Quale di questi strumenti di gestione dei progetti è migliore?

Una buona gestione dei progetti è essenziale per prendersi cura di tutte le parti mobili di un'azienda, soprattutto quando inizi ad assumere altre persone. In questa guida a Trello vs Asana, darò un'occhiata da vicino a questi due popolari strumenti di gestione dei progetti per determinare quale è il migliore.

Quando avrai finito di leggere questo post, avrai tutte le conoscenze necessarie per scegliere il miglior strumento di gestione dei progetti per la tua attività.

Trello vs Asana: un'introduzione

Trello

Trello è essenzialmente una versione digitalizzata di una lavagna Kanban, un metodo di organizzazione verticale che organizza le diverse fasi di un progetto in colonne e utilizza note adesive per le singole attività. Le attività possono essere facilmente spostate da una fase all'altra utilizzando la tecnologia drag-and-drop.

Asana

Asana è uno strumento di gestione dei progetti più tradizionale, con una maggiore enfasi sui risultati, sul monitoraggio e sul lavoro di squadra. Il programma offre anche diversi modi per visualizzare le attività, inclusa una visualizzazione elenco tradizionale e una visualizzazione in stile lavagna.

Trello vs Asana: caratteristiche

Questa sezione esaminerà le funzionalità associate al piano gratuito di ogni strumento. Se vuoi saperne di più sui piani a pagamento, puoi passare alla sezione dei prezzi.

Trello vs Asana: interfaccia e facilità d'uso

Trello

Ci sono due aree dell'interfaccia di Trello: il tuo spazio di lavoro e le bacheche .

Area di lavoro

L'area di lavoro è l'area del tuo account principale, dove puoi visualizzare, gestire e creare bacheche . C'è anche una scheda " Membri " in cui puoi aggiungere persone al tuo spazio di lavoro e un'area " Impostazioni " in cui puoi controllare la visibilità del tuo spazio di lavoro e/o collegarlo a Slack.

Gli utenti Premium possono anche accedere alla " Tabella dell'area di lavoro ". Ciò ti consente di visualizzare le attività da più bacheche in un unico spazio in modo da poter controllare rapidamente lo stato di avanzamento generale dei progetti collegati. Ad esempio, se hai una newsletter e-mail correlata al tuo blog, potresti voler creare una tabella dell'area di lavoro in cui puoi visualizzare le attività relative sia al blog che alla newsletter.

Tieni presente che puoi avere più spazi di lavoro collegati a un account Trello.

Tavole

Le bacheche sono il modo principale in cui i progetti vengono visualizzati in Trello. Ciascuna bacheca è organizzata in elenchi verticali, semplificando il raggruppamento di attività correlate. Puoi personalizzare i nomi di ogni elenco in base alle esigenze del tuo progetto. Ad esempio, se gestisci un blog, potresti avere colonne per "Idee", "In bozza", "In modifica", "Pianificato" e "Pubblicato".

Le singole attività possono quindi essere aggiunte agli elenchi come schede. Questi sono fondamentalmente l'equivalente digitale delle note adesive: puoi facilmente riordinarle o spostarle in nuovi elenchi man mano che un progetto avanza.

Puoi anche personalizzare ogni scheda con diversi tipi di informazioni, tra cui una descrizione di testo, allegati di immagini, un elenco di controllo delle attività e una data di scadenza. Gli utenti Premium possono anche creare campi personalizzati, come un campo per il conteggio delle parole per i post del blog, e assegnare carte a membri specifici.

Automazione

Gli utenti di Trello hanno anche accesso all'automazione tramite Butler. Puoi accedervi in ​​qualsiasi momento facendo clic sul pulsante " Automazione " nell'angolo in alto a destra di qualsiasi scheda . Si apre un'area in cui è possibile visualizzare i diversi tipi di automazione offerti da Butler.

