ビジネスのワークフロー効率を向上させるための4つのヒント

公開: 2021-09-23

今日のほとんどのオフィスと企業は、8時間のスケジュールで運営されています。これは、その日に実行する必要のあるすべてのタスクを実行するのに十分な長さであると考えるかもしれません。しかし、それらの時間がどのように費やされているかを深く掘り下げると、毎分が生産的に費やされていると確信していますか？または、作業を完了するためのプロセス、ツール、およびその他の機能で非効率的に無駄になっている時間はありますか？

今日、企業は同じ時間内により多くのことを行い、より多くを提供し、より多くを生産するという大きなプレッシャーにさらされています。テクノロジーはますます進歩しており、ワークフローの効率を向上させるために、企業が利用可能なすべてのリソースを有利に使用することが期待されています。必要なツールを検索し、CRM比較チャートなどのソースを読み通すのはビジネスの責任です。これにより、ビジネスワークフローを自動化する上で適切な決定を下すことができます。これが達成されると、あなたのビジネスは仕事の時間の浪費を手放すことができるようになり、あなたのビジネスの生産性と収益性もその後向上します。

この記事では、ビジネスの全体的なワークフロー効率を向上させるための4つのヒントを紹介します。だから、読んでください！

1.タスクに優先順位を付ける方法を学ぶ

ワークフロー全体に悪影響を与える可能性があることの1つは、実行する必要のある特定のタスクに効果的に優先順位を付ける方法がわからない場合です。タスクの優先順位付けに関しては、その日に何をしなければならないか、どの期限が迫っているかによって異なるため、厳格で交渉の余地のないルールはありません。

ただし、リストのすべてを達成することが重要であると感じたときに、課題が発生し始めます。あるものを他のものよりどのように優先しますか？ガイドは次のとおりです。

最も重要なタスクに焦点を当てます。 優先順位リストの一番上に配置する必要があるタスクを最大で3つ選択してください。これらの3つのタスクは、精神的に最も生産的な季節である可能性がある朝に完了する必要があります。そうすれば、午後に「自由な時間」があり、リストにある他のことをすべて終えることができます。次に、仕事を報告した翌日に同じサイクルを再開します。

緊急の期限を強調します。 これにより、締め切りがまだかなり遠い状態で最初にこれらのタスクに取り組むことで、差し迫った締め切りを逃さないようにすることができます。

早く仕事に取り掛かる。 通常の出勤より少なくとも15分早く仕事をすることができれば、それは実際には朝にもっと多くのことを成し遂げるために全体的な違いを生みます。まだそれほど多くの同僚がいないその邪魔されない時間は、あなたが成し遂げる必要があることにもっと集中することを可能にすることができます。 15分早く到着したので、他の誰よりも15分早く職場を離れることもできます。

上記の戦略を実行すると、ビジネスオペレーションの変化に気づき始め、最終的には1日でより多くのことを実行できるようになります。

2.現在のプロセスを分析します

ビジネスワークフローに変更を加える前に、現在のワークフロープロセスも分析することが重要です。これは重要であるため、職場で実施する変更が、それをより効果的にするために必要なものであると確信することができます。このプロセスを実行するときは、従業員を含む全員を参加させる必要があります。そうすることで、彼らから必要なフィードバックを得て、それらの従業員のために何が機能していて何が機能していないかを判断できます。

ワークフロー分析がビジネスにとって効果的に行われるようにするには、次の手順と戦略に注意してください。

ワークフローを自動化します。 ワークフロー内でまだ頑固に手動で操作している問題領域を特定したら、一度に1つの手順でそれらを自動化することを検討する価値があります。

ワークフローの特定のボトルネックを見つけて、戦略を立てます。 ワークフローのボトルネックは、作業のスムーズな流れを遅くしている問題領域です。たとえば、他の手順よりも完了するのに時間がかかる手順はありますか？プロセスの終了を完了するのに繰り返し苦労している部門はありますか？これらは、対処する必要のあるボトルネックです。

ワークフロー分析は、非常に多くの点でビジネスに利益をもたらし、それを実行するためにさらに必要になります。これらの利点は次のとおりです。

職場の全体的な効率を向上させます。 ワークフロー分析により、ビジネスは特定のタスクを実行する方法を新たに検討できるため、それらの非効率性を特定し、適切なテクノロジーを更新することもできます。

お客様を幸せにします。 ワークフロー分析によって実装された変更は、顧客をより幸せにすることもできます。ワークフローの顧客に影響を与える側面について決定を下す必要がある場合は、強力なワークフロー基盤を構築して、ビジネスオペレーションを改善できます。

