Cos'è un Project Charter? La guida completa

I project charter forniscono una luce guida per ogni nuova iniziativa. Quindi, che tu lavori come project manager o professionista delle operazioni, dovrai diventare un professionista nella scrittura di questi documenti.

Oltre a fornirti l'autorizzazione per iniziare i progetti, i project charter ti aiutano a vendere la fattibilità del tuo progetto alle parti interessate. Questo documento ti aiuterà anche a coinvolgere l'intero team con i tuoi piani e le scadenze.

In questa guida, esploreremo tutto ciò che devi sapere sui project charter. Tratteremo:

I vantaggi della creazione di Project Charter

"Il project charter è un documento così importante che un progetto non può essere avviato senza", afferma Rita Mulcahy, rinomata project manager, formatrice e autrice. Questo documento può tenere il tuo team sulla buona strada per raggiungere gli obiettivi del tuo progetto entro la scadenza.

Ecco altri vantaggi della creazione di un project charter ben scritto:

• Deciderai il budget del progetto.
• È possibile definire l'esito del progetto.
• Eviterai lo scope creep e rispetterai le tue scadenze.
• Puoi ottenere il consenso delle parti interessate per il tuo progetto.
• È possibile impostare le date previste di inizio e fine del progetto.
• Puoi spiegare chiaramente come gli obiettivi del tuo progetto si allineano con gli obiettivi organizzativi.

Successivamente, esploreremo le migliori pratiche per scrivere una carta del progetto.

Come scrivere un Project Charter

Quando scrivi la tua carta di gestione del progetto, è importante farlo bene fin dall'inizio. "Non si dovrebbe modificare un project charter dopo la sua approvazione", afferma Mary Beth Imbarrato, autrice di The Project Roadmap. Le modifiche dell'ultimo minuto possono indurre le parti interessate a dubitare della fattibilità del progetto.

Questa guida dettagliata ti aiuterà a scrivere un ottimo project charter fin dall'inizio.

1. Raccogli informazioni dal tuo team di progetto.

Parlare con i membri del tuo team è essenziale durante la creazione di charter di progetto. I tuoi colleghi possono aiutarti a stabilire tempistiche di progetto realistiche. Possono anche aiutarti a scoprire gli obiettivi, l'ambito e i piani di mitigazione del rischio per il progetto.

"Dovresti dedicare del tempo ai membri del tuo team per discutere del progetto, come vogliono affrontarlo e qual è la loro attuale larghezza di banda", afferma Will Yang, Head of Growth di Instrumentl. "In questo modo il tuo team di progetto è sulla stessa lunghezza d'onda."

2. Conservare la carta in una posizione centrale.

Per favorire la collaborazione, archivia il tuo project charter in un hub centrale in modo che i membri del team possano commentarlo e modificarlo.

Questo dà a tutti un senso di appartenenza al progetto. Programmi come Google Drive e Dropbox offrono funzionalità di co-editing.

3. Mantenere la carta del progetto breve.

Potresti essere tentato di catturare ogni dettaglio nel tuo project charter. Ma ricorda: dovresti approfondire nel documento di pianificazione del progetto, non nella carta del progetto.

"Le parti interessate non avranno il tempo di leggere una carta dettagliata di 15 pagine perché hanno altre priorità", consiglia Konstandinos Christofakis, responsabile marketing di ULTATEL. "Ecco perché i charter dovrebbero essere una panoramica di alto livello dei progetti, rimanere abbastanza brevi da essere utili e abbastanza lunghi da essere preziosi".

Se le informazioni sono digeribili, le possibilità di approvazione del progetto aumentano, secondo Christofakis.

4. Aggiungi elementi visivi alla tua carta.

L'uso di immagini o elementi di design può aiutare a migliorare la leggibilità del tuo project charter e mantenere breve il tuo documento.

Ad esempio, se desideri delineare un lungo piano di comunicazione o una pietra miliare nella tua carta, un diagramma di Gantt può aiutarti. Questi grafici si distinguono anche nella carta del progetto, consentendo ai membri del team di farvi facilmente riferimento.

