Quale app di gestione delle attività è migliore? (2022)

Gestire un'impresa è un sacco di lavoro. Ci sono migliaia di cose di cui tenere traccia, di più se gestisci anche un team di dipendenti. Il software di gestione dei progetti rende tutto più semplice, ma ci sono dozzine di opzioni tra cui scegliere e trovare quella giusta può essere difficile. Questa guida a Trello vs Todoist mira a rendere la decisione più facile per te.

Alla fine di questo articolo, condividerò i miei pensieri sullo scopo migliore per ogni programma.

Ma prima, diamo una rapida occhiata alla premessa di base di ogni strumento:

Trello vs Todoist: un'introduzione

Trello

Trello è uno strumento visivo di gestione dei progetti che utilizza un display in stile bacheca per organizzare le attività. Le schede, l'equivalente digitale delle note adesive, vengono utilizzate per visualizzare e descrivere singole attività, che possono quindi essere spostate da un'area all'altra utilizzando la funzionalità di trascinamento della selezione.

Trello offre anche alcune straordinarie opzioni di automazione, comprese sia le automazioni predefinite che la possibilità di creare le proprie regole di automazione, tutte incluse nel piano gratuito (si noti che esiste un limite al numero di automazioni che gli utenti gratuiti possono impostare ). Questo è un bel bonus che non otterrai con tutti i software di gestione dei progetti e, inoltre, quando viene offerto, di solito non è nel piano gratuito.

Todoista

Todoist è uno strumento di pianificazione in stile elenco progettato per aiutarti in ogni aspetto della tua vita. Puoi creare attività, assegnarle a vari progetti e impostare scadenze per esse. Puoi anche impostare i livelli di priorità per le attività, rendendo più facile decidere cosa dovresti fare per primo quando inizi la giornata.

Todoist ha anche un sistema di obiettivi in ​​cui puoi creare obiettivi di produttività e fare in modo che l'app tenga traccia dei tuoi progressi. Raggiungere questi obiettivi ti fa guadagnare "Karma" e puoi vedere il tuo livello di Karma aumentare nel tempo. Questo è un ottimo modo per simulare i progressi quando stai lavorando a un progetto difficile.

Trello vs Todoist: caratteristiche

Ora che hai un'idea di cosa fa ogni strumento, è il momento di dare un'occhiata più da vicino alle funzionalità che offrono. Nello specifico, daremo un'occhiata alle funzionalità associate al piano gratuito per ogni strumento. Se vuoi saperne di più sui piani premium, puoi andare alla sezione dei prezzi di questo articolo.

Trello vs Todoist: l'interfaccia

Trello

Per iniziare a utilizzare Trello, devi configurare un'area di lavoro. Pensa a questo come a un hub aziendale in cui puoi visualizzare tutti i tuoi progetti. Puoi anche invitare i membri del team a unirsi al tuo spazio di lavoro qui. Tieni presente che l'aggiunta di membri del team a un'area di lavoro gratuita offre a tutti questi membri la possibilità di aggiungere nuovi membri e modificare le autorizzazioni dei membri esistenti. Se desideri consentire ai membri del team di visualizzare l'area di lavoro senza questa capacità, dovrai eseguire l'upgrade a uno dei piani a pagamento.

Puoi anche modificare varie impostazioni del tuo spazio di lavoro, incluso se lo spazio di lavoro è visualizzabile pubblicamente o meno, e collegare il tuo spazio di lavoro a una società Slack qui.

Se ti iscrivi al piano Premium, sarai anche in grado di accedere alle tabelle di Workspace, che ti consentono di visualizzare le attività da più bacheche in un'unica posizione.

Tavole Trello

Ogni area di lavoro Trello è divisa in bacheche. Si tratta di visualizzazioni visive con colonne per diversi elenchi di attività. È possibile personalizzare i nomi delle colonne in base ai propri scopi. Ad esempio, se stai creando una bacheca Trello per un blog con più autori, potresti creare una colonna separata per ogni scrittore con cui lavori. Puoi anche utilizzare ciascuna colonna per elencare i post del blog in una determinata parte del processo di pubblicazione, ad esempio "In bozza", "Programmato", ecc.