従業員の士気を高める。確かに、他のビジネスの従業員がすでにより近代的なシステムに切り替えたときに、旧式のプロセスを使用したまま取り残されたくない従業員はいないでしょう。

3.適切な従業員を割り当てる

あなたはすでに徹底的な採用プロセスを持っているかもしれません。次に、あなたの会社は仕事を成し遂げるために適切なツールにも投資しました。ただし、ワークフローの一方の端からもう一方の端への移動はまだ遅いことに気付きます。これが発生した場合、問題は、デジタルマーケティングのトレーニングを行っていないときにマーケティング部門の従業員を割り当てるなど、間違った従業員を仕事に割り当てていることである可能性があります。

適切な割り当ては非常に重要であるため、各従業員が与えられたポジションに適していることが確実にわかります。彼らの職務が彼らの強みであるという理由だけで、彼らはうまくいくことができます。これが達成されると、あなたのビジネスは成功の可能性が高くなります。

適切な従業員が適切な職務に適合していることを確認するために、ここでは、適用する可能性のあるヒントを試してテストしました。

正確な職務記述書を作成します。 これは、あなたの職務記述書が可能な限り非常に具体的であるべきであることを意味します。あいまいな職務記述書を残すことは、それらの職務記述書が実際に満たされているかどうかを会社が解読することをより困難にする抜け穴を作成するだけです。

チームの各メンバーの成長と才能をサポートします。 チームの各メンバーが成長する機会があるときはいつでも、それらの機会を最大限に活用してください。会社負担のトレーニングやセミナーに従業員を派遣することで、従業員が成長し、スキルを磨く機会を与えてください。それらはあなたの会社にとって追加の費用のように見えるかもしれませんが、彼らがうまくやってあなたのビジネスのためにより多くを達成することができたときの利益はより大きくなります。

各タスクの明確な目標を設定して、各従業員が各タスクで何を達成する必要があるかを把握できるようにします。責任をより小さなタスクに分割すると、プロセスがより明確で合理化され、従業員が各タスクで何を達成すべきかわからない場合に灰色の領域の可能性がなくなり、自分が何をしているかを判断するのに役立ちます。実際、結果をもたらします。

4.ファイル共有とドキュメントの優先順位付け

ファイルはあらゆるビジネスに固有の部分です。情報の流れを成功させるために、ワークフローの一方の端からもう一方の端まで共有する必要のあるドキュメントがあります。ワークフローの他のすべての側面がどれほど優れていても、どれほど自動化されていても、チームが必要なドキュメントを手動で入手する以外に選択肢がない場合は、目標を達成できません。

ワークフローの効率を自動化する目的の1つは、他の方法では簡単に見つけられる特定のドキュメントを探し回る時間を無駄にするのではなく、目標の達成に向けてより多くの時間を費やすことに関連している必要があります。

そのことを念頭に置いて、自動システムを介して安全なファイル共有を確保するために適用できるヒントを次に示します。

・エンドツーエンドの暗号化を可能にするファイル共有ソフトウェアを選択して、データやIDの盗難を回避するためのパスワードやその他のセキュリティ対策を確実に実施します。

・定期的なファイル監査を実行して、特定のファイルにアクセスできるユーザーと、現在ファイルを管理しているユーザーを更新します。不要なファイルをクラウドシステムからすぐに削除するには、ファイル監査プロセスも必要です。

・コンシューマーグレードのシステムはリーク、侵害、盗難の影響を受けやすく、セキュリティ対策が不十分であるため、ビジネスグレードのファイル共有システムを選択してください。ビジネスグレードのファイル共有システムを使用すると、コンプライアンスや可視性の制御など、より多くのセキュリティ制御を行うことができます。

・自動ファイル共有方法についてチームをトレーニングおよび教育します。ファイル共有ソフトウェアは、そのような適切な使用方法とビジネスの利点に関してチームが更新されていなければ、まだ役に立たないためです。

結論

上記のヒントは、ビジネスの種類や所属する部門に関係なく機能します。パズル全体の断片として各部門を取り入れると、ビジネスが改善され、生産性が向上します。ワークフロープロセスは、物事を成し遂げるために重要であり、プロセスがすべてビジネスの成功の可能性を高めることに貢献することを保証するのはあなた次第です。ビジネスプロセスが圧倒的になり始めたら、それはワークフローを実際に移動して調整し、ワークフローをより合理化するための合図です。