La guida definitiva alle RFP
Pubblicato: 2022-11-16Sei stato incaricato di creare una richiesta di proposta o una RFP?
Se non hai idea di cosa sia o non ne hai scritto uno ogni tanto, la guida di oggi può aiutarti.
Ci stiamo tuffando nello specifico di cosa sia effettivamente una RFP, perché potresti averne bisogno e come crearne la prima in assoluto oggi.
Per iniziare, dovresti capire cosa significano tutte queste lettere.
Quando la tua azienda ha un nuovo progetto (spesso di grandi dimensioni) o uno più complesso che richiede un po' di esternalizzazione, una RFP può aiutarti a portare a termine il lavoro correttamente la prima volta.
Il documento RFP diventa un modo per scoprire rapidamente i punti di forza e di debolezza dei potenziali fornitori in relazione al tuo progetto senza dover dedicare troppo tempo alla loro ricerca.
Le RFP possono anche darti un'anteprima di diverse strategie che potresti non aver considerato poiché ogni fornitore includerà il proprio piano d'azione unico insieme alla propria offerta.
E avrai queste informazioni prima di doverti impegnare con il venditore.
Tieni presente che questo non deve essere confuso con una richiesta di offerta.
RFP vs RFQ
Una RFQ, o richiesta di preventivo, è leggermente diversa da una RFP poiché è solo il preventivo stesso. Qui, le aziende sollecitano più quotazioni di prezzo da vari fornitori per confrontare i servizi in base al solo prezzo. Mentre una RFP include un preventivo (insieme a molte altre specifiche), una RFQ non specifica altro che il prezzo.
A differenza di una RFP, una RFQ è una richiesta di preventivo o preventivo.
Ecco come capire la differenza:
Mentre stai tecnicamente ricevendo un preventivo in una RFP, ricevi anche informazioni sulla tempistica di completamento, sul programma di consegna e sull'elenco dei servizi forniti.
Ma con una RFQ, ricevi solo il preventivo stesso per il servizio o i prodotti che sei interessato ad acquistare.
Nella maggior parte dei casi, il semplice confronto dei preventivi non è sufficiente per vedere se un potenziale fornitore è adatto alla tua azienda, motivo per cui una RFP è più appropriata in queste situazioni.
Cos'è una RFP nel marketing?
Nel marketing, una RFP viene spesso utilizzata per esternalizzare qualsiasi attività di marketing che potrebbe aiutare il tuo marchio ad aumentare la portata. Queste attività includono tutto ciò che riguarda il marketing che non puoi fare internamente.
Ad esempio, se lavori in una piccola startup, potresti creare una RFP per trovare un'azienda di comunicazione e marketing a servizio completo per creare un piano di marketing integrato per la tua attività. Se questo è il caso, nella tua richiesta di offerta spiegheresti che stai cercando un'azienda che ti aiuti ad "aumentare la presenza SEO" o "attrarre follower sui social media", ecc.
Il rovescio della medaglia, se lavori per un'agenzia di marketing, ti consigliamo di tenere d'occhio le RFP nella tua zona relative ai servizi che offri. Ad esempio, se lavori per una società di web design, ti consigliamo di cercare aziende che hanno creato RFP per servizi di web design.
Cos'è una RFP nelle vendite?
Nelle vendite, una RFP viene spesso creata quando un'azienda sta cercando di acquistare un prodotto o un servizio per soddisfare le proprie esigenze. Ad esempio, se un'azienda aziendale è alla ricerca di un nuovo software CRM, l'azienda potrebbe rilasciare una RFP che delinea ciò che sta cercando e ciò che spera di ottenere con il nuovo software CRM.
Per questo motivo, le RFP possono svolgere un ruolo fondamentale nel ciclo di vendita aziendale. Le aziende che emettono RFP sono spesso alla ricerca di aziende in grado di fornire loro supporto IT, sicurezza, onboarding e formazione e altri servizi aggiuntivi. Per chiudere questi account più grandi, è fondamentale che il tuo team di vendita sia preparato con un processo di risposta RFP ed è in grado di rispondere in modo efficiente a queste grandi aziende entro il tempo assegnato.
Spiegazione del processo RFP
Prima che i potenziali offerenti possano presentare le loro proposte, la società richiedente deve redigere una RFP. (PS Ti mostreremo come farlo più avanti in questa guida)
Ciò offre ai potenziali appaltatori un'idea migliore di ciò che la tua azienda sta cercando.
Una volta inviata la RFP, gli appaltatori o i fornitori possono esaminarla e inviare le loro migliori offerte per competere per il lavoro.
