データ フロー図の初心者向けガイド

プロのスポーツ選手や経営者にどうやって成功したかを尋ねれば、プロセスを習得したと答えるでしょう。 どの習慣が成功につながり、どの習慣が失敗したかを把握することで、効率と生産性が向上しました。

しかし、ビジネス、部門、さらにはチームにプロセスを導入することは、個人のプロセスを磨き上げることとはまったく異なります。 変動する部分が非常に多いため、ビジネス プロセスの各側面をどのように追跡し、改善するのでしょうか?

データ フロー図は、組織が新しいプロセスやシステムを理解し、完成させ、実装するための簡単で効率的な方法を提供します。 これらはシステムを視覚的に表現したものなので、理解しやすく、整理しやすくなっています。

データ フロー図がビジネス システムやプロセスの洗練にどのように役立つかを説明する前に、それが正確に何なのかを見てみましょう。

画像ソース

DFD は 1970 年代に普及し、その分かりやすさにより広く使用され続けています。

DFD には、論理と物理の 2 種類があります。 論理図は、データがどこから来て、どこへ行き、どのように変化し、どこで終わるかなど、システム内で情報を移動する理論的なプロセスを表示します。

物理図は、システム内で情報を移動する実際のプロセスを示します。 システムの特定のソフトウェア、ハードウェア、ファイル、従業員、顧客が情報の流れにどのような影響を与えるかを示すことができます。

論理図または物理図を使用して、情報の流れを説明できます。 これらを組み合わせて使用​​すると、プロセスやシステムをより詳細なレベルで理解することもできます。

データフロー図の利点

DFD は、ほぼ誰でもシステムまたはプロセスのロジックと機能を理解するのに役立つ視覚的表現です。 アクセスしやすいだけでなく、必要な明瞭性を提供し、生産性を向上させます。 その方法は次のとおりです。

アクセシビリティ

視覚的な情報は理解しやすいため、通常、DFD はテキストのブロックよりも複雑な概念をうまく説明します。

プロセスがどのように機能するかを視覚的に表現すると、人々の注意を長く留めることができ、情報を保持しやすくなります。

明瞭さ

DFD は、チームが最高の仕事をするために必要なシステムとプロセスを明確にします。 新しい全社的なシステムを導入する場合でも、部門の既存のプロセスを改良する場合でも、DFD を使用すると、あなたとあなたのチームが同じ認識を得ることができます。

DFD を作成すると、業務運営も明確になります。 より明確に理解することで、摩擦を少なくしてビジネス プロセスを改善し、追跡できるようになります。

生産性

DFD によって作成されるアクセシビリティと明確さにより、エラーの余地が少なくなります。 チームはシステムとプロセスを理解しているため、よりよく習得できるようになります。

理解を深め、反復可能なプロセスと組み合わせることで、チームの有効性と生産性が向上する可能性があります。

より広いレベルで、DFD はビジネス運営の合理化に役立ちます。 プロセスを計画するとき、何が機能し、何が機能しないのかについての洞察が得られます。

これらの洞察は、あなたとあなたのチームの生産性の向上に役立ちます。 さらに、ベスト プラクティスを部門間で共有することもできます。

データフロー図の記号

DFD を使用する前に、DFD を説明するために使用される記号を理解しておく必要があります。

データ フロー ダイアグラムのシンボルは、長方形、円、矢印、短いテキスト ラベルなどの標準化された表記法です。 これらのシンボルは、システムのデータ フローの方向、入力、出力、ストレージ ポイント、およびサブプロセスを表します。

DFD では、Yourdon & De Marco、Gene & Sarson、SSADM、Unified の 4 つの一般的な表記方法が使用されます。

すべて同じラベルと同様の形状を使用して、DFD の 4 つの主要要素 (外部エンティティ、プロセス、データ ストア、データ フロー) を表します。

1. 外部エンティティ

外部エンティティ (ターミネーター、ソース、シンク、またはアクターとも呼ばれる) は、図示されたシステムとの間でデータを送受信する外部システムです。

これらは情報の送信元または送信先であるため、通常は図の端に配置されます。

外部エンティティ シンボルは、長方形、円、正方形の代わりに線画描画を使用する Unified を除き、どのモデルでも同様です。

2. プロセス

プロセスは、受信データを取得し、変更し、出力を生成することによって、データとそのフローを操作する手順です。 プロセスは、計算を実行し、ロジックを使用してデータを並べ替えたり、方向の流れを変更したりすることでこれを実行できます。

通常、プロセスは DFD の左上から開始され、図の右下で終了します。

3. データストア

データ ストアには、処理を待っているドキュメント ファイルなど、後で使用するための情報が保持されます。 データ入力はプロセスを通過してからデータ ストアを通過し、データ出力はデータ ストアから流出してからプロセスを通過します。

4. データの流れ

データ フローは、システムの情報がプロセスやデータ ストアを介して外部エンティティから取得されるパスです。 DFD は、矢印と簡潔なラベルを使用して、データ フローの方向を示します。

DFD レベル

DFD は、単純な概要から、レベル 0 から始まる複数のレベルを持つシステムまたはプロセスの複雑で詳細な表現まで多岐にわたります。

最も一般的で直感的な DFD はレベル 0 DFD であり、コンテキスト ダイアグラムとも呼ばれます。 これらは、システムまたはプロセスを通る情報の流れの概要をわかりやすくまとめたものであるため、ほぼ誰でも理解できます。

