Che cosa sono le operazioni sui contenuti? Una guida diretta

In un saggio del 1996, Bill Gates scrisse: "Il contenuto è il re", e ciò che era vero allora lo è ancora oggi. Il contenuto è necessario per il successo di un'azienda.

Se il contenuto è il re, potremmo dire che le sue operazioni sono la regina, o almeno un cavaliere. Immagina una startup che vuole creare un post sul blog. È un post tempestivo che deve essere pubblicato prima della fine del Q1. Poiché la startup è nuova, non ha stabilito operazioni concrete per i contenuti del blog. Quindi, il post si trova in un documento Google senza un piano per chi carica il contenuto o quale piattaforma del blog ospiterà le informazioni. L'azienda ha uno scrittore di contenuti, ma in genere le operazioni non finiscono qui.

I post del blog non sono l'unica opzione di contenuto disponibile. Puoi incorporare oltre una dozzina di diversi tipi di contenuto, inclusi e-mail, video, post sui social media, podcast, infografiche e altri contenuti visivi per aumentare la consapevolezza del marchio. Senza operazioni sui contenuti, tuttavia, è probabile che questo contenuto non abbia un piano per la produzione, la pubblicazione o la distribuzione. E a che serve un post di un blog se nessuno lo legge?

Se l'obiettivo è pubblicare contenuti ogni giorno, allora dovrai identificare chi sta eseguendo il lavoro? Che metodi stanno usando? Quali sistemi sono necessari per portare a termine il lavoro?

Un reparto è la soluzione a queste domande: le operazioni sui contenuti.

Le operazioni sui contenuti si concentrano su tre elementi:

• Persone: chi sta svolgendo un compito e quali sono i loro ruoli e responsabilità.
• Processo: quali funzioni sono necessarie per portare a termine un progetto con successo.
• Tecnologia: quali strumenti aiutano a costruire un sistema operativo sui contenuti.

Le persone

Nei contenuti e nelle operazioni sui contenuti, le persone sono il fondamento. Mentre i clienti sono al centro del contenuto, l'aspetto operativo si concentra sull'azienda e sul suo team. Ruoli e responsabilità dovrebbero essere ben definiti e delineati per mantenere il sistema funzionante senza intoppi.

Il primo passo è definire ruoli chiari. I team di contenuti hanno strateghi dei contenuti, manager, creatori, editori e altro ancora. Ad esempio, il dipartimento di creazione dei contenuti potrebbe suddividersi in posizioni specializzate: autori di contenuti, grafici e fotografi. Sebbene si tratti di ruoli tipici, alcuni ruoli e responsabilità del contenuto potrebbero sovrapporsi. Gli autori di contenuti e gli editori hanno differenze nette. A seconda del team e della sua larghezza di banda, i tuoi autori potrebbero essere responsabili della modifica del loro lavoro. È meglio evitare la sovrapposizione; tuttavia, a volte è impossibile. Finché i ruoli e le responsabilità sono chiari, il team e le sue operazioni dovrebbero funzionare con successo.

Processi

Una volta creata una squadra, come realizzerai i tuoi progetti dall'inizio alla fine? La tua gente ha bisogno di processi. Il tuo team, con i suoi ruoli e responsabilità, aiuterà a determinare i flussi di lavoro per mantenere i tuoi contenuti in movimento dalla pianificazione alla pubblicazione.

Supponiamo che stavi pubblicando un post sul blog. Un processo di esempio potrebbe essere il seguente:

• Passaggio 1: elaborare una strategia e generare l'idea.
• Passaggio 2: imposta una sequenza temporale e un programma per il post.
• Passaggio 3: scrivi il post.
• Passaggio 4: modifica la grammatica e il contenuto.
• Passaggio 5: aggiungi elementi grafici.
• Passaggio 6: ottimizza il post per la SEO.
• Passaggio 7: pubblica.
• Passaggio 8: condividi.
• Passaggio 9: analizzare.

Se uno dei passaggi di questo processo fallisce, ha un impatto sul successo generale dell'operazione. Linee guida di stile, modelli e modelli di governance dei contenuti rafforzano i processi e promuovono responsabilità e coerenza. Questi framework aiutano a tenere traccia dei contenuti, ma devono essere utilizzati con la tecnologia per garantire che le operazioni sui contenuti funzionino senza intoppi.

Tecnologia

L'ultima chiave per operazioni di successo sui contenuti è la tecnologia o gli strumenti necessari per portare a termine ogni attività. Poiché la pianificazione e l'esecuzione dei contenuti sono così estese, i team richiedono più risorse per avere successo.

La tecnologia per le operazioni sui contenuti può rientrare in categorie quali:

• Gestione e pianificazione del progetto
• Gestione dei compiti
• Esecuzione dei contenuti
• Analisi e rapporti

Gestione e pianificazione del progetto

Tutti i contenuti dovrebbero apparire in un calendario editoriale. È un calendario di alto livello che tiene traccia di dove, come e, più specificamente, quando vengono pubblicati i contenuti. Da non confondere con gli strumenti di pianificazione che inviano post a tempo, come Hootsuite o Sprout Social, gli strumenti per la gestione e la pianificazione dei progetti includono Monday e Asana.

