プロジェクト管理の基本の完全ガイド

プロジェクト管理は、ソフトウェアとハ​​ードウェアを構築することだけではありません。 プロジェクト マネージャーは、リソースを適切に分配し、タイムラインを管理し、プロセス全体を通して関係者を世話します。

ただし、多くの場合、言うは易く行うは難しです。 結局のところ、プロジェクト マネージャーが常にアプローチを微調整し、プロセスを再考しているのには理由があります。

この記事では、プロジェクト管理の基本と、それらをビジネスに実装する方法について説明します。 始めましょう。

目次

このプロセスには、時間と予算の制約内で品質目標を維持しながら、締め切りに間に合わせる計画を策定することが含まれます。 この分野は、専任のマネージャーまたはプロジェクトのリーダーが所有できます。

プロジェクト管理はなぜ重要なのですか？

プロジェクト管理プロセスは、プロジェクトを成功させるために不可欠です。 Project Management Institute の調査によると、プロジェクト管理を統合していない組織では、プロジェクトの完全な失敗率が 2/3 倍に増加することがわかりました。

これは衝撃的な統計です。 それでは、成熟したプロジェクト管理プロセスから得られるいくつかの重要な利点をさらに掘り下げてみましょう。

重要な締め切りに間に合います。

プロジェクト管理を使用すると、大きなタスクを小規模な期限に分割できます。 これらのマイルストーンに固執することで、プロジェクトは最初から最後まで簡単にスケジュール通りに進めることができます。

実際、価値提供プロセスが成熟している企業は、プロジェクト管理を行っていない企業よりもプロジェクトを予定どおりに遂行する頻度が高くなっています (39% に対して 63%)。

バイインが増えます。

プロジェクト管理により、チームは同僚、顧客、利害関係者の間で信頼と信用を築くことができます。 結局のところ、常に高品質の成果物を期限内に提出していれば、人々を魅了することは間違いありません。

支出を簡単に追跡できます。

予算内、または予算内にとどまることができます。 PMI は、劣悪なプロジェクト管理プロセスが原因で、全リソースの 11.4% が無駄になっていることを発見しました。

「ほとんどの場合」または「常に」予算内でプロジェクトを完了できると回答した企業はわずか 43% である現在、コスト削減は特に重要です。

あなたはあなたの文化を改善します。

知識管理を通じて、継続的なプロセス改善の文化を発展させることができます。 最適化と学習を優先する環境を育成すれば、他の人にインスピレーションを与え、同じ考え方を持つ従業員を惹きつけることができます。

プロジェクトマネージャーの責任

プロジェクト マネージャーは、プロジェクトの実行を計画、編成、および主導します。 これにより、時間と予算の制約内で必要な機能を提供しながら、期待される目標を確実に達成できます。

プロジェクト管理の専門家は、効果的な環境スキャン、意味のあるデータへの情報の統合、および客観的分析を通じてリーダーシップを発揮します。 これは、トレーニングと経験を必要とする一連の幅広い責任です。

画像ソース

この役割に必要なスキル (トレーニングと経験を通じて開発されたスキル) について説明します。

プロジェクトマネージャーのスキルセット

チームの生産性を維持し、プロジェクトを順調に進めるために、プロジェクト マネージャーには幅広いスキルが必要です。 この役割で優れている必要がある最も重要なスキルのいくつかを次に示します。

対人能力

プロジェクト マネージャー (PM) は、チーム メンバー、関係者、その他のプロジェクト マネージャーなど、多くの人々とやり取りする必要があります。 優れた PM は、多様な人々と協力して共通の目標を達成することができます。

多くの場合、利害関係者は競合する目的を持っています。 団結を生み出すために、PM は外交的である必要があります。PM は、異なる視点、スキル レベル、および個人的な政治的立場を持つ可能性のある人々との専門的な関係を管理する必要があります。

良好な人間関係は、チーム メンバーのモチベーションを維持し、チームの論争の解決を容易にします。

コミュニケーションスキル

プロジェクト マネージャーは、共同作業者間の頻繁な会議をスケジュールし、パフォーマンスに関するフィードバックを提供する必要があります。 誰といつ会うかを知る必要があるだけでなく、複数のコミュニケーション スタイルのバランスを取る必要もあります。

たとえば、法務担当者は、契約とリスクに関して更新を求めます。 一方、財務部門は、あなたの予算と支出について熱心に耳を傾けます。 エンジニアとマーケティング チームも、さまざまな種類のコミュニケーションを必要とするさまざまな関心を持っています。

意思決定スキル

プロジェクト マネージャーは、意思決定を行い、結果に対して責任を負う必要があります。 目標を明確にし、高い期待を設定することは、士気を維持するのに役立ちます。

意思決定スキルには、リソースの優先順位付け、別の見積もりの​​作成、リスクの評価、および適切な予算管理の確保が含まれます。

管理能力

プロジェクト マネージャーは、チームを率いることと、より上級の担当者に進捗状況を報告することの両方を担当します。

チームを率いて、1 対 1 を開催し、発生した課題に対処した経験が必要です。 PM は、チームを代表してリーダーシップとコミュニケーションを取ることもできます。

場合によっては、プロジェクト マネージャーがイニシアチブのためにチームを構築する必要があります。 これには、適切な内部参加者を見つけることや、組織の外に目を向けることが含まれる場合があります。 理想的には、PM は新しいチーム メンバーを募集した経験を持っています。

