이메일 정리 방법: 11가지 관리 도구

대부분의 사람들은 이메일 받은 편지함에 대해 애증 관계를 갖고 있습니다. 한편으로 이메일은 고객과의 진전을 이루거나, 회의를 (훨씬 더 효율적인) 이메일 스레드로 대체하거나, 재미있는 사교 모임에 초대를 받는 등 매우 유용할 수 있습니다.

반면에 이메일은 압도적일 수 있습니다. 특히 통제력을 상실한 경우에는 더욱 그렇습니다. 그리고 소년은 통제력을 잃기 쉽습니다. 우리 중 많은 사람들이 정기적으로 새로운 이메일의 포격을 받고 있으며, 관련성이 떨어지는 내용이 넘쳐나는 가운데 정말 중요한 내용을 놓칠 수 있다는 사실을 아는 것은 스트레스입니다.

다행히도 스타트업을 보다 체계적으로 정리하는 데 도움이 되는 도구와 무료 앱이 많이 있습니다. 이 게시물에서는 이메일을 가장 잘 정리하는 방법을 살펴보고 프로세스를 더 쉽게 만드는 몇 가지 도구를 제안하겠습니다.

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이메일을 정리하는 방법

받은 편지함을 관리하는 데 도움이 되는 도구를 살펴보기 전에 이메일 구성을 최대한 유지하는 데 도움이 되는 몇 가지 기본 모범 사례를 살펴보겠습니다. 세 가지 황금률은 다음과 같습니다.

• 필요하지 않은 오래된 이메일을 제거하세요. 나는 아직도 2006년에 있었던 행사에 대한 이메일 초대장을 가지고 있는데, 그 중 대부분은 한 번도 참석한 적이 없습니다. 나에게 그것들이 필요합니까? 아니요. 삭제해야 하나요? 예. 나중에 반드시 참조해야 할 새 이메일과 이전 이메일을 제외한 모든 이메일을 받은 편지함에서 삭제하세요.
• 구독을 취소하세요. 진지하게. 우리 모두는 여러분이 이 뉴스레터를 읽게 될 것이라고 맹세합니다. 정말 1분 안에 이메일을 받게 될 것입니다. 당신은 그것들을 읽지 않을 것입니다. 그것들을 제거하십시오. 아래 도구 중 일부는 이 작업을 대량으로 수행하는 데 도움이 됩니다.
• 여러 이메일 계정을 결합하세요. 저는 업무용 이메일과 개인용 이메일을 분리해야 한다고 굳게 믿습니다. 하지만 때로는 둘 사이를 전환해야 하는 것이 정리된 상태를 유지하는 데 도움이 되지 않는 경우도 있습니다. 아래 도구 중 일부는 다양한 이메일 주소를 통합하는 데 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어 Mac 장치의 Mail 및 iCal을 사용하면 여러 계정을 한 곳에서 간소화할 수 있습니다.

이메일을 정리하는 가장 좋은 방법

이제 몇 가지 이메일 정리 기본 사항을 다루었으므로 작업을 가장 잘 수행하는 방법을 자세히 살펴보겠습니다.

1. 라벨 및 폴더 사용

단순히 이메일을 모두 삭제할 수는 없으므로 중요한 이메일을 정리하는 쉬운 방법 중 하나는 라벨과 폴더를 만드는 것입니다. 이메일을 폴더에 저장하면 기본 받은 편지함에 들어가지 않고 깔끔하게 정리됩니다.

"최대한 빨리 응답 필요"와 같은 이름으로 폴더 이름을 지정하거나, 한 주제와 관련된 여러 이메일을 받는 경우 특정 프로젝트 이름을 붙일 수 있습니다. 레이블은 배포할 수 있는 또 다른 구성 도구입니다. 각 메일 제공업체는 조금씩 다르지만 Gmail을 사용하는 경우 라벨은 스티커 메모처럼 작동하며 폴더처럼 받은편지함에서 이메일을 이동하지 않습니다. 대신 라벨 이름을 검색하여 해당 특정 라벨이 포함된 모든 이메일을 볼 수 있습니다.

2. 중요한 이메일에 별표 표시 또는 플래그 지정

대부분의 이메일 제공업체에는 나중에 다시 방문하고 싶은 이메일을 표시할 수 있는 별표나 플래그(또는 둘 다) 기능이 함께 제공됩니다. 이메일에 플래그나 별표를 표시해도 받은 편지함에서 해당 이메일이 제거되지는 않지만 다음에 집중해야 할 이메일에 대한 시각적 표현을 빠르게 제공할 수 있습니다.

Gmail에서는 받은편지함을 열고 메시지 왼쪽에 있는 별표를 클릭하세요. 별표 표시된 이메일을 모두 보려면 아래 사진과 같이 왼쪽 메뉴에서 “별표”를 클릭하세요.

