La guida definitiva alla contabilità WooCommerce per i principianti

Stai tentando di configurare un sistema di contabilità WooCommerce funzionale per il tuo negozio online? Sebbene la contabilità non sia una lotta per molti proprietari di negozi WooCommerce, è un lavoro noioso ma essenziale. Ti consente di sapere quanti soldi guadagni come azienda.

Un sistema di contabilità di qualità impedirà anche l'insorgere di problemi legali. Fortunatamente, un buon sistema di contabilità WooCommerce è facile da configurare.

Perché la contabilità è importante per le aziende che utilizzano WooCommerce ?

Che tu venda tramite Amazon FBA o nel tuo negozio con l'aiuto della piattaforma WooCommerce o Shopify, è fondamentale conoscere le tue cifre. Questo è essenziale se vuoi gestire un'attività redditizia e sostenibile.

La maggior parte dei proprietari di negozi tiene traccia dei loro numeri di entrate principali. Tuttavia, questi KPI finanziari sono importanti tanto quanto determinano la salute della tua azienda:

• Profitto: il resto al netto delle entrate e delle spese operative
• Flusso di cassa in entrata: la quantità di denaro che entra nel business ogni mese
• Flusso di cassa in uscita: la quantità di denaro che esce dall'attività ogni mese
• Spese operative: tutti i costi di gestione della tua attività, compresi gli stipendi dei dipendenti
• Asset: ciò che l'azienda possiede
• Passività: qualsiasi debito o prestito dovuto dall'impresa
• Costo di acquisizione del cliente (CAC)
• Costo del venduto (COGS)

Ad esempio, alcune aziende si mettono nei guai quando si concentrano troppo su entrate e profitti ma non abbastanza sul ciclo del flusso di cassa. Di conseguenza, le aziende lottano per ottenere buste paga o acquistare scorte sufficienti, anche se sono tecnicamente redditizie.

Come impostare un sistema di contabilità di qualità per i negozi WooCommerce ?

Collega WooCommerce con il software di contabilità

Una buona piattaforma di contabilità ha un ampio elenco di funzionalità, assicurando che ogni transazione inviata tramite il tuo negozio WooCommerce sia registrata e pronta per rapporti futuri.

Trovare una tale piattaforma di contabilità è il primo passo per impostare un flusso di lavoro di contabilità per i negozi WooCommerce. Alcuni forniscono anche un plug-in o un'estensione gratuiti per semplificare il processo.

Pertanto, l'obiettivo non è solo quello di trovare una piattaforma di contabilità affidabile, ma anche con un plug-in praticabile e un processo di sincronizzazione.

Di seguito sono riportati alcuni dei migliori software di contabilità per WooCommerce:

Sincronizzazione WooCommerce per QuickBooks online

Questo plugin integra il tuo negozio WooCommerce con uno degli strumenti di contabilità più popolari per le aziende di qualsiasi dimensione: QuickBooks Online. Fornisce la sincronizzazione in tempo reale per inventario, prodotti e numeri di vendita.

Basta collegarlo al tuo conto bancario per tenere traccia delle spese e utilizzare il supporto fiscale e valutario globale di QuickBooks per registrare tutte le tasse e le transazioni da qualsiasi luogo.

Xero

Xero è un altro software di contabilità affidabile che ha un'estensione WooCommerce. L'estensione fa tutto, dalla riconciliazione delle transazioni del tuo conto bancario al controllo dell'inventario e al monitoraggio delle buste paga.

La cosa grandiosa è che tutti i dati su tasse, prodotti e spedizione vengono inviati senza problemi a Xero direttamente da WooCommerce.

QuickBooks

Quando la maggior parte delle persone si imbatte nel termine "software di contabilità per piccole imprese", probabilmente pensa a QuickBooks. Intuit ha introdotto il prodotto 20 anni fa. Si è evoluto in una delle piattaforme di gestione finanziaria più popolari e ampiamente utilizzate al mondo oggi. Il loro unico vero concorrente è Xero.

QuickBooks è attualmente utilizzato da oltre l'80% di tutte le piccole imprese. Molte piccole e medie imprese lo considerano una risorsa preziosa. QuickBooks può essere utilizzato per soddisfare i requisiti di contabilità, reporting e fatturazione. Fornisce inoltre una serie di componenti aggiuntivi per l'elaborazione delle carte di credito, il monitoraggio dell'inventario e l'elaborazione delle buste paga.

Una cosa da tenere a mente è che QuickBooks e WooCommerce non sono direttamente collegati. Per completare l'integrazione sono necessarie estensioni di terze parti.

