利害関係者管理の完全ガイド

プロジェクトの成功には、組織全体の利害関係者からのサポートがあります。 そのため、利害関係者の管理はあらゆるイニシアチブに不可欠です。

利害関係者の管理により、コミュニケーションをオープンに保ちながら、リーダーのニーズを特定して満たすことができます。

この記事では、利害関係者の管理とは何か、それが重要な理由、および利害関係者の管理計画を作成する方法について説明します。

目次

利害関係者の管理はなぜ重要なのですか?

利害関係者の関心とニーズが無視されると、プロジェクトは失敗します。 これにより、主要な利害関係者からの賛同が得られなくなり、プロジェクトの成功が危うくなる可能性があります。

利害関係者は、自分たちのニーズが満たされていると感じると、プロジェクトをサポートする可能性が高くなります。 一方、彼らのニーズが満たされない場合、彼らはあなたのイニシアチブを阻止しようとするかもしれません。 利害関係者の管理は、プロジェクトを円滑に進めるための前向きな関係を構築するのに役立ちます。

効果的な利害関係者管理戦略は、次のことに役立ちます。

• 利害関係者間の対立を回避または解決します。
• 主要な利害関係者からの賛同とサポートを確保します。
• 利害関係者と効果的にコミュニケーションします。
• 利害関係者の期待を管理します。
• プロジェクト全体を通して利害関係者の関与を監視します。

利害関係者管理の利点

効果的な利害関係者管理戦略には、次のような多くの利点があります。

• コミュニケーションの改善。 利害関係者の関心とニーズを特定することで、コミュニケーションを特定のニーズに合わせて調整できます。 これにより、メッセージが確実に受信され、理解されます。
• バイインの増加。 KPMG によると、プロジェクトの 61% には非常に関与しているスポンサーがいます。 利害関係者は、自分たちの関心とニーズが考慮されていると感じると、プロジェクトをサポートする可能性が高くなります。
• リスクの軽減。 利害関係者と連携することで、潜在的なリスクを早期に特定し、それらを回避または軽減するための措置を講じることができます。 これにより、プロジェクトの全体的なリスクを軽減できます。
• 改良された性能。 効果的な利害関係者管理戦略は、リソースを最適化し、プロジェクト活動を利害関係者の利益に合わせるのに役立ちます。 これにより、プロジェクトのパフォーマンスが向上する可能性があります。

利害関係者管理プロセスの内部

利害関係者の管理は直感的に思える人もいるかもしれませんが、より正式なロードマップを使用して体系的に信頼を構築することができます。

次の 6 つのステップは、利害関係者の優先順位と、これらのニーズにどのように対処できるかを理解するのに役立ちます。

1. 利害関係者を特定します。

プロジェクトにプラスとマイナスの両方の影響を与える可能性のあるすべての個人とグループを特定することによって、スターアします。 これには、内部の利害関係者 (チーム メンバーなど) と外部の利害関係者 (顧客やサプライヤーなど) が含まれます。

利害関係者を特定するには、次の質問を自問してください。

• あなたのプロジェクトの影響を受けるのは誰ですか?
• 誰があなたのプロジェクトに興味を持っていますか?
• あなたのプロジェクトに影響を与える力を持っているのは誰ですか?
• 誰があなたのプロジェクトの失敗を望んでいますか?
• あなたのプロジェクトを成功させたいのは誰ですか?

2. 利害関係者に優先順位を付けます。

すべての利害関係者を特定したら、次のステップは優先順位付けです。 これにより、プロジェクトの成功にとって最も重要な利害関係者に注意を向けることができます。

彼らの期待がどこにあるのか、彼らの影響力のレベル、彼らがあなたからどのような情報を求めているのか、あなたのチームからの報告をどのくらいの頻度で求めているのかを特定する必要があります。 関係者マッピングを使用して、主要なリーダーに優先順位を付けることができます。

利害関係者マッピング演習を実行する

画像ソース

上記の利害関係者マッピングの演習では、リーダーを 2 行 2 列のグリッドにプロットするよう求められます。 1 つの軸には力が、もう 1 つの軸には関心が示されています。

力の軸では、プロジェクトに影響を与える能力について各利害関係者を評価します。 関心軸では、各利害関係者をプロジェクトへの関心のレベルで評価します。 これにより、関与することが最も重要な利害関係者と、関与する最善の方法を明確に把握できます。