In queste proposte, i fornitori generalmente includono i seguenti elementi:
- Un piano d'azione su come risolveranno il problema
- Una cronologia di ciò che puoi aspettarti
- Tutte le informazioni di base necessarie
- Quanto si aspettano che costi l'intero progetto
In alcuni casi, gli offerenti possono tornare e dire che componenti specifici della RFP devono essere adattati in base alla loro esperienza nel settore.
A questo punto, puoi rivedere il loro feedback e creare una nuova RFP per adeguarti alle modifiche, oppure puoi lasciare l'originale così com'è e tenerlo a mente mentre consideri le altre offerte presentate. Di seguito analizzeremo il processo per creare la RFP perfetta.
5 fasi RFP per ottenere le migliori offerte
1. Valuta ciò di cui hai bisogno.
Prima di redigere una RFP, dovrai fare un po' di preparazione per capire di cosa hai bisogno e cosa vorresti realizzare. Questo processo ti aiuterà a definire i tuoi obiettivi, l'ambito del progetto e a scoprire i blocchi stradali.
Usa questo tempo per condurre ricerche sulla concorrenza e sul settore per valutare la tua posizione. Stai seguendo gli attuali standard e linee guida del settore? Il tuo prodotto è alla pari con quello che offre la concorrenza o ci sono caratteristiche che ti mancano che potrebbero aggiungere valore?
2. Elenca eventuali specifiche tecniche.
Includere le specifiche tecniche in anticipo nella RFP consente ai fornitori di determinare se possono o meno fornire ciò di cui hai bisogno. Ciò protegge anche la tua attività perché nel caso in cui un fornitore accetti di poter soddisfare le tue specifiche inizialmente, ma non riesca a consegnare una volta assunto il progetto, puoi ritenerli responsabili delle specifiche elencate nella RFP.
3. Distribuire la RFP.
Una volta scritta la RFP, è il momento di inviarla. Puoi pubblicarlo sul tuo sito web, magari creando anche una landing page specifica per esso. Sfrutta tutti i gruppi professionali legati al settore di cui sei membro e pubblicizzalo lì. L'utilizzo della tua camera di commercio locale è anche un ottimo posto per pubblicizzare la tua RFP se preferisci lavorare con un venditore locale.
4. Valuta le tue offerte.
Una volta ricevute tutte le proposte, sarà quasi facile confrontarle ciascuna e determinare quale fornitore è la soluzione migliore per la tua azienda.
Fuori dalla pila di offerenti, ti consigliamo di restringere il campo a una manciata dei tuoi primi tre, cinque o 10 preferiti da considerare, a seconda di quanti ne ricevi o a cui sei interessato. Da qui, vorrai dedicare del tempo a vagliare ulteriormente i potenziali fornitori per determinare chi è davvero la soluzione ideale per il lavoro.
5. Selezionare il miglior fornitore per il lavoro.
Alcune aziende potrebbero richiedere un'altra offerta migliore e finale dai loro migliori fornitori dopo aver avviato questo processo di negoziazione per assicurarsi non solo di ottenere la persona o l'azienda giusta per il lavoro, ma anche al giusto prezzo.
Anche se questo può sembrare un passo in più, è uno che potrebbe farti risparmiare denaro, tempo e mal di testa lungo la strada.
Ma questo ci porta anche a una grande domanda: tutto questo è davvero necessario?
Non puoi passare il tempo a recensire due o tre fornitori da solo?
Come vedrai in seguito, quel percorso non è sicuramente nel tuo interesse.
Perché emettere una richiesta di proposta?
Confrontiamo brevemente questi due scenari:
- Opzione n. 1: dedica del tempo a trovare da solo il venditore perfetto.
- Opzione n. 2: utilizza una RFP per convincere i potenziali fornitori a venire da te.
Scegli il primo percorso e probabilmente utilizzerai i tuoi colleghi, amici e gruppi di networking per sollecitare possibili rinvii per il lavoro.
Oppure potresti eseguire una ricerca su Google per verificare i migliori fornitori nella tua zona.
Dopo aver esaminato il sito Web di un possibile candidato per il lavoro, creerai il messaggio perfetto per raggiungere e sapere se possono anche aiutarti.
Quindi, dovrai spiegare le specifiche del tuo progetto e puoi o meno chiedere loro di presentare una proposta prima di decidere di sceglierli per il tuo progetto.
Non è un processo complicato, ma abbiamo già detto che devi ripeterlo per ogni referenza o fornitore promettente che incontri?
Immagina quanto tempo ci vorrà!
