팀의 역량을 강화하는 5가지 최고의 문서 공동 작업 소프트웨어

“팀워크가 꿈을 만듭니다.” 존 맥스웰

Apple이나 Microsoft와 같은 거대 기술 기업에서 SMB 기업에 이르기까지 모든 조직에서 팀워크의 중요성을 부정할 수 있는 사람은 아무도 없습니다.

팀워크와 협업이 비즈니스의 성패를 가르는 토대라고 해도 과언이 아닙니다. 이는 직원의 성공을 위한 4대 핵심 기술 중 하나로 알려져 있습니다. 최근 연구에 따르면 직원의 75%가 협업을 중요하게 여깁니다.

적절하고 생산적으로 협력하는 팀을 구축하려면 집단 정신 외에도 모든 구성원이 효과적으로 협력할 수 있도록 올바른 도구의 도움이 필요합니다. 따라서 문서 공동 작업 소프트웨어는 놓쳐서는 안 되는 것입니다.

이 기사에서는 문서 협업 소프트웨어가 무엇인지, 그리고 왜 이것이 귀하의 비즈니스에 유익한지 간략하게 정의합니다. 그런 다음 5가지 최고의 문서 공동 작업 도구 중 엄선된 목록을 제공합니다. 그들의 기능, 장단점은 이 포스트에서 주의 깊게 다룰 것입니다.

• 문서 협업 소프트웨어란 무엇입니까?
• 문서 협업 소프트웨어의 주요 기능
• #1 Google 문서
• #2 월요일
• #3 문서360
• #4 재스크립트
• #5 조호

문서 협업 소프트웨어란 무엇입니까?

문서 공동 작업 도구는 팀이 동일한 문서에서 서로 작업할 수 있는 이상적인 기회를 제공합니다. 텍스트 파일, 스프레드시트 또는 PDF 문서일 수도 있습니다.

팀 구성원은 다른 사람들이 하는 일을 보면서 이 문서를 수정하고 업데이트하고 의견을 남길 수 있습니다. 이렇게 하면 한 번에 여러 파일을 저장하지 않아도 될 뿐만 아니라 버전 충돌도 방지할 수 있습니다.

문서 협업 소프트웨어의 이점

문서 협업 플랫폼은 다양한 방식으로 귀하의 비즈니스에 유리합니다. 팀 생산성, 특히 원격 팀을 향상하는 동시에 비즈니스를 보다 잘 조직화하는 데 도움이 됩니다.

• 직원 생산성 향상

협업 도구는 팀 생산성을 최대 30%까지 끌어올릴 것으로 추정됩니다.

모든 구성원이 동일한 문서에서 작업하도록 하면 팀의 워크플로를 추적할 수 있습니다. 할당된 작업이나 다른 사람의 작업에 대한 오해는 절대 발생하지 않습니다.

또한 각 사람은 특정 섹션을 처리하고 팀의 진행 상황을 알 수 있습니다. 그들은 결과를 보장하기 위해 필요할 때 뛰어들 수 있습니다.

• 빠른 피드백 활성화

온라인 협업 도구가 없으면 받은 편지함은 이메일이 오가는 엉망이 될 것입니다. 고용주와 직원 모두 하루에 수많은 이메일을 보내고 받는 것을 도울 수 없으므로 문서의 여러 버전이 생성됩니다.

고맙게도 대부분의 협업 소프트웨어는 사용자에게 의견을 추가할 수 있는 기능을 제공합니다. 이를 통해 팀 리더 또는 고용주가 신속하게 피드백을 제공할 수 있습니다. 그 이후로 팀에서도 문서를 빠르게 수정할 수 있습니다.

• 원격 근무 지원

원격 근무는 요즘 특히 이 유행성 기간 동안 점점 더 인기를 얻고 있습니다. 적절한 협업 옵션을 통해 팀은 물리적 위치를 방문하거나 집에 머물면서 유연하게 프로젝트를 수행할 수 있습니다. 팀 파일에 액세스하기 위해 인터넷에 연결된 장치는 필수 요건입니다.

