内容と書き方 [+5 テンプレート]

ビジネス要件ドキュメント (BRD) は、あらゆるソフトウェア プロジェクトまたはビジネス ソリューションの出発点です。 このドキュメントは、何を構築するのか、なぜ構築するのか、どのように構築するのかについて、チーム メンバーを調整します。

この記事では、ビジネス要件ドキュメントの基本について説明します。 これには、なぜ必要なのか、効果的に書く方法などが含まれます。 また、有名企業の 5 つの最もクールな BRD の例も含めました。

完全なガイドについては、読み続けてください。

目次

ビジネス要件ドキュメントとは
ビジネス要件を文書化することが重要な理由
9 つの簡単なステップでビジネス要件ドキュメントを作成する方法
ビジネス要件ドキュメントの例

BRD は、エグゼクティブ サマリーから期待される結果まで、製品開発のすべてのステップをキャプチャします。 多くの場合、ビジネス要件ドキュメントには次のものが含まれます。

• 現在の問題点とプロジェクトの目標。
• 企業が必要とするリソース。
• プロジェクトのデリバリー ステージとマイルストーン。
• 新しいソリューションの機能要件 (技術的および非技術的)。
• プロジェクトの制約 (プロジェクトの進行を遅らせたり妨げたりする可能性のあるすべてのもの)。
• 利害関係者。
• リスク。
• 期待される ROI。

ビジネス要件ドキュメントの構造は、プロジェクトの種類によって異なる場合があります。 たとえば、構築しようとしているソリューションがソフトウェアではない場合、技術的な機能要件を切り捨てます。

BRD を完全に記述する方法を説明します。 以下にテンプレートのサンプルを示します。

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ビジネス要件ドキュメントが重要な理由

BRD は、潜在的なプロジェクトの全体像を描きます。 これらのドキュメントは、プロジェクトの立ち上げに関与するすべてのチームをまとめ、プロジェクトの成功を保証します。

実際、Project Management Institute は、事前に計画を立てていないチームは、準備を整えたチームよりも 2 倍の頻度でプロジェクトに失敗することを発見しました。 PMI はまた、プロジェクト管理の成熟度が低いチームでは 56% であるのに対し、計画はチームが目標の 77% を達成するのに役立つことを明らかにしました。

BRD を使用すると、チームは次のこともできます。

• プロジェクト全体の状態を監視します。
• 利害関係者とチーム メンバーをまとめて、コンセンサスとコラボレーションを作成します。
• 予期しないプロジェクト変更のリスクをヘッジします。
• 予算と予想される ROI を理解します。
• プロジェクトの制約を理解し、それらに対処するための最適なソリューションを見つけてください。
• 明確で透明性のある目標を設定することで、チーム内の説明責任を促進します。

ビジネス要件ドキュメントの書き方

ここでは、ビジネス要件ドキュメントの各セクションに何を書くべきかを学びます。 プロセスを理解しやすくするために、例ですべてのステップを説明します。

まず、あなたの会社が TikTok スペシャリスト向けのコンテンツ管理システムを作成したいと考えているとします。 あなたが今持っているのは、ごちゃごちゃになった Google スプレッドシートと紙のメモです。 あなたの目標は、TikTok のパフォーマンスを 1 か所で計画、管理、測定することです。

それを念頭に置いて、ビジネス要件の概要を説明しましょう。

1. エグゼクティブ サマリーから始めます。

エグゼクティブ サマリーは、プロジェクトを経営陣やその他の関係者 (ビジネス パートナーなど) に簡潔に説明します。 このセクションでは、プロジェクトの目的の概要を説明します。 エグゼクティブ サマリーには、次の内容を記載する必要があります。

• 現在の問題点と、それらがビジネスに与える影響。
• ソリューションとして提供するもの。
• 予想 ROI などの関連データ。
• プロジェクトの締め切り。

エグゼクティブ サマリーは、理解しやすいものにする必要があります。 読者は、このセクションを読むだけで、プロジェクトが重要であり、投資する価値がある理由を理解する必要があります。

TikTok CMS プロジェクトのエグゼクティブ サマリーは次のようになります。

私たちの組織は、TikTok チームのパフォーマンスを測定するための TikTok コンテンツ管理システムを探しています。 キャンペーン、広告費、ROI を分析して、最も有益なキャンペーンを拡大することを目指しています。

製品は第 3 四半期の終わりまでに構築される予定です。

2. ビジネス目標を伝える。

プロジェクトで達成したいビジネス目標を挙げてください。 HubSpot のSMART システムは、シンプルな目標設定方法を提供します。 目標は、具体的で、測定可能で、達成可能で、関連性があり、期限が定められている必要があります。

TikTok CMS の目標を設定しましょう。

• 11 月に TikTok 広告の ROI を 10% 増やします。

• 投稿作成をスピードアップして、毎日 2 つの投稿を公開します。

• 分析レポートを作成して、TikTok 指標に 1 か所でアクセスして分析します。

• TikTok の最も効果的なキャンペーンを定義して、それらを拡大します。

数値を特定できない場合、または数値を予測するのが難しい場合は、プロジェクトの完全な実装から達成したい具体的な結果を詳しく説明してください。

3. プロジェクトの背景と必要な理由を説明してください。

プロジェクトで解決しようとしている緊急の問題をいくつか挙げてください。 あなたの主張を裏付けるデータと研究を提供してください。 たとえば、現在の支出と予想される支出を比較できます。 このセクションには、過去の実験やプロジェクトの概要を必ず含めてください。

TikTok の例の背景は次のとおりです。

私たちのチームには、TikTok ROI の詳細な記録がありません。 TikTok CMS は、TikTok キャンペーンのコストを削減し、ROI を向上させるのに役立ちます。 また、ROI の観点から最も効果的なキャンペーンを決定します。