Ora, cosa succederebbe se questi potenziali appaltatori conoscessero già i dettagli del tuo progetto e tornassero con il loro miglior piano d'azione e un'offerta formale da rivedere?
Quindi, invece di dover spiegare ogni volta le tue esigenze, dovresti semplicemente delinearle una volta e inviarle alle masse.
E per farti risparmiare ancora più tempo, spetterebbe ai potenziali appaltatori, non a te, contattarti.
Vantaggi RFP
Sebbene la creazione di una RFP richieda tempo in anticipo, vale sicuramente la pena fare il lavoro di gamba. I vantaggi della creazione di una RFP includono:
- Risparmio di tempo: come spiegato con gli scenari di cui sopra, una RFP ti fa risparmiare un sacco di tempo nel raggiungere i fornitori. Invece, puoi creare un documento RFP, pubblicarlo e fare in modo che i fornitori vengano da te.
- Non limitato dalla tua rete: quando fai il raggio d'azione da solo, è molto probabile che tu rimanga all'interno della tua rete, facendo affidamento sui rinvii. Sebbene i referral siano ottimi, la pubblicazione di una RFP online ti consente di raggiungere una fascia molto più ampia di fornitori.
- Soluzioni controllate: il percorso RFP ti offre anche un'anteprima del vero piano d'azione di ciascun fornitore, non quello di cui ti parlano al telefono o di persona. Dal momento che i potenziali candidati devono presentare un'offerta formale, dovranno dedicare del tempo a delineare la soluzione e ad elaborare realmente il problema in questione.
Con le RFP hai un modo semplice per eliminare i fornitori e tagliare la pila di opzioni abbastanza rapidamente.
Ma, per arrivare a questo punto, non puoi fare il prossimo errore.
Cosa non fare con una RFP
Se vuoi trovare il venditore giusto, hai bisogno che la tua RFP sia specifica.
Fare solo domande "sì" o "no" non ti porterà da nessuna parte.
Ecco perché è necessario creare domande specifiche che richiedono risposte ponderate. Poni domande aperte che richiedono loro di spiegare il loro processo di pensiero durante la risoluzione di un problema.
Prova a usare frasi simili a queste:
- Puoi condividere un esempio di come hai risolto questo problema o uno simile per un'altra azienda? Hai incontrato ostacoli imprevisti? Cosa faresti uguale o diverso questa volta?
- Con la riprogettazione proposta, quanto tempo impiegherebbe una persona non esperta di tecnologia per completare il nuovo modulo di registrazione? Quanto tempo pensi che questo potrebbe far risparmiare?
Con questi suggerimenti in mente, sei pronto per redigere la tua prima richiesta di offerta.
Come scrivere una richiesta di offerta
Ecco la struttura di base di una RFP e cosa includere nella tua:
1. Panoramica del progetto
Prima di entrare nello specifico della tua azienda, dovresti fornire una breve introduzione al progetto stesso in modo che i venditori sappiano subito se vale la pena fare un'offerta.
2. Il background della tua azienda
Questa non dovrebbe essere una lunga storia della tua azienda. Piuttosto, dovrebbe dare agli appaltatori un'idea migliore di cosa fa la tua azienda e chi servi come mercato di riferimento.
3. Gli obiettivi del tuo progetto
Identifica chiaramente ciò che speri di realizzare con questo progetto e ciò che vedi come una "vittoria" in modo che tutti siano sulla stessa pagina.
4. Ambito del progetto
I dettagli del progetto sono essenziali in una RFP. Allo stesso modo in cui non vuoi usare domande vaghe, anche un ambito di progetto vago non ti aiuterà a trovare il venditore giusto.
Dedica del tempo a descrivere in dettaglio l'ambito del tuo progetto in modo che non ci siano sorprese in seguito.
5. Programma dei risultati finali
Anche se le tue scadenze non sono molto strette, dovresti comunque avere in mente un programma di consegna obiettivo. Questo deve essere incluso nella richiesta di offerta in modo che i potenziali fornitori possano valutare correttamente se dispongono delle risorse e della larghezza di banda per completare il lavoro in tempo.
6. Possibili blocchi stradali
Non nascondere i tuoi problemi esistenti o potenziali sotto il proverbiale tappeto se vuoi che scompaiano. Una RFP di successo è esplicitamente chiara su eventuali problemi tecnici o possibili ostacoli, ad esempio: hai a che fare con codice personalizzato o una piattaforma obsoleta? Il tuo team ha risorse limitate?
Spiegando questo in anticipo, i potenziali venditori sapranno esattamente in cosa stanno entrando.
Naturalmente eliminerai anche gli appaltatori che non possono gestire l'attività a causa di tali vincoli.