利害関係者をマッピングするには、次のようないくつかの方法があります。

• RACI マトリックス。 これは、R (責任者)、A (責任者)、C (相談済み)、および I (情報提供済み) の文字を使用して、プロジェクトへの関与レベルについて利害関係者を評価する、一般的な利害関係者マッピング手法です。
• 電力/金利グリッド。 これは、エンゲージメントの優先順位付けに使用できる利害関係者をマッピングする簡単な方法です。 Salience モデルとも呼ばれます。
• 影響/影響マトリックス。 これは、プロジェクトに対する各利害関係者の潜在的な影響を評価するために使用できる、より詳細な利害関係者マッピング方法です。

3. 利害関係者のニーズと関心を評価します。

利害関係者管理計画を成功させる鍵は、利害関係者を理解することです。 これは、彼らがプロジェクトに何を求めているか、またどのように関与するのが最善かを評価するのに役立ちます。

この段階で、次の質問を自問してください。

• 彼らのニーズ、優先順位、問題を理解していますか?
• 彼らはプロジェクトに影響を与える力を持っていますか?
• プロジェクトの結果に対して、彼らはどのような金銭的または感情的な関心を持っていますか?
• 彼らの動機は何ですか？

これらの質問に対する答えを理解することで、各リーダーに適した利害関係者管理計画をより適切に作成できます。

4. 利害関係者の動機を定義します。

利害関係者を特定して評価したら、彼らの動機を定義し始めることができます。 これは、彼らがプロジェクトに何を求めているか、そして彼らとどのように関わるのが最善かを理解するのに役立ちます.

利害関係者の動機を定義するには、次のようないくつかの方法があります。

• インタビュー。 利害関係者にインタビューして、プロジェクトに関する意見を得ることができます。 これは、直接、電話、または電子メールで行うことができます。
• 調査。 利害関係者に調査を送信して、プロジェクトに関するフィードバックを得ることができます。 これは、多数の利害関係者からデータを収集するための迅速な方法です。
• フォーカスグループ。 利害関係者とのフォーカス グループを開催して、プロジェクトに関する意見を得ることができます。 これは、アイデアを生成し、問題を特定するために使用できます。

利害関係者の動機を理解することで、利害関係者のニーズと関心を満たす効果的な利害関係者管理計画を立てることができます。

5. エンゲージメントの計画を立てる。

利害関係者の関与の目標は、期待を管理し、関係を構築することです。 これは、次のようないくつかの異なる方法で実行できます。

• 頻繁なコミュニケーション。 これは、利害関係者の関与の最も重要な側面です。 利害関係者と定期的に連絡を取り、プロジェクトの最新情報を入手してフィードバックを得る必要があります。 これは、対面式の会議、電話、電子メール、またはプロジェクト管理ソフトウェアなどのオンライン ツールを通じて行うことができます。 各利害関係者には、独自のコミュニケーション戦略が必要な場合があります。
• 相談。 これには、意思決定において利害関係者に相談することが含まれます。 これは、会議、調査、またはフォーカス グループを通じて行うことができます。
• コラボレーション。 これには、利害関係者と協力してタスクを完了したり、目的を達成したりすることが含まれます。 これは、共創、共同計画、または意思決定の共有を通じて行うことができます。

さまざまなリーダーと関わる最善の方法は、利害関係者とプロジェクトによって異なります。 エンゲージメント プランは、各個人に合わせて調整する必要があります。

利害関係者管理計画テンプレート

利害関係者を特定したら、各グループの管理計画を作成します。

以下のテンプレートは、エンゲージメント プランを作成し、関係者とのコミュニケーションを整理するのに役立ちます。

あさな

利害関係者の管理に慣れていない場合は、Asana のこのテンプレートを使用すると、整理整頓を簡単に行うことができます。 この計画では、各利害関係者、プロジェクトへの関心のレベル、および彼らがあなたの仕事に与える影響を書き留めます。

次に、チェックボックスをオンにして、コミュニケーションの好みを特定できます。 これには、彼らがあなたのチームからどのくらいの頻度で連絡を取りたいか、どのようにあなたに連絡してほしいかが含まれます。

