チームに力を与える5つの最高のドキュメントコラボレーションソフトウェア

「チームワークは夢の仕事になります。」 ジョン・マクスウェル

AppleやMicrosoftのような巨大なテクノロジー企業からSMB企業まで、あらゆる組織におけるチームワークの重要性を否定することはできません。

チームワークとコラボレーションがビジネスの成否を左右する基盤であると言っても過言ではありません。 これは、従業員の成功にとって最も重要な4つのスキルの1つとして知られています。 最近の調査によると、75％の従業員がコラボレーションを重要視しています。

集合的な精神に加えて、適切かつ生産的に協力するチームを構築するには、すべてのメンバーが効果的に協力できるように、適切なツールからの支援も必要です。 したがって、ドキュメントコラボレーションソフトウェアは見逃してはならないものです。

この記事では、ドキュメントコラボレーションソフトウェアとは何か、そしてそれがビジネスに役立つ理由を簡単に定義します。 次に、5つの最高のドキュメントコラボレーションツールの厳選されたリストを提供します。 それらの機能、長所、および短所については、この投稿で注意深く説明します。

• ドキュメンテーションコラボレーションソフトウェアとは何ですか？
• ドキュメントコラボレーションソフトウェアの主な機能
• ＃1Googleドキュメント
• ＃2月曜日
• ＃3 Documents360
• ＃4 ReSkript
• ＃5ゾーホー

ドキュメンテーションコラボレーションソフトウェアとは何ですか？

ドキュメントコラボレーションツールは、チームが同じドキュメントで互いに作業する理想的な機会を提供します。 テキストファイル、スプレッドシート、またはPDFドキュメントの場合もあります。

チームメンバーは、他の人が何をしているかを見ながら、このドキュメントを編集、更新、コメントを残すことができます。 これにより、一度に複数のファイルを保存する必要がなくなるだけでなく、バ​​ージョンの競合も防止されます。

ドキュメントコラボレーションソフトウェアの利点

ドキュメントコラボレーションプラットフォームは、さまざまな点でビジネスに有利です。 チームの生産性、特にリモートチームの生産性を向上させると同時に、ビジネスをより適切に編成するのに役立ちます。

• 従業員の生産性を向上させる

コラボレーションツールは、チームの生産性を最大30％向上させると推定されています。

すべてのメンバーが同じドキュメントで作業することで、チームのワークフローを追跡できます。 割り当てられたタスクや他の人の仕事を誤解することは決して起こりません。

さらに、各人が特定のセクションを処理し、チームの進捗状況を知ることができます。 彼らは結果を確実にするために必要なときに飛び込むことができます。

• クイックフィードバックを有効にする

オンラインコラボレーションツールがないと、受信トレイは前後の電子メールの混乱になります。 雇用主と従業員の両方が、1日に大量の電子メールを送受信するのを助けることができず、その結果、ドキュメントのバージョンが複数になります。

ありがたいことに、ほとんどのコラボレーションソフトウェアは、ユーザーにコメントを追加する機能を提供します。 これにより、チームリーダーまたは雇用主はフィードバックを迅速に提供できます。 それ以来、チームはドキュメントにすばやく変更を加えることもできます。

• リモートワーキングをサポートする

最近、特にこのパンデミックの時期に、リモートワークがますます人気になっています。 適切なコラボレーションオプションにより、チームは物理的な場所を訪問したり、家にいてプロジェクトを柔軟に実施したりできます。 チームファイルにアクセスするためのインターネット接続デバイスは、必須条件です。

この作業モデルは、チームが自分の考えやアイデアを共有することを引き続き奨励します。 誰もがオフィスにいるのと同じようにオープンな会話をすることができます。

ドキュメントコラボレーションソフトウェアの主な機能

各ツールには、特定の目的を満たすための便利な機能のセットが付属しています。 すべての人のニーズに対応するオールインワンソリューションを見つけることは困難です。 オーダーメイドのプラットフォームを選ぶ前に、ドキュメントコラボレーションツールの必須機能を見てみましょう。

• リアルタイムエディタ–もちろん、ドキュメントは「ライブ」であるため、ユーザーの編集とコメントはリアルタイムで更新されます。
• ファイルの自動保存–ドキュメントに更新があると、チームの進行状況を自動的に保存します。
• ドキュメントのバージョン–ファイルのさまざまなバージョンを保持できるようにして、古いバージョンを復元する機会を与えます。
• コメント–コメントでフィードバックを提供したり質問したりできます。 これはチームの現在の作業に影響を与えることはなく、同時に編集プロセスをより洞察に満ちたものにします。
• クラウドストレージ–大容量のストレージを付与して、すべてのチームメンバーが自分の作業に簡単にアクセスして保存できるようにします。
• 通知–ドキュメントのすべての変更を追跡します。 そこでの調整についてチームメンバーを更新します。

5つの最高のドキュメントコラボレーションツール

オンラインファイルの保存と管理のために検討できるツールのトップ5は次のとおりです。

＃1Googleドキュメント

このリストの最初のオプションはGoogleドキュメントです。

Googleドキュメントを始めるのに大金はかかりません。 アプリを利用するには、GoogleIDまたはGmailアカウントを所有している必要があります。

これは、クラウドベースバージョンのMicrosoft Wordに似ていますが、コンピューターからモバイルやタブレットまで、インターネットに接続された任意のデバイスを介してファイルにアクセスできます。 トップバーオプションを使用して、Wordと同様の方法でファイルを編集できます。