L'area più utile di questa automazione è l'impostazione " Regole " illustrata sopra. Ciò ti consente di determinare cosa succede alle carte quando viene eseguita un'azione specifica. Ad esempio, è possibile configurarlo in modo che quando una data di scadenza viene contrassegnata come completata, la relativa carta venga automaticamente spostata nell'elenco " In modifica ". Questo è un ottimo modo per assicurarti che le carte vengano sempre spostate quando dovrebbero, senza fare affidamento sul fatto che la tua squadra le ricordi ogni volta.

Asana

L'interfaccia di Asana è organizzata in modo molto diverso da quella di Trello. Quando accedi, vieni indirizzato a una dashboard personale con due caselle di contenuto principali: una casella privata che elenca le tue priorità e un elenco di progetti a cui stai attualmente lavorando. Questa dashboard è una delle cose che preferisco di Asana perché ti consente di vedere subito le scadenze imminenti e scadute, senza la necessità di cercare un'attività specifica per visualizzarne la scadenza.

Panoramica del progetto

La prossima area di Asana è la panoramica del progetto. Quest'area include il titolo del progetto, una breve descrizione, un elenco dei membri del team coinvolti in questo progetto, documenti di supporto e un indicatore di stato per indicare agli utenti se il progetto è sulla buona strada, a rischio o completamente fuori strada.

Questa panoramica è un grande vantaggio per i progetti complessi, in particolare quelli con diversi documenti giustificativi. Tuttavia, per progetti semplici, sembra un passaggio non necessario tra te e l'elenco delle attività.

Compiti

La versione gratuita di Asana ti consente di visualizzare le attività come elenco, bacheca o calendario. Mi piace particolarmente la visualizzazione del calendario perché fornisce una visualizzazione visiva delle scadenze delle attività.

Dopo aver aggiunto un'attività all'elenco, puoi modificarla per aggiungere una descrizione, assegnarle compagni di squadra e selezionare o modificare la data di scadenza. Puoi anche aggiungere sottoattività e assegnare date di scadenza e membri del team separati a ciascuna sottoattività.

Tieni traccia delle tue attività

Una cosa che spicca davvero nel dibattito di Trello vs Asana è l'area " I miei compiti " di Asana. Quest'area ti consente di visualizzare tutte le attività assegnate a te e di organizzarle in categorie in base a quando prevedi di completarle. Puoi anche aggiungere categorie separate se desideri organizzare le attività in modo diverso.

Questo è un ottimo modo per dare priorità alle tue attività, soprattutto se stai lavorando su più progetti.

Comunicazione

Ci sono tre modi principali in cui i compagni di squadra possono comunicare su Asana:

• Posta in arrivo. Quest'area è per i messaggi tra i membri che fanno parte della stessa organizzazione ma non stanno lavorando agli stessi progetti. I messaggi che non rientrano in nessun progetto specifico possono essere inviati anche qui.
• Messaggi di progetto . Ogni progetto ha la propria area "Messaggi" per la comunicazione tra i compagni di squadra. Solo le persone assegnate al progetto in questione potranno vedere i messaggi inviati qui.
• Commenti sulle attività. Le persone possono lasciare commenti sulle attività all'interno di un progetto specifico.

Questa varietà di metodi di comunicazione crea opportunità di collaborazione più solide rispetto a quelle che otterrai con Trello.

Obiettivi

Gli utenti Asana a livello aziendale possono anche stabilire obiettivi aziendali. Inserisci semplicemente un nome per il tuo obiettivo, il periodo di tempo in cui desideri raggiungerlo e tutti i collaboratori che ti aiutano a raggiungerlo. Puoi anche scegliere se altre persone nell'azienda possono visualizzare questo obiettivo.

Una volta creato l'obiettivo, potrai inserire ulteriori informazioni, inclusa una descrizione di base ed eventuali documenti giustificativi. Potrai anche selezionare la metrica che utilizzerai per monitorare il successo. Ad esempio, potresti scegliere di monitorare il numero di persone che si iscrivono a un evento che stai ospitando.

Nota che Asana non tiene traccia dei progressi verso questi obiettivi; dovrai inserire manualmente tutti i progressi fatti. Puoi configurarlo per ricordartelo a intervalli strategici, ad esempio una volta alla settimana.