Outlook 에서는 별표 대신 이메일에 플래그를 지정할 수 있습니다. 받은편지함으로 이동하여 신고하려는 메시지 옆에 있는 신고 열을 누르세요. 여기에서 후속 조치를 위한 마감일을 설정할 수 있는 옵션이 제공됩니다.

3. 필터 설정

아무리 잘 정리하더라도 받은 편지함에는 항상 새 이메일이 꾸준히 들어오게 됩니다. 필터를 적용하면 새 이메일이 수신될 때 관리하는 데 도움이 될 수 있습니다. 필터는 수신 메시지에 적용할 수 있는 규칙으로, 해당 메시지를 자동으로 올바른 폴더로 보내고, 올바른 레이블을 추가하고, 보관하거나 삭제할 수 있습니다.

필터 설정은 다른 이메일 제공업체의 경우 복잡할 수 있지만 Gmail 사용자의 경우 매우 간단합니다. Gmail에서 새 필터를 만들려면 다음 단계를 따르세요.

1. 받은편지함으로 이동
2. 상단의 검색창에서 검색 옵션 표시를 클릭합니다.
3. 검색 기준을 입력하세요. 검색이 올바르게 작동했는지 확인하려면 검색을 클릭하여 어떤 이메일이 표시되는지 확인하세요.
4. 검색창 하단에서 필터 만들기를 클릭하세요.
5. 필터로 수행할 작업을 선택하세요.
6. 필터 생성을 클릭합니다.

Outlook 사용자의 경우 여기에서 이메일 규칙 생성에 대한 단계별 지침을 찾을 수 있습니다.

4. 보관 기능을 사용하세요

때로는 중요하지 않거나 다른 이메일만큼 긴급하지 않지만 삭제할 준비가 되지 않은 이메일이 있을 수 있습니다. 이러한 경우 받은 편지함에서 해당 항목을 제거하고 나중에 보관하는 보관 기능을 사용할 수 있습니다.

예를 들어 향후 작업을 위해 이메일을 보관할 수 있습니다. 완료할 준비가 되면 이메일을 가져와 작업을 완료하고 완료되면 삭제할 수 있습니다.

5. 받은편지함을 정기적으로 정리하세요

우리는 정기적으로 봄맞이 대청소를 하고 집을 정리하며 이메일 받은 편지함도 마찬가지입니다. 우리는 매일 이메일로 넘쳐나고 위의 정리 방법을 활용하더라도 이메일이 통제 불능 상태가 되기 쉽습니다.

그렇기 때문에 받은편지함이 너무 부담스럽지 않도록 정기적으로 받은 편지함을 정리하는 것이 중요합니다. 월별 또는 분기별로 받은편지함을 정리하는 것을 고려해 보세요. 더 자세한 체크리스트를 보려면 이메일 받은편지함 관리에 대한 팁을 확인하세요.

이메일 정리를 위한 11가지 도구

1. 허브스팟 판매

가격: 무료; 유료 버전 사용 가능

누가 당신의 이메일을 언제, 얼마나 열었는지 알고 싶었던 적이 있습니까? 타임스, 그리고 어디서? HubSpot Sales Chrome 확장 프로그램을 다운로드하면 누군가가 이메일의 링크를 열거나 클릭할 때마다 실시간 알림을 받도록 선택할 수 있습니다. Gmail 및 Outlook과 모두 통합됩니다.

또 다른 멋진 기능은 이메일 스레드를 열 때 나타나는 연락처 정보 사이드바입니다. 여기에는 과거 연락처 기록(LinkedIn의 "관계 탭" 기능과 유사), 소셜 미디어 콘텐츠, 상호 연결 등을 포함하여 이메일을 보내는 사람에 대한 모든 관련 정보가 포함됩니다. 곧 확장 기능을 통해 이메일을 나중에 보내도록 예약할 수 있게 될 것입니다.

Sales Hub의 무료 버전은 이메일 열기 알림은 물론 이메일을 나중에 보내도록 예약하는 기능과 기타 몇 가지 기능을 제공합니다. 무제한 열기 및 클릭 알림(및 기타 다양한 업그레이드 기능)을 위해 월 45달러에 Starter로 업그레이드할 수 있습니다.

2. 교대

가격: 무료; 유료 버전 사용 가능

Shift를 사용하면 하나의 편리한 데스크톱 응용 프로그램에서 모든 이메일 계정에 액세스하고 사용할 수 있습니다. 그뿐만 아니라 HubSpot Sales, Grammarly, Asana, WhatsApp 등을 포함한 수많은 앱과 확장 프로그램에 액세스할 수 있습니다.

