Gmail에서 Inbox Zero에 한 번에 액세스하는 방법

매일 이메일이 넘쳐나기 때문에 작업을 추적하고 작업 흐름을 관리하기가 어렵습니다. 하지만 이메일을 정리하는 것이 고통스러울 필요는 없습니다. 실제로 Gmail 받은 편지함을 15분 만에 0으로 만드는 것이 가능합니다.

새로운 이메일이 오는 것을 막을 수는 없지만 이메일을 더 잘 정리할 수 있도록 도와드릴 수 있습니다.

나는 몇 년 전 Gmail에 대한 Andreas Klinger의 받은 편지함 제로 방법을 우연히 발견했으며 그의 방법은 오늘날까지도 여전히 작동합니다. 이 게시물에서는 Klinger의 방법에 따라 Gmail 받은 편지함을 정리하여 깔끔하고 체계적이며 탐색하기 쉽게 정리하는 방법을 보여 드리겠습니다. 이를 통해 귀하를 더욱 효율적이고 생산적이며 전반적으로 더 행복한 사람으로 만들 수 있습니다. 또한 콘텐츠 마케팅 담당자를 위해 그의 라벨링 시스템을 어떻게 적용했는지 보여 드리겠습니다.

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Gmail에서 Inbox Zero에 가는 방법

핵심에 들어가기 전에 기본 방법론을 살펴보겠습니다.

• Gmail에서 받은편지함을 여러 개 설정하고 각각에 '조치/답장 필요' 및 '응답 대기 중'과 같은 이름을 지정합니다.
• 그러면 일반 받은 편지함이 왼쪽에 표시되고, 라벨이 지정된 받은 편지함(Gmail에서는 '창'이라고 함)이 오른쪽에 다음과 같이 표시됩니다.

• 이메일을 중요하다고 표시하기 위해 누를 수 있는 노란색 별표 아이콘을 알고 계시나요? Gmail에서 앞머리(예: 느낌표) 및 물음표와 같은 다른 색상의 별표 및 아이콘도 켤 수 있다는 사실이 밝혀졌습니다. Gmail에서는 이러한 아이콘을 '특별 별표'라고 부릅니다. 이 방법론에서 각 창은 서로 다른 특수 별표로 표시됩니다.
• 받은편지함에 새 이메일이 도착할 때마다 다음을 수행하세요.
  • 즉시 응답할 수 있는 항목에 응답하세요. "답장 대기 중" 또는 "위임됨"으로 추적하려는 경우 해당하는 별표를 표시하세요.
  • 나중에 처리해야 하는 이메일에 적절한 별표를 표시하여 라벨을 지정하세요.
  • 처리할 필요가 없거나 최신이 아닌 항목의 경우 별표 없이 보관하거나 완전히 삭제하세요.
• 결국 모든 것을 보관하십시오. 이렇게 하면 받은 편지함은 0으로 유지되고 다른 모든 항목은 지정된 창에 보관되거나 삭제됩니다.

결과? 탐색이 쉽고 적은 노력으로 새 이메일을 분류할 수 있는 깔끔한 받은 편지함입니다.

Gmail에서 설정하는 방법은 다음과 같습니다.

Gmail에서 Inbox Zero로 이동하는 단계별 가이드

1단계: 새 받은편지함 레이아웃을 준비합니다.

이 전체 프로세스가 제대로 작동하려면 소셜 및 프로모션 탭을 제거해야 합니다. ( 프로 팁: 매일 받은 편지함에 엄청난 양의 소셜 알림과 프로모션 이메일이 도착하는 것이 걱정된다면, 이 기회를 이용하여 소셜 알림이 자동으로 보관되거나 삭제되도록 필터를 설정하고 프로모션 이메일을 대량으로 구독 취소하세요. Unroll.Me와 같은 도구를 사용하여 읽지는 않습니다.)

'설정'에서 '받은 편지함' 탭으로 이동하여 다음을 수행하세요.

1. 받은 편지함 유형을 "기본값"으로 변경합니다.
2. 모든 탭을 선택 취소합니다('기본' 제외).
3. “마커 없음”을 선택하십시오.
4. "내 과거 작업 사용..." 또는 "내 작업 사용 안 함..."을 선택하세요. 이는 새 시스템에 직접적인 영향을 미치지 않습니다.
5. “필터를 재정의하지 않음”을 선택하십시오.

'변경사항 저장'을 클릭하면 Gmail이 자동으로 다시 로드됩니다.

2단계: 받은 편지함의 디스플레이 밀도를 컴팩트하게 만듭니다.

톱니바퀴 아이콘을 클릭하고 드롭다운 메뉴에서 '컴팩트'를 선택하세요.

3단계: 여러 받은편지함을 활성화합니다.

톱니바퀴 아이콘을 클릭하고 드롭다운 메뉴에서 '설정'을 선택하세요. '실험실' 탭으로 이동하여 여러 받은편지함을 활성화하세요. (이것은 서로 다른 "창"입니다.)

아래로 스크롤하여 '변경사항 저장'을 클릭하세요.

4단계: 오른쪽 특수 별표를 켭니다.

'설정'에서 '일반' 탭으로 이동하여 '별표' 섹션이 보일 때까지 아래로 스크롤하세요. 각 창을 나타내는 데 사용할 별표를 추가하세요.