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5. Creare un modello di project charter.

Hai scritto un project charter in passato? O forse il documento che hai appena completato è un capolavoro. Trasforma questi documenti in modelli che puoi utilizzare in futuro.

Avere un modello per la tua carta di gestione del progetto ti aiuta a risparmiare tempo e mantenere la coerenza in futuro. Questo approccio ai charter di progetto ti assicura anche di non saltare elementi importanti nel tuo documento.

Suggerimento pro: se non disponi già di un modello, puoi sfogliare le opzioni online. HubSpot offre un modello di project charter gratuito che puoi scaricare in qualsiasi momento.

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Ora che conosci le basi della creazione di charter di project management, esaminiamo l'anatomia di un project charter.

L'anatomia di una Carta di Project Management

Dopo aver sviluppato un project charter, i project manager lo inviano allo sponsor del progetto per ottenere l'approvazione. Uno sponsor può includere il governo, il singolo finanziatore o l'alta dirigenza dell'organizzazione che esegue il progetto.

Ecco gli elementi di cui il tuo project charter ha bisogno per ottenere l'approvazione dagli sponsor.

1. Obiettivo del progetto

L'obiettivo del progetto è la ragione di alto livello per intraprendere il progetto. Legare gli obiettivi agli obiettivi della tua azienda è un modo brillante per suscitare l'interesse delle parti interessate nel tuo progetto.

Suggerimento professionale: utilizza il framework SMART per rendere i tuoi obiettivi specifici, misurabili, realizzabili, realistici e limitati nel tempo.

2. Panoramica del progetto

La panoramica del progetto fornisce maggiori dettagli sulla sequenza temporale e sulla proprietà di un progetto. Questa sezione delinea dettagli come il nome del progetto, lo sponsor del progetto, il Project Manager, le date previste di inizio e completamento e il budget stimato.

Suggerimento pro: aggiungi una tabella alla panoramica del tuo progetto. Ciò rende le informazioni scremabili e facili da trovare.

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3. Risultati finali del progetto

Questo è un elenco dei servizi o dei prodotti che il team di progetto fornirà alle parti interessate. Sii chiaro su ciò che il tuo team sta offrendo per evitare qualsiasi disaccordo che ti farà prorogare la scadenza.

4. Ambito del progetto

L'ambito del progetto spiega i confini del progetto. Sebbene i PM in genere scrivano ambiti di progetto dettagliati, mantenerli brevi nel project charter è una buona pratica. Come mai? È possibile creare una descrizione dettagliata dell'ambito nella fase di pianificazione del progetto.

5. Stakeholder del progetto

Questo è un elenco dei nomi e delle responsabilità delle parti coinvolte in un progetto. Dichiarare chi è responsabile di diversi compiti rende responsabili i membri del tuo team.

6. Rischi del progetto

Delineare i rischi per un progetto ti aiuterà a identificare gli ostacoli al successo del tuo progetto e il loro potenziale impatto. In questo modo è possibile ideare strategie di mitigazione del rischio.

Suggerimento pro: crea una tabella di potenziali rischi. Assicurati di spiegare perché il rischio rappresenta una minaccia per il tuo progetto e le strategie di mitigazione che intendi mettere in atto.

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7. Risorse del progetto

Crea sempre un elenco di risorse di cui il tuo progetto avrà bisogno. E non sono solo soldi. Le tue risorse dovrebbero includere membri del team, strutture, attrezzature e altri elementi essenziali che sono fondamentali per il successo del tuo progetto. Questo ti aiuta a tenere conto di tutto ciò di cui hai bisogno per portare il progetto al traguardo.

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Esempi di Project Charter

1. Carta di Project Management per Lean Six Sigma

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Questo project charter di esempio segue il formato Lean Six Sigma, una metodologia per la gestione dei progetti. I team che già utilizzano questo framework possono scegliere di strutturare il proprio project charter in questo modo.