Gestione dei compiti

Monday e Asana sono anche ottimi esempi di strumenti di gestione delle attività. Queste piattaforme consentono la creazione, il seguito e l'esecuzione di operazioni sui contenuti da parte del team.

Esecuzione dei contenuti

Le operazioni sui contenuti richiedono anche la tecnologia necessaria per eseguire un'attività. Cosa usa il team per portare a termine il lavoro? Gli scrittori devono accedere a strumenti di elaborazione testi, come Microsoft Word o Google Docs. In alternativa, i designer potrebbero aver bisogno di una varietà di strumenti di progettazione grafica e web come Adobe Photoshop o Canva.

Analisi e rapporti

L'analisi e il reporting sono in genere l'ultimo passaggio del ciclo di vita di un contenuto. Gli strumenti di analisi misurano i tuoi contenuti e il loro successo. WordPress, la piattaforma di blogging più grande del mondo, ha le sue capacità di analisi mentre migliaia di aziende, tra cui General Electric e NASA, utilizzano Google Analytics per monitorare i propri contenuti e il traffico.

Chi trae vantaggio dalle operazioni sui contenuti?

Questa è una domanda semplice con una risposta semplice: tutti. Le operazioni sui contenuti forniscono stabilità e coerenza a tutti i livelli. Il personale dirigenziale, come un amministratore delegato, sa che l'azienda sta funzionando in modo efficiente, il che ha un riflesso positivo sull'azienda nel suo insieme.

Le operazioni sui contenuti avvantaggiano anche i membri del team che sono direttamente coinvolti. I membri del team possono utilizzare responsabilità e processi chiaramente definiti per lavorare con sicurezza nei loro ruoli. Può aumentare sia la cultura del posto di lavoro che la qualità del lavoro.

Infine, e forse più importante, il gruppo finale che beneficia delle operazioni sui contenuti sono i consumatori. Il contenuto è uno dei più grandi strumenti utilizzati dalle aziende per coinvolgere i clienti attuali e potenziali. I post del blog forniscono informazioni e suggerimenti preziosi. Le e-mail li informano delle vendite e delle promozioni attuali o imminenti. Quando i clienti costruiscono relazioni con le aziende, hanno delle aspettative. Le operazioni sui contenuti aiutano a soddisfarli.

Perché le operazioni sui contenuti sono importanti?

Le operazioni sui contenuti portano a risultati e risultano in:

• Risparmiare tempo e denaro
• Contenuti di migliore qualità
• Produzione di contenuti più veloce
• Squadre felici e fiduciose

Risparmio di tempo e denaro

Quando un team per le operazioni sui contenuti stabilisce un ciclo solido tra persone, processi e tecnologia, ciò porta all'efficienza. L'efficienza fa risparmiare tempo e denaro. Le operazioni sui contenuti consentono alle aziende di risparmiare tempo riducendo il tempo necessario per creare, approvare e pubblicare i contenuti. Le aziende risparmiano denaro quando il loro team può produrre contenuti in base alla pianificazione senza risorse aggiuntive, ad esempio manodopera o strumenti aggiuntivi.

Contenuti di migliore qualità

Le operazioni sui contenuti promuovono contenuti di migliore qualità. I team rispettano gli standard per contenuti accurati, coerenti e di grande impatto con un processo strutturato del ciclo dei contenuti.

Produzione di contenuti più veloce

Mentre ci dovrebbe sempre essere un focus sui contenuti di qualità, quel contenuto deve uscire rapidamente. Non tutti i contenuti sono evergreen. Di fronte a una scadenza inamovibile, le operazioni sui contenuti mantengono i team nei tempi previsti.

Squadre felici e sicure

Quando i membri del team sono insoddisfatti o confusi riguardo ai loro ruoli, responsabilità o risorse, il loro lavoro può rifletterlo. Non solo le operazioni sui contenuti promuovono la responsabilità e la struttura, ma consentono ai team di acquisire fiducia nella propria posizione. Genera un ambiente di lavoro positivo e felice per tutti i soggetti coinvolti.

Responsabile delle operazioni sui contenuti

A capo delle operazioni sui contenuti si trova il responsabile delle operazioni sui contenuti. Sebbene il titolo possa variare da azienda a azienda, la funzione lavorativa è la stessa. Il responsabile delle operazioni sui contenuti supervisiona le operazioni quotidiane del team dei contenuti per garantire che le persone, i processi e la tecnologia necessari eseguano la strategia dei contenuti.

Per raggiungere il loro obiettivo generale, i gestori delle operazioni sui contenuti potrebbero anche essere responsabili di:

• Scelta della tecnologia e degli strumenti a supporto delle operazioni
• Creazione e gestione delle politiche e delle procedure aziendali
• Semplificazione dei processi di contenuto
• Reclutamento e assunzione di membri del personale dei contenuti
• Formazione di nuovi membri del personale

In sintesi, il lavoro di un responsabile delle operazioni sui contenuti ha meno a che fare con il contenuto reale e più con le persone, i processi e la tecnologia necessari per pianificarlo, crearlo e pubblicarlo.

Le tre parole di operazioni sui contenuti

Per comprendere le operazioni sui contenuti, ricorda queste tre parole: persone, processo e tecnologia. Finché ci sono le persone giuste, con la conoscenza dei processi e l'accesso alla tecnologia, le operazioni sui contenuti di un'azienda dovrebbero funzionare senza intoppi e con successo.