現代の労働者は、メッセージの ping や電子メール通知から、ソーシャル メディアやその他の個人的な気晴らしに至るまで、日々対処しなければならない大量の中断にさらされています。

たとえば、米国の従業員は平均して 37 分ごとにメールをチェックします。これは1日あたり15回に相当します。

リモートワーカーにとって、不必要な会議も大きな気を散らすものです。 Zippia によると、このような価値の低いタスクは、会社員の 1 日の勤務時間の 51% を占めています。米国心理学会は、これらの小さなタスクが他のより重要なタスクを中断し続けると、従業員の生産性が 40% 低下することを発見しました。

業務の中断による生産性の低下による経済的損失を防ぐには、従業員がより良い時間管理スキルを身につけることができるよう支援することに重点を置く必要があります。

この記事では、作業時間を適切に管理し、生産性を向上させるための最も効果的な方法について概説します。また、時間管理実践のプラスの効果をさらにサポートするために、在宅勤務の従業員を監視する方法も学びます。

リモート作業環境における効率的な時間管理の利点

時間管理戦略を実装し、リモート チームの日常業務に適応させると、さまざまな方法で役立ちます。

1. 気を散らすものを管理する:リモートワーク環境では、規律が妨げられる場合があります。従業員が効果的な時間管理方法を導入できるよう支援すると、気を散らすものを無視して仕事を続けることが容易になります。
2. 生産性の向上:巧みな時間管理により、集中力と生産性が向上します。従業員が効率的な時間管理のコツを習得すれば、より短い時間でより質の高い仕事を行えるようになります。
3. 信頼性の向上:集中力があり生産性の高い従業員は、場所に関係なく、すべてのタスクを時間通りに完了できると信頼できます。言い換えれば、信頼性が高く効率的な労働力を確保するには、リモートの従業員が必要な時間管理スキルを確実に身につける必要があります。
4. 仕事の質の向上:要求の厳しいタスクのために時間を確保することで、従業員が集中して仕事に取り組む機会が得られます。これにより、仕事の質が向上し、従業員の満足度が向上し、ストレスが軽減されます。
5. ワークライフ バランス:職場での時間管理が不十分であると、仕事が個人的な時間にまで影響してしまうことがよくあります。従業員がタスクを効率的に管理できるように支援すると、健全なワークライフ バランスをより簡単に達成できるようになります。

より良い時間管理のための戦略とツール

以下は、スタッフが時間とタスクをより効率的に管理するのに役立つ実証済みの戦略とツールです。

1. ルーティンを設定する

在宅勤務は個人の規律に大打撃を与える可能性があります。柔軟な労働時間があるにもかかわらず、従業員に毎日のスケジュールを作成し、それを守るよう最善を尽くすよう提案してください。

個人的な用事や休憩の時間をこのスケジュールに組み込むことができます。家族が自分たちのスケジュールを把握している必要があることを強調します。

専用のワークスペースも設定するようアドバイスしてください。こうすることで、対面での中断の可能性が減り、規律を高める構造化された勤務日の考え方が生まれます。

2. 気を散らすものに抵抗する

従業員が主な監督者である家庭では、気が散ることに抵抗するのはさらに難しいかもしれません。

従業員と話し合い、リモートで作業するときに最も頻繁に時間を無駄にしていることを指摘してください。これらは通常、テレビ、家事、個人の携帯電話、娯楽コンテンツへのアクセスです。

気が散るようなものが見えたり聞こえたりしない作業場所を選ぶのが最善であることを説明します。また、携帯電話をミュートにして、通知が届かないか確認するために数回の仕事休憩を指定するように注意してください。

3. 目標を定義する

短期および長期の目標を持つことで、モチベーションと責任感が向上します。従業員が独自の時間管理目標を設定できるように、トレーニング セッションの開催を検討してください。

この目的には、SMART フレームワークに従うことが最も効果的である可能性があります。これは、次のような目標を設定することを意味します。

• 特定の。
• 測定可能。
• 達成可能な。
• 現実的。
• タイムリーです。

時間管理の目標の良い例としては、次のようなものがあります。

• 仕事の休憩中のソーシャルメディアの時間を 15 分に短縮する
• 朝のルーティンを早くして、一日早く仕事を始められるようにする

4. 優先順位を設定する

各プロジェクトの優先順位を明確にしてください。これは、マネージャーがタスクに優先順位を付け、従業員に関連情報を提供するのに役立ちます。

毎週初めに優先順位に基づいた To Do リストを作成するように従業員にアドバイスしてください。同様の毎日のリストを作成することをお勧めします。その後、詳細なスケジュールを作成し、特に要求の厳しいタスクの時間を確保できます。

スケジュールに自由時間も組み込むよう伝えてください。こうすることで、新たな緊急タスクが発生した場合にリストを適応させることができます。

5. 最大限の生産性を追求する

生産性を最大限に高めるために、従業員が実行できる時間管理方法がいくつかあります。

自分自身についての知識を活用する

従業員に、最も要求の高いタスクを集中力のピーク時間帯にスケジュールするよう提案してください。一部の課題について不安を感じている場合は、その課題を長期間ブロックするよう奨励します。

中断のない作業のためのブロックタイム

中断のない一連の作業により、生産性を最大限に高めることができます。従業員に、要求の厳しいタスクに集中する時間をスケジュールし、個人および仕事関連の通知をすべてオフにするよう指示してください。

ポモドーロテクニックを試してみる

短くても頻繁に休憩を取ると、仕事の効率が上がる人もいます。ポモドーロは、25 分間の集中作業時間と 5 分間の休憩で構成されます。ここで難しいのは、間隔を守ることです。

6. 監視ソフトウェアに依存する

監視ソフトウェアを導入すると、主に時間を追跡しやすくなります。ただし、これらのツールのより堅牢なバージョンでは、さらに多くの方法で会社と従業員を支援できます。

• 気を散らすものに抵抗しや​​すくなる —監視されていることがわかれば、従業員はより規律を保つことができます。
• 従業員が指定された時間ブロックをどれだけ遵守しているかを追跡する -時間を追跡すると、従業員がタスクに実際にどれくらいの時間を費やしているかをよりよく把握できるようになります。
• 従業員の規律をより正確に測定 -強力な監視ソフトウェアがアイドル時間を毎分測定するため、従業員の規律を現実的に把握できます。
• 作業証明の提供 -従業員が使用するリソースを追跡し、スクリーンショットを有効にするコンピュータ監視ツールも作業証明を提供します。これにより、従業員は、上司にサボっていると思われるのではないかと心配することなく、集中して仕事をしている間は通知をオフにし、メッセージに応答しないことができます。

結論

従業員が時間管理スキルを学び、磨くのを支援することは、会社と従業員の両方に利益をもたらします。より良い組織のおかげで、従業員は長時間労働することなく最高の生産性を達成できます。このようにして、会社の競争力を維持し、従業員の満足感と忠誠心を維持することで財務の安定を確保できます。