La guida completa alle nozioni di base sulla gestione dei progetti

La gestione dei progetti non riguarda solo la creazione di software e hardware. I project manager distribuiscono le risorse in modo appropriato, gestiscono le tempistiche e si prendono cura delle parti interessate durante tutto il processo.

Tuttavia, spesso è più facile a dirsi che a farsi. Dopotutto, c'è un motivo per cui i project manager modificano costantemente i loro approcci e ripensano i loro processi.

In questo articolo imparerai le basi della gestione dei progetti e come puoi implementarle nella tua azienda. Iniziamo.

Sommario

Il processo include lo sviluppo di piani per rispettare le scadenze mantenendo gli obiettivi di qualità entro limiti di tempo e di budget. Questa disciplina può essere di proprietà di un manager dedicato o di un leader di un progetto.

Perché è importante la gestione del progetto?

I processi di gestione del progetto sono essenziali per progetti di successo. La ricerca del Project Management Institute ha rilevato che le organizzazioni che non integrano la gestione dei progetti vedranno aumentare il loro tasso di fallimento totale del progetto di un fattore 2/3.

Questa è una statistica scioccante. Quindi, esaminiamo più a fondo alcuni vantaggi chiave che derivano da processi di gestione dei progetti maturi.

Rispetterai scadenze importanti.

La gestione dei progetti ti consente di suddividere compiti di grandi dimensioni in scadenze su scala ridotta. Attenendosi a queste pietre miliari, i progetti possono facilmente rispettare la pianificazione dall'inizio alla fine.

Infatti, le aziende con processi maturi di consegna del valore consegnano i progetti in tempo più frequentemente rispetto a quelle senza project management (63% rispetto al 39%).

Aumenterai il buy-in.

La gestione del progetto consente a un team di creare fiducia e credibilità tra colleghi, clienti e parti interessate. Dopotutto, se invii costantemente risultati di alta qualità in tempo, sei destinato a conquistare le persone.

Puoi monitorare facilmente la spesa.

Sarai in grado di rimanere nei limiti del tuo budget o addirittura sotto il budget. Il PMI ha rilevato che l'11,4% di tutte le risorse viene sprecato a causa di processi di gestione dei progetti inferiori.

Risparmiare denaro è particolarmente importante in un panorama in cui solo il 43% delle aziende dichiara di completare i progetti rispettando il budget "la maggior parte delle volte" o "sempre".

Migliorerai la tua cultura.

È possibile sviluppare una cultura del miglioramento continuo dei processi attraverso la gestione della conoscenza. Se promuovi un ambiente che dà la priorità all'ottimizzazione e all'apprendimento, probabilmente ispirerai gli altri e attirerai dipendenti con la stessa mentalità.

Responsabilità del Project Manager

Un project manager pianifica, organizza e guida l'esecuzione di un progetto. Ciò garantisce che soddisfi gli obiettivi previsti fornendo al contempo le funzionalità richieste entro i limiti di tempo e di budget.

I professionisti della gestione dei progetti forniscono leadership attraverso un'efficace scansione ambientale, sintesi di informazioni in dati significativi e analisi obiettive. Si tratta di un'ampia gamma di responsabilità che richiedono formazione ed esperienza.

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Discuteremo di quali abilità, sia formate che sviluppate attraverso l'esperienza, avrai bisogno per questo ruolo.

Competenze del Project Manager

Per garantire che i team rimangano produttivi e che i progetti siano sulla buona strada, i project manager hanno bisogno di un'ampia gamma di competenze. Ecco alcune delle competenze più importanti di cui hai bisogno per eccellere in questo ruolo.

Abilità interpersonali

I project manager (PM) devono interagire con molte persone, inclusi i membri del team, le parti interessate e altri project manager. I grandi PM possono lavorare con un gruppo eterogeneo di persone per raggiungere un obiettivo comune.

