효과적이고 설득력 있는 이메일 작성을 위한 8가지 팁

이메일을 보내기 위해 자신을 과장해야 했던 적이 있습니까? 왜냐하면, 같은.

다른 형태의 커뮤니케이션에서는 항상 얻지 못하는 이메일을 보낼 때 기념비적으로 느껴지는 것이 있습니다. 그리고 당신이 영어가 모국어가 아닌 경우, 그 작업은 훨씬 더 벅차게 보일 수 있습니다.

이 기사에서는 관점에 관계없이 이메일의 전반적인 품질을 개선하는 데 도움이 되는 몇 가지 유용한 팁을 제공합니다. 이 간단한 전략을 글쓰기에 적용하면 누구에게나 자신 있게 이메일을 보낼 수 있고 전송 후 불안을 없앨 수 있습니다.

시작하자.

1. 설득력 있는 제목이 있어야 합니다.

제목 줄은 이메일의 성공 여부를 결정할 수 있습니다. 누군가가 귀하의 이메일을 열 것인지 여부를 결정하는 요소인 경우가 많습니다.

불행히도 많은 사람들이 이 부분으로 어려움을 겪고 있습니다.

다음 예를 살펴보십시오.

이 특정 제목(실제 예)은 모호하고 간접적이며 이메일 내용이 무엇에 관한 것인지 전혀 암시하지 않습니다.

결과? 삭제하거나 아예 무시할 수도 있습니다.

더 나은 옵션은 다음과 같습니다.

설명적이고 구체적이며 이것이 서론임을 알려줍니다.

제목 줄은 누군가에게 처음으로 연락하는 경우 특히 중요합니다. 받는 사람은 당신이 누구인지 모르고, 당신의 제목으로만 당신을 판단할 수 있습니다.

회사 내부에서 이메일을 보내더라도 수신자가 예상할 내용을 알 수 있도록 훌륭한 제목을 작성하는 것이 좋습니다. 바쁜 사람과 마찬가지로 팀원들도 매일 엄청난 양의 이메일을 받고 설명적인 제목의 추가 노력에 감사할 것입니다.

그렇다면 어떻게 하면 좋은 제목을 쓸 수 있을까요?

명확하고 직접적이며 이메일 내용을 설명하십시오. 전체 주제를 차지하는 것을 두려워하지 마십시오. 다음은 제목 줄의 좋은 예입니다.

• [조치 필요] 월간 마케팅 회의
• 참고/정보
• [여기에 삽입] 요청
• [알림] 설문조사 완료 | 2분 소요
• [Name]이(가) 연락을 제안했습니다.
• 다음 주 화요일에 시내에 갈 예정입니다. 시간 되세요?

프로모션 이메일을 보내는 경우 다음과 같은 기만적인 제목을 사용하지 마십시오.

• 답장:
• 전진:
• 긴급한
• 주문 확인
• 계정 상태

열기를 유도하기 위해 교활한 속임수나 클릭베이트 제목에 의존할 필요가 없습니다. 2019년 Litmus 설문 조사에 따르면 수신자가 속임을 당하고 속았다는 느낌을 받게 합니다. 당신은 신뢰를 잃을 것이고 결과적으로 그들의 정크 메일로 끝날 수 있습니다.

분노와 실망이 아니라 긍정적인 감정을 이메일과 연관시키고 싶습니다.

2. 적절한 인사말로 시작하십시오.

이메일을 시작하려면 적절한 인사말로 시작해야 합니다. 인사말에는 인사말과 시작 문장의 두 가지 구성 요소가 있습니다.

적절한 인사는 실제로 상황에 따라 다릅니다. 은행이나 정부 기관에 공식 이메일을 작성하는 경우 "Dear [X]"로 시작하는 것이 좋습니다.

아는 사람에게 이메일을 보내거나 캐주얼한 환경에서 일하는 경우 "Hi [name]" 또는 "Hello [Name]"과 함께 사용하는 것이 좋습니다.

그룹 이메일로 이메일을 보낼 때 누가 그것을 읽을지 확신할 수 없는 경우 "To Whom It May Concern"도 있습니다.

