비즈니스에서 워크플로 효율성을 개선하기 위한 4가지 팁

오늘날 대부분의 사무실과 기업은 8시간 일정으로 운영됩니다. 하루에 수행해야 하는 모든 작업을 완료하기에 충분한 시간이라고 생각할 수 있습니다. 그러나 그 시간을 어떻게 사용하는지 더 깊이 파고들면 매분을 생산적으로 사용하고 있다고 확신하십니까? 또는 작업을 완료하기 위해 프로세스, 도구 및 기타 기능을 사용하여 비효율적으로 낭비하는 시간이 있습니까?

오늘날 기업은 더 많은 일을 하고, 더 많은 것을 제공하고, 같은 시간 내에 더 많은 것을 생산해야 한다는 압박을 받고 있습니다. 기술은 점점 더 발전하고 있으며 기업은 워크플로 효율성을 개선하기 위해 사용 가능한 모든 리소스를 사용하기를 기대합니다. 필요한 도구를 검색하고 CRM 비교 차트와 같은 소스를 읽는 것은 비즈니스에 달려 있으므로 비즈니스 워크플로를 자동화할 때 올바른 결정을 내릴 수 있습니다. 이것이 달성될 때, 귀하의 비즈니스는 업무에 소요되는 시간 낭비를 모두 버릴 수 있으므로 귀하의 비즈니스의 생산성과 수익성도 결과적으로 증가할 것입니다.

이 기사에서는 비즈니스의 전반적인 워크플로 효율성을 개선하는 방법에 대한 4가지 최고의 팁을 제공합니다. 계속 읽으십시오!

1. 작업의 우선 순위를 지정하는 방법 배우기

전체 워크플로를 손상시킬 수 있는 것 중 하나는 수행해야 하는 특정 작업의 우선 순위를 효과적으로 지정하는 방법을 모를 때입니다. 작업의 우선 순위를 정하는 데 있어 엄격하고 빠르며 타협할 수 없는 규칙은 없습니다. 하루에 해야 할 일과 촉박한 마감일이 무엇인지에 따라 다르기 때문입니다.

그러나 목록에 있는 모든 것이 성취해야 할 중요한 일이라고 느낄 때 도전이 시작됩니다. 하나를 다른 것보다 어떻게 우선시합니까? 다음은 가이드입니다.

가장 중요한 작업에 집중하세요. 우선 순위 목록의 맨 위에 놓아야 하는 최대 3개의 작업을 선택하십시오. 이 세 가지 작업은 정신적으로 가장 생산적인 시기인 아침에 완료해야 합니다. 그렇게 하면 오후에 '자유 시간'을 갖게 되어 목록에서 할 수 있는 모든 작업을 마칠 수 있습니다. 그런 다음 출근한 다음 날 같은 주기를 다시 시작하십시오.

기한에 맞춰 긴급한 사항을 강조 표시합니다. 이를 통해 마감일이 아직 많이 남은 작업을 먼저 처리하여 임박한 마감일을 놓치지 않을 것입니다.

일찍 일에 착수하십시오. 평소보다 최소 15분 일찍 출근할 수 있다면 실제로 아침에 더 많은 일을 처리하는 데 큰 도움이 됩니다. 아직 동료가 많지 않은 그 방해받지 않는 시간을 통해 해야 할 일에 더 집중할 수 있습니다. 15분 일찍 도착했기 때문에 다른 사람보다 15분 일찍 직장을 떠날 수도 있습니다.

위의 전략을 수행할 때 현재 가능한 한 비즈니스 운영의 변화를 깨닫기 시작할 수 있으며 마침내 하루에 더 많은 일을 처리할 수 있습니다.

2. 현재 프로세스 분석

비즈니스 워크플로를 변경하기 전에 현재 워크플로 프로세스도 분석하는 것이 중요합니다. 이것은 직장에서 구현하는 변경 사항이 무엇이든 더 효과적이기 위해 필요한 것임을 확신할 수 있도록 하기 위해 중요합니다. 이 프로세스를 수행할 때 직원을 포함하여 모든 사람을 참여시켜야 합니다. 그렇게 하면 직원들에게 필요한 피드백을 받아 해당 직원에게 효과적인 것과 그렇지 않은 것을 결정할 수 있습니다.

워크플로 분석이 비즈니스에 효과적으로 적용되도록 하려면 다음 단계와 전략을 염두에 두십시오.

워크플로를 자동화하십시오. 여전히 완고하게 수동으로 작업하고 있는 워크플로의 문제 영역을 식별했다면 한 번에 하나씩 절차를 자동화하는 것을 고려해 볼 가치가 있습니다.

워크플로에서 특정 병목 지점을 찾고 전략을 세우십시오. 워크플로의 병목 현상은 원활한 작업 흐름을 늦추는 문제 영역입니다. 예를 들어 완료하는 데 다른 단계보다 더 오래 걸리는 단계가 있습니까? 프로세스의 끝을 완료하기 위해 반복적으로 고군분투하는 부서가 있습니까? 해결해야 할 병목 현상입니다.

워크플로 분석은 여러 면에서 비즈니스에 도움이 되므로 검토해야 할 필요성이 훨씬 더 커집니다. 이러한 이점은 다음과 같습니다.

작업장의 전반적인 효율성을 높입니다. 워크플로 분석을 통해 비즈니스는 특정 작업을 수행하는 방법을 새롭게 볼 수 있으므로 이러한 비효율성을 식별하고 적절한 기술도 업데이트할 수 있습니다.

