

Tradizionalmente, l'amministrazione dell'impresa veniva completata con carta e penna o, idealmente, con un foglio di calcolo. A causa della complessità degli incarichi e della dispersione della forza lavoro, tali procedure sono diventate inefficaci.

Tenere traccia dei progressi e rispettare le scadenze richiede una soluzione digitale. Il pacchetto software di gestione delle sfide di HubSpot è una risorsa che può senza dubbio aiutare nella gestione delle imprese.

Con questo programma, i gruppi possono semplificare i loro flussi di lavoro, monitorare i loro progressi, condividere file e regolare i loro lavori.

Inoltre, la piattaforma HubSpot CRM ti consente di combinarla facilmente con le altre tue applicazioni di vendita e promozione. Ciò semplifica il monitoraggio dello sviluppo e garantisce che tutti siano sulla stessa pagina.

Inoltre, il software per computer offre ai clienti informazioni in tempo reale sui loro flussi di lavoro, consentendo loro di identificare i colli di bottiglia e regolare in modo appropriato.

Quindi, se eri alla ricerca di mezzi per migliorare la tua amministrazione aziendale, ecco la tua probabilità. Cogli il tuo modello di gestione delle attività per tenere d'occhio i progressi del tuo team e semplificare i tuoi flussi di lavoro per migliorare l'efficienza.