Le parti interessate hanno spesso obiettivi contrastanti. Per creare coesione, i PM devono essere diplomatici mentre gestiscono i rapporti professionali con persone che possono avere prospettive, livelli di abilità e politiche personali diversi.

Le buone relazioni mantengono i membri del team motivati ​​e facilitano la risoluzione delle controversie del team.

Abilità comunicative

I project manager devono programmare riunioni frequenti tra i collaboratori e fornire feedback sulle prestazioni. Non solo devi sapere con chi incontrare e quando, ma devi anche bilanciare più stili di comunicazione.

Ad esempio, il legale vorrà il tuo aggiornamento in termini di contratti e rischi. Nel frattempo, la finanza sarà ansiosa di conoscere il tuo budget e la tua spesa. Gli ingegneri e il team di marketing avranno anche interessi diversi che richiedono diversi tipi di comunicazione.

Abilità decisionali

Un project manager deve prendere decisioni e assumersi la responsabilità dei risultati. Essere chiari sugli obiettivi e stabilire aspettative elevate aiuta a mantenere alto il morale.

Le capacità decisionali includono la definizione delle priorità delle risorse, lo sviluppo di stime alternative, la valutazione dei rischi e la garanzia di una corretta gestione del budget.

Abilità manageriali

I project manager sono responsabili sia della guida di una squadra che della segnalazione dei progressi ai giochi più anziani.

Avrai bisogno di esperienza nella guida di una squadra, nel tenere uno contro uno e nell'affrontare le sfide man mano che si presentano. I PM dovrebbero anche essere in grado di comunicare con la leadership per conto dei loro team.

In alcuni casi, i project manager devono costruire il team per la loro iniziativa. Ciò può includere la ricerca dei partecipanti interni giusti o la ricerca all'esterno dell'organizzazione. Idealmente, un PM ha una certa esperienza nel reclutare nuovi membri del team.

Il ciclo di vita del Project Management

È meglio considerare l'intero processo PM come una serie di fasi. Ogni fase ha un obiettivo. In totale, ci sono cinque fasi critiche nel ciclo di vita del project management. Offriremo una breve panoramica di ogni fase.

• Iniziazione. In questa fase, i project manager esaminano realisticamente un progetto. Stimano quanto tempo dovrebbe richiedere il progetto, che alla fine determina il budget di base e la tempistica per il progetto.
• Pianificazione. La fase di pianificazione prevede l'analisi dei dettagli tecnici, l'assegnazione dei compiti ai membri del team giusti e l'identificazione dei rischi associati alle diverse parti del progetto.
• Esecuzione. Qui inizi ad agire secondo il piano che hai creato nello stato precedente.
• Monitoraggio e controllo. Questo passaggio garantisce il rispetto delle scadenze. Non solo stai facendo il lavoro previsto nel tuo piano, ma stai anche monitorando i tuoi progressi. Qui, determini se rispetti tutte le normative governative e gli standard del settore. Tieni traccia anche di tutte le spese e dei progressi del progetto.
• Chiusura. Portare a termine un progetto è la sua fase finale. Qui, determini se il progetto fornisce i risultati previsti e se annullare o continuare il progetto.

Approcci popolari alla gestione dei progetti

Sebbene la maggior parte delle organizzazioni concordi sull'importanza della gestione dei progetti, esistono molti stili diversi utilizzati dai PM. In questa sezione, esplorerai quattro approcci popolari alla gestione dei progetti.

Pianificazione basata sul prodotto

La pianificazione basata sul prodotto incentra il suo approccio sugli output e sui risultati finali del progetto. Questo approccio si concentra sul lancio di un prodotto o servizio dall'ideazione fino al completamento, con il risultato finale che è la vendita del prodotto o servizio.

Pianificazione basata sui processi

La pianificazione basata sui processi garantisce che tutte le attività del progetto contribuiscano al raggiungimento degli obiettivi organizzativi. Con questo approccio, il project manager crea, gestisce e migliora i progetti in linea con i valori fondamentali dell'azienda.