고객을 더 행복하게 만듭니다. 워크플로 분석을 통해 구현된 변경 사항은 고객 만족도도 높일 수 있습니다. 고객에게 영향을 미치는 워크플로의 측면에 대해 결정을 내려야 하는 경우 강력한 워크플로 기반을 확보하여 비즈니스 운영을 개선할 수 있습니다.

직원 의 사기를 높입니다. 확실히, 다른 비즈니스의 직원이 이미 보다 현대적인 시스템으로 전환했을 때 골동품 프로세스를 계속 사용하고 있는 직원은 아무도 없을 것입니다.

3. 적합한 직원 배정

이미 철저한 채용 절차를 밟고 있을 수 있습니다. 그런 다음 회사는 작업을 완료하는 데 적합한 도구에도 투자했습니다. 그러나 워크플로의 한쪽 끝에서 다른 쪽 끝으로 여전히 느린 이동이 있음을 알 수 있습니다. 이런 일이 발생하면 문제는 디지털 마케팅에 대한 교육도 받지 않은 상태에서 마케팅 부서에 직원을 배정하는 것과 같이 잘못된 직원을 업무에 배정하는 것일 수 있습니다.

적절한 할당은 매우 중요하므로 각 직원이 할당된 위치에 잘 맞는지 확실히 알 수 있습니다. 그들의 직무가 강점이기 때문에 잘 할 수 있습니다. 이것이 달성되면 귀하의 비즈니스는 더 높은 성공 가능성을 누릴 수 있습니다.

적합한 직원이 적절한 직무 기능과 연결되도록 하기 위해 적용할 수 있는 검증된 팁은 다음과 같습니다.

정확한 직업 설명을 개발하십시오. 이것은 당신의 직업 설명이 가능한 한 매우 구체적이어야 한다는 것을 의미합니다. 모호한 직무 설명을 남겨두는 것은 허점만 만들어 회사가 해당 직무 설명이 실제로 충족되는지 여부를 해독하기 어렵게 만듭니다.

팀의 각 구성원의 성장과 재능을 지원합니다. 팀의 각 구성원이 성장할 수 있는 기회가 있을 때마다 그 기회를 최대한 활용하십시오. 직원을 회사 유료 교육 및 세미나에 보내 기술을 연마하고 성장할 수 있는 기회를 제공하십시오. 이는 회사에 추가 비용처럼 보일 수 있지만 비즈니스를 잘 수행하고 더 많은 것을 달성할 수 있을 때의 수익은 더 큽니다.

직원 각자가 각 작업에 대해 달성해야 할 사항에 대한 아이디어를 갖도록 각 작업에 대한 명확한 목표를 설정 합니다. 책임을 더 작은 작업으로 나누면 프로세스가 보다 명확하고 간소화되어 직원이 각 작업에 대해 달성해야 하는 것이 불확실할 때 회색 영역의 가능성을 없애고 수행 중인 작업 여부를 결정하는 데 도움이 됩니다. 실제로 결과를 가져옵니다.

4. 파일 공유 및 문서화 우선 순위 지정

파일은 모든 비즈니스의 본질적인 부분입니다. 성공적인 정보 흐름을 보장하기 위해 워크플로의 한쪽 끝에서 다른 쪽 끝으로 공유해야 하는 문서가 있습니다. 워크플로의 다른 모든 측면이 얼마나 훌륭하고 잘 자동화되어 있더라도 팀이 필요한 문서에 수동으로 접근하는 것 외에 다른 선택의 여지가 없다면 여전히 목표에 미치지 못할 것입니다.

워크플로 효율성을 자동화하기 위한 목표 중 하나는 다른 방법으로 쉽게 찾을 수 있는 특정 문서를 찾아 헤매는 데 시간을 낭비하기보다 목표를 달성하기 위해 더 많은 시간을 소비하는 것과 관련되어야 합니다.

이를 염두에 두고 자동화 시스템을 통한 안전한 파일 공유를 위해 적용할 수 있는 팁은 다음과 같습니다.

· 종단 간 암호화를 허용 하는 파일 공유 소프트웨어 를 선택하여 데이터 및 신원 도용을 방지하기 위해 암호 및 기타 보안 조치가 마련되어 있는지 확인하십시오.

· 정기적인 파일 감사를 실행하여 누가 특정 파일에 액세스할 수 있고 현재 누가 파일을 제어하는지 업데이트합니다. 파일 감사 프로세스는 클라우드 시스템에서 원하지 않는 파일을 즉시 제거하기 위해 필요합니다.

· 소비자 등급 시스템은 보안 조치가 약하고 누출, 침해 및 도난에 더 취약 하므로 비즈니스 등급 파일 공유 시스템을 선택하십시오 . 비즈니스급 파일 공유 시스템을 사용하면 무엇보다도 규정 준수 및 가시성 제어와 같은 더 많은 보안 제어를 할 수 있습니다.

· 팀에서 파일 공유 소프트웨어를 적절하게 사용하고 비즈니스에 유리하게 사용하는 방법에 대해 업데이트하지 않으면 파일 공유 소프트웨어가 여전히 쓸모가 없으므로 자동화된 파일 공유 방법에 대해 팀을 교육하고 교육하십시오 .

결론

위의 팁은 비즈니스 유형과 소속 부서에 관계없이 작동합니다. 각 부서를 전체 퍼즐의 한 조각으로 간주하면 비즈니스가 개선되고 생산성이 향상될 수 있습니다. 워크플로 프로세스는 작업을 완료하는 데 중요하며 모든 프로세스가 비즈니스의 성공 가능성을 높이는 데 기여하도록 하는 것은 사용자에게 달려 있습니다. 비즈니스 프로세스가 감당하기 어려워지기 시작하면 실제로 워크플로를 이동하고 조정하여 보다 능률적으로 만들라는 신호입니다.