이 작업 모델은 여전히 ​​팀이 생각과 아이디어를 공유하도록 권장합니다. 누구나 사무실에 있는 것과 같은 방식으로 열린 대화를 나눌 수 있습니다.

문서 협업 소프트웨어의 주요 기능

각 도구에는 특정 목적을 충족하는 유용한 기능 세트가 함께 제공됩니다. 모든 사람의 요구에 맞는 올인원 솔루션을 찾는 것은 어렵습니다. 맞춤형 플랫폼을 선택하기 전에 문서 협업 도구의 필수 기능을 살펴보겠습니다.

• 실시간 편집기 – 물론 문서가 "라이브" 상태이므로 사용자의 편집 내용과 댓글이 실시간으로 업데이트됩니다.
• 파일 자동 저장 – 문서에 업데이트가 있을 때 팀의 진행 상황을 자동으로 저장합니다.
• 문서 버전 – 파일의 다른 버전을 유지하여 이전 버전을 복원할 수 있습니다.
• 댓글 – 댓글에 피드백을 제공하고 질문할 수 있습니다. 이것은 팀의 현재 작업에 영향을 미치지 않으며 동시에 편집 프로세스를 보다 통찰력 있게 만듭니다.
• 클라우드 스토리지 – 모든 팀 구성원이 작업에 쉽게 액세스하고 저장할 수 있도록 대용량 스토리지를 부여합니다.
• 알림 – 문서의 모든 변경 사항을 추적합니다. 조정 사항에 대해 팀 구성원을 업데이트합니다.

5가지 최고의 문서 공동 작업 도구

다음은 온라인 파일 저장 및 관리를 위해 고려할 수 있는 상위 5가지 도구입니다.

#1 Google 문서

이 목록의 첫 번째 옵션은 Google 문서도구입니다.

Google 문서도구를 시작하는 데 많은 비용이 들지 않는다는 점은 언급할 가치가 있습니다. 앱을 사용하려면 Google ID 또는 Gmail 계정만 있으면 됩니다.

Microsoft Word의 클라우드 기반 버전과 비슷하지만 사람들이 컴퓨터에서 모바일 및 태블릿에 이르기까지 인터넷에 연결된 모든 장치를 통해 파일에 액세스할 수 있습니다. 상단 표시줄 옵션을 사용하여 Word와 유사한 방식으로 파일을 편집할 수 있습니다.

링크 공유 기능 덕분에 Google 파일 공유가 그 어느 때보다 간편해졌습니다. 문서에 액세스하도록 특정 사람을 초대하거나 누구에게나 문을 열어 둘 수 있습니다. 권한을 제한하려면 파일을 편집하거나 댓글을 달거나 보기만 하면 됩니다.

Google은 15GB의 클라우드 스토리지를 무료로 제공합니다. 그러나 특히 대규모 팀의 경우 더 많은 스토리지를 위해 프리미엄 계정으로 업그레이드할 수 있습니다. 월별 가격은 사용자당 100GB당 10달러입니다.

장점

• 가입 절차를 제거합니다.
• 문서를 공유했거나 다른 사람이 내 파일에 댓글을 달 때 이메일 알림을 보냅니다.
• 문서 버전을 보고 이전 버전으로 되돌립니다.
• 사용하기 쉬운 인터페이스를 제공합니다.

단점

• 파일을 편집하려면 인터넷 연결을 강제 실행합니다.
• 스타일과 테마를 제한합니다.
• Word의 고급 기능이 부족합니다.

#2 월요일

Monday.com은 모든 팀 규모에 맞는 프로젝트 관리를 담당합니다. 문서 협업 플랫폼이 갖추어야 할 모든 필수 기능을 제공합니다.

작업을 할당하고, 구성원의 진행 상황을 따르고, @로 구성원을 태그할 수 있습니다. 또한 다른 팀원에게 영향을 주지 않고 실시간으로 파일을 편집하고, 자동 저장하고, 댓글을 공유하고, 텍스트를 끌어다 놓을 수 있습니다.

