Perché hai bisogno di un piano di riserva in caso di disastro sui social media

Con l'aiuto di un piano di continuità aziendale (BCP) ben congegnato nei social media, qualsiasi effetto negativo di un disastro sui prodotti della tua azienda può essere mitigato il più rapidamente possibile. Disastri naturali, attacchi informatici e guerre possono essere tutti sopravvissuti con l'aiuto della pianificazione della continuità. Tuttavia, è assolutamente necessario essere pronti per una crisi dei social media? I social media sono davvero importanti per far crescere il tuo business . Fino a che punto lo farà, è discutibile. Mentre la pianificazione della continuità aziendale (BCP) è più importante in caso di un disastro naturale come un uragano che distrugge le tue fabbriche o una pandemia globale che ti isola dalla tua clientela, può anche essere utile in caso di un disastro di pubbliche relazioni sui social media. Il motivo è che è possibile ridimensionare con successo le fasi richieste negli scenari tipici coperti per far fronte a questo tipo di problema.

La guida passo passo allo sviluppo di un piano di continuità aziendale

Esiste un processo in più fasi che la maggior parte delle aziende deve seguire per stabilire un BCP affidabile. Sono i seguenti:

• Durante questa parte dell'analisi dell'impatto aziendale, l'azienda determinerà quali funzioni e risorse sono sensibili al fattore tempo e quali no. (Se ne parlerà più avanti.) In questa sezione del processo, l'azienda ha il compito di determinare e mettere in atto le procedure necessarie per recuperare le funzioni aziendali essenziali.
• È necessario stabilire un team di continuità. Questo gruppo elaborerà una strategia per gestire l'interruzione che si è verificata. L'addestramento è richiesto all'equipaggio di continuità e anche loro devono essere testati. Inoltre, è importante che ogni membro del team svolga attività di revisione del piano e delle strategie.
• Un'azienda può anche trovare utile sviluppare una lista di controllo che includa elementi cruciali come informazioni sui contatti di emergenza, un elenco di risorse che il team di continuità potrebbe richiedere, l'ubicazione dei dati di backup e altre informazioni richieste e altri dipendenti importanti.

Oltre a mettere alla prova il team di continuità, l'organizzazione dovrebbe testare il BCP da sola. Dovrebbe essere sottoposto a test rigorosi per garantire che possa essere utilizzato in un'ampia varietà di circostanze pericolose. Ciò aiuterà a identificare eventuali difetti nel piano, che possono quindi essere individuati e corretti una volta rilevati.

La differenza tra il piano di continuità aziendale dei social media e un piano di ripristino di emergenza

Sia i piani di continuità aziendale (BCP) che i piani di ripristino di emergenza (DRP) hanno scopi molto simili; tuttavia, quest'ultimo è più focalizzato sulla tecnologia e sull'infrastruttura informatica (IT). I BCP sono più onnicomprensivi, con una concentrazione sull'intera azienda, compresa la catena di fornitura e il servizio clienti. A differenza dei piani di ripristino di emergenza, i piani di continuità aziendale si concentrano esclusivamente sulla riduzione al minimo del tempo in cui la tecnologia non è disponibile e delle relative spese. Le uniche persone che sono spesso coinvolte nei piani di ripristino di emergenza sono il personale IT, che è quello che stabilisce e controlla la politica. D'altro canto, i valichi di frontiera dispongono in genere di un numero maggiore di personale che è stato formato sui processi pertinenti.

L'importanza di un piano di continuità operativa

Le aziende hanno bisogno di piani di continuità operativa (BCP) per garantire di poter continuare a operare in caso di crisi, non importa quanto grande o piccola. La pianificazione della continuità aziendale (BCP) è progettata per mantenere le aziende senza intoppi anche di fronte a ostacoli imprevisti. Ciò potrebbe causare un calo della redditività a causa di una perdita di entrate e/o un aumento delle spese. E poiché l'assicurazione raramente paga tutto, soprattutto quando i consumatori passano alla concorrenza, le aziende non possono fare affidamento solo su di essa.

Cosa dovrebbe essere incluso in un piano di continuità aziendale?

Eventuali potenziali minacce alle operazioni di un'azienda devono essere prese in considerazione in qualsiasi piano di continuità operativa praticabile. Oltre a identificare le minacce e stabilire protezioni e processi per affrontarle, il piano dovrebbe anche dettagliare in che modo le operazioni saranno influenzate. L'efficacia di queste misure preventive e dei protocolli operativi dovrebbe essere verificata attraverso test rigorosi. Ultimo ma non meno importante, il piano deve essere rivisto spesso per garantire che rimanga pertinente.