Questa attività può essere completata utilizzando una varietà di risorse. Conoscere le differenze nel modo in cui WooCommerce e QuickBooks trasmettono i dati è il primo passo per selezionare la soluzione migliore per la tua azienda.

La connessione tra WooCommerce e QuickBooks è resa possibile da MyWorks, Zapier e altri plugin di terze parti. L'integrazione può essere semplice come l'integrazione delle informazioni sulle vendite o complessa come l'aggiornamento dell'inventario in tempo reale al verificarsi di modifiche. Il plug-in o l'estensione che selezioni dovrebbe essere basato sulle esigenze della tua azienda.

Avrai bisogno di un account QuickBooks attivo che possa essere integrato con il tuo negozio WooCommerce prima di poter effettuare qualsiasi tipo di connessione. QuickBooks Online è un'ottima soluzione per molte piccole imprese.

È una soluzione basata su cloud per tenere traccia di clienti, spese, entrate e transazioni di vendita. QuickBooks Online può essere utilizzato anche per gestire l'inventario, le fatture, gli acquisti e molto altro. I prezzi partono da $ 20 al mese, il che lo rende una risorsa molto conveniente.

Le integrazioni di QuickBooks e WooCommerce comunicano e inviano informazioni avanti e indietro in vari modi: integrazioni per il trasferimento unidirezionale e la sincronizzazione bidirezionale

Sapere cosa è importante per la tua azienda ti aiuterà a trovare la migliore soluzione QuickBooks. Una ditta individuale o una piccola impresa in fase di avvio può richiedere solo un plug-in unidirezionale con una piccola commissione una tantum per far pubblicare automaticamente i propri ordini WooCommerce in QuickBooks per loro.

Le organizzazioni più grandi o le aziende con volumi di ordini elevati potrebbero richiedere un'integrazione bidirezionale per mantenere i propri dati il ​​più aggiornati possibile. Questa è una funzione utile, ma spesso ha un costo in termini di canone mensile per questi servizi.

libri freschi

FreshBooks è un altro plug-in di contabilità di WooCommerce che può connettersi automaticamente al tuo sito Web WooCommerce.

Puoi utilizzare FreshBooks per generare automaticamente fatture ogni volta che viene effettuato un ordine sul tuo sito WooCommerce. Verrà creato un account cliente e tutti i pagamenti effettuati su tale account verranno registrati.

Inoltre, puoi scegliere quali account collegare a FreshBooks in base alla fonte dell'ordine, allo stato di evasione o allo stato del pagamento. Le opzioni avanzate ti danno un maggiore controllo su come sono integrati i tuoi account.

Puoi anche mappare automaticamente i codici fiscali su FreshBooks. I prodotti negli ordini online di WooCommerce generano nuovi articoli nel tuo account FreshBooks.

È possibile designare un conto di compensazione specifico per i pagamenti o assegnare metodi di pagamento diversi attualmente accettati.

Quando i prodotti vengono aggiornati o creati nel negozio WooCommerce, gli articoli possono essere creati anche nell'account FreshBooks.

WooCommerce Zapier

L'estensione WooCommerce Zapier è un'alternativa per coloro che utilizzano già una piattaforma di contabilità oltre a QuickBooks o Xero.

Zapier funge da integratore universale per collegare il tuo negozio WooCommerce con qualsiasi software di contabilità che non disponga di un'estensione/plugin WooCommerce ufficiale.

Oltre alla contabilità, l'integrazione di WooCommerce Zapier può automatizzare anche altri aspetti del tuo negozio WooCommerce, come il marketing, l'assistenza clienti, il monitoraggio degli ordini e altro ancora.

Imposta il monitoraggio e il reporting per le cifre importanti.

Idealmente, con un solo clic, una piattaforma di contabilità inizierà a sincronizzare i dati di vendita e a inserirli nelle colonne appropriate e nei rapporti di monitoraggio.

Tuttavia, dovresti anche tenere traccia di altre metriche chiave per vedere come il tuo negozio WooCommerce progredisce nel tempo e creare report più facilmente in futuro.

I rapporti contabili di WooCommerce aiutano a mantenere il controllo delle tue finanze. Puoi anche inviarli alle parti interessate che hanno bisogno di verificare la stabilità finanziaria della tua attività. Infine, potrebbe essere necessario rileggere questi rapporti prima della scadenza fiscale.

