La guida completa alla gestione degli stakeholder

I progetti di successo hanno il supporto delle parti interessate in tutta l'organizzazione. Ecco perché la gestione degli stakeholder è essenziale per qualsiasi iniziativa.

La gestione delle parti interessate consente di identificare e soddisfare le esigenze dei leader mantenendo aperta la comunicazione.

In questo articolo imparerai cos'è la gestione degli stakeholder, perché è importante e come creare un piano di gestione degli stakeholder.

Sommario

Perché è importante la gestione degli stakeholder?

I progetti falliscono quando gli interessi e le esigenze delle parti interessate vengono ignorati. Ciò porta a una mancanza di consenso da parte delle principali parti interessate, che può compromettere il successo del progetto.

Quando le parti interessate sentono che i loro bisogni vengono soddisfatti, è più probabile che sostengano il progetto. D'altra parte, se i loro bisogni non vengono soddisfatti, potrebbero tentare di bloccare la tua iniziativa. La gestione delle parti interessate aiuta a costruire relazioni positive che mantengono il tuo progetto senza intoppi.

Un'efficace strategia di gestione degli stakeholder può aiutarti a:

• Evitare o risolvere i conflitti tra le parti interessate.
• Acquisizione sicura e supporto da parte delle principali parti interessate.
• Comunicare in modo efficace con le parti interessate.
• Gestire le aspettative degli stakeholder.
• Monitorare il coinvolgimento degli stakeholder durante tutto il progetto.

Vantaggi della gestione delle parti interessate

Ci sono molti vantaggi di un'efficace strategia di gestione degli stakeholder, tra cui:

• Comunicazione migliorata. Identificando gli interessi e le esigenze delle parti interessate, puoi adattare le tue comunicazioni alle loro esigenze specifiche. Ciò garantisce che i tuoi messaggi vengano ricevuti e compresi.
• Buy-in aumentato. Secondo KPMG, il 61% dei progetti ha sponsor altamente coinvolti. Quando le parti interessate sentono che i loro interessi e bisogni vengono presi in considerazione, è più probabile che sostengano il progetto.
• Rischi ridotti. Interagendo con le parti interessate, puoi identificare i potenziali rischi in anticipo e adottare misure per evitarli o mitigarli. Questo può aiutare a ridurre il rischio complessivo del progetto.
• Prestazione migliorata. Un'efficace strategia di gestione degli stakeholder può aiutarti a ottimizzare le risorse e ad allineare le attività del progetto con gli interessi degli stakeholder. Questo può portare a migliori prestazioni del progetto.

All'interno del processo di gestione degli stakeholder

Mentre la gestione delle parti interessate può sembrare intuitiva per alcuni, puoi iniziare a costruire sistematicamente la fiducia con una tabella di marcia più formale.

I sei passaggi seguenti possono aiutarti a comprendere le priorità delle parti interessate e come puoi soddisfare queste esigenze.

1. Identificare le parti interessate.

Stary identificando tutti gli individui e i gruppi che possono avere un impatto sul tuo progetto, sia positivamente che negativamente. Ciò include le parti interessate interne (come i membri del team) e le parti interessate esterne (come clienti o fornitori).

Per identificare i tuoi stakeholder, poniti le seguenti domande.

• Chi sarà influenzato dal tuo progetto?
• Chi è interessato al tuo progetto?
• Chi ha il potere di influenzare il tuo progetto?
• Chi vuole che il tuo progetto fallisca?
• Chi vuole che il tuo progetto abbia successo?

2. Dai la priorità alle parti interessate.

Dopo aver identificato tutte le parti interessate, il passaggio successivo è l'assegnazione delle priorità. Questo ti aiuterà a focalizzare la tua attenzione sugli stakeholder più importanti per il successo del tuo progetto.

Dovresti identificare dove si trovano le loro aspettative, il loro livello di influenza, quali informazioni vorranno da te e con quale frequenza vogliono segnalazioni dal tuo team. Puoi utilizzare la mappatura delle parti interessate per aiutarti a dare la priorità ai leader chiave.

Eseguire un esercizio di mappatura degli stakeholder

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L'esercizio di mappatura degli stakeholder di cui sopra ti chiede di tracciare i leader su una griglia due per due. Un asse è etichettato come potere e l'altro interesse.

Sull'asse del potere, valuti ogni stakeholder in base alla sua capacità di influenzare il progetto. Sull'asse dell'interesse, valuti ogni stakeholder in base al suo livello di interesse per il progetto. Questo ti darà un quadro chiaro di quali sono le parti interessate più importanti con cui interagire e del modo migliore per farlo.

