効率を上げるための 11 の無料メール ハック

あなたが私のような人であれば、1 日の業務で受信トレイをふるいにかけたり、メール メッセージを迷惑メールに分類したり、時間に敏感なメールに返信したりすることが重要です。

それを制御できるようにする必要がありますか？ 受信トレイをより適切に制御できる無料の電子メールハックを入手したので、重要なことを狙うことができます.

生産性を高めるための 11 の完全に無料の電子メール ハック

1. 通知をオフにするか、メールを一時停止します。

ソーシャル メディア以外では、電子メールはほとんどの人が大量の通知を受け取る場所です。 あなたの意識が他の場所に引っ張られていることを考えると、これは効率に対する最も重要なブロッカーの1つにすぎません.

解決？ 電子メール通知をオフにするだけで、より差し迫った責任に集中できます。 ただし、メール会社が許可している場合は、受信メールが受信トレイに表示されないように一時停止することもできます.

グラフィックリソース

Outlook ユーザーは、Boomerang アプリの結果として通知を一時停止し、対処する準備ができたら一時停止を解除できます。

2. バッチ電子メール評価の時間をブロックします。

電子メールは、就業日の数時間にわたって届く可能性があり、クルーと非同期で仕事をしている場合、時間外はありません。

したがって、メールを継続的に調べて、すべての人に返信する代わりに、1 日のうちにメールを評価するための時間を取っておきます。

これは、早朝、午後遅く、またはダウンタイムが予想される任意の時間に行うことができます。

専門家からの提案:このタイム ブロックを決定したら、それをカレンダーに挿入して、他の操作アクティビティと競合しないようにします。

3. テンプレートを生成します。

Web サイトに FAQ セクションがあることをご存知ですか? 私たちの経験豊富な職業では、通常、同じ詳細を顧客、同僚、利害関係者に何度も伝えます。

これを少し簡単にするために、テンプレートを生成して、電子メールの下書きを作成するたびに最初からやり直さないようにします。

テンプレートは、主に、最も頻繁に取得するクエリ、最も使用するフレーズ、および最も共有するメッセージに基づいています。 次のようなもの：

• コールドメール
• 他のグループへのリダイレクト
• 毎週のチーム通知
• OOOのコンセプト

Gmail でこれを設定するには、設定に移動し、[洗練された] タブをクリックして、[テンプレート] 部分に表示される [有効にする] をクリックします。

4. フォルダーを作成します。

ビジネスは生産性にとって最も重要であり、電子メール メッセージはしばしば後回しになります。 皮肉なことに、彼らは私たちが日々の業務で使用する最も重要な情報の一部を保持している可能性が高い.

電子メール内にフォルダを作成すると、アイテムが見つけやすくなるだけでなく、電子メールの優先順位を付ける際の管理も容易になります。

場合によっては、次の方法でカテゴリを作成できます。

• 優先度 (例: アクションが必要、情報提供)
• 運営 (人事、財務、保険適用など)
• グループ (例: 経営陣、直接の経験、同僚など)

5. 受信メールをフィルタリングします。

電子メール プロバイダーに機械的にしてもらうことができるのに、なぜ電子メール メッセージを使って親切にするのでしょうか。

フィルタ属性 (ほとんどの電子メール サプライヤから入手可能) を使用すると、電子メール メッセージの並べ替え、削除、フラグ付け、および転送を行うことができます。

次の情報を適用して、これを行うことができます。

• 電子メールアドレス
• 語句および/または語句
• 件名
• 付属品

フィルターを作成した瞬間に、自動化された遵守アクションを指定します。

使用例には、管理者から特定のフォルダーへの電子メールの取り込み、迷惑メールの削除、リマインダーの調査としてのマークが含まれます。

6. 電子メール スケジューラを使用します。

朝 6 時に起きて、下書きを書いた前夜の午後 10 時にメールを送信できなかったメールを送信するだけの日はありません。

一部の電子メール プロバイダーでは、電子メールを配信する日付と時刻をアジェンダに設定できるため、配信を確立して忘れることができます。心配する必要はありません。

あなたの会社にこの側面がない場合は、電子メールと組み合わせて電子メールを計画できる Boomerang のような拡張機能を検討してください。

7. 「未送信」機能を強化します。

電子メールを送信してから、状況に応じて送信する直前に、今再検討している電子メールを強制的に再読することを 5 回行います。ただし、それについてはほとんど何もできません。 結局今まで。

Gmail やその他の電子メール サプライヤでは、「送信」をクリックしてから数秒間、電子メールの送信を取り消すことができるようになっています。

推奨事項:電子メールの送信準備が整った時点でのみ受信者を増やしてください。この方法では、未完成の電子メールを再び配信することは決してありません。

8. 近道を学ぶ。

ショートカットを使用すると、征服をスキップすることなく、電子メール ジョブをすばやく合計できます。

電子メール ショートカットを使用すると、次のことができます。

• 新しい電子メールを作成します。
• cc および bcc 受信者を含めます。
• インバウンドリンクを挿入します。
• スペルのヒントを開く。
• 太字、斜体、下線、インデント、配置を使用してテキストを書式設定します。
• メールをアーカイブする

そして、それは単にいくつかの名前を付けることです. 通常使用する機能がある場合、特定の 1 回のクリックまたはキーストロークでその機能にアクセスできるショートカットが存在する可能性が高くなります。

もちろん、ショートカットは会社やマシンによって異なります。 したがって、それらを使い始める前に、理想的なものを使用していることを確信してください。

9. 登録を解除します。

あなたの受信トレイが私のものとほぼ同じである場合、ほとんどやり取りしたことのないモデルからのメールが数千通あります。

これらのメールを削除するには時間がかかりますが、読んだことのないメールの購読を解除することで、受信トレイを整理することから始めることができます. 残念ながら、すべてのモデルに読書記録から日常的に連れ去られる離脱ワークフローがあるわけではありません。

この状況では、手動で購読を解除する必要があります。 私を信じてください、あなたの長期的な自己はあなたに感謝します.

10. 文法ブラウザー拡張機能を入手します。

私たちのほとんどは、「新しい下書き」ボックスから直接メールの下書きを作成します。 一方で、この方法にはいくつかの危険が伴います。具体的には、スペルミスやぎこちない言い回しです。

Grammarly のようなアプリケーションは校正者として機能し、間違いを犯す前と同じように見つけます。 Grammarly には、メッセージのトーンを伝えたり、別のフレーズを提案したりする優れた特徴もあります。

このデバイスを使用すると、オーディオの方法や隠れたタイプミスがあるかどうかについてストレスを感じる必要はありません。 すべての当て推量が不要になるため、「送信」を押すことに集中できます。

11. メール メッセージに優先順位を付けます。

取得している大量の電子メールの処理に引き続き苦労している場合は、次の一般的なルールを追求してみてください。電子メールが 2 分以内の応答を必要とする場合は、迅速に対応してください。

時間がかかる場合は、後で保存してください。 この戦術は、克服することなく混乱を取り除くのに役立つことを目的としています.

受信トレイを調整して生産性を最適化するのに役立つ無料の電子メール ハックです。

編集者の注意: この記事は 2016 年 8 月に公開されたものであり、包括性を高めるために更新されています。