Quando le colonne sono impostate, puoi iniziare ad aggiungere attività sotto forma di schede. Inizi aggiungendo solo il titolo, quindi fai clic sul titolo per vedere la visualizzazione completa della scheda e aggiungere ulteriori dettagli, inclusa l'assegnazione dei compagni di squadra e l'impostazione di una data di scadenza. Puoi anche aggiungere un elenco di controllo per attività più grandi. Se opti per un piano a pagamento, avrai anche la possibilità di aggiungere campi personalizzati, come il conteggio delle parole target per gli articoli.

Automazione

L'ultimo aspetto di Trello che volevo esaminare per la mia analisi di Trello vs Todoist sono le opzioni di automazione.

Il modo principale per automatizzare il tuo spazio di lavoro Trello è creare "Regole". Queste regole determinano cosa succede quando le persone intraprendono un'azione specifica. Ad esempio, se stai gestendo un blog e una scheda nell'area "In modifica" è contrassegnata come completa, potresti spostarla automaticamente in una colonna "Pronto per la pianificazione".

Come utente gratuito, puoi automatizzare fino a 250 azioni al mese. Se desideri impostare un'automazione più ampia, dovrai ricorrere a uno dei piani a pagamento.

Todoista

Ora che abbiamo esaminato l'interfaccia di Trello, è tempo di guardare l'interfaccia di Todoist.

La prima cosa che vedi quando apri Todoist è la tua lista di cose da fare per oggi. Puoi aggiungere attività all'elenco facendo clic sul collegamento "+Aggiungi attività", che apre una casella di testo nella parte inferiore della pagina. Quest'area consente inoltre di impostare una data di scadenza per l'attività e un livello di priorità. Le attività verranno quindi elencate in ordine di priorità.

Una cosa che mi piace molto di Todoist è la possibilità di impostare attività ricorrenti. Puoi farlo digitando una frequenza, ad esempio "ogni due giorni" o un'ora ricorrente come "lunedì alle 8:00" nell'area del nome dell'attività. Al termine dell'attività, la data di scadenza verrà reimpostata, posizionando automaticamente l'attività nel giorno appropriato. Tieni presente che puoi vedere solo un'istanza di un'attività ricorrente alla volta.

L'altra cosa da notare sulle date di scadenza in Todoist è che sono davvero date "da fare". Se imposti una data di scadenza futura per un'attività, tale attività verrà automaticamente spostata nell'elenco per quel giorno. Ciò rende essenziale suddividere i progetti nelle loro parti più piccole, in modo da poterci lavorare in modo coerente.

Puoi visualizzare gli elenchi di cose da fare future in qualsiasi momento andando nell'area "Prossime". Puoi anche spostare le attività a nuove date qui.

Progetti

Tutto ciò che richiede il completamento di più attività può essere trasformato in un progetto. Si tratta essenzialmente di cartelle in cui è possibile creare e gestire attività correlate, ma forniscono anche alcune funzionalità interessanti che non è possibile utilizzare con le attività normali:

• Condivisione con un massimo di cinque persone per progetto nel piano gratuito (maggiori informazioni sui piani a pagamento; vedere la sezione Prezzi di questo articolo).
• Attività secondarie che ti consentono di suddividere un'attività in attività più piccole.
• Commenti in modo che le persone coinvolte in un'attività possano discuterne.

Queste funzioni sono utili per organizzare progetti più complessi e collaborare con altri membri del tuo team.

Trello vs Todoist: componenti aggiuntivi e integrazioni

Trello

Trello offre dozzine di potenziamenti che possono espandere le funzionalità delle tue schede e schede. Questi possono essere utilizzati per aggiungere elementi come il monitoraggio dei set Pomodoro, strumenti avanzati di gestione dei file e altri strumenti di collaborazione alle tue schede esistenti. Possono anche essere utilizzati per collegare le tue bacheche Trello a strumenti popolari come Google Drive, HelpScout e Zapier. Puoi utilizzare tutti i potenziamenti che desideri, indipendentemente dal piano in cui ti trovi.

