メモの書き方【テンプレート＆例文】

メモ（覚書または「リマインダー」とも呼ばれます）は、組織内の手続きや公務に関する内部コミュニケーションに使用されます。

電子メールとは異なり、メモは、部門全体や社内全員など、大規模な従業員グループに送信するメッセージです。 今後のイベントについてスタッフに通知したり、内部の変更をブロードキャストしたりするために、メモを書く必要がある場合があります。

従業員に社内の公式業務を知らせる必要がある場合に、メッセージをよりよく伝えるためのメモの書き方を紹介します。 詳細に説明する前に、メモのさまざまな目的について話しましょう。

メモは、読者に新しい情報を知らせ、さまざまなコミュニティやビジネスに応用するために共有されます。

コミュニティはメモを使用して、コミュニティ内の人々に公安ガイドラインについて伝えたり、さまざまなイベントを宣伝したり、生活に影響を与える主題についての意識を高めたりすることができます。

企業はメモを使用して、新しく更新されたポリシーや手順の変更に関する情報を伝えたり、従業員に今後の会議、大会、組織のマイルストーンの祝賀会への出席などの行動を促すことができます。

次に、自分用のメモを作成する手順を説明します。

いくつかの短い手順でメモをまとめることができます。 すべてのメモには次の内容を含める必要があります。

1. 見出しを書きます。

どのような種類のメモを書いている場合でも、見出しを含める必要があります。 このセクションには、メモの対象者 (個人か部門か)、日付、メモの送信者、および件名を含める必要があります。

件名は短く、注意を引き、メモの内容が読者に大まかにわかるようにする必要があります。

2. 紹介文を書きます。

序論では、メモの目的を 2 ～ 3 文で要約する必要があります。 問題や問題、および前進することを決定した解決策を強調する必要があります。

3. 問題の背景を説明します。

このセクションでは、メモの背後にある理由を説明します。 たとえば、予算の変更、企業のリストラ、新しい手順の展開などが考えられます。 この説明により、実装されている変更の正当性がわかります。

4. アクションアイテムとタイムラインの概要を説明します (オプション)。

メモの目的に応じて、従業員が完了するためのアクションアイテムを用意したり、変更がいつ行われるかについてのタイムラインを提供したりすることができます。 たとえば、特定の期限までにタスクを完了したり、情報を提供したりする必要がある場合があります。 このセクションには次の内容を含める必要があります。

• 従業員が変更の有効化を期待できる時期
• すでにどのような変更が加えられているのか、また今後どのような変更が予想されるのか
• 遵守する必要がある期限

従業員に代わってアクションが必要ない場合は、このセクションを省略できます。

5. 締めくくりの言葉を含めます。

締めくくりの声明には、強調したい情報があれば記載します。 読者が質問する際に連絡すべき具体的な連絡先はありますか? その場合は、ここに含めてください。

6. 送信する前に確認して校正します。

このステップは簡単なことのように思えるかもしれませんが、送信する前に文書を確認することが重要です。 メモは、読者に今後の変更を知らせ、重要な情報を伝えることを目的としています。 タイプミスや虚偽の記載によって混乱を引き起こす危険を冒したくないでしょう。

独自のビジネス メモの作成を始めるために、さまざまなニーズに対応するための使用例をガイダンスとして示した、わかりやすいビジネス メモ テンプレートを次に示します。

ビジネスメモのテンプレート

メモ

に：

から：

日付：

主題：

【メモを書く理由】をお知らせしたくて書きました。

当社が成長し続けるにつれて… [冒頭の段落を裏付ける証拠または理由]。

ご質問がございましたらお知らせください。 その間【正式な営業案内】をさせていただきますので、ご協力のほどよろしくお願いいたします。

ビジネスメモテンプレートフォーマット

ビジネス メモのテンプレート形式は、メッセージを効果的に伝えるように設計されています。 メモは、多数の従業員が理解しやすい方法で必要な情報を広める必要があります。

正確な件名は、このメモが特に自分たちに関連していることを知らせます。 そして、概要から始めることで、受信者は詳細に入る前に全体的なメッセージを理解することができます。 背景情報はメッセージの背景を提供し、概要とタイムラインは、起こりそうな質問に答える必要があります。

ヘッダ：

ヘッダーには、コンテンツに「備忘録」と明確にラベルを付けて、読者が何を受け取っているのかを正確に把握できるようにする必要があります。 前述したように、「TO」、「FROM」、「DATE」、「SUBJECT」を含める必要があります。 この情報は、誰に宛てているか、そしてその理由など、コンテンツの提供に関連します。