한 가지 피하고 싶은 것은 "안녕 얘들아" 및 "미스터/미스/미세스"와 같은 성별이 포함되지 않은 용어를 사용하는 것입니다. 당신의 인사말에.

도움이 되도록 이메일에서 열 수 있는 인사말 목록은 다음과 같습니다.

• 친애하는 [이름]
• [이름]
• 좋은 아침/오후
• 안녕하세요 팀
• 여기요
• 안녕하세요

3. 주의를 집중시키는 사람이 있어야 합니다.

인사를 방해하지 않았으면 이메일을 시작할 차례입니다.

제목 줄은 이메일이 열려 있는지 여부를 결정하는 반면 시작 문장은 이메일을 끝까지 읽을지 여부를 결정합니다.

소개인 경우 받는 사람이 관심을 가질 만한 내용으로 시작할 수 있습니다. 소셜 미디어 프로필에 대한 약간의 조사를 통해 이를 알 수 있습니다. 아마도 그들은 흥미로운 것을 트윗했거나 최근에 링크드인에 당신이 참조할 수 있는 것을 게시했을 것입니다.

이렇게 하면 관계를 구축하는 데 도움이 되고 여러 사람에게 일반적인 이메일을 보내지 않는다는 것을 보여줄 수 있습니다.

물론 동료나 아는 사람에게 이메일을 보내는 경우에는 이것이 필요하지 않지만 무슨 일이 일어나고 있는지 알 수 있도록 일종의 컨텍스트를 설정하는 것은 여전히 ​​중요합니다.

동료와 함께 "왜"로 시작하십시오.

이메일이 무엇인지 추측할 시간(그리고 인내심)이 있는 사람은 아무도 없습니다. "왜"라고 답하는 것이 빠를수록 그들의 주의를 더 빨리 사로잡을 것입니다.

빠른 팁: 판매 이메일을 보낼 때 정확히 무엇을 말해야 할지 영감이 필요한 경우 HubSpot의 무료 이메일 템플릿 을 살펴보세요 . 이 도구를 사용하면 고객 여정의 각 단계에 맞게 설계된 기본 제공 템플릿 라이브러리에 액세스할 수 있습니다.

4. 메시지를 짧고 간결하게 유지하십시오.

Statista에 따르면 우리는 전 세계적으로 하루에 약 3,190억 개의 이메일을 주고받습니다.

이 통계는 한 가지 분명한 사실을 알려줍니다. 우리는 이메일을 읽는 데 많은 시간을 할애합니다. 이 때문에 많은 사람들이 단순히 이메일을 스캔하여 메시지의 본질을 파악하고 다음 단계로 넘어갑니다.

이를 염두에 두고 가독성과 가독성을 위해 이메일을 최적화하려고 합니다. 이것은 다음과 같이 보일 것입니다:

• 단락을 짧게 유지합니다.
• 글머리 기호 추가.
• 시각 자료를 사용하여 텍스트를 나눕니다.

하나의 이메일로 모든 것을 알려야 한다고 느낄 수도 있지만, 그렇게 하지 마십시오.

받은 편지함에 도착하는 3페이지 분량의 에세이를 간절히 기다리는 사람은 없습니다. 다음과 같이 생각하십시오. 이메일의 주요 내용은 무엇이며 수신자가 취하기를 바라는 특정 조치가 있습니까?

거기에서 이메일 초안을 작성하고 다시 읽을 때 추가하는 모든 줄이 이 목표를 달성하는 데 도움이 되는지 확인하십시오. 그렇지 않은 경우 제거하십시오.

이메일에 많은 정보를 포함해야 하는 경우 전화 통화나 회의를 제안하는 것이 좋습니다. 이 무료 회의 도구를 사용하여 회의를 더 빨리 예약하고 주고받는 이메일을 피할 수 있습니다.

5. 글꼴과 일관성을 유지하십시오.

이런 메일을 받으면 바로 삭제하거나 사기로 가정하겠습니다.