4. 作業範囲を設定します。

これは、BRD の最も重要な部分です。 このセクションには、次の内容を含める必要があります。

• プロジェクトの目的の詳細な概要。
• マイルストーン。
• プロジェクトの成果物。
• 合否基準。

あなたの仕事の範囲は、特定の期間内に何をする必要があるかを特定します。 開発のすべてのステップで、プロジェクトの要件を明確に伝えるようにしてください。 これにより、利害関係者とプロジェクトに取り組むチーム メンバーとの間の明確なコミュニケーションが促進されます。 また、プロジェクトがコースから外れるリスクを軽減します。

5. プロジェクトの機能要件を定義します。

製品のすべての機能と必要な機能をリストします。 このセクションには、構築する必要があるものと、新しいプロジェクトに必要な機能が含まれています。 このセクションは、作業範囲の下に記述することもできます。

TikTok CMS には、次のものが必要です。

• コンテンツ管理用のカレンダー タスク ビュー。

• スタンドアロンの投稿と投稿のグループの月次パフォーマンス分析。

• 異なるキャンペーンによるフィルタリング。

6. 主要な利害関係者を特定します。

BRD のこのセクションには、プロジェクトの主要な利害関係者がリストされています。 時間を取って、各人の役割と責任を概説してください。 内部関係者と外部関係者の両方を含めるようにしてください。

例を見てみましょう。

• 最高マーケティング責任者: TikTok CMS の作成を承認します。

• プロジェクト マネージャー: プロジェクトを分解し、チーム メンバーを割り当て、プロジェクトがスケジュールどおりに完了するようにする責任があります。

• TikTok チーム リーダー: コンテンツの作成とパフォーマンス メトリックの収集を担当します。

7. プロジェクトの制約を伝える。

プロジェクトの開発に影響を与える既存の境界を指定することが不可欠です。 制約は、予算、現在のツールキット、技術的な制限、チームの利用可能性、または依存関係から生じる可能性があります。

技術製品のプロジェクト境界の良い例を次に示します。

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8. スケジュールを設定します。

プロジェクト マネージャーと協力して、イニシアチブの各フェーズの期限を指定します。 外部クライアント向けの BRD には、最終的な締め切りとマイルストーン前後の予定納期を含める必要があります。

TikTok CMS のスケジュールは次のとおりです。

• フェーズ 1. 2022 年 12 月までに X を完了する

• フェーズ 2. 2023 年 3 月までに X 機能の開発と品質保証を実施する

9. 費用便益分析を要約します。

費用便益分析は、プロジェクトの便益がその費用を上回るかどうかを判断します。 非効率性によって失われた現在の費用と予算を概説するスプレッドシートを作成します。 企業が得る金額やその他の利益を予測します。

あなたの目標は、新しいプロジェクトに投資する価値があることを幹部に納得させることです。 事実と数字を提示して主張を強化します。

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5つの優れたビジネス要件文書の例

5 つのビジネス要件ドキュメント テンプレートのコレクションを集めました。 それぞれに目を通し、プロジェクトに最も適したものを選択してください。 プロジェクトの要件を満たすように各テンプレートを調整してください。

PandaDoc BRD テンプレート

これは、製品開発用に BRD を準備する場合に最適なテンプレートです。 PandaDoc は、各セクションに入力する必要があるテキストの簡単な例を提供します。 また、テンプレートに記載されているすべてのエンティティのベスト プラクティスも見つけることができます。

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TechWhirl BRD テンプレート

このテンプレートは、新しいテクノロジー ソリューション専用に設計されています。 TechWhirl には、プロジェクトの概要、範囲、ビジネス プロセスの概要、ビジネス要件などを詳述する 17 のセクションが含まれています。 チャートやグラフにデータを含めることもできます。

対象:複雑なビジネス プロセスと依存関係を説明する。

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Asana BRD テンプレート

Asana には、リアルタイムで編集できる無料の BRD テンプレートが用意されています。 このコンパクトなテンプレートには必要なフィールドのみが含まれており、各セクションには何を書くべきかについてのヒントがあります。 このテンプレートは、社内関係者から同意を得るのに最適です。

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Smartsheet BRD テンプレート

Smartsheet は、万能の BRD テンプレートを提供します。 小規模な社内プロジェクトや、外部ベンダー向けの複雑で費用のかかるプロジェクトに使用できます。 すべてのセクションは、何を書くべきかについての簡単な説明または例によって補完されます。

もっとテンプレートを見たいですか？ Smartheet の10 個の無料の BRD テンプレートを次に示します (すべて同じパターンに従います)。

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ClickUp BRD テンプレート

プロジェクトをガイドするシンプルな BRD をお探しですか? ClickUp のこのテンプレートを試してください。 オンラインで簡単に記入できる基本的なセクション（シート付き）のみがあります。 マーケティング チームと営業チームは、このテンプレートを使用して、CRM の微調整、API コネクタの開発などの賛同を得ることができます。

対象:要件と成果物がほとんどない小規模な内部プロジェクト。

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ビジネス要件文書の作成

プロジェクトの範囲に関係なく、ビジネス要件ドキュメントはプロセスを整理するのに役立ちます。 このドキュメントを使用すると、プロジェクトを導くための明確な計画を立てることができます。 さらに、イニシアチブを推進するビジネス ケースの簡潔な要約が得られます。

ビジネス全体の売り込みを検討している場合は、HubSpot の無料のビジネス提案テンプレートを検討してください。 ソリューションを要約し、価格を共有し、タイムラインを設定する方法について説明します。