WooCommerce: 6 consigli fiscali e contabili per farti risparmiare tempo in questa stagione fiscale

Se solo il pensiero della stagione delle tasse ti dà il mal di testa, non sei solo. Infatti, il 60 per cento dei proprietari di piccole imprese non si sente sicuro delle proprie conoscenze contabili (Rapporto Small Business – Contabilità).

Capiamo la sensazione: la stagione delle tasse si avvicina e stai freneticamente cercando di sommare e classificare tutte quelle scatole di scarpe piene di ricevute. O forse non sei nemmeno completamente sicuro della posizione finanziaria della tua attività perché non hai tracciato accuratamente i tuoi ordini/vendite.

Se sei indietro con la contabilità, non sei sicuro di quale sia il tuo reddito d'impresa o semplicemente desideri risparmiare tempo e mal di testa che comporta la stagione fiscale, questa guida è per te.

Abbiamo compilato i nostri migliori suggerimenti per la contabilità di WooCommerce per farti risparmiare tempo in questa stagione fiscale (e ogni anno dopo...)

Pronto a tuffarti?

1. Incontra un commercialista per chiarire i tuoi numeri e le tue date

Il nostro primo consiglio potrebbe non sorprenderti, ma un incontro con un contabile vale oro. Riceverai risposte a tutte le tue domande importanti, consigli personalizzati e molto altro ancora. Anche un solo incontro potrebbe farti risparmiare grandi numeri ogni anno. Inoltre, un contabile ti aiuterà ad assicurarti di essere conforme a tutte le norme e i regolamenti.

Se hai bisogno di essere più convincente, l'importo che spendi per un contabile è una spesa aziendale deducibile dalle tasse!

Un contabile è per la salute della tua azienda ciò che un medico è per la salute di un essere umano. Saranno in grado di valutare la salute finanziaria della tua attività, dirti cosa funziona e cosa no, oltre a darti suggerimenti e suggerimenti. Ti suggeriamo di incontrarne uno almeno una volta all'anno, proprio come fai (si spera) con i tuoi controlli sanitari annuali.

Hai già un commercialista? Perfetto! In caso contrario, ti suggeriamo di cercare un commercialista che abbia familiarità con le attività di e-commerce. Le aziende di e-commerce hanno le loro regole e situazioni particolari e un contabile specializzato sarà in grado di aiutarti meglio con la tua contabilità.

Ecco alcuni consigli per trovare un commercialista:

• Chiedi ad altri uomini d'affari di e-commerce dei loro contabili
• Trova un consulente QuickBooks Pro vicino a te https://quickbooks.intuit.com/find-an-accountant/
• Compila un elenco di candidati e poni a ciascuno una serie di domande

Una volta trovato un contabile, assicurati di preparare tutte le tue domande in anticipo. In questo modo potrai ottenere il massimo dalla tua riunione.

Domande da porre ai commercialisti:

Di seguito sono riportate alcune domande che potresti porre al tuo commercialista per assicurarti che siano adatte alla tua attività. Tieni presente che come proprietario di un negozio di eCommerce, devi trovare un contabile che abbia familiarità con il tuo modello di business e possa rappresentarti in tutti gli stati in cui svolgi la tua attività.

1. Quali sono le tue commissioni?
2. Quali servizi offrite?
3. Conoscete le attività di e-commerce?
4. Potete consigliarmi le regole in tutti gli Stati in cui svolgo la mia attività?
5. Puoi spiegare la tua filosofia fiscale e le priorità di pianificazione fiscale?

2. Utilizzare un software di contabilità

Se non stai ancora utilizzando un software di contabilità, questo suggerimento potrebbe semplicemente cambiare completamente il tuo modo di fare affari. Piattaforme come QuickBooks agiscono come il tuo contabile personale, prendendo tutto ciò che dici e quindi facendo tutto il lavoro di contabilità per te. È come avere un commercialista personale che lavora 10 volte più velocemente a meno di 1/10 del prezzo.