이메일은 재미있을 수 있습니다. 이미지, GIF 및 색상을 추가할 수 있습니다. 그러나 너무 거슬리거나 산만하지 않은 방법이 있습니다.

이것은 하지 말아야 할 일의 예입니다. 이메일에는 여러 글꼴이 사용되며 글꼴 크기와 색상이 다릅니다. 결과적으로 눈은 어디로 가야할지 모르고 조금은 벅찹니다.

또한 받는 사람이 주의를 끌기 위해 싸우는 이러한 모든 요소에 너무 주의가 산만해지기 때문에 메시지가 손실됩니다.

따라서 경험상 하나의 글꼴을 사용하십시오. 보조를 사용하려면 아껴서 사용하십시오. 색상에 대해서도 동일한 규칙을 따릅니다.

영어가 아닌 키보드를 사용하는 경우 글꼴이 다른 사람의 장치에 제대로 표시되지 않을 수 있습니다. 대신 다음과 같은 웹용 이메일 글꼴을 사용하세요.

• 아리알
• 택배원
• 그루지야
• 헬베티카
• 루시다 산스
• 타호마
• 타임즈 뉴 로만
• 투석기 MS
• 베르다나

실제로 이것은 Gmail이 제공하는 정확한 목록입니다.

이렇게 하면 장치나 운영 체제에 관계없이 수신자가 일반 글꼴로 메시지를 받을 수 있습니다.

6. 간단한 마무리를 작성하십시오.

이메일 내용을 마쳤으면 이제 이메일을 닫아야 합니다.

화려하게 만들 필요는 없습니다. 마감을 간단하고 간단하게 유지하면 됩니다.

따라서 다음과 같은 것은 없습니다.

대신 안전하고 입증된 마감 라인을 고수하면 좋은 결과를 얻을 수 있습니다.

아래에서 가장 일반적인 닫는 줄 중 일부를 선택할 수 있습니다.

• 진정으로
• 친애하는
• 최고
• 따뜻한 안부
• 따뜻한 소원
• 안부
• 친절한 소원
• 고맙습니다
• 잘 지내세요

7. 이메일을 예약하세요.

Sleep Advisor의 2020년 설문 조사에 따르면 미국인의 약 54%가 기상 직후 또는 기상 후 1시간 이내에 업무 이메일을 확인하는 것으로 나타났습니다.

2021년 미국의 이메일 참여 현황에 대한 Litmus의 또 다른 연구는 이를 뒷받침합니다. 이메일을 가장 많이 읽는 시간은 아침이라는 사실을 알 수 있습니다. 오픈 요금은 오전 6시경에 시작하지만 보통 현지 시간으로 오전 9시에서 정오 사이에 최고조에 달합니다.

이 정보가 주어지면 두 가지 전략 중 하나를 따를 수 있습니다. 아침에 스크롤하고 있다는 것을 알았을 때 이메일을 보내거나 덜 바쁜 시간을 기다리는 것입니다.

한편으로는 이메일을 아침에 보내면 묻힐 위험이 있습니다. 그러나 나중에 기다리면 이메일이 열리지 않을 수 있습니다.

팀과 이메일을 보낼 때 무엇이 ​​가장 효과적인지 알아내려면 시행착오가 필요합니다.

다른 주나 국가에 있는 사람에게 이메일을 쓰는 경우 시간대도 고려해야 합니다. 당신에게는 정오가 다른 누군가에게는 오후 7시일 수 있습니다. 따라서 수신자가 누구이며 언제 이메일을 가장 잘 받아들일지 염두에 두십시오.

전문가 팁: 무료 이메일 예약 도구를 사용하여 이메일이 적시에 전송되도록 할 수 있습니다.

8. 마지막 맞춤법과 문법 검사를 합니다.

거의 다 왔습니다. 마지막 단계에서 실수하지 마세요.

완벽한 메시지를 작성하는 데 시간을 보냈지만 이메일이 철자와 문법 오류로 가득 차서 무시당했다고 상상해보십시오.