Segnalazione

I piani premium di Asana offrono anche eccellenti capacità di reporting. Puoi creare grafici per tenere traccia di una varietà di metriche, inclusi grafici personalizzati per tenere traccia di metriche uniche per i tuoi progetti.

Trello vs Asana: add-on e integrazioni

Trello

Trello offre un'ampia varietà di "Power Up", il termine dell'azienda per i componenti aggiuntivi. Questi includono cose come strumenti per il flusso di lavoro, una chat di bordo per una migliore comunicazione tra i membri del team e uno strumento per creare i profili dei clienti.

Puoi anche utilizzare Power Ups per connettere Trello a un'ampia varietà di app esterne, consentendoti di gestire qualsiasi cosa, dai file aziendali all'assistenza clienti e ai social media. Alcune delle integrazioni più importanti sono con Google Suite, Slack e HelpScout.

Asana

Asana si collega a molti diversi strumenti di terze parti, rendendo possibile gestire quasi ogni aspetto della tua attività in un unico posto. Alcune delle integrazioni più importanti includono Google Suite, Microsoft Office e Salesforce.

Tieni presente che dovrai attivare manualmente tutte le integrazioni che prevedi di utilizzare con Asana.

Trello vs Asana: i prezzi

Trello

Insieme al piano gratuito di cui abbiamo discusso in precedenza, Trello offre tre piani premium:

• Standard. Disponibile per $ 5 a persona al mese se fatturato annualmente ($ 6/persona/mese se fatturato mensilmente). Include tutto, dal piano gratuito + schede illimitate, liste di controllo avanzate, campi personalizzati, spazio di archiviazione illimitato (250 MB/file), 1.000 comandi di Workspace al mese, ospiti di schede singole e ricerche salvate.
• Premium. Disponibile per $ 10 a persona al mese se fatturato annualmente ($ 12,50/persona/mese se fatturato mensilmente). Include tutto dal piano Standard + visualizzazione dashboard, visualizzazione sequenza temporale, visualizzazione tabella Area di lavoro, visualizzazione calendario, visualizzazione mappa, esecuzioni illimitate di comandi Area di lavoro e una varietà di funzioni di amministrazione e sicurezza.
• Impresa. Disponibile per $ 17,50 a persona al mese con fatturazione annuale (nessuna fatturazione mensile disponibile). Include tutto dal piano Premium + spazi di lavoro illimitati, autorizzazioni a livello di organizzazione, bacheche visibili all'organizzazione, gestione di bacheche pubbliche, ospiti multi-scheda e funzionalità aggiuntive di sicurezza e amministrazione.

Tieni presente che il prezzo per persona indicato conta gli utenti che fanno parte del tuo spazio di lavoro e gli ospiti su più schede, non le persone invitate a lavorare su singole schede.

Asana

Insieme al piano gratuito discusso in precedenza, Asana offre due piani premium:

• Premium. Disponibile per $ 10,99 a persona al mese, con fatturazione annuale ($ 13,49/persona/mese se fatturata mensilmente). Questo piano include tutto, dal piano gratuito + flussi di lavoro automatizzati, reportistica, utenti illimitati, supporto personalizzato della community.
• Affare. Disponibile per $ 24,99 a persona al mese, fatturato annualmente ($ 30,49/persona/mese se fatturato mensilmente). Questo piano include tutto, dal piano Premium + report avanzati, obiettivi di progetto e portfolio, flussi di lavoro avanzati e assistenza clienti personalizzata.

Asana ha una guida completa su ciò che gli utenti vengono conteggiati nella fatturazione.

Trello vs Asana: il verdetto

Bene, per prima cosa, ecco una rapida carrellata del vincitore in ogni categoria:

• Caratteristiche: Trello
• Interfaccia: Trello per progetti con collaborazione minima; Asana per progetti più pesanti di collaborazione
• Componenti aggiuntivi e integrazioni: Tie
• Prezzo: Trello

Quale strumento di gestione dei progetti utilizzerai? Fateci sapere nei commenti!