プロジェクト管理のライフ サイクル

PM プロセス全体を一連の段階として見るのが最善です。 各ステージには目的があります。 プロジェクト管理のライフ サイクルには、合計で 5 つの重要な段階があります。 各段階の概要を簡単に説明します。

• 開始。 この段階では、プロジェクト マネージャーはプロジェクトを現実的に見ていきます。 プロジェクトにかかる時間を見積もり、最終的にプロジェクトのベースライン予算とタイムラインを決定します。
• 計画。 計画段階では、技術的な詳細を分析し、適切なチーム メンバーにタスクを割り当て、プロジェクトのさまざまな部分に関連するリスクを特定します。
• 実行。 ここで、前の状態で作成した計画に基づいて行動を開始します。
• 監視と制御。 このステップにより、締め切りに確実に間に合わせることができます。 計画に記載された作業を実行するだけでなく、進捗状況も監視します。 ここでは、すべての政府規制および業界標準に準拠しているかどうかを判断します。 また、プロジェクトの支出と進捗状況もすべて追跡します。
• 閉鎖。 プロジェクトを終わらせるのは、プロジェクトの最終段階です。 ここでは、プロジェクトが意図した結果をもたらすかどうか、およびプロジェクトを中止するか続行するかを決定します。

プロジェクト管理への一般的なアプローチ

ほとんどの組織はプロジェクト管理が重要であることに同意していますが、PM が使用するさまざまなスタイルがあります。 このセクションでは、プロジェクト管理に対する 4 つの一般的なアプローチについて説明します。

製品ベースの計画

製品ベースの計画では、アウトプットとプロジェクトの成果物を中心にアプローチします。 このアプローチは、構想から完成までの製品またはサービスの立ち上げに焦点を当てており、最終結果は製品またはサービスの販売です。

プロセスベースの計画

プロセスベースの計画により、すべてのプロジェクト活動が組織の目標の達成に貢献することが保証されます。 このアプローチにより、プロジェクト マネージャーは、ビジネスのコア バリューに沿ったプロジェクトを作成、管理、および改善します。

製品管理への段階的アプローチ

このアプローチには、外部の制約により段階的にプロジェクトを計画および実装することが含まれます。 各段階は、製品管理ライフ サイクルの 5 つのステップを経て進みます。 そのため、このアプローチは、小規模で明確に定義されたプロジェクトに最適です。

プロジェクト生産管理

このアプローチでは、オペレーション サイエンスの理論と原則を使用して、プロジェクトの提供を理解し、最適化します。 プロジェクト生産管理では、活動データを使用して制限を予測し、達成レベルを決定します。

プロジェクト管理のベスト プラクティス

どのアプローチを選択するかに関係なく、すべての人に役立つ普遍的なヒントがあります。 ここでは、あらゆる業界やドメインのあらゆるプロジェクトに適用できるベスト プラクティスの一部を紹介します。

1. プロジェクト管理ソフトウェア ソリューションに投資します。

現在、あらゆる種類のプロジェクト管理ソフトウェアを使用している組織は 4 分の 1 以下です。 代わりに、チームはスプレッドシート、紙のメモ、電子メールの寄せ集めに依存しています。 このアプローチは混乱を招きます。 プロジェクトがどこにあるかをリアルタイムで確認する方法はありません。

プロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクトと議題を追跡し、タスクと活動を整理し、チームと効果的にコミュニケーションを取り、リスクと問題を管理するのに役立ちます。

また、ダッシュボードをカスタマイズして KPI を追跡し、レポートを作成して、将来の計画のために履歴データと現在の傾向に基づいて予測することもできます。

2. 柔軟なスケジュールを維持することで、変化を予測します。

ほとんどのプロジェクトは遅延に遭遇します。 残念ながら、固定されたスケジュールに従っていると、わずかな遅れが雪だるま式に重大な問題に発展する可能性があります。 一方、柔軟なスケジュールでは、ほとんどの変更をストライドで処理できます。

締め切りには柔軟性のあるものもあれば、厳格なものもあります。 変更できない日付のリストを保持します。 これにより、設定された時間枠で外部の締め切りに間に合わせることができ、他の分野では柔軟な締め切りを実現できます。

3. コミュニケーション スタイルを追跡します。

プロジェクトの開始時に、重要な利害関係者と座ります。 どのくらいの頻度であなたから連絡を取りたいか、どのようにコミュニケーションを取りたいかを尋ねます。

たとえば、一部の利害関係者は、チームとの毎週の Zoom ミーティングを望んでいます。 他の人は、毎日の Slack の更新または進捗状況に関する毎月のメールを好むかもしれません。

この情報をスプレッドシートまたはプロジェクト管理ソフトウェアのセクションに整理して、整理しておくことができます。

4. メトリクスを知る.

どのプロジェクトでも最大の課題の 1 つは、成功を測定することです。 このため、プロジェクトの実行前と実行中に測定可能なポイントを設定する必要があります。 プロジェクトにとって重要な指標と時期を把握します。

Rember の重要な指標は、時間の経過とともに変化します。 プロジェクトが始まったばかりの場合は、重要なマイルストーンにすぐに到達したことを祝うだけかもしれません。

時間が経つにつれて、プロジェクトの影響を証明する必要があります。 これには、リード数や ROI への貢献度などの指標が含まれます。

プロジェクト管理をレベルアップ

基本を詳しく見てみると、プロジェクト管理は、コミュニケーションと業界固有のニュアンスの深い理解を必要とする幅広い分野であることがわかります。

上記のツールとテクニックを日常業務に取り入れることで、プロジェクト マネージャーとしてのパフォーマンスを向上させることができます。

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