Spiegazione dell'automazione del flusso di lavoro e 6 migliori software del flusso di lavoro per il 2022

L'immissione manuale dei dati potrebbe essere una delle attività più noiose e inefficienti nel mondo aziendale. Non solo ti fa addormentare, ma fa anche sprecare tempo e risorse preziose, riducendo a pezzetti la tua produttività.

Secondo Zapier, il 94% dei lavoratori svolge compiti ripetitivi e dispendiosi in termini di tempo. Fortunatamente, esiste una tecnologia in grado di automatizzare queste attività complicate, eliminando l'errore umano e consentendoti di concentrarti sul lavoro che conta davvero: l'automazione del flusso di lavoro.

Sfruttando i processi auto-operativi che eseguono attività manuali, l'automazione del flusso di lavoro può aiutare la tua azienda a risparmiare tempo e denaro, ridurre gli errori e aumentare la produttività.

Sommario

Come funziona l'automazione del flusso di lavoro?

L'automazione del flusso di lavoro in genere si basa su una serie di istruzioni if/then per attivare un'altra attività. Quindi si dirama a seconda dell'azione intrapresa da un lead, un dipendente o un altro stakeholder.

Esaminiamo un esempio di flusso di lavoro per trasformare l'invio di un modulo in un'opportunità di affare.

• Un visitatore del sito Web invia un modulo.
• L'azione iscrive automaticamente il visitatore in una campagna a goccia. Crea un nuovo accordo e imposta lo stato su "Nuovo".
• La prima e-mail della campagna di gocciolamento viene inviata al lead, chiedendo di pianificare un incontro.
• Il lead fa clic sull'utilità di pianificazione della riunione e crea un appuntamento.
• Un'e-mail di ringraziamento viene inviata al lead, confermando la data e l'ora.
• Il CRM crea una nuova attività e la assegna a un rappresentante di vendita.
• Il rappresentante di vendita si rivolge quindi personalmente, ponendo fine al flusso di lavoro automatizzato.

Ecco come può essere un flusso di lavoro dall'inizio alla fine.

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Quasi tutti i reparti della tua azienda possono trarre vantaggio dall'automazione del flusso di lavoro. Che si tratti di marketing, risorse umane o finanza, la tecnologia può aiutarti a lavorare in modo più intelligente, non più difficile.

Di seguito, tratteremo alcuni degli esempi di automazione del flusso di lavoro più popolari.

L'automazione del flusso di lavoro può essere utilizzata praticamente in qualsiasi team e in qualsiasi scenario aziendale. Sebbene sia principalmente correlato al marketing e alle vendite, può essere utilizzato anche nel servizio clienti, nelle operazioni, nelle risorse umane e nella finanza.

Automazione del flusso di lavoro di marketing

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Alcune delle attività più ripetitive nel marketing, come l'invio di e-mail e la pubblicazione di aggiornamenti sui social media, possono essere automatizzate con l'automazione del flusso di lavoro. Con il software di automazione del marketing, puoi pianificare l'intero calendario dei social media e impostare flussi di lavoro che alimentano determinati tipi di potenziali clienti con offerte e-mail.

I flussi di lavoro automatizzati nel marketing includono:

• Iscrizione di un utente a una campagna a goccia quando scarica una risorsa dal tuo sito web
• Accogliere un utente nella tua azienda dopo aver acquistato un prodotto
• Ricordare a un utente di effettuare il check-out dopo aver aggiunto vari articoli al carrello
• Pianificazione dei post sui social media su più piattaforme
• Distribuzione delle attività di marketing tra i membri del team

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Automazione del flusso di lavoro di vendita

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L'automazione del flusso di lavoro di vendita semplifica le noiose attività di gestione di lead e prospect, in modo che i rappresentanti possano concentrarsi sulla vendita, non sull'immissione di dati. Oltre a portare automaticamente i lead attraverso la pipeline in base alle loro azioni, un flusso di lavoro di vendita automatizzato può iscrivere potenziali clienti in campagne a goccia e aggiornare le fasi dell'accordo man mano che l'accordo va avanti.

Le attività automatizzate nelle vendite includono:

• Posizionando ogni lead in una fase diversa della pipeline quando intraprendono una determinata azione
• Spostare un lead fuori dalla pipeline se hanno smesso di rispondere alle e-mail
• Invio di un'e-mail di presentazione da un rappresentante di vendita a un lead dopo aver scaricato un ebook
• Aggiornamento della fase dell'accordo una volta che il lead ha programmato un appuntamento o una riunione
• Creazione di attività per i rappresentanti di vendita una volta che un lead ha pianificato una riunione

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Automazione del flusso di lavoro del servizio clienti

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L'automazione del flusso di lavoro è incredibilmente utile nel servizio clienti. Oltre a lanciare sondaggi, l'automazione del flusso di lavoro può occuparsi di ticket, casi e domande comuni inviando una serie di e-mail o creando attività.