특히 Monday.com은 많은 애플리케이션과 원활하게 통합되므로 이러한 앱의 파일을 플랫폼으로 가져올 수 있습니다(예: Google Drive 및 Dropbox).

장점

• 시원하고 깨끗하며 직관적인 UI.
• 웹, Android, iPhone 및 iPad에서 사용할 수 있습니다.
• 무료 버전을 제공합니다.

#3 문서360

Document360은 팀이 한 위치에서 중요한 정보를 캡처하고 저장하는 데 도움을 줍니다. 모든 구성원은 한 번에 동일한 문서에서 작업할 수 있으며 업데이트는 자동으로 저장됩니다. 버전을 복원하는 것도 가능합니다.

Document360의 다른 주요 기능에는 버전 기록, 주석 달기, 태그 지정 및 검토 알림이 있습니다.

또한 소프트웨어는 사용자 역할 액세스를 지원하므로 누가 어떤 문서를 보거나 편집할 수 있는지 제어할 수 있습니다.

장점

• 깨끗한 사용자 인터페이스를 갖습니다.
• Slack, Microsoft Teams, Chrome과 같은 인기 있는 앱과 통합합니다.
• 자동 및 수동 백업을 활성화합니다.

단점

• 문서 및 학습 자료의 한계로 인해 장비에 장착하기 어렵습니다.

#4 재스크립트

ReSkript는 광범위한 유용한 기능 덕분에 가장 일반적인 온라인 파일 관리 및 문서 공동 작업 소프트웨어 중 하나로 밝혀졌습니다. 플랫폼은 팀의 워크플로를 보다 효율적으로 관리하도록 설계되었습니다.

이 도구는 파일에 액세스하는 사람, 빈도, 파일에 소비한 시간, 스크롤한 섹션에 대한 큰 그림을 제공합니다. 그 외에도 파일을 정렬하고 문서에 태그를 지정하고 댓글을 달 수 있습니다.

장점

• 미적 디자인과 사용하기 쉬운 UI를 가지고 있습니다.
• 화상 통화 및 채팅을 허용합니다.
• 모든 팀 규모에서 작업하십시오.

#5 조호

Google 문서도구와 유사하게 Zoho는 문서, 스프레드시트 및 프리젠테이션 생성을 처리합니다. 다른 사람들과 협업하여 파일을 손쉽게 추가, 저장, 편집 및 공유할 수 있습니다.

파일을 팀, 프로젝트, 파일 형식, 작성자별로 분류하여 팀 간의 유대를 강화하고 긴밀한 연결을 유지합니다. 공동 작업자는 다른 사람들과 실시간으로 채팅하여 검토 또는 토론 속도를 높일 수도 있습니다.

사용자에게 가장 인상적인 것은 권한 설정, 암호 보호 및 무단 액세스를 차단하는 파일 만료 기능입니다.

장점

• Zoho에 음악, 영화 및 기타 파일 형식을 업로드하세요.
• 더 나은 문서 구성을 위해 폴더를 만듭니다.
• 데스크탑과 동기화합니다.
• 철저한 보안을 유지하십시오.

단점

• 무료 버전이 없습니다. 스타터 플랜은 매월 사용자당 $2.00부터 시작합니다.

이상적인 문서 협업 소프트웨어는 무엇입니까?

온라인 파일 관리 도구를 사용하면 팀이 동일한 문서에서 작업을 처리할 수 있습니다. 팀 협업 프로젝트를 용이하게 하고 마감일을 맞추는 데 도움이 됩니다.

최고의 문서 협업 소프트웨어 5가지를 소개합니다. 기본 파일 관리 및 공유 기능이 포함된 간단한 솔루션을 찾고 있다면 Google 문서도구가 딱 좋습니다. 강력한 보안 옵션을 갖춘 강력한 플랫폼을 찾고 있다면 Zoho로 가십시오.

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