이를 피하는 방법은 다음과 같습니다. 이메일 초안 작성을 마치면 복사하여 Microsoft Word 또는 Google 문서도구에 붙여넣어 빠른 문법, 구문 및 맞춤법 검사를 제공합니다.

또는 Grammarly와 같은 무료 검사기를 사용하여 초안을 작성하는 동안 프로세스를 자동화할 수도 있습니다.

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또한 메시지를 소리내어 읽어 문장이 너무 길거나, 투박하거나, 로봇적이지 않은지 확인합니다. 당신은 당신의 이메일 사본이 사람 처럼 들리기를 원합니다.

이 모든 팁은 독자가 이메일의 다른 요소가 아닌 메시지에 집중하는 데 도움이 됩니다.

국제 팀을 위한 이메일 작성 팁

대부분의 사람들은 이것을 말하지 않을 것이지만, 좋은 이메일을 만드는 것은 단어 하나를 적기도 전에 시작됩니다. 당신의 마음가짐에서 시작됩니다.

올바른 마음가짐을 갖고 있으면 의사소통하고 설득하는 효과적인 이메일을 작성할 수 있습니다.

논리적으로 들리지만 ... "올바른 마음의 틀"에 어떻게 진입합니까? 글쎄, 두 가지 방법이 있습니다. 받는 사람의 입장이 되어 말하는 방식을 씁니다.

자세한 내용은 아래에 있습니다.

당신이 쓰고 있는 이메일을 받았다고 상상해보세요.

너무 일관성이 없어서 끝까지 읽을 수 없고 답장을 보낼 생각조차 할 수 없는 이메일을 받은 적이 있습니까? 아니면 완전히 관련이 없는 제안을 포함했습니까?

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Ahrefs는 SEO 도구이지만 낚시 회사로부터 이메일을 받았습니다.

이메일을 쓸 때 가장 큰 문제 중 하나는 받는 사람에 대한 공감 부족입니다. 스스로에게 다음과 같은 질문을 해보세요.

• 이 사람에게 이메일을 보내는 이유는 무엇입니까?
• 내가 달성하려는 것을 고려할 때 이 사람이 연락하기에 적합한 사람입니까?
• 내 메시지는 명확하고 요점입니까?
• 회의에서 논의하는 것이 더 나을까요?
• 각 줄이 내 목표에 도움이 됩니까, 아니면 해가 됩니까?

이것은 새로운 사람에게 이메일을 보낼 때 특히 중요하지만 동료에게 연락할 때도 여전히 중요합니다.

말하는 대로 씁니다.

영어가 모국어가 아닌 경우 이메일을 쓸 때 좀 더 격식을 차려야 한다고 느끼는 것이 정상입니다.

그러나 이로 인해 이메일이 너무 형식적이고 어색하거나 딱딱하게 느껴집니다. 예를 들어:

영어 원어민들은 좀 더 비공식적으로 글을 씁니다. 그들의 글은 마치 한 사람이 다른 사람과 이야기하는 것처럼 들립니다.

다음은 항상 원어민처럼 들릴 수 있도록 도와주는 간단한 문법 팁입니다. 능동태 로 쓰고 수동태 는 피하세요.

"능동태"는 주어가 동사의 동작을 수행하고 있음을 보여줍니다. 예: "Marilyn mailed the letter."

대조적으로, “수동태”는 동사가 주어에 따라 작용함을 보여줍니다. 예: “The letter was mailed by Marilyn.”

"귀하의 피드백은 대단히 감사하겠습니다."라고 쓰는 대신 "귀하의 피드백에 감사드립니다."라고 말하십시오. "요청이 접수되었습니다."라고 쓰는 대신 "요청을 받았습니다."라고 입력하십시오.

능동태로 쓰는 것이 어떻게 더 인간적으로 들리는지 주목하십시오.

이메일을 작성하는 것은 어려운 일이 아닙니다. 이 간단한 팁을 통해 이메일이 항상 효과적인지 확인할 수 있습니다.

편집자 주: 이 게시물은 원래 2018년 7월에 게시되었으며 포괄적으로 업데이트되었습니다.