Integrazione WooCommerce QuickBooks: una guida completa

introduzione

Se sei il proprietario di un negozio WooCommerce, allora sai che tenere traccia delle tue finanze può essere una sfida. Ma lo sapevi che ci sono strumenti disponibili per aiutare a rendere più facile questo processo? Una di queste opzioni è QuickBooks, un software di contabilità progettato per aiutare le piccole imprese a gestire le proprie finanze.

Utilizzando un'estensione di integrazione di QuickBooks per il tuo sito Web, puoi monitorare efficacemente l'inventario e analizzare i dati di vendita. Ma come si integrano questi due strumenti software e cosa significa esattamente per te come commerciante?

Questo tutorial spiegherà come integrare WooCommerce con QuickBooks. Tratteremo cos'è il software di contabilità, i vantaggi dell'integrazione dei due programmi e spiegheremo perché la nostra estensione è il miglior strumento di integrazione QuickBooks disponibile. Quindi, se sei pronto per iniziare, continua a leggere!

Come funziona WooCommerce con QuickBooks?

QuickBooks è un programma software progettato per le piccole imprese che le aiuta a tenere traccia delle transazioni finanziarie, inviare fatture, ricevere pagamenti e creare report. Quindi, ecco come funziona.

Quando un cliente effettua un acquisto o una donazione sul tuo negozio WooCommerce e utilizza la sua carta di credito, le informazioni sulla transazione vengono inviate alla sua banca. Alla fine, viene instradato a un elaboratore di carte di credito per la verifica. È qui che entra in gioco la connessione tra WooCommerce e QuickBooks: uno di quei processori è Intuit, il produttore di QuickBooks.

In altre parole, l'acquisto o la donazione del tuo cliente dal tuo negozio WooCommerce invia tali informazioni a QuickBooks tramite il suo processore di terze parti, Intuit.

Quando WooCommerce invia dati a QuickBooks, è in formato .QBO. Le informazioni vengono quindi registrate nell'account del cliente all'interno del software e aggiornate man mano che le transazioni con carta di credito vengono finalizzate e rispedite al cliente tramite Intuit. Se il cliente utilizza un estratto conto bancario o altri servizi di segnalazione relativi alla società emittente della carta di credito per seguire lo stato delle sue transazioni, tali rapporti non mostreranno alcuna informazione sul tuo negozio WooCommerce. Solo QuickBooks registrerà tali informazioni per loro.

Il processo funziona anche al contrario. Quando devi aggiornare i record di ordini o pagamenti dei tuoi clienti in WooCommerce dopo che sono tornati da QuickBooks, dovrai utilizzare un plug-in Intuit. Quel plugin collegherà i due programmi in modo da poter inviare informazioni aggiornate da WooCommerce a QuickBooks.

Vantaggi dell'integrazione di WooCommerce QuickBooks

Ci sono molti vantaggi nell'usare insieme WooCommerce e QuickBooks. Esaminiamoli:

Risparmia tempo

Poiché questo software è integrato, consente l'inserimento di tutti i dati e gli aggiornamenti in un unico posto. Non è necessario passare da una piattaforma all'altra e inserire manualmente gli stessi dati più volte (o peggio, un sistema). Ciò consente di risparmiare tempo sia per l'utente che per il contabile/contabile poiché QuickBooks può riconciliare i dati finanziari tra se stesso, WooCommerce e altri software di contabilità.

Diminuzione delle possibilità di errore umano

L'immissione dei dati è duplice quando questi due sistemi sono combinati. In un programma, i dati vengono inseriti direttamente in QuickBooks o WooCommerce e nell'altro programma vengono verificati. Questo rende più difficile commettere un errore durante l'inserimento dei dati poiché le dita incrociate saranno che hai fatto tutto bene! Una volta che questa voce iniziale è stata effettuata, è più facile aggiornare.

L'installazione è facile e veloce

Configurare WooCommerce e QuickBooks per questo tipo di integrazione è rapido, facile e indolore. Una volta che hai impostato la tua API per funzionare con QuickBooks, i due hanno già una connessione stabilita che dovrai solo confermare. Da lì in poi, puoi effettuare aggiornamenti all'istante. Ciò significa che gli utenti possono avere più tempo per fare ciò che amano e meno tempo per imparare a utilizzare il software di contabilità.

Promuove un'eccellente contabilità e contabilità

Infine, quando WooCommerce e QuickBooks vengono utilizzati insieme, migliora sia i processi di contabilità che di contabilità (e li rende più gestibili). Poiché tutto viene eseguito in un unico posto utilizzando due sistemi che già funzionano bene insieme, non è più necessario passare da una piattaforma all'altra o inserire manualmente gli stessi dati più volte. Ciò consente di risparmiare tempo, ridurre l'errore umano e rendere la contabilità più semplice (e meno frustrante).

Metodi di integrazione di QuickBooks

I trasferimenti di dati possono essere effettuati tramite integrazioni di dati unidirezionali o bidirezionali, a seconda del plug-in utilizzato.

Integrazione dati unidirezionale

L'integrazione dei dati unidirezionale si verifica quando un'azienda, ad esempio QuickBooks, assegna un identificatore univoco all'azienda che riceve le informazioni. Eventuali modifiche apportate da QuickBooks alle anagrafiche dei clienti vengono immediatamente aggiornate nell'altro sistema (es. software gestionale aziendale).