Imposta le aliquote fiscali di WooCommerce

Sebbene il software di contabilità faccia molto del lavoro per sincronizzare entrate e spese, sei comunque responsabile di un'altra area importante: le tasse. Ne hai bisogno per rispettare la legge e assicurarti di non dover pagare sanzioni quando arriva la stagione delle tasse.

In breve, se non configuri le regole fiscali sul tuo negozio WooCommerce, la tua attività non durerà a lungo poiché le fatture si accumulano rapidamente.

Inoltre, un calcolo fiscale accurato consente una migliore rendicontazione nel software di contabilità. Tali pagamenti sono classificati come tasse e possono essere accantonati per pagare il governo quando sarà il momento.

Poiché l'argomento è complicato, abbiamo già scritto un articolo specifico sulle aliquote fiscali di WooCommerce che dovresti assolutamente controllare!

In alternativa, esistono plug-in fiscali, che vanno dai semplici calcolatori delle tasse per le piccole imprese ai più complessi organizzatori di tasse per l'eCommerce, che puoi utilizzare.

TaxJar è un esempio. Questo plugin gratuito si integra perfettamente con WooCommerce e preleva le aliquote fiscali in tempo reale da varie località. Pertanto, non è necessario conoscere le aliquote fiscali della tua regione.

Inoltre, TaxJar offre report avanzati, archiviazione automatica e calcoli fiscali in tempo reale che ti consentono di sapere quando le soglie fiscali sono state raggiunte in ciascuna delle tue regioni.

I migliori consigli per la contabilità di WooCommerce

Di seguito sono riportate alcune best practice di contabilità e contabilità per i negozi WooCommerce che dovresti seguire.

Crea un processo di contabilità mensile

Hai bisogno di dati finanziari accurati se vuoi prendere decisioni basate sui dati. Ciò significa costruire un processo mensile (idealmente settimanale se vendi numerosi articoli) affinché il contabile aggiorni il grafico del conto.

Passa alla contabilità per competenza

Esistono due forme di contabilità: contabilità di cassa e contabilità per competenza. Il primo funziona bene quando hai appena iniziato o gestisci un'impresa semplice e di piccole dimensioni.

Tuttavia, se hai un negozio WooCommerce in cui tendi a vedere picchi nelle vendite, ad esempio durante le festività natalizie, dovresti passare alla contabilità per competenza.

Contabilità per competenza significa che le entrate e le spese sono registrate nei grafici del tuo conto quando vengono guadagnate, non quando il denaro arriva o lascia il tuo conto bancario.

Usa un plug-in di gestione dell'inventario per il tuo negozio WooCommerce

Se hai più di una dozzina di SKU, investire in un software di gestione dell'inventario che si sincronizza con il tuo software di contabilità ti farà risparmiare un sacco di tempo e mal di testa. Questo perché puoi anche usarlo per prevedere le scorte, calcolare la contrazione dell'inventario, ecc., Oltre a monitorare il tuo inventario.

Conosci le tue scadenze fiscali

Le scadenze fiscali variano a seconda della sede della tua azienda. Dovresti ricordarli se vuoi evitare potenziali multe e ispezioni.

Diamo un'occhiata agli Stati Uniti come esempio. Tradizionalmente, il Tax Day è il 15 aprile qui. Ogni anno ha una propria scadenza per la dichiarazione dei redditi estesa, che puoi trovare online se c'è un motivo per il tuo ritardo.

Inoltre, potresti dover pagare le tasse stimate come imprenditore. Sebbene ciò non sia sempre richiesto, la maggior parte delle ditte individuali, delle società di persone, delle società e delle S-Corps hanno requisiti di pagamento.

Imposta un dashboard finanziario

Un modo sostenibile per gestire un'impresa (e salvare la tua salute mentale) è creare una dashboard finanziaria con tutti i KPI finanziari essenziali che mostrano la salute della tua attività.

Se tieni traccia della tua contabilità e visualizzi questa dashboard almeno settimanalmente, sarai sempre aggiornato su come sta andando la tua attività.

Considerazioni finali sulla contabilità WooCommerce

Il mondo del fisco e della contabilità non è sempre divertente. Ma la soluzione migliore è impostare correttamente un processo di contabilità WooCommerce dall'inizio. Quindi non dovrai mai preoccuparti delle spaventose sorprese del governo.

Assumi un contabile, sincronizza i tuoi dati di vendita con il software di contabilità WooCommerce di qualità e assicurati di eseguire regolarmente i rapporti.

Infine, trova altri modi per migliorare il tuo negozio WooCommerce e il suo flusso di lavoro controllando la nostra raccolta dei migliori plugin WooCommerce gratuiti.