Cosa ci piace: Il project charter Lean Six Sigma offre un ambito di lavoro chiaro. Gli obiettivi del progetto seguono anche il framework SMART, rendendo estremamente chiaro come il progetto andrà a vantaggio dell'azienda.

Limitazioni della carta del progetto: mentre questa carta delinea le informazioni chiave, tra cui l'obiettivo del progetto e la dichiarazione del problema, mancano alcune informazioni chiave. Il titolare del processo non ha indicato i costi oi rischi del progetto. Se emuli questo formato, assicurati di includere queste informazioni.

2. Project Management Charter per la riprogettazione del sito web

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In questa carta del progetto, l'Università di Guelph esplora esattamente ciò che il suo team web deve fare per riprogettare il sito web della biblioteca della scuola. Ciò include tutte le parti interessate necessarie e chi possiede il progetto.

Cosa ci piace: questo progetto ha uno scopo e una tempistica ben definiti. Gli sponsor sanno esattamente chi sta lavorando su cosa e quando.

Limitazioni della carta del progetto: sebbene questo progetto esplori i rischi associati al progetto, i piani di mitigazione migliorerebbero questa sezione del documento.

Errori da evitare durante la creazione di carte di Project Management

1. Manca una chiara dichiarazione d'intenti

Ogni progetto dovrebbe avere un obiettivo e uno scopo chiari. Ma a volte, l'obiettivo primario diventa poco chiaro. Per combattere questo, applica l'effetto di verità illusorio, che afferma che l'uso di informazioni ripetute aumenta la comprensione.

Lauren Carter, consulente principale presso Lauren Ashley Consulting, afferma di utilizzare questa strategia per aiutare il suo team a ricordare lo scopo dei progetti. Nelle parole di Lauren:

“I membri del progetto spesso perdono la 'stella polare' nel bel mezzo del lavoro. Un modo efficace per prevenirlo è avere una chiara dichiarazione di intenti nella carta, che ripeto in diversi modi durante il ciclo di vita del progetto.

"Questo può essere come intestazione sui documenti di progetto, mettendolo in cima a timeline o grafici o usandolo come metrica rispetto alla quale valutare le attività pianificate e non pianificate che si presentano."

2. Creazione di un Mid-project Charter

I project charter dovrebbero dare il via alla tua iniziativa. Scrivere questo documento a metà può portare a un'estensione dell'ambito, responsabilità mal definite e confusione.

"Cambiare la carta del progetto dopo l'avvio e la pianificazione significa che dovrai rivedere qualsiasi lavoro che hai completato e persino rielaborare alcune attività completate", afferma Mary Beth Imbarrato, una veterana di 25 anni nel settore della gestione dei progetti.

Aggiunge: "Questo può portare a ritardi, costi elevati e creare più rischi per il progetto".

Mary Beth afferma inoltre che le modifiche alla carta possono influire sul modo in cui i membri del team vedono un progetto. Il risultato? Impegno e coinvolgimento ridotti.

La linea di fondo: la creazione della carta prima di iniziare il progetto ti aiuterà a evitare lo scorrimento dell'ambito, prevenire perdite di tempo rifacendo il lavoro e tenere a bada ulteriori rischi per il tuo progetto.

3. Ignorando il modello di Project Charter della tua azienda

L'utilizzo di project charter esistenti come modelli può farti risparmiare tempo e garantire coerenza.

Invece di creare nuovi charter da zero, richiedi un campione di un documento charter completato che è piaciuto alla società e usalo come modello. Questo modello ti aiuterà a capire come la tua organizzazione preferisce presentare le idee, permettendoti di seguire l'esempio e iniziare i progetti con il piede giusto.

Inizia un nuovo progetto senza passi falsi

Una carta ben ponderata è una tabella di marcia per raggiungere gli obiettivi del progetto in tempi record.

Inizia raccogliendo input dal tuo team e creando un project charter che otterrà il via libera dalle parti interessate.