Integrazione dati bidirezionale

L'integrazione dei dati bidirezionale si verifica quando QuickBooks aggiorna contemporaneamente il proprio sistema e l'altro sistema (ad esempio, il software di gestione aziendale), utilizzando un modello bidirezionale di condivisione delle informazioni. Entrambe le società devono utilizzare gli stessi identificatori univoci per tracciare i clienti affinché ciò abbia successo.

QuickBooks fornisce diversi componenti aggiuntivi che possono aiutare con l'integrazione dei dati da altri software di gestione aziendale come Salesforce, Microsoft Dynamics e NetSuite.

In generale, l'integrazione dei dati a due vie è più vantaggiosa dell'integrazione unidirezionale. Fornisce un tasso di precisione più elevato poiché è possibile aggiornare automaticamente entrambi i sistemi contemporaneamente. Inoltre, riduce il lavoro manuale, riducendo la possibilità di errore umano.

Come integrare WooCommerce con QuickBooks

L'integrazione di WooCommerce con QuickBooks è un modo eccellente per mantenere aggiornati i tuoi registri contabili e consentirti di riconciliare rapidamente i tuoi account. Diamo un'occhiata a come ottenere questa integrazione utilizzando il plug-in QuickBooks Sync for WooCommerce di MyWorks.

Passaggio 1: download e installazione

Innanzitutto, dovrai andare alla dashboard di WordPress e accedere a Plugin> Aggiungi nuovo. Nella casella di ricerca delle parole chiave, inserisci il nome del tuo plug-in, in questo caso "QuickBooks Sync for WooCommerce". Una volta identificato, procedi all'installazione e all'attivazione seguendo attentamente tutti i passaggi.

Passaggio 2: crea un account su MyWorks

Avrai bisogno di un account su MyWorks per connettere il plug-in installato di recente al tuo account QuickBooks. Vai al sito Web ufficiale di MyWorks e registra un account.

Passaggio 3: verifica la chiave di licenza

Successivamente, nella scheda "Piani" nella dashboard di MyWorks c'è un codice di licenza collegato al plug-in di supporto della piattaforma su WooCommerce. Seleziona il piano per cui sei registrato e copia questo codice chiave di licenza.

Ora, torna alla dashboard di WordPress, visita MyWorks Sync > Connessione e incolla il codice che hai copiato. Premi il pulsante "Invio" per attivare la tua licenza.

Per procedere, scorri la pagina verso il basso e fai clic su "Connetti a QuickBooks Online".

Passaggio 4: collega MyWorks a QuickBooks Online

Ora devi accedere al tuo account QuickBooks. Se non ne hai uno, puoi sempre creare un account visitando il sito Web ufficiale di QuickBooks. Nella dashboard di MyWorks, fai clic sul pulsante "Connetti a QuickBooks".

Si aprirà una finestra pop-up che richiede l'autorizzazione a connettere MyWorks al tuo account QuickBooks online. Fare clic sul pulsante "Connetti" per avviare il processo di connessione. Dopo una connessione riuscita, il nome registrato della tua azienda con QuickBooks sarà visibile nella connessione QuickBooks.

Passaggio 5: collega WooCommerce a QuickBooks Online

Dopo aver collegato correttamente MyWorks a QuickBooks Online, scorri verso il basso fino alla sezione "CONNESSIONE QUICKBOOKS" (nella stessa pagina) e copia il token di accesso generato. Quindi, torna alla dashboard di WordPress, fai clic su MyWorks Sync > Connessione e incolla il token di accesso nel campo "Inserisci token di accesso" fornito. Fare clic sul pulsante "Salva" per procedere. La pagina si ricaricherà e ora vedrai che WooCommerce è connesso correttamente a QuickBooks Online.

Passi facili e semplici da seguire, giusto? A questo punto, hai integrato con successo WooCommerce con QuickBooks. Ora puoi esplorare le funzionalità che QuickBooks ha da offrire alla tua attività.

Complessivamente

WooCommerce lavora di pari passo con il software di contabilità QuickBooks per consentire alle aziende di gestire il proprio inventario e le vendite. Le aziende possono ora vedere il quadro generale con una soluzione completamente integrata per la gestione di prodotti e ordini.

L'integrazione di WooCommerce con QuickBooks può essere unidirezionale o bidirezionale. E con l'aiuto del plug-in MyWorks, puoi utilizzare processi automatizzati per collegare le due applicazioni.

Per riassumere, l'utilizzo di WooCommerce con QuickBooks è essenziale per le aziende. I proprietari dei negozi possono ottimizzare l'attività attraverso una soluzione completamente integrata per la gestione dei prodotti e degli ordini. Con l'aiuto del plug-in MyWorks, i rivenditori possono automatizzare il processo di esportazione e importazione dei prodotti tra WooCommerce e QuickBooks.

Siamo giunti alla fine di questo articolo. Grazie per aver dedicato del tempo a leggerlo. Se hai bisogno di servizi WordPress professionali, non esitare a contattarci. Inoltre, puoi controllare il nostro sito Web per saperne di più sui nostri servizi.