内部ナレッジベースを実装する5つの利点

公開: 2021-02-04

多くのさまざまな理由から、ますます多くの組織が内部ナレッジベースを実装しています。ビジネスの成長に伴い、従業員が情報に基づいた意思決定を行うのに役立つ貴重な情報を接続して取得できる場所も必要です。

内部ナレッジベースを実装することで、組織内からの情報と知識のこの組織化されたコレクションに伴う多くの利点を得ることができます。では、この情報を必要とするすべての人がすぐに利用できるようにすると、具体的にどのようなことが起こるのでしょうか?

詳しく見てみましょう。組織が内部ナレッジベースを必要とする理由がわかります。一言で言えば、業務の効率が大幅に向上し、従業員の生産性が大幅に向上します。

全部門の生産性向上

生産性の重要性を説明する必要はまったくありませんが、ここ数年で生産性がどれだけ低下したかを見るのは非常に心配です。さまざまな要因により、平均的な従業員は 1 日 2 時間 53 分しか生産的ではなく、これを変える必要があります。

生産性が非常に低い理由の 1 つは、従業員が情報の検索に多くの時間を費やしているためです。これは特に、多くの従業員を抱える大規模な組織や、情報を保存および検索するための適切なシステムを導入していない組織に当てはまります。

雑然としたボックスを検索したり、古い Slack メッセージをスクロールしたり、探している情報を持っている可能性のある同僚を見つけたりする必要があった場合、どれだけの時間が無駄になるかがわかります。ただし、すべての重要なデータを格納する内部ナレッジベースを実装すると、それは過去のものになります。

従業員エンゲージメントの向上

従事している従業員と従事していない従業員の違いは驚異的です。従業員のエンゲージメントは士気を高め、収益性を高め、欠勤を 41% 削減します。エンゲージメントを確実に高める最も簡単な方法の 1 つは、すべての従業員がナレッジベースにアクセスできるようにすることです。

ナレッジベースツールを通じて組織のすべての知識と情報を利用できるようにすると、ビジネスが何よりも透明性を重視していることを示すことができます。これにより、すべての従業員が常に最新情報を把握していると感じるため、信頼が育まれます。

勤務先の会社に信頼を寄せている従業員は、知識を共有することに積極的です。これは、知識ベースを通じて簡単に行うことができます。また、最新の基地には素晴らしいコラボレーション機能があるため、従業員はこれまで以上に対話できるようになります。

投稿やドキュメントにコメントしたり、他の同僚にタグを付けたり、質問したり、トピックをフォローしたりできる機能のおかげで、コラボレーションとエンゲージメントは間違いなく増加します. 従業員が並んで座っている場合でも、世界のさまざまな場所で働いている場合でも、従業員は常につながり、会社内で自分の声が大切にされているように感じます。

過去の従業員の知識を保持する

1 つの組織で永遠に働く人はいません。従業員が会社を辞める理由はさまざまです。一時的なものもあれば、永続的なものもあります。誰かが転職したり、退職したり、休暇を取ったりしても、貴重な知識や情報をたくさん持っていきます。

すべての従業員はビジネスの重要な部分であり、会社を離れたという理由だけで誰かの専門知識を失うと、災害や問題が発生する可能性があります。幸いなことに、知識の伝達を簡単に処理する方法を知っていれば、これはすべて回避できます。

社内で雇用されているすべての人に、完了したすべてのプロジェクト、尋ねた質問、作成した内容、作成したプロトコルなどを文書化するよう奨励してください。そうすれば、タスクや情報をある人から別の人に転送するのがはるかに簡単になります.

さらに、対象分野の専門家を雇用する場合は、ユーザーがさまざまな形式でコンテンツを共有できるプラットフォームを使用する必要があります。ナレッジベースで画像、オーディオ、ビデオ、およびテキストの投稿を許可すると、専門家が最も都合のよい方法で情報を共有できるようになります。

リモートワーカーに力を与える

9 時から 5 時までの勤務時間は、ゆっくりと別の働き方に取って代わられています。それがリモートワークです。特にますます多くの人々が在宅勤務に移行しているため、共同作業のために誰かとオフィスを共有する必要はありません。

リモートワーカーの数は年々増加し続けており、その数は COVID-19 パンデミックが始まってからさらに増加しています。あなたの会社にも多くのリモート従業員がいる可能性が高いですが、それはコラボレーションが損なわれなければならないという意味ではありません。

クラウドベースでモバイル対応の社内ナレッジベースがあれば、従業員は世界中のどこにいてもアクセスできます。

また、柔軟な作業モデルを採用し、従業員が必要なときに仕事に就けるようにすれば、従業員は必要なときに必要な情報にアクセスできます。したがって、誰かが特定の時間に利用できなくても、彼らの専門知識は常に利用できます。

会社の誰かが時間に敏感な情報にアクセスする必要がある場合、簡単にアクセスできるナレッジベースが最大の武器です。たとえば、リモートで作業している顧客サービス担当者が顧客の質問にすぐに回答する必要がある場合、問題なく対応できます。

企業の評判は、顧客やクライアントにどれだけ迅速にサービスを提供できるかに大きく依存することを忘れないでください。従業員がタイムリーに支援する必要がある場合、従業員が回答と情報をすぐに見つけることができるナレッジベースが不可欠です。

メールの必要性を減らす

長い間、組織内の従業員は電子メールやさまざまなメッセージングプラットフォームに依存して知識を共有してきましたが、この慣行は今でも多くの企業で見られます。ただし、このようなコンテンツの共有には 1 つの明らかな問題があり、それはバージョン管理です。

電子メールでドキュメントを誰かと共有し、それを受け取った人がそれを編集する必要がある場合、新しい最新バージョンを再送信する必要があります。複数の人が同時に 1 つのドキュメントで作業しなければならない場合があり、その結果、そのドキュメントの多くの異なるバージョンが作成されます。

さらに、この文書に関して電子メールで複数の 1 対 1 の会話が行われると問題が発生する可能性があり、通常はその情報が汚されることにつながります。

従業員がナレッジベースを使用し、複数の人とプロジェクトに取り組むたびに投稿することを奨励することを学べば、すべてのコンテンツが常に最新であることを確認できます。また、時間の経過とともに誰がどのような変更を行ったかを確認できるため、説明責任が向上します。

最終的な考え

ここで説明した利点はすべて憶測ではなく、何度も何度も証明されている単純な事実です. 独自のナレッジベースを導入した各企業では、従業員の生産性やエンゲージメントなどが向上しています。

この種の知識の保存と共有は、どの組織にとっても有益であるため、ビジネスの規模とニッチは関係ありません。すべての従業員が知識ベースが仕事をより簡単かつ効率的にするためにあることを理解していることを確認する限り、それを実装する際に問題はありません.