リンク共有機能のおかげで、Googleファイルの共有がこれまでになく簡単になりました。 特定の人を招待してドキュメントにアクセスしたり、誰でもドアを開けたままにしておくことができます。 権限を制限するには、ファイルを編集、コメント、または表示するように許可します。

Googleは15GBのクラウドストレージを無料で提供しています。 それでも、特に大規模なチームの場合は、プレミアムアカウントにアップグレードしてストレージを増やすことができます。 月額料金は、ユーザーごとに100GBで$10です。

長所

• サインアッププロセスを排除します。
• ドキュメントを共有したとき、または誰かがファイルにコメントしたときに、電子メール通知を送信します。
• ドキュメントのバージョンを表示し、以前のバージョンに戻します。
• 使いやすいインターフェースが付属しています。

短所

• インターネット接続を強制してファイルを編集します。
• スタイルとテーマを制限します。
• Wordの高度な機能の欠如。

＃2月曜日

月曜日.comは、あらゆるチーム規模に合わせてプロジェクト管理を担当しています。 ドキュメントコラボレーションプラットフォームに必要なすべての機能を提供します。

タスクを割り当てたり、メンバーの進捗状況を追跡したり、@でメンバーにタグを付けたりすることができます。 さらに、他のチームメートに影響を与えることなく、リアルタイムでファイルを編集したり、自動保存したり、コメントを共有したり、テキストをドラッグアンドドロップしたりできます。

注目すべきことに、Monday.comは多くのアプリケーションとシームレスに統合されているため、それらのアプリからプラットフォーム（GoogleドライブやDropboxなど）にファイルを取り込むことができます。

長所

• クールでクリーン、そして直感的なUI。
• Web、Android、iPhone、およびiPadで利用できます。
• 無料版を提供します。

＃3 Documents360

Document360は、重要な情報を特定の場所にキャプチャして保存する際にチームを支援します。 すべてのメンバーは一度に同じドキュメントで作業でき、更新は自動的に保存されます。 バージョンを復元することも可能です。

Document360の他の主要な機能には、バージョン履歴、コメント、タグ付け、レビューリマインダーが含まれます。

さらに、このソフトウェアはユーザーロールアクセスをサポートしているため、誰がどのドキュメントを表示または編集できるかを制御できます。

長所

• クリーンなユーザーインターフェイスを用意します。
• Slack、Microsoft Teams、Chromeなどの人気のあるアプリと統合します。
• 自動バックアップと手動バックアップを有効にします。

短所

• ドキュメントや学習資料の制限により、ギアを入れるのが難しい。

＃4 ReSkript

ReSkriptは、その幅広い便利な機能のおかげで、最も一般的なオンラインファイル管理およびドキュメントコラボレーションソフトウェアの1つであることがわかりました。 プラットフォームは、チームのワークフローをより効率的に管理するように設計されています。

このツールを使用すると、ファイルにアクセスするユーザー、頻度、ファイルに費やした時間、さらにはスクロールダウンしたセクションの全体像を把握できます。 それらとは別に、ファイルの配置、タグ付け、ドキュメントへのコメントを行うことができます。

長所

• 審美的なデザインと使いやすいUIを備えています。
• ビデオハングアウトとチャットを許可します。
• 任意のチームサイズで作業します。

＃5ゾーホー

Googleドキュメントと同様に、Zohoはドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションの作成を処理します。 他のユーザーと共同で、ファイルを簡単に追加、保存、編集、共有できます。

チーム、プロジェクト、ファイルタイプ、および作成者に従ってファイルを分類することにより、チーム間の結合を強化し、緊密な接続を維持します。 共同編集者は、リアルタイムで他の人とチャットして、レビューやディスカッションをスピードアップすることもできます。

ユーザーに最も印象的なのは、許可を設定し、パスワードで保護し、ファイルを期限切れにして不正アクセスをブロックする機能です。

長所

• 音楽、映画、その他のファイルタイプをZohoにアップロードします。
• ドキュメントをより適切に整理するためのフォルダを作成します。
• デスクトップと同期します。
• 厳格なセキュリティを確保してください。

短所

• 無料版はありません。 スタータープランは、ユーザーあたり月額$2.00から始まります。

あなたの理想的なドキュメントコラボレーションソフトウェアはどれですか？

オンラインファイル管理ツールを使用すると、チームは同じドキュメントで作業を処理できます。 チームコラボレーションプロジェクトを容易にし、期限を守るのに役立ちます。

私たちはあなたに5つの最高のドキュメントコラボレーションソフトウェアを紹介しました。 基本的なファイル管理と共有機能を備えたシンプルなソリューションをお探しの場合は、Googleドキュメントが最適です。 強力なセキュリティオプションを備えた強力なプラットフォームをお探しの場合は、Zohoをご利用ください。

Google DocとZohoは、開始して最大5 GBを付与するのに費用はかかりませんが、プレミアムプランにサインアップする必要があるものもあります。

あなたの好きな解決策は何ですか？ 以下のコメントセクションであなたの考えを私たちと共有してください！