Ma entrerai anche in contatto con aziende che sanno come aggirare questi problemi comuni con abilità e finezza.
Ricorda, è molto meglio scoprirlo ora che dopo aver accettato l'offerta e iniziato a lavorare.
7. Vincoli di bilancio
È anche importante essere in anticipo anche con il budget. Più riesci a eliminare le sorprese, meglio è per tutte le parti coinvolte.
8. Cosa cerchi nei potenziali fornitori
Un altro modo per ridurre o eliminare le sorprese è spiegare esattamente cosa stai cercando nei potenziali appaltatori.
Tutto quello che devi fare è delineare ciò che conta di più per il tuo progetto (ad esempio, tempo, soluzione, budget, ecc.) e mostrare come valuterai le loro proposte in base a questo.
Ti mostreremo presto come si fa, ma prima di farlo, c'è un'altra cosa da aggiungere qui: una lettera di accompagnamento RFP.
Proprio come una lettera di accompagnamento per un curriculum, una lettera di accompagnamento RFP crea un'immagine professionale per il tuo marchio e dà il tono ai potenziali fornitori. Segnala che dovrebbero prendere sul serio la proposta e il progetto.
La buona notizia è che ci sono una serie di strumenti per rendere la creazione di RFP più semplice e meno stressante di quanto immagini.
Esempio di risposte alle RFP
Se hai emesso una RFP e stai raccogliendo risposte, potresti chiederti cosa dovresti cercare in risposte RFP efficaci. Qui, diamo un'occhiata ad alcuni esempi di impressionanti risposte campione RFP.
Esempio uno: risposta RFP generale per servizi di web design
Caro [autore di RFP]:
Per quanto riguarda la tua richiesta di proposta (RFP), [la nostra azienda] è entusiasta dell'opportunità di fornirti servizi di web design. Avendo lavorato con [breve elenco di clienti passati], riteniamo che una partnership con [azienda a cui stai scrivendo] avrebbe un enorme impatto sulla soddisfazione del cliente e sui profitti.
In qualità di uno dei fornitori leader [del settore del cliente] di [servizio principale del cliente], sai quanto può essere critico questo periodo dell'anno per i tuoi clienti. In media, il costo per la consegna è di $[xxxx.xx] e [nome del cliente] si impegna a "[dichiarazione di intenti del cliente]".
Man mano che queste sfide diventano più comuni, è sempre più importante fornire ai clienti un sito Web potente e ottimizzato per SEO per attirare nuovi lead. Con questo in mente, [la nostra azienda] intende aiutare [nome del cliente]:
- Crea un sito Web elegante e di grande effetto, pulito, intuitivo e reattivo ai dispositivi mobili per funzionare su tutti i dispositivi, in modo che i visualizzatori Web abbiano una forte prima impressione del tuo marchio indipendentemente dal dispositivo che utilizzano per trovarti.
- Aiutarti a rafforzare l'identità del marchio attraverso un nuovo logo e una nuova tavolozza di colori coerente.
- Assicurati che ciascuna delle tue pagine web sia ottimizzata per il SEO per posizionarsi rapidamente, il che attirerà nuovi clienti sul tuo sito web e dimostrerà la tua leadership nel settore.
Come affermato nel sommario esecutivo, [la nostra azienda] intende aiutare [nome del cliente] [breve allusione ai vantaggi del cliente delineati nel sommario esecutivo]. Per fare ciò, il nostro team ha delineato una serie proposta di risultati, un ordine delle operazioni, la divisione del lavoro e le date di completamento previste per garantire che la partnership tra [la tua azienda] e [nome del cliente] abbia successo.
[La tua azienda] non vede l'ora di lavorare con te per aiutare [nome del cliente] ad affrontare [le sfide del cliente descritte in Riepilogo esecutivo]. Per ricapitolare, si veda di seguito una breve panoramica dei servizi inclusi in questa partnership.
Questo esempio di risposta spiega in modo chiaro e conciso come il servizio del fornitore risolverà i punti deboli critici dell'acquirente quando si tratta di creare un sito Web efficace. Descrivendo i principali vantaggi, mostri al cliente come lo metterai al primo posto e ti concentrerai sulle sue esigenze per portare a termine il lavoro.
Esempio due: società di produzione video che offre i propri servizi
Fonte immagine
Quando ha risposto a una RFP di Anthem Blue Cross e Blue Shield, Paul Horton Visuals ha scelto di creare una pagina web completa dedicata alla loro risposta RFP. Il formato della pagina web ha consentito al team di Paul Horton di creare un trattamento e un processo video di esempio completo per mostrare ad Anthem cosa sarebbero stati in grado di offrire se Anthem li avesse scelti. La pagina include anche un video incorporato per evidenziare i punti di forza di Paul Horton: la produzione video.