レベル 0: コンテキスト図

この DFD レベルは、高レベルのシステム プロセスまたは機能、およびそれらに出入りするデータ ソースに焦点を当てています。 レベル 0 の図は、プロセスまたはシステムの単純かつ直接的な概要を示すように設計されています。

レベル 1: プロセスの分解

レベル 1 DFD は依然としてシステムまたはプロセスの大まかな概要ですが、より詳細なものでもあり、システムの単一プロセス ノードをサブプロセスに分割します。

レベル 2: より深く掘り下げる

DFD の次のレベルでは、レベル 1 の各プロセスを詳細なサブプロセスに分割することで、さらに詳しく掘り下げます。

レベル 3: 複雑さの増加

レベル 3 以上の番号の DFD は一般的ではありません。 これは主に、必要な詳細の量が原因であり、理解しやすいという本来の目的が損なわれています。

データフロー図の例

ソフトウェア エンジニアリング、IT、e コマース、製品管理と設計など、さまざまな業界の専門家は、DFD を使用して、新しいシステムやプロセスをより深く理解し、改良し、実装することができます。

しかし、データ フロー図は実際にはどのようなもので、ビジネスにどのように役立つのでしょうか? ここでは、DFD の影響を文脈で理解するのに役立つ 3 つの例を示します。

1. レベル0 DFD

このレベル 0 DFD は、証券取引プラットフォームのコンテキスト マップを提供します。

データはカスタマー サービス アシスタントとブローカーからプラットフォームへ一方向に流れます。 また、顧客からプラットフォームへ、そして再びプラットフォームへ戻るという 2 つの方向に流れます。

2. レベル 1 DFD

このレベル 1 DFD は、顧客プロセスをより詳細に分析し、口座作成、現金引き出し、最終的な証券取引まで拡張します。

3. レベル 2 DFD

このレベル 2 DFD は、「注文を出す」プロセスを分解して、顧客またはブローカーによる注文に必要なステップを文脈化します。

注文後に取引の詳細が転送されるサードパーティの証券取引センターも考慮されます。

1. 基本を知る。

データ フロー図のマッピングを開始する前に、有効な DFD を作成するための 4 つのベスト プラクティスに従う必要があります。

1. 各プロセスには少なくとも 1 つの入力と 1 つの出力が必要です。
2. 各データ ストアには、少なくとも 1 つのデータ フロー入力とデータ フロー出力が必要です。
3. システムに保存されたデータはプロセスを通過する必要があります。
4. DFD 内のすべてのプロセスは、別のプロセスまたはデータ ストアにリンクする必要があります。

2. システムまたはプロセスを選択します。

まず、分析したい特定のシステムまたはプロセスを選択します。 あらゆるシステムやプロセスを DFD に変換できますが、プロセスが大規模になればなるほど、図はより複雑になり、コンテキストを把握するのが難しくなります。

可能な限り、改善したい小さな機能やプロセスから始めてください。

3. 関連する事業活動を分類します。

次に、このプロセスに関連するすべてのアクティビティを外部エンティティ、データ フロー、プロセス、データ ストアに分類します。

レストランの料理注文システムを考えてみましょう。 顧客は外部エンティティであり、食品注文システムはプロセスであり、顧客とシステムの間の対話 (双方向) がフローです。

こちらも注目に値しますか？ 順序付けシステムはデータ ストアとしても機能するため、SSADA モデルの場合、二重の機能を表すために内側に 2 本の水平線が入った角の丸い長方形としてモデルを描画することを意味します。

4. コンテキスト DFD を描画します。

さあ、絵を描き始めましょう。 DFD は、オンラインで入手できる無料のテンプレートを使用して、またはブラウザ拡張機能を使用して手動で作成できます。

シンプルなレベル 0 DFD から始める: プロセスまたはシステムから始めて、すべての基本的な接続とフローをマッピングします。

5. 作業内容を確認します。

より複雑な DFD に取り組む前に、すでに行った作業をチェックして、それが正確で完全であることを確認してください。

プロセス、エンティティ、またはフローを見逃した (または追加した) 場合、次のレベルの DFD が意味をなさない可能性があり、最初からやり直す必要がある可能性があります。

6. 子図を作成します。

レベル 0 DFD に記述されているプロセスまたはシステムごとに、独自のエンティティとフローを含む新しい子図を作成します。 最終的には、これらの子図を使用してプロセスを接続できるようになります。

7. プロセスをレベル 1 DFD に拡張します。

子図を使用して、各プロセス間のより詳細な接続をマッピングする必要があります。

私たちのレストランの例の場合、これは食品注文システムと、サプライヤー、マネージャー、顧客、キッチン スタッフとのつながりをより深く掘り下げることを意味する可能性があります。

8. 必要に応じて繰り返します。

各プロセスは、規模の大小に関係なく、レベル 0 のコンテキスト ダイアグラムとして再考され、サイクルを再び開始できます。

必要に応じてこれらの手順を繰り返して、必要な数の DFD を作成するか、プロセスをさらに分割してレベル 2、3 などの DFD を開発します。

プロセスを完璧にする

「完璧な」データ フロー図などというものはありませんが、継続的に練習することでプロセスを合理化し、何が機能し、何が機能していないのか、ビジネスに影響を与える改善ができる箇所について重要な洞察を得ることができます。

最善策は何ですか? ルールを覚えておいてください: シンプルにしてください。 コンテキストから始めて、接続されたプロセスを構築し、必要に応じてこれを繰り返して、組織全体の主要な接続、フロー、エンティティをマッピングします。