気に入っていること:このテンプレートを使用すると、正式なメールよりも簡単な Slack を好むリーダーが一目でわかります。

プロジェクト管理ドキュメント

より詳細なエンゲージメント プランを探している場合は、Project Management Docs のこのオプションを検討してください。 このドキュメントを使用すると、プロジェクトのビジョンと、イニシアチブがどの部門に影響を与えるかを完全に説明できます。

気に入った点:このテンプレートには、プロジェクトに対する各利害関係者の重要度を判断するために使用できるグラフと表が含まれています。 このドキュメントを使用して、ブレインストーミングを行い、最終案の概要を説明できます。

ナレッジハット

エンゲージメント プランを作成するための完全なガイドを探している場合は、KnowledgeHut が役に立ちます。 このテンプレートには、利害関係者を特定し、各人の関与のタイムラインを作成するのに役立つセクションが含まれています。 また、コストと人的資源の関与を追跡することもできます。

気に入った点:このテンプレートには、利害関係者のデータを記入できるグラフが備わっています。 行き詰まった場合は、各セクションに自己反省に役立つ質問が用意されており、道に沿って進むことができます。

PM-トレーニング

利害関係者を管理するためのシンプルなスプレッドシートを探していたなら、もう探す必要はありません。 PMTraining のこのテンプレートは、利害関係者を管理するための簡単なアプローチを提供します。

私たちが気に入っていること: このテンプレートは、誰がプロジェクトに関わっているか、彼らがあなたのプロジェクトのために何をする必要があるか、どのように関与を維持する計画を立てているかを示しています。 1 ページの利害関係者管理ガイドを作成する簡単な方法を探しているなら、これがそれです。 さらに、すべてを Google ドキュメントで編集できます。

利害関係者管理のヒント

利害関係者の管理を形式化することは、圧倒的なプロセスのように感じることがあります。 始めたばかりでも、長年の経験がある場合でも、次のヒントは利害関係者の管理を成功させるのに役立ちます。

1. プロジェクトの目的を定義します。

PMI によると、プロジェクトの 44% は、ビジネスとプロジェクトの目標が一致していないために失敗しています。

利害関係者と関わり始める前に、プロジェクトの目的を定義することが重要です。 これにより、関与する必要がある相手とその目的を特定できます。

2. 役割と責任を定義します。

プロジェクトの開始時に、各利害関係者の役割と責任を明確に定義します。 これにより、全員がプロジェクトへの関与を明確にすることができます。

3. 定期的にコミュニケーションを取る。

利害関係者の管理を成功させるには、定期的なコミュニケーションが不可欠です。 プロジェクトの利害関係者に定期的に最新情報を伝え、フィードバックを求める必要があります。

戦略的目標は、利害関係者とのコミュニケーションにおいて常に明確にする必要があります。 これにより、チームは利害関係者の期待を管理し、前向きな関係を築くことができます。

4.透明であること。

プロジェクトについて利害関係者に対して透明性を保つことが重要です。 これにより、信頼を築き、全員が同じページにいることを確認できます。

5. フィードバックを求めます。

利害関係者の管理を成功させるには、フィードバックが不可欠です。 プロジェクトのすべての段階で、利害関係者からのフィードバックを求める必要があります。

彼らの提案を追跡し、彼らの洞察を実装します。 その後、ソリューションをどのように実装したかを報告して、サポートをさらに得ることができます。

6. 適切なソフトウェアを選択します。

現在、プロジェクト管理ソフトウェアを使用しているチームは 4 つに 1 つだけです。 これらのツールのいずれかを実装すると、組織を維持するのに役立ちます。

その範囲は、Basecamp や Asana などのプロジェクト管理ソフトウェアから、Google Drive や Trello などのコラボレーション ソフトウェアにまで及びます。 プロジェクトのニーズに最適な技術スタックを選択してください。

7. 柔軟であること。

利害関係者の管理は、画一的なプロセスではありません。 柔軟に対応し、一緒に働く各個人に合わせてアプローチを調整する必要があります。

効果的な利害関係者管理計画を作成する

利害関係者はプロジェクトに影響を与える力を持っているため、リーダーのニーズを最前線に保ちながら関与させることで、物事をスムーズに進めることができます。

利害関係者の管理戦略を策定して軌道に乗るときは、これらのヒントを念頭に置いてください。