Strumenti software di proposta per aiutarti a gestire le RFP
In questo articolo, abbiamo delineato 10 strumenti per aiutarti a gestire e creare proposte dall'aspetto professionale in meno tempo.
Per gli scopi di oggi, i seguenti cinque strumenti sono ottimi punti di partenza:
1. RFPIO
RFPIO risolve il problema di rispondere alle RFP, dalla gestione dei progetti alla collaborazione, all'integrazione con altri software. La loro soluzione include dashboard di reporting, funzionalità di risposta automatica e generazione automatica di proposte proattive dall'interno del tuo CRM. RFPIO include anche una libreria di risposte intelligenti che trasforma le precedenti risposte RFP in informazioni su richiesta che consentono ai team delle entrate di avere contenuti aziendali a portata di mano ovunque lavorino.
E cosa c'è di meglio? RFPIO ha un'integrazione con HubSpot che sincronizzerà automaticamente la tua RFP con il tuo portale, semplificando la condivisione delle informazioni con il tuo team.
2. PandaDoc
Per creare RFP personalizzate con il tuo marchio, prendi in considerazione l'utilizzo del software di proposta PandaDoc.
Qui puoi impostare la tua prima RFP in pochi minuti e persino collaborare con i membri del team utilizzando aggiornamenti in tempo reale all'interno del documento stesso.
3. Nusi
Simile ad altri software di proposta sul mercato, Nusii utilizza un editor drag-and-drop che rende la creazione di RFP un gioco da ragazzi, soprattutto per i principianti.
Grazie al suo design pulito, moderno e semplice, è anche molto facile da capire.
Una delle funzionalità più utili di Nusii è utilizzarla per rielaborare RFP esistenti per farti risparmiare tempo. Basta copiare il contenuto da una RFP che ti piace e modificare le informazioni per adattarle alla tua nuova richiesta.
4. Loopio
Come pensi di organizzare tutte le risposte alle tue RFP?
Una caratteristica straordinaria con
La loro funzione magica ti aiuterà persino a popolare automaticamente una risposta se sembra simile a quella che hai già fatto.
Inoltre, puoi gestire l'intero processo RFP, incluso l'invio di risposte automatiche, e collaborare con il tuo team da un'unica posizione grazie alla dashboard intuitiva.
E se gli strumenti di proposta sono fuori budget in questo momento, o se desideri provare a crearne uno tuo, usa questo modello come punto di partenza.
5. RFP360
RFP360 semplifica il tuo approccio alla gestione delle risposte RFP. Le funzionalità intuitive di gestione della conoscenza, flusso di lavoro e collaborazione semplificano la creazione, la revisione, l'aggiornamento e l'approvazione di risposte convincenti in un'unica libreria. Le funzionalità di automazione delle proposte e intelligence delle risposte (AI) accelerano la tua capacità di rispondere alle domande, suggerendo le migliori risposte possibili e completandole automaticamente in blocco.
Puoi anche importare RFP in vari formati e generare proposte finali raffinate, mentre le estensioni integrate consentono a chiunque all'interno dell'organizzazione di utilizzare i contenuti della tua libreria di conoscenze nei file di Microsoft Office, nei questionari e nei moduli online, senza uscire da tali applicazioni.
Modello RFP gratuito e modificabile
Scarica un modello RFP gratuito e modificabile.
Per utilizzare questo modello, è sufficiente scaricarlo qui o compilare il modulo sottostante. Puoi rimuovere sezioni o parti di informazioni che non riguardano il tuo progetto e aggiungere qualsiasi altra cosa ti serva per le tue RFP. Puoi anche utilizzare questa formula di proposta collaudata per assicurarti che anche la tua RFP sia professionale e raffinata.
Crea una RFP con facilità
Ora che hai un'idea migliore di cosa sia una RFP e di come crearne una prima, sei pronto per iniziare.
Siediti con il tuo team per restringere le specifiche, gli obiettivi e l'ambito di lavoro del tuo progetto. Quindi determina quando il progetto deve essere completato e il tuo budget prima di passare alla fase di stesura.
Con queste informazioni raccolte, sarai pronto per inserire tutto nel nostro modello.
Segui questi passaggi e avrai un modello RFP che puoi aggiornare rapidamente. Il tuo prossimo progetto sarà un successo molto più velocemente.
Nota del redattore: questo post è stato originariamente pubblicato nell'agosto 2018 ed è stato aggiornato per completezza.