段落 1:

最初の段落では、メモの目的を手早く明確に述べる必要があります。 「お知らせするために書いています…」または「リクエストするために書いています…」というフレーズで文を始めるかもしれません。 メモは短く、明確で、要点を絞ったものである必要があります。 最も重要な情報を最初に提供し、その後の段落をより詳細な説明の機会として使用するとよいでしょう。

段落 2:

2 番目の段落では、背景や裏付けとなる証拠を提供します。 たとえば、社内の組織再編について会社に知らせるメモがあるとします。 この場合、段落 2 には次のように記載する必要があります。「当社は成長を続けているため、ビデオ制作チームをコンテンツ チームから分離することがより合理的であると判断しました。 そうすれば、それらのチームは個々の目標にもっと集中できるようになります。」

段落 3:

3 番目の段落には、各従業員の具体的なリクエストを含める必要があります。チームでの外出を計画している場合は、ここに含めるスペースです。「食事制限についての返信をお願いします」または「次の内容をメールで連絡してください」質問です。」

反対に、スタッフに今後の建物の工事を知らせる場合は、「この間、ご協力をお願いします。」と言うかもしれません。 従業員に期待する具体的な行動がない場合でも、従業員がこのニュースをどのように扱ってほしいか、またメモに対して従業員が何かをすることを期待しているかどうかを含めると役立ちます。

ダウンロード可能なメモテンプレート

上記のメモ形式の最終形を見たいですか? 以下に示す HubSpot の無料のビジネス メモ テンプレートをダウンロードしてください。 この文書は、メモをサブトピックに分類するフレームワークを提供し、従業員が情報をよりよく理解し、読んだ後に自分に何が期待されているかを理解できるようにします。

このテンプレートをダウンロード

メモの例

業界や状況が異なれば、必要なメモも若干異なります。 特定のものはより長くまたは短くする必要があり、他のものにはタイムラインがない場合があり、また、広範な背景情報が必要なものもあります。 メモの形式は、従業員に受け取ってもらいたいメッセージに合わせて変更する必要があります。

起動遅延メモ

このメモの目的は、製品の発売が遅れることを発表することです。 序文には新しい日付が含まれているため、タイムラインや長い概要は必要ありません。 このメモのこの形式は、単純だが重要な変更が発生する他の状況にも適用できます。

気に入った点: 発売メモは、読者に製品発売の遅延の背後にある洞察を提供し、知らされていなかった場合に顧客や従業員が感じるかもしれないフラストレーションを軽減することができます。

他の日付の変更、プロモーション、マイルストーン、製品の発表でもこの形式を利用できます。

建物更新メモ

ビジネスには従業員に関係するロジスティクスの側面がありますが、必ずしも従業員の仕事に関係するわけではありません。 このメモは、オフィスのキッチンの改造例を示しています。 多少の不便ではありますが、それほど大きなものではありません。

気に入った点: このメモは、改修が従業員に与える影響についての企業の理解を示し、従業員のニーズへの敬意と配慮を示しています。

このメモ形式は、他の建物の更新、在宅勤務の日、またはその他の広範ではあるがマイナーな発表にも適用できます。

コミュニティメモ

お祝い、イベント、テーマデー、または従業員のその他の楽しいこともメモを通じて伝えることができます。 この例のようなコミュニティ メモは、多くの背景情報や詳細を必要としないため、通常は短くなります。

気に入った点: このメモには、イベントが開催されている場所を見つけるための明確な指示が記載されていますが、階数のみが含まれていたら効果が薄かったでしょう。

この種のメモには、少なくとも概要、日付、場所が含まれている必要があります。

説得メモ

説得メモは、投票や請願など、イベントや提案に関して読者に行動を起こすよう促すために使用されます。

私たちの好きなところ: この説得メモは、読者が自分で学び、その結果に基づいて決定できるようにするための情報を提供することを優先しています。

説得メモの主な構成要素には、当面のタスクの概要、それについて詳しく知るための背景、読者が潜在的に与えることができる影響を強調する行動喚起が含まれている必要があります。

要点をメモに書き出す

メモと単なる電子メールの主な違いは、複雑さのレベルではなく、対象者の規模です。 メッセージを効果的に伝え、受信側の従業員グループに関連するものであれば、メモは単純でも複雑でも構いません。 また、どのようなメモ形式を使用する場合でも、メッセージ自体は明確かつ簡潔である必要があります。

編集者注: この投稿はもともと 2018 年 10 月に公開され、包括性を高めるために更新されました。