Definizione di Business Impact Analysis

L'esecuzione di un'analisi dell'impatto della business continuity è fondamentale per costruire un BCP perché individua le conseguenze negative di un'interruzione delle attività e delle funzioni aziendali critiche. Inoltre, utilizza i dati per determinare quali tipi di priorità e tattiche dovrebbero essere applicate al processo di recupero. Esiste un foglio di lavoro fornito dalla FEMA per il calcolo degli impatti operativi e finanziari che può essere utilizzato in un'analisi della continuità aziendale. Questi documenti raccolgono gli effetti monetari e funzionali della perdita di varie operazioni e funzioni aziendali. Viene inoltre specificato quando si verificherebbero le implicazioni aziendali identificate in caso di perdita di una funzione o di un processo.

Per valutare la probabilità e la gravità di una crisi dei social media,

Hai bisogno di una pianificazione della continuità operativa (BCP)

Faremo finta che tu abbia appena iniziato a lavorare per espandere la visibilità online della tua attività utilizzando i social media. Speri di aumentare la tua clientela e la tua rete attraverso i social media. Mentre lo fai, tuttavia, dovresti essere consapevole e preparato per qualsiasi potenziale pericolo associato a questa modalità di comunicazione. Tattiche diffamatorie, clienti arrabbiati per una linea di prodotti difettosa e la volontà di annullare a causa di un insulto percepito sono tutti esempi.

La pianificazione della continuità operativa consente di prevedere le minacce alla presenza sui social media e valutare la gravità della loro possibile influenza sulla capacità dell'azienda di rimanere in attività. Un singolo lavoratore scontento che rilascia dati imbarazzanti in genere non sarà sufficiente per creare un'enorme interruzione nella tua crescita, ma se alcuni importanti influencer nel tuo campo annunciano il loro sostegno per loro, potresti assistere a un'importante protesta sui social media e a un caso di un boicottaggio dei consumatori.

Con l'aiuto di BCP, puoi stabilire un piano affidabile per gestire una crisi dei social media

Dal momento che ci sono troppe potenziali minacce alla presenza sui social media perché una sola persona possa monitorarle e gestirle con successo, dovrai stabilire un protocollo coerente per affrontarle, che può essere facilitato utilizzando un software leader del settore come Continuity2. In questo approccio, qualsiasi lavoratore della tua azienda può cogliere rapidamente la situazione e intraprendere le azioni appropriate. In caso di crisi dei social media, ad esempio, la persona responsabile della tua pagina probabilmente non sarà anche responsabile della gestione della risposta alla crisi. Conoscendo a memoria i protocolli, possono individuare i primi segni di un enorme disastro di pubbliche relazioni e sospendere immediatamente la pubblicazione regolare. Dal momento che sono già arrabbiati, andare avanti, come al solito, li renderebbe ancora più arrabbiati se ti comporti come se non fosse successo niente. Presumeranno che tu stia scegliendo di ignorare il problema. Grazie a BCP, hai evitato per un soffio una situazione imbarazzante.

I migliori piani di risposta alle crisi ti aiutano a capire come affrontare un crollo dei social media

I migliori rimedi possibili al problema possono quindi essere determinati con l'aiuto dell'approccio di risposta standard che hai stabilito. Quindi, la tua azienda è stata appena criticata per una strategia di marketing che alcune persone trovano offensiva. Il risultato previsto è che gli utenti dei social media sono furiosi e i loro post stanno attirando l'attenzione. Una vera risposta del BCP inizierebbe con la rimozione del materiale offensivo, la presentazione di scuse pubbliche e la promessa di attuare misure per prevenire il ripetersi.

Il passo successivo è avviare un'indagine interna nel reparto marketing per identificare la persona o le persone responsabili di questo sforzo e chiedere a un consulente legale di valutare qualsiasi potenziale responsabilità. La trasparenza è essenziale quando si gestisce un problema sui social media. Per riconquistare la fiducia dei tuoi ascoltatori, devi essere completamente aperto e onesto. Questo è l'unico modo per riparare il danno alla tua credibilità e calmare i tuoi critici. Il pubblico non è interessato a trucchi di pubbliche relazioni ma a spiegazioni sincere. Non scusarti troppo mentre interagisci con i tuoi follower, in quanto ciò potrebbe portarli a giudicare erroneamente la gravità della situazione.

Conclusione

Al giorno d'oggi, nessuna azienda può permettersi di ignorare l'importanza della pianificazione di emergenza per le emergenze aziendali. Può fare la differenza tra risolvere con successo e senza successo una crisi dei social media, nonché aiutare a riprendersi da un disastro naturale o da un attacco informatico. Il modo migliore per affrontare una crisi dei social media è anticiparla e adottare misure preventive in anticipo. Si spera che il tempo e l'energia spesi per la pianificazione di emergenza ti ripaghino e ti aiutino a fuggire da questo disastro dei social media con più conoscenza e, chissà, forse anche più fiducia da parte del tuo pubblico. Divertiti!