Alcune delle funzionalità fornite dalla maggior parte delle piattaforme di contabilità includono:

• Gestione del flusso di cassa
• Fatturazione e vendita
• Monitoraggio delle spese
• Rapporti contabili
• Contabilità cloud

Queste funzionalità ti permetteranno di tenere facilmente traccia di tutte le tue spese (non più scatole di scarpe piene di ricevute!), classificare le spese, gestire il flusso di cassa e monitorare lo stato di salute della tua attività.

Uno dei motivi principali per cui amiamo così tanto queste piattaforme è perché rendono tutto così facile. Non è più necessario disporre di conoscenze contabili avanzate per valutare la salute finanziaria della tua azienda.

A seconda della piattaforma che utilizzi, l'inserimento di dati come il monitoraggio delle spese può essere semplice come scattare una foto di una ricevuta o semplicemente collegare la tua carta di credito all'app per monitorare le tue transazioni. Alla fine dell'anno, puoi facilmente fare un resoconto di tutte le tue spese aziendali per massimizzare i vantaggi di risparmio fiscale.

La piattaforma di contabilità n. 1 e la nostra migliore raccomandazione è QuickBooks, ma ci sono sicuramente altre alternative disponibili. QuickBooks offre diversi piani e livelli, quindi puoi scegliere il piano che funziona meglio per te.

Per risparmiare ancora più tempo, puoi utilizzare QuickBooks Sync for WooCommerce di MyWorks per connettere il tuo negozio WooCommerce direttamente a QuickBooks. Questa piattaforma di sincronizzazione prenderà automaticamente tutti i tuoi clienti, vendite, pagamenti, tasse e commissioni di transazione e classificherà i tuoi dati negli account corretti in QuickBooks. Ciò significa che non dovrai mai perdere tempo a inserire o regolare manualmente i tuoi dati: li vedrai semplicemente apparire in QuickBooks.

Se colleghi il tuo negozio WooCommerce, il conto bancario e la carta di credito a QuickBooks, avrai circa il 95% del tuo lavoro di contabilità svolto automaticamente.

E se ti prendi il tempo per impostare i tuoi account COGS in QuickBooks, sarai persino in grado di monitorare il costo dei prodotti che vendi.

Per sincronizzare WooCommerce e QuickBooks, dovrai semplicemente completare i seguenti passaggi:

1. Crea un account con MyWorks
2. Installa il loro plug-in di supporto sul tuo sito
3. Collegati a QuickBooks
4. Rivedere le impostazioni e la mappatura dei dati
5. Facoltativo: sincronizza le vendite storiche in QuickBooks

E questo è tutto. Tutti i tuoi dati di vendita verranno sincronizzati direttamente in QuickBooks, in modo che QuickBooks sia aggiornato e classificato per la prossima stagione fiscale.

3. Tieni traccia delle spese attraverso la piattaforma di contabilità

Dopo il reddito, la prossima informazione più importante di cui hai bisogno per prepararti alla stagione fiscale sono le spese. Per massimizzare i tuoi vantaggi di risparmio fiscale, vorrai contare ogni spesa deducibile... e anche tenerne traccia. QuickBooks ti consentirà di scattare facilmente una foto di una ricevuta e salvarla e classificarla per te.

Una piattaforma di contabilità sarà in grado di archiviare queste informazioni per te per anni e non dovrai preoccuparti di tenere traccia delle ricevute.

Inoltre, classificare le tue spese ti consentirà di eseguire report per ottenere una suddivisione delle aree di spesa. Più sai, più puoi risparmiare.

4. Guarda i tuoi COGS

Il nostro prossimo consiglio è tenere traccia del costo delle merci vendute. Questo è un passaggio molto importante nel processo di contabilità per comprendere:

• I tuoi margini
• I migliori venditori
• Quanto stai effettivamente guadagnando su un prodotto quando viene venduto

Allora, qual è esattamente il costo della merce venduta? È un calcolo di tutti i costi coinvolti nella vendita di un prodotto. Tali costi possono includere materiali, manodopera e operazioni.

