Che cos'è e come scriverlo [+5 modelli]

Un documento dei requisiti aziendali (BRD) è un punto di partenza per qualsiasi progetto software o soluzione aziendale. Questo documento allinea i membri del team su cosa costruire, perché costruirlo e come farlo.

Questo articolo esplora le nozioni di base sui documenti dei requisiti aziendali. Ciò include perché ne hai bisogno, come scriverne uno in modo efficace e altro ancora. Abbiamo anche incluso i 5 esempi BRD più interessanti di grandi aziende.

Continua a leggere per la guida completa.

Sommario

Che cos'è un documento di requisiti aziendali
Perché è importante documentare i requisiti aziendali
Come scrivere un documento sui requisiti aziendali in 9 semplici passaggi
Esempi di documenti sui requisiti aziendali

I BRD catturano ogni fase dello sviluppo del prodotto, da un sommario esecutivo ai risultati attesi. I documenti dei requisiti aziendali spesso includono:

• Punti deboli attuali e obiettivi del progetto.
• Di quali risorse ha bisogno un'azienda.
• Le fasi di consegna e le pietre miliari di un progetto.
• I requisiti funzionali di una nuova soluzione (tecnici e non).
• Vincoli di progetto (tutto ciò che può rallentare o ostacolare l'avanzamento di un progetto).
• Parti interessate.
• Rischi.
• ROI previsto.

La struttura dei documenti dei requisiti aziendali può variare a seconda del tipo di progetto. Ad esempio, taglierai i requisiti tecnici e funzionali se la soluzione che intendi creare non è un software.

Spiegheremo come scrivere un BRD per intero. Puoi vedere un modello di esempio di seguito.

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Perché i documenti dei requisiti aziendali sono importanti?

I BRD dipingono un quadro completo di un potenziale progetto. Questi documenti riuniscono tutti i team coinvolti nel lancio di un progetto e garantiscono il successo della consegna del progetto.

In effetti, il Project Management Institute ha scoperto che i team senza una pianificazione preventiva falliscono i progetti due volte più frequentemente rispetto ai team preparati. PMI ha anche rivelato che la pianificazione aiuta i team a raggiungere il 77% dei propri obiettivi, contro il 56% di quelli con una bassa maturità nella gestione dei progetti .

I BRD consentono inoltre al tuo team di:

• Monitorare lo stato di salute generale del progetto.
• Riunire le parti interessate e i membri del team per creare consenso e collaborazione.
• Copri il rischio di cambiamenti imprevisti del progetto.
• Comprendi il tuo budget e il ROI previsto.
• Comprendi i vincoli del tuo progetto e trova una soluzione ottimale per affrontarli.
• Promuovi la responsabilità del tuo team stabilendo obiettivi chiari e trasparenti.

Come scrivere un documento sui requisiti aziendali

Qui imparerai cosa scrivere in ogni sezione di un documento sui requisiti aziendali. Per rendere il processo facile da capire, spiegheremo ogni passaggio in un esempio.

Quindi, per iniziare, immagina che la tua azienda voglia creare un sistema di gestione dei contenuti per gli specialisti di TikTok. Quello che hai ora è un pasticcio di fogli Google e note su carta. Il tuo obiettivo è pianificare, gestire e misurare le prestazioni di TikTok in un unico posto.

Con questo in mente, iniziamo a delineare i nostri requisiti aziendali.

1. Inizia con il tuo riepilogo esecutivo.

I riepiloghi esecutivi descrivono un progetto in modo conciso per i tuoi dirigenti o altre parti coinvolte (ad esempio, partner commerciali). Questa sezione offre una dichiarazione di alto livello sugli scopi del progetto. Un riepilogo esecutivo dovrebbe acquisire quanto segue:

• Punti deboli attuali e come influenzano il business.
• Quello che offri come soluzione.
• Dati rilevanti, come il ROI previsto.
• Una scadenza per il progetto.