Esistono diversi modi per mappare le parti interessate, tra cui:

• Matrice RACI. Questo è un popolare metodo di mappatura delle parti interessate che utilizza le lettere R (responsabile), A (responsabile), C (consultato) e I (informato) per valutare le parti interessate in base al loro livello di coinvolgimento nel progetto.
• Rete elettrica/interessi. Questo è un modo semplice per mappare le parti interessate che possono essere utilizzate per dare priorità al coinvolgimento. È anche noto come modello di salienza.
• Matrice di influenza/impatto. Questo è un metodo di mappatura degli stakeholder più dettagliato che può essere utilizzato per valutare il potenziale impatto di ogni stakeholder sul progetto.

3. Valutare le esigenze e gli interessi delle parti interessate.

La chiave per un piano di gestione delle parti interessate di successo è comprendere le parti interessate. Questo ti aiuterà a valutare cosa vogliono dal progetto e come interagire al meglio con loro.

A questo punto, poniti le seguenti domande.

• Capisci le loro esigenze, priorità e problemi?
• Hanno il potere di influenzare il progetto?
• Quale interesse finanziario o emotivo hanno nel risultato del progetto?
• Cosa li motiva?

Comprendendo le risposte a queste domande, puoi sviluppare meglio un piano di gestione degli stakeholder adatto a ciascun leader.

4. Definire le motivazioni degli stakeholder.

Dopo aver identificato e valutato i tuoi stakeholder, puoi iniziare a definire le loro motivazioni. Questo ti aiuterà a capire cosa vogliono dal progetto e come interagire al meglio con loro.

Esistono diversi modi per definire le motivazioni degli stakeholder, tra cui:

• Interviste. Puoi intervistare le parti interessate per ottenere le loro opinioni sul progetto. Questo può essere fatto di persona, per telefono o via e-mail.
• Sondaggi. Puoi inviare sondaggi alle parti interessate per ottenere il loro feedback sul progetto. Questo è un modo rapido per raccogliere dati da un gran numero di parti interessate.
• Focus group. Puoi tenere focus group con le parti interessate per ottenere il loro contributo al progetto. Questo può essere utilizzato per generare idee e identificare problemi.

Comprendendo le motivazioni degli stakeholder, puoi sviluppare un efficace piano di gestione degli stakeholder che soddisfi le loro esigenze e interessi.

5. Sviluppare un piano per il coinvolgimento.

L'obiettivo del coinvolgimento degli stakeholder è gestire le aspettative e costruire relazioni. Questo può essere fatto attraverso diversi metodi, tra cui:

• Comunicazione frequente. Questo è l'aspetto più importante del coinvolgimento degli stakeholder. È necessario comunicare regolarmente con le parti interessate per aggiornarle sul progetto e ottenere feedback. Questo può essere fatto attraverso riunioni faccia a faccia, telefonate, e-mail o strumenti online come un software di gestione dei progetti. Ogni stakeholder può aver bisogno della propria strategia di comunicazione.
• Consultazione. Ciò comporta la consultazione delle parti interessate nel processo decisionale. Questo può essere fatto attraverso riunioni, sondaggi o focus group.
• Collaborazione. Ciò implica lavorare con le parti interessate per completare le attività o raggiungere gli obiettivi. Ciò può essere fatto attraverso la co-creazione, la pianificazione congiunta o il processo decisionale condiviso.

Il modo migliore per interagire con vari leader dipenderà dallo stakeholder e dal progetto. Dovresti adattare il tuo piano di coinvolgimento a ogni individuo.

Modelli di piano di gestione delle parti interessate

Dopo aver identificato le parti interessate, è il momento di sviluppare piani di gestione per ciascun gruppo.

I modelli seguenti possono aiutarti a creare piani di coinvolgimento e organizzare la comunicazione con gli stakeholder.

Asana

Se sei nuovo nella gestione delle parti interessate, questo modello di Asana offre un modo semplice per rimanere organizzato. In questo piano, scrivi ogni stakeholder, il loro livello di interesse per il tuo progetto e quanto sono influenti per il tuo lavoro.

Quindi, puoi selezionare una casella per identificare le loro preferenze di comunicazione. Ciò include la frequenza con cui vogliono sentire il tuo team e come vogliono che tu ti metta in contatto.