Approccio graduale alla gestione del prodotto

Questo approccio comporta la pianificazione e l'attuazione di progetti in fasi a causa di vincoli esterni. Ogni fase passa attraverso le cinque fasi del ciclo di vita della gestione del prodotto. Per questo motivo, questo approccio è ideale per progetti piccoli e ben definiti.

Gestione della produzione del progetto

Questo approccio utilizza teorie e principi della scienza operativa per comprendere e ottimizzare la consegna del progetto. La gestione della produzione del progetto utilizza i dati delle attività per prevedere i limiti e determinare i livelli di rendimento.

Best practice per la gestione dei progetti

Indipendentemente dall'approccio scelto, ci sono suggerimenti universali che aiutano tutti. Ecco alcune delle migliori pratiche applicabili a qualsiasi progetto in qualsiasi settore o dominio.

1. Investi in soluzioni software per la gestione dei progetti.

Oggi, meno di 1 organizzazione su 4 utilizza qualsiasi tipo di software di gestione dei progetti. Invece, i team si affidano a un mosaico di fogli di calcolo, note cartacee ed e-mail. Questo approccio porta alla disorganizzazione. Non c'è modo di vedere dove si trova un progetto in tempo reale.

Il software di gestione dei progetti ti aiuterà a tenere traccia dei tuoi progetti e agende, organizzare compiti e attività, comunicare in modo efficace con il tuo team e gestire rischi e problemi.

Puoi anche personalizzare i dashboard per tenere traccia dei KPI e creare report per aiutare a prevedere in base a dati storici e tendenze attuali per la pianificazione futura.

2. Anticipare il cambiamento mantenendo un programma flessibile.

La maggior parte dei progetti subisce ritardi. Sfortunatamente, piccoli ritardi possono trasformarsi in problemi significativi quando si segue un programma fisso. D'altra parte, un programma flessibile può gestire la maggior parte dei cambiamenti di passo.

Mentre alcune scadenze sono flessibili, altre possono essere rigide. Tieni un elenco di date che non possono essere modificate. Ciò consente di rispettare le scadenze esterne con tempi prestabiliti, consentendo al contempo scadenze flessibili in altre aree.

3. Tieni traccia degli stili di comunicazione.

All'inizio del tuo progetto, siediti con le parti interessate importanti. Chiedi quanto spesso vogliono sentirti e come vorrebbero comunicare.

Ad esempio, alcune parti interessate vorranno una riunione Zoom settimanale con il tuo team. Altri potrebbero preferire un aggiornamento quotidiano di Slack o un'e-mail mensile con i progressi.

Puoi organizzare queste informazioni in un foglio di calcolo o in una sezione del tuo software di gestione dei progetti per mantenerle organizzate.

4. Conosci le tue metriche .

Una delle maggiori sfide con qualsiasi progetto è misurare il successo. Per questo motivo, dovrai impostare punti misurabili prima e durante l'esecuzione del tuo progetto. Scopri quali metriche contano per il tuo progetto e quando.

Ricorda che le metriche essenziali cambieranno nel tempo. Se il tuo progetto è appena agli inizi, potresti semplicemente festeggiare il rapido raggiungimento di traguardi importanti.

Nel tempo, dovrai dimostrare l'impatto del tuo progetto. Ciò include metriche come il numero di lead o il contributo al ROI.

Migliora la tua gestione dei progetti

Dando un'occhiata più da vicino alle basi, puoi vedere che la gestione dei progetti è un campo ampio che richiede una profonda comprensione della comunicazione e delle sfumature specifiche del settore.

Incorporando gli strumenti e le tecniche di cui sopra nella tua esperienza lavorativa quotidiana, puoi migliorare le tue prestazioni come project manager.

Per aiutarti a far girare la palla, dai un'occhiata al nostro modello di gestione dei progetti gratuito ora: ti aiuterà a risparmiare un sacco di tempo e risorse preziose.