Il tuo riepilogo esecutivo dovrebbe essere facile da capire. I tuoi lettori dovrebbero imparare perché il progetto è importante e in cui vale la pena investire solo leggendo questa sezione.

Per il nostro progetto TikTok CMS, il riepilogo esecutivo sarebbe il seguente:

La nostra organizzazione sta cercando un sistema di gestione dei contenuti TikTok per misurare le prestazioni del team TikTok. Miriamo ad analizzare le campagne, la spesa pubblicitaria e il ROI per ridimensionare le campagne più vantaggiose.

Prevediamo che il prodotto sarà realizzato entro la fine del terzo trimestre.

2. Comunicare gli obiettivi aziendali.

Elenca gli obiettivi di business che speri di raggiungere con il progetto. Il sistema SMART di HubSpot offre un semplice metodo di definizione degli obiettivi. I tuoi obiettivi dovrebbero essere specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e vincolati nel tempo.

Fissiamo gli obiettivi per il nostro CMS TikTok:

• Aumenta il ROI degli annunci TikTok del 10% a novembre.

• Accelera la creazione dei post per pubblicare 2 post al giorno.

• Crea un report analitico per accedere e analizzare le metriche di TikTok in un unico posto.

• Definisci le campagne con le migliori prestazioni di TikTok per ridimensionarle.

Se non puoi specificare i numeri o è difficile prevederli, specifica i risultati specifici che speri di ottenere dalla piena attuazione del progetto.

3. Spiega il background del progetto e perché è necessario.

Indica alcuni problemi urgenti che intendi risolvere con il progetto. Fornisci dati e ricerche a supporto della tua affermazione. Ad esempio, puoi confrontare la spesa attuale e quella prevista. Assicurati di includere un riepilogo di esperimenti o progetti passati in questa sezione.

Ecco lo sfondo per il nostro esempio TikTok:

Il nostro team non ha registrazioni dettagliate del ROI di TikTok. Un CMS TikTok aiuterà a ridurre i costi delle campagne TikTok e ad aumentare il ROI. Inoltre, determineremo le campagne con il miglior rendimento in termini di ROI.

4. Imposta il tuo ambito di lavoro.

Questa è la parte più importante del tuo BRD. Questa sezione dovrebbe includere:

• Una panoramica dettagliata degli obiettivi del progetto.
• Pietre miliari.
• Risultati del progetto.
• Criteri di accettazione.

Il tuo ambito di lavoro identifica ciò che deve essere fatto entro un periodo specifico. Assicurati di comunicare chiaramente i requisiti del progetto per ogni fase dello sviluppo. Ciò favorisce una comunicazione chiara tra le parti interessate e i membri del team che lavoreranno al progetto. Attenuerai anche il rischio che il progetto vada fuori rotta.

5. Definire i requisiti di funzionalità del progetto.

Elenca tutte le caratteristiche e le funzionalità necessarie del prodotto. Questa sezione include ciò che deve essere creato e tutte le funzionalità richieste dal tuo nuovo progetto. Puoi anche descrivere questa sezione nell'ambito del lavoro.

Per il nostro CMS TikTok, avremo bisogno di:

• Una visualizzazione delle attività del calendario per la gestione dei contenuti.

• Analisi mensile delle prestazioni per un post autonomo e un gruppo di post.

• Filtraggio per diverse campagne.

6. Identifica i tuoi stakeholder chiave.

Questa sezione del tuo BRD elenca le parti interessate chiave per il tuo progetto. Prendetevi il tempo per delineare i ruoli e le responsabilità di ogni persona. Assicurati di includere sia le parti interne che quelle esterne.

Entriamo nel nostro esempio.

• Chief Marketing Officer: approva la creazione di TikTok CMS.

• Project manager: responsabili della scomposizione del progetto, dell'assegnazione dei membri del team e della garanzia che il progetto sia completato nei tempi previsti.

• Responsabile del team di TikTok: responsabile della creazione di contenuti e della raccolta delle metriche delle prestazioni.