Cosa ci piace: con questo modello, sai a colpo d'occhio quali dei tuoi leader preferiscono un rapido Slack rispetto a un'e-mail formale.

Documenti sulla gestione dei progetti

Se stai cercando un piano di coinvolgimento più dettagliato, considera questa opzione da Project Management Docs. Con questo documento, puoi delineare completamente la visione del tuo progetto e quali dipartimenti interesseranno la tua iniziativa.

Cosa ci piace: questo modello include grafici e tabelle che puoi utilizzare per determinare il livello di importanza di ogni stakeholder per il tuo progetto. Puoi utilizzare questo documento per fare brainstorming e delineare la tua bozza finale.

Capanna della Conoscenza

Se stai cercando una guida completa per scrivere un piano di coinvolgimento, KnowledgeHut è qui per aiutarti. Questo modello include sezioni che ti aiutano a identificare le parti interessate e creare una sequenza temporale per il coinvolgimento di ogni persona. Puoi anche tenere traccia dei costi e del coinvolgimento delle risorse umane.

Cosa ci piace: questo modello presenta grafici che puoi compilare con i dati delle parti interessate. Se rimani bloccato, ogni sezione contiene domande utili per l'autoriflessione che ti guidano lungo il percorso.

PM-Formazione

Se stavi cercando un semplice foglio di calcolo per gestire le tue parti interessate, non cercare oltre. Questo modello di PMTraining offre un approccio diretto alla gestione delle parti interessate.

Cosa ci piace: questo modello illustra chi è coinvolto, cosa deve fare per il tuo progetto e come prevedi di coinvolgerlo. Se stai cercando un modo rapido per sviluppare una guida alla gestione degli stakeholder di una pagina, è proprio questo. Inoltre, tutto può essere modificato in Google Docs.

Suggerimenti per la gestione degli stakeholder

Formalizzare la gestione degli stakeholder può sembrare un processo travolgente. Che tu abbia appena iniziato o che tu abbia anni di esperienza, i seguenti suggerimenti possono aiutarti a garantire una gestione degli stakeholder di successo.

1. Definire lo scopo del progetto.

Secondo PMI, il 44% dei progetti fallisce a causa della mancanza di allineamento tra obiettivi di business e di progetto.

Prima di iniziare a interagire con le parti interessate, è fondamentale definire lo scopo del progetto. Questo ti aiuterà a identificare con chi devi interagire e i loro obiettivi.

2. Definire ruoli e responsabilità.

All'inizio di un progetto, definire chiaramente i ruoli e le responsabilità di ogni stakeholder. Ciò contribuirà a garantire che tutti siano chiari sul loro coinvolgimento nel progetto.

3. Comunicare regolarmente.

Una comunicazione regolare è essenziale per una gestione di successo degli stakeholder. Dovresti aggiornare regolarmente le parti interessate sul progetto e sollecitare il loro feedback.

I tuoi obiettivi strategici dovrebbero essere sempre chiari nella comunicazione con gli stakeholder. Ciò consente al tuo team di gestire le aspettative degli stakeholder e creare relazioni positive.

4. Sii trasparente.

È importante essere trasparenti con le parti interessate riguardo al progetto. Ciò contribuirà a creare fiducia e garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.

5. Chiedi feedback.

Il feedback è essenziale per una gestione di successo degli stakeholder. Dovresti chiedere feedback alle parti interessate in ogni fase del progetto.

Tieni traccia dei loro suggerimenti e implementa le loro intuizioni. Puoi quindi riferire su come hai implementato le loro soluzioni per ottenere ulteriore supporto.

6. Scegli il software giusto.

Oggi solo un team su quattro utilizza un software di project management. L'implementazione di uno di questi strumenti può aiutarti a mantenerti organizzato.

Ciò spazia dal software di gestione dei progetti, come Basecamp o Asana, al software di collaborazione, come Google Drive o Trello. Scegli uno stack tecnologico che meglio si adatta alle esigenze del tuo progetto.

7. Sii flessibile.

La gestione degli stakeholder non è un processo valido per tutti. Dovresti essere flessibile e adattare il tuo approccio a ogni persona con cui lavori.

Creare un efficace piano di gestione delle parti interessate

Le parti interessate hanno il potere di influenzare il tuo progetto, quindi coinvolgere i leader mantenendo le loro esigenze in primo piano contribuirà a mantenere le cose senza intoppi.

Tieni a mente questi suggerimenti mentre sviluppi la tua strategia di gestione degli stakeholder per rimanere in pista.