Le attività automatizzate nel servizio clienti includono:

• Creazione di un nuovo ticket nel sistema quando qualcuno contatta tramite social media o e-mail
• Inoltrare i clienti con una serie di utili email
• Invio di sondaggi NPS e iscrizione a diverse campagne e-mail a seconda della loro valutazione
• Assegnare ai biglietti un'etichetta di priorità a seconda del tono del messaggio o dell'e-mail
• Risoluzione e archiviazione dei ticket una volta raggiunta una risoluzione

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Automazione del flusso di lavoro delle operazioni

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Le operazioni sono la linfa vitale di qualsiasi organizzazione e anch'esse possono essere automatizzate per ridurre le istanze di immissione manuale dei dati.

Le attività automatizzate nelle operazioni includono:

• Eliminare i duplicati una volta rilevati o unire due proprietà se sono le stesse
• Gestione delle autorizzazioni del team per i nuovi membri del team
• Stabilire le priorità per i diversi processi aziendali
• Compilazione automatica di report alla fine di ogni trimestre
• Creazione di attività in strumenti di terze parti come Asana, Slack o Zoom

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Automazione del flusso di lavoro delle risorse umane

Invece di dover inserire manualmente tutte le informazioni personali dei nuovi assunti, come indirizzi, numeri di previdenza sociale e altre informazioni sui dipendenti nei sistemi di buste paga, spese e assicurazioni, il software di automazione delle risorse umane può farlo per te in pochi minuti.

Le attività automatizzate nelle risorse umane includono:

• Rimozione dei candidati dal database se sono rimasti inattivi per un periodo di tempo
• Invio di email ai candidati che non sono arrivati ​​alla fase finale
• Filtraggio dei candidati con determinate parole chiave nella cronologia del lavoro
• Invio di W2 ai dipendenti attuali
• Raccogliere il feedback dei dipendenti dopo che sono stati in azienda per un periodo di tempo

Automazione del flusso di lavoro finanziario

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Consentendoti di creare moduli, progettare flussi di lavoro e tenere traccia dei processi, il software di automazione dei processi finanziari può semplificare tutte le richieste di viaggio, i rimborsi e l'approvazione del budget.

Le attività automatizzate in finanza includono:

• Prendendo un processo di approvazione delle spese dall'inizio alla fine
• Gestione delle approvazioni dei fornitori e dei contratti
• Assegnazione di priorità ad ACH e richieste di trasferimento
• Gestione delle richieste di spese di viaggio a seconda della posizione e dell'attività
• Approvazione dei budget sulla base di un insieme predeterminato di parametri

Ora che sai tutto sull'utilizzo dei flussi di lavoro automatizzati, diamo un'occhiata ai migliori strumenti che puoi utilizzare.

Miglior software di automazione del flusso di lavoro nel 2022

1. HubSpot: il miglior software di automazione del flusso di lavoro all-in-one

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Il software di marketing, vendita, assistenza e operazioni di HubSpot opera su un'unica piattaforma, rendendolo una delle scelte migliori per l'automazione del flusso di lavoro all-in-one. Tutto è collegato insieme, consentendoti di allineare tutti i processi dei tuoi team e riducendo l'attrito da un'attività all'altra.

Puoi passare facilmente i lead dal marketing alle vendite, collegare un ticket di servizio con un record di contatti esistente e ripulire i dati dei clienti, il tutto in un'unica piattaforma intuitiva.

Ideale per : HubSpot è altamente raccomandato per le aziende in crescita che devono ancora provare l'automazione del flusso di lavoro e per le aziende con processi consolidati. Puoi iniziare con un abbonamento Starter, quindi aggiornare quando hai bisogno di più funzionalità. Particolarmente consigliato per i reparti marketing, vendite, assistenza e operazioni.

Prezzi per Marketing Hub: gratuito; $ 50/mese (antipasto); $ 890/mese (Professionista); $ 3.200/mese (azienda)

Prezzi per Hub di vendita: gratuito; $ 50/mese (antipasto); $ 500/mese (Professionista); $ 1.200/mese (azienda)

Prezzi per Service Hub: gratuito; $ 50/mese (antipasto); $ 400/mese (Professionista); $ 1.200/mese (azienda)

Prezzi per Operations Hub: gratuito; $ 50/mese (antipasto); $ 800/mese (Professionista)

2. Nintex: il miglior software di automazione del flusso di lavoro aziendale

Con oltre 3 milioni di applicazioni per flussi di lavoro che operano sulla loro piattaforma in questo momento, Nintex aiuta più di 8.000 clienti aziendali a gestire, automatizzare e ottimizzare i loro processi aziendali, senza alcuna esperienza di codifica richiesta.

Offrendo una moltitudine di strumenti di automazione del flusso di lavoro, come mappatura dei processi, flussi di lavoro avanzati e intelligence dei processi, la tua azienda è in grado di mappare ciascuno dei tuoi processi, eseguirli e monitorarne le prestazioni.

Ideale per : Nintex è altamente raccomandato per le aziende con processi consolidati. È un software robusto che abbina uno strumento di progettazione del flusso di lavoro intuitivo con potenti integrazioni che collegheranno ogni singola app. Particolarmente consigliato per i dipartimenti IT, legge, risorse umane e finanza.