콘텐츠 마케팅 담당자로서 저는 다음을 선택했습니다.

• 노란색 표시: '조치/응답 필요'
• 빨간색 표시: 긴급한 "조치/응답 필요" 항목용
• 보라색 물음표: '답장 대기 중'(필요한 경우 후속 조치를 취할 수 있도록)
• Greenstar: “쓰기”를 위해
• Bluestar: "편집하려면"
• 주황색 길레메(이중 화살표): '위임', 내가 다른 사람에게 위임한 이메일을 의미(필요한 경우 후속 조치를 취할 수 있음)

콘텐츠 마케팅 담당자가 아니신가요? Klinger는 창 이름을 "조치/응답 필요", "응답 대기 중", "위임됨" 및 "예약됨"(주어진 회의, 항공편, 이벤트 티켓, 예정된 통화 및 신속하게 참조해야 할 기타 모든 항목에 대해)을 사용합니다.

아래로 스크롤하여 '변경사항 저장'을 클릭하세요.

5단계: 특별한 별표가 포함된 이메일을 오른쪽 창으로 가져오도록 필터를 설정하세요.

'설정'에서 '여러 받은편지함' 탭으로 이동하세요. 각 패널은 여러 받은 편지함(최대 5개) 중 하나를 나타내며 원하는 대로 이름을 지정하고 정렬할 수 있습니다.

내가 한 일은 다음과 같습니다.

다른 별표가 동일한 창에 들어갈 수 있도록 "OR"을 어떻게 사용했는지 주목하세요. 노란색 표시는 중요한 작업 항목에, 빨간색 표시는 긴급 작업 항목에 표시됩니다.

가능한 모든 검색어 목록은 다음과 같습니다.

전문가 팁: Gmail 모바일 앱을 자주 사용하는 경우 Klinger는 모바일 앱에서 지원하는 유일한 특수 별표이기 때문에 중요한 작업 항목에 기본 노란색 별표를 사용할 것을 제안합니다.

여전히 "여러 받은 편지함" 탭에 있는 동안 원하는 대로 최대 페이지 크기를 설정하고(저는 페이지당 20개의 대화를 수행합니다) 받은 편지함 오른쪽에 패널을 배치합니다.

'변경사항 저장'을 클릭하면 받은편지함으로 돌아갑니다.

이제 재미있는 부분입니다.

Inbox Zero로 가는 길

지금까지 수행한 모든 작업은 빈 받은 편지함에 접근할 수 있도록 설정하는 것입니다. 지금 여러분은 받은 편지함에 수백, 어쩌면 수천 개의 이메일을 보고 있을 것입니다.

압도당하지 마십시오 .

0에 도달하게 되지만 지금 당장 처리해야 합니다. 실제로 그렇게 어렵지는 않습니다. 그리고 저를 믿으세요. 기분이 좋습니다. Klinger의 유용한 지침은 다음과 같습니다.

받은 편지함의 처음 두세 페이지를 살펴보세요.

각 이메일에 대해 다음 세 가지 중 하나를 수행합니다.

1. 특별한 별표로 표시한 후 보관하세요. 이렇게 하면 일반 받은 편지함에서 해당 항목이 제거되면서 해당 창으로 전송됩니다.
2. 특별한 별표를 사용하지 않고 보관하세요. 이메일은 계속 저장되지만 홈 페이지에서는 삭제됩니다.
3. 삭제하세요.

라벨과 달리 특별한 별표의 가장 좋은 점 중 하나 는 특별한 별표를 표시하기 위해 이메일을 클릭하거나 여러 단계를 따를 필요가 없다는 것입니다.

대신, 보낸 사람 이름 오른쪽에 있는 빈 별표를 클릭하고 원하는 별표에 도달할 때까지 계속 클릭하여 모든 특별한 별표를 스크롤하세요.

몇 초 정도 걸리겠지만 그러면 해당 이메일이 해당 창에 표시됩니다. 일반 받은편지함에서 삭제되도록 특별한 별표를 표시한 이메일을 보관하세요.

받은 편지함의 처음 몇 페이지를 살펴보고 더 이상 중요한 이메일이 없다고 느껴지면 이제 Klinger가 "대담한 조치"라고 부르는 작업을 수행할 시간입니다.

다른 모든 것을 보관하십시오.

왼쪽 상단의 확인란을 클릭하여 모든 이메일을 선택하세요. 현재 페이지뿐만 아니라 수천 개의 이메일을 모두 의미했는지 확인하세요.

그런 다음 “보관”을 클릭하십시오.

펑.

지느러미

짜잔! 당신은 끝났습니다. 그 이후로 나는 빈 받은 편지함을 꽤 쉽게 유지할 수 있었습니다. 이메일은 예전처럼 틈 사이로 빠져나가는 일이 없습니다. 또한 응답이 필요하거나 어떤 방식으로든 후속 조치가 필요한 보낸 이메일을 모두 더 잘 추적할 수 있습니다. 이 방법을 사용하면 받은 편지함을 정리하고 작업 흐름을 더 잘 구성할 수 있습니다.

편집자 주: 이 기사는 원래 2015년 6월에 게시되었으며 포괄성을 위해 업데이트되었습니다.