7. Comunicare i vincoli del progetto.

È essenziale specificare i confini esistenti che influiscono sullo sviluppo del progetto. I tuoi vincoli possono essere qualsiasi cosa dal tuo budget, toolkit attuale, limitazioni tecniche, disponibilità del team o dipendenze.

Ecco un ottimo esempio di limiti di progetto per un prodotto tecnico:

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8. Imposta un programma.

Lavora fianco a fianco con i tuoi project manager per specificare le scadenze per ogni fase delle tue iniziative. I BRD per i clienti esterni dovrebbero includere le scadenze finali e le date di consegna stimate attorno alle pietre miliari.

Per il nostro CMS TikTok, ecco il nostro programma.

• Fase 1. Completa X entro dicembre 2022

• Fase 2. Sviluppare e condurre la garanzia della qualità della funzione X entro marzo 2023

9. Riassumi la tua analisi costi-benefici.

Un'analisi costi-benefici determina se i benefici del progetto superano i suoi costi. Crea un foglio di calcolo che delinei le spese correnti e il budget perso a causa delle inefficienze. Prevedi la quantità di denaro e altri vantaggi che un'azienda otterrà.

Il tuo obiettivo è convincere i dirigenti che un nuovo progetto vale l'investimento. Sostieni il tuo caso presentando fatti e cifre.

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5 Esempi di documenti di requisiti aziendali eccezionali

Abbiamo raccolto una raccolta di 5 modelli di documenti per requisiti aziendali. Esamina ciascuno di essi e scegli quello che si adatta meglio al tuo progetto. Assicurati di adattare ogni modello per soddisfare i requisiti del tuo progetto.

Modello PandaDoc BRD

Questo è un modello fantastico se vuoi preparare un BRD per lo sviluppo del prodotto. PandaDoc fornisce semplici esempi di quale testo dovresti inserire in ogni sezione. Troverai anche le migliori pratiche per ogni entità menzionata nel modello.

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Modello TechWhirl BRD

Questo modello è progettato specificamente per le nuove soluzioni tecnologiche. TechWhirl include 17 sezioni che descrivono in dettaglio il riepilogo del progetto, l'ambito, la panoramica dei processi aziendali, i requisiti aziendali e altro ancora. Puoi anche includere dati in grafici e grafici.

Ideale per: spiegare processi aziendali complessi e dipendenze.

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Modello Asana BRD

Asana fornisce un modello BRD gratuito che puoi modificare in tempo reale. Questo modello compatto include solo i campi necessari e ogni sezione contiene suggerimenti su cosa scrivere. Questo modello è il migliore per ottenere il consenso degli stakeholder interni.

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Modello Smartsheet BRD

Smartsheet offre un modello BRD valido per tutti. Puoi usarlo per piccoli progetti interni e per progetti complessi e costosi per fornitori esterni. Ogni sezione è completata da una breve descrizione o da un esempio di ciò che dovrebbe essere scritto.

Vuoi vedere più modelli? Ecco 10 modelli BRD gratuiti di Smartheet (tutti seguono lo stesso schema).

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Modello BRD ClickUp

Cerchi un semplice BRD per guidare i tuoi progetti? Prova questo modello da ClickUp. Ci sono solo sezioni di base (con fogli) che puoi compilare facilmente online. I team di marketing e vendita possono utilizzare questo modello per ottenere il consenso per le modifiche al CRM, lo sviluppo di connettori API, ecc.

Ideale per: piccoli progetti interni con pochi requisiti e risultati finali.

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Scrivere il documento dei requisiti aziendali

Indipendentemente dall'ambito del tuo progetto, un documento sui requisiti aziendali può aiutarti a mantenere ordinato il processo. Con questo documento, avrai un piano chiaro per guidare il tuo progetto. Inoltre, avrai un riepilogo compatto del business case che alimenta la tua iniziativa.

Se stai cercando di presentare la tua attività nel suo insieme, esplora il modello di proposta commerciale gratuito di HubSpot. Illustreremo come riassumere le tue soluzioni, condividere i prezzi e impostare le tempistiche.