Prezzo : $ 910/mese (Standard); $ 1.400/mese (azienda)

3. Kissflow: il miglior software di automazione del flusso di lavoro adatto ai principianti

Scelto da oltre 10.000 aziende, tra cui Domino's, Michelin e Pepsi, Kissflow offre un software all-in-one per l'automazione del flusso di lavoro che consente alla tua azienda di creare flussi di lavoro che automatizzano le attività nei reparti risorse umane, vendite, finanza, amministrazione, marketing e acquisti .

Con oltre 50 app di gestione dei processi aziendali preinstallate, come ordini di spesa e di vendita, condizioni e trigger e dashboard di reporting per i tuoi flussi di lavoro, Kissflow può semplificare quasi tutti i processi aziendali.

Ideale per : Kissflow è altamente raccomandato per le piccole aziende che stanno iniziando solo ora a provare l'automazione del flusso di lavoro. La semplicità e la facilità d'uso dello strumento renderanno più facile iniziare ad automatizzare i processi. Particolarmente consigliato per i reparti acquisti, risorse umane e finanza.

Prezzo : $ 200/mese (Base); $ 495/mese (avanzato); $ 1.900/mese (a pieno carico)

4. Integrify: il miglior software di automazione del flusso di lavoro di amministrazione quotidiana

Integrify è un software di automazione del flusso di lavoro che consente di creare flussi di lavoro in un builder drag-and-drop ed eseguire flussi paralleli o sequenziali. Potendo collaborare su attività e richieste, testare i processi e impostare promemoria, puoi semplificare facilmente i processi aziendali e automatizzare le attività manuali.

Integrify offre anche esempi di flusso di lavoro e una knowledge base per gli utenti, un'API aperta basata sul resto che consente di integrarsi con database esterni e la possibilità di importare ed esportare dati da Excel e persino PDF.

Ideale per : Integrify è altamente raccomandato per le piccole e medie imprese che desiderano automatizzare le attività quotidiane. Il suo "Process Builder" drag-and-drop rende semplice e facile portare un processo dall'inizio al completamento. Particolarmente indicato per i reparti amministrativi.

Prezzi : Prezzi disponibili su richiesta

5. Zapier: il miglior software di automazione del flusso di lavoro per la connessione di app

Con la possibilità di connettersi e condividere dati con oltre 1.000 app Web, come Facebook, QuickBooks e Google Drive, Zapier può automatizzare quasi ogni tipo di processo aziendale. Tutto quello che devi fare è creare un flusso di lavoro nel loro editor, scegliere le app che desideri includere nel flusso di lavoro e progettarlo.

Ad esempio, se vuoi poter salvare tutti i tuoi allegati in Dropbox, puoi progettare un flusso di lavoro che copi automaticamente qualsiasi allegato dalla tua casella di posta di Gmail a Dropbox e poi ti invii un messaggio Slack sul download.

Ideale per : Zapier è altamente raccomandato per i liberi professionisti e le piccole e medie imprese che utilizzano un'ampia varietà di strumenti che non parlano tra loro. Ad esempio, se utilizzi MailChimp per inviare e-mail e Typeform per raccogliere lead, puoi collegare questi due strumenti utilizzando Zapier. Particolarmente consigliato per i reparti marketing e servizi.

Prezzo : gratuito; $ 19,99/mese (antipasto); $ 49/mese (Professionista)

6. Flokzu: il miglior software di automazione del flusso di lavoro di gestione dei progetti

Senza scrivere alcun codice, Flokzu ti consente di creare attività, scadenze, regole aziendali e notifiche. Il loro software invia anche le attività in sospeso a ciascuna delle caselle di posta degli assegnatari del progetto e, quando ogni fase di un flusso di lavoro è completa, assegnerà automaticamente ogni nuova attività a un utente o ruolo.

Inoltre, Flozku offre una dashboard di reportistica che mostra i tuoi processi aziendali

prestazioni e metriche, come la quantità di attività attualmente in ritardo, le attività assegnate a ciascun utente e ruolo, le attività completate e il tempo impiegato da ciascuna attività, che ti forniranno i dati necessari per perfezionare e ottimizzare i flussi di lavoro futuri.

Ideale per : Flokzu è altamente raccomandato per i singoli team che desiderano ottimizzare la gestione del tempo e il flusso di lavoro delle attività. Una caratteristica fondamentale di questo strumento è che gli utenti riceveranno attività in sospeso nella loro casella di posta, rendendolo un eccellente strumento di gestione dei progetti. Consigliato per qualsiasi squadra.

Prezzo : gratuito; $ 19,99/mese (antipasto); $ 49/mese (Professionista)

L'automazione del flusso di lavoro ti aiuterà a crescere meglio

L'automazione del flusso di lavoro è fondamentale per le aziende che vogliono scalare e crescere senza lasciare che nulla cada tra le crepe. Lasciando che la tecnologia completi le attività manuali, puoi far crescere efficacemente la tua attività senza problemi di crescita.

Nota del redattore: questo post è stato originariamente pubblicato a gennaio 2019 ed è stato aggiornato per completezza.