Materiali

• Costi di tutte le parti o materiali utilizzati per creare un prodotto
• Costo di tutte le materie prime
• Costo di qualsiasi cosa utilizzata per assemblare il prodotto

Lavoro duro e faticoso

• Le persone che creano o gestiscono i prodotti
• Costo delle persone o delle macchine utilizzate per creare i prodotti
• Spedizione e caricatori di carburante

Operazioni

• Dipendenti
• Software, hardware o altre utilità direttamente coinvolte nella creazione del prodotto

Perché dovresti monitorare il costo delle merci vendute? Tenere traccia del costo delle merci vendute può essere molto importante e utile in una piattaforma contabile per aiutare a capire i tuoi margini e i tuoi migliori venditori.

Se utilizzi QuickBooks, puoi gestire facilmente queste informazioni utilizzando il campo "Costo". Se utilizzi il plug-in WooCommerce Cost of Goods Venduto, puoi anche sincronizzare questo costo da WooCommerce in QuickBooks con MyWorks Sync.

5. Rivedi spesso i libri

Indipendentemente da come scegli di gestire la tua contabilità, è importante dedicare del tempo a riconciliare o "ripulire" periodicamente i tuoi libri.

Come dice Investopedia, " La riconciliazione è un processo contabile che utilizza due serie di record per garantire che le cifre siano corrette e concordanti. Conferma se il denaro in uscita da un conto corrisponde all'importo speso e assicura che i due siano bilanciati alla fine del periodo di registrazione. La riconciliazione fornisce coerenza e accuratezza nei conti finanziari ” (https://www.investopedia.com/terms/r/reconciliation.asp).

La riconciliazione dei tuoi account ti consentirà di trovare eventuali discrepanze. Se hai discrepanze, sarà importante per te andare fino in fondo. Più spesso ti riconcili, più facile sarà individuare e risolvere eventuali problemi, come una spesa che hai dimenticato di registrare, un assegno che hai dimenticato di depositare o una vendita inserita in modo errato.

Ti ricordi cosa hai comprato al supermercato 6 mesi fa? Probabilmente no. Ora immagina di riconciliare i tuoi libri solo una volta all'anno. Saresti in grado di ricordare cifre, fatti ed eventi di 6 mesi prima? Se ti riconcili spesso, sarai facilmente in grado di rilevare e correggere le discrepanze.

6. Mettere da parte i soldi per le tasse in un conto separato

Se la tua azienda realizza un profitto, di solito deve pagare le tasse almeno una volta all'anno. A seconda di dove è costituita, potrebbe anche essere necessario pagare le tasse trimestrali.

A seconda della natura della tua attività, potresti dover pagare una serie di tasse diverse. Esempi inclusi:

• Imposta sulle vendite: l'imposta sulle vendite che riscuoti quando vendi prodotti
• Tassa sul franchising: varia da stato a stato, ma potrebbe essere richiesta dagli stati in cui hai un nesso
• Imposta sulla proprietà: se la tua attività di e-commerce possiede immobili, potresti dover pagare le tasse sulla proprietà
• Imposta sul lavoro: tasse pagate se assumi dipendenti
• Imposta sul reddito: imposta pagata su qualsiasi profitto dalla tua attività

Come accennato in precedenza, uno dei migliori investimenti che puoi fare sulla tua attività è vedere un commercialista.

Saranno in grado di informarti sui tuoi obblighi fiscali, oltre ad aiutarti a tenere traccia di date e scadenze importanti. Saranno anche in grado di aiutarti a stimare quante tasse potresti dover pagare.

Come regola generale, usa la regola del 30% . Risparmia il 30% del tuo profitto aziendale per coprire le tasse federali. Considera un ulteriore 10% per coprire le tasse locali, se applicabile.

Dovresti creare un conto di risparmio aziendale separato e depositare lì il 30% del tuo profitto aziendale mensile.

Quando arriverà la stagione delle tasse, sarai felice di esserti preparato! Prima di tutto, mettere da parte questi soldi ti consente di capire meglio la posizione della tua attività. In secondo luogo, sarai preparato per l'onere fiscale che la tua azienda sente durante la stagione delle tasse.

Implementa questi 6 suggerimenti e la tua prossima stagione fiscale sarà un gioco da ragazzi. E ricorda che la maggior parte di questi processi può essere automatizzata utilizzando QuickBooks Sync for WooCommerce di MyWorks Software per salvare l'immissione manuale dei dati da WooCommerce a QuickBooks.