Tieni presente che tutti i Power Up sono disponibili per gli utenti di tutti i piani, ma alcuni Power Up di terze parti potrebbero addebitare una quota di abbonamento separata.

Todoista

Todoist ha una gamma più piccola di integrazioni, ma si collega a una varietà di strumenti di monitoraggio del tempo e strumenti di comunicazione. Puoi anche collegarlo a Zapier per le opzioni di automazione.

Una cosa interessante da notare qui è che puoi anche integrare Todoist con Trello. Ciò ti consente di utilizzare Trello come strumento di gestione aziendale e Todoist come elenco di cose da fare personale.

Trello vs Todoist: i prezzi

Trello

Ci sono quattro piani Trello:

• Gratuito. Questo è il piano che ho trattato nell'area delle funzionalità dell'articolo. Avrai la possibilità di invitare utenti illimitati nel tuo spazio di lavoro, fino a 10 bacheche, 250 automazioni/mese, assegnatari e scadenze, spazio di archiviazione illimitato e accesso alle app iOS e Android.
• Standard. Disponibile a $ 5 per utente al mese, con fatturazione annuale ($ 6 al mese se fatturata mensilmente). Include tutto nel piano gratuito + schede illimitate, liste di controllo avanzate, campi personalizzati, 1.000 automazioni/mese, ospiti a scheda singola e ricerche salvate.
• Premium. Disponibile per $ 10 per utente al mese, con fatturazione annuale ($ 12,50 al mese se fatturata mensilmente). Include tutto nel piano Standard + visualizzazione dashboard, visualizzazione sequenza temporale, visualizzazione calendario, visualizzazione calendario area di lavoro, automazioni illimitate, modelli a livello di area di lavoro e una varietà di funzioni amministrative e di sicurezza.
• Impresa. Questo piano tariffario funziona su una scala mobile, con il costo per singolo utente che diminuisce all'aumentare del numero di utenti. A partire da $ 17,50 per utente al mese, con fatturazione annuale (nessuna versione mensile disponibile). Otterrai tutto dal piano Premium + spazi di lavoro illimitati, bacheche a livello di organizzazione, autorizzazioni a livello di organizzazione, ospiti multi-scheda, gestione di bacheche pubbliche, autorizzazioni per gli allegati, amministrazione di Power Up e SSO gratuito e elaborazione degli utenti.

Tieni presente che tutti i membri di Workspace e gli ospiti con più schede vengono conteggiati nel costo di fatturazione, ma non ti verrà addebitato alcun costo per gli ospiti con scheda singola.

Todoista

Todoist offre tre piani tariffari:

• Gratuito. Questo è il piano che ho esaminato nella sezione delle funzionalità di questo articolo. Avrai accesso alle funzionalità principali di Todoist, cinque progetti, cinque collaboratori per progetto, caricamenti di file da 5 MB, tre filtri e cronologia delle attività di una settimana.
• Pro. Disponibile per $ 3/mese, fatturato annualmente ($ 4/mese se fatturato mensilmente). Avrai tutto nel piano gratuito + fino a 300 progetti attivi, 25 collaboratori per progetto, 100 MB di file caricati, 150 filtri, promemoria, cronologia attività illimitata, temi e backup automatici.
• Affare. Disponibile per $ 5 per utente al mese, con fatturazione annuale ($ 6 al mese se fatturata mensilmente). Otterrai tutto nel piano Pro + 500 progetti attivi per utente, 50 persone per progetto, casella di posta del team, fatturazione del team, ruoli di amministratore e membro e supporto prioritario.

Puoi vedere tutti i dettagli sulla pagina dei prezzi di Todoist.

Trello vs Todoist: il verdetto

In alcuni casi potresti anche voler utilizzare entrambi gli strumenti. Ad esempio, potresti voler tenere traccia dei progetti di gruppo e assegnare attività ai membri del team in Trello, quindi utilizzare Todoist per importare le attività che ti sei assegnato nelle tue prossime liste di cose da fare.

Cosa ne pensate di questi strumenti? Qual è l'opzione migliore per te personalmente, Trello o Todoist?