Shift에는 모든 계정에서 작동하는 탁월한 검색 기능이 있어 대화를 신속하게 검색하고 다시 활성화할 수 있습니다. Shift와 같은 기능을 사용할 때의 가장 큰 이점은 모든 작업과 워크플로가 한곳에 있다는 것입니다. 이를 사용하면 앱과 이메일 계정 사이를 전환하는 데 많은 시간을 절약할 수 있습니다.

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3. Unroll.me

가격: 무료

받은 편지함에서 모든 이메일을 덜기 위한 첫 번째 단계는 수년 동안 구독해 온 모든 뉴스레터의 구독을 취소하는 것입니다. 하지만 수십, 어쩌면 수백 개의 뉴스레터를 수동으로 구독 취소하려면 시간이 오래 걸릴 것입니다.

읽지 않은 모든 뉴스레터의 대량 구독을 취소할 수 있는 무료 도구인 Unroll.me를 입력하세요. 모든 것을 깨끗이 지우고 한 번에 모든 구독을 취소할 수도 있고, 골라서 선택할 수도 있습니다.

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4. 후속조치그런 다음

가격: 무료; 유료 버전 사용 가능

여기에 간단하면서도 유용한 또 다른 도구가 있습니다. 이번에는 특정 이메일에 대한 후속 조치를 취하도록 귀하와 귀하의 고객에게 상기시키는 데 사용됩니다.

작동 방식은 다음과 같습니다. 이메일을 작성한 다음 이메일의 '숨은 참조', '참조' 또는 '받는 사람' 필드에 [언제든지]@followupthen.com을 포함하세요. “ 언제든지 " 여기서 표현은 매우 유연합니다. "[email protected]," "[email protected]," "[email protected]," "[email protected]," "[email protected]" 등이 될 수 있습니다.

"보내기"를 클릭하면 해당 이메일은 어떻게 됩니까? @followupthen.com 이메일 주소를 어디에 입력했는지에 따라 달라집니다.

• 숨은참조: 원래 수신자를 방해하지 않고 이메일과 관련된 후속 조치를 받게 됩니다.
• 참조: 도구는 귀하와 수신자에 대한 알림을 예약합니다.
• 받는 사람: 도구가 미래의 자신에게 이메일을 보냅니다.

다음은 도구를 더 자세히 설명하는 비디오입니다.

모든 이메일 클라이언트에서 작동하며 매월 최대 50개의 후속 조치를 무료로 제공합니다. 사용자당 월 4달러로 후속 작업 수를 늘리고 팀을 위한 캘린더 통합과 같은 기능을 추가할 수 있습니다.

5. IFTTT

가격: 무료

"If This Then That"의 약자인 IFTTT는 매일 사용하는 앱과 장치를 "레시피"라고 하는 "if this, then that" 문과 연결하는 데 도움이 되는 놀라운 생산성 도구입니다.

받은 편지함 생산성과 관련하여 IFTTT는 보다 지루한 수동 작업을 자동화하는 놀라운 일을 할 수 있습니다. 내가 가장 좋아하는 몇 가지는 다음과 같습니다.

• 특정 사람이 이메일을 보내면 문자 메시지를 받으세요.
• 이메일 첨부파일을 Dropbox로 보냅니다.
• 별표 표시된 이메일을 Evernote에 저장하세요.
• 오늘 받은 편지함에 별표 표시한 이메일에 대해 내일 알림을 예약하세요.
• Google 스프레드시트에 '영수증' 또는 '주문' 이메일을 추가하세요.
• 사무실에 도착하거나 나갈 때마다 Google 스프레드시트에 항목을 추가하여 근무 시간을 추적하세요.
• 이메일을 Trello 카드로 바꿔보세요.

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6. 지메일 “스페셜 스타”

가격: 무료

받은 편지함 0에 도달하고 유지 관리하기 위한 전략을 포함하지 않고는 받은 편지함 구성에 대한 블로그 게시물을 작성할 수 없습니다. 이 도구는 추가 기능이 아닙니다. 이는 안드레아스 클링거(Andreas Klinger)가 개발한 방법론입니다. Gmail에 내장된 두 가지 기능인 '스페셜 스타'(Gmail 라벨보다 약간 더 멋진 라벨 지정 시스템)와 여러 받은편지함을 사용합니다. 작년에 해당 게시물을 작성한 이후로 많은 사람들이 이메일 사용 방식이 바뀌었고 삶이 훨씬 더 쉬워졌다고 말했습니다. 나는 그것을 강력히 추천합니다.

딱 하나 있는데, 주목할 만한 주의 사항: Gmail 모바일 앱에서는 노란색 별표 이외의 특별한 별표가 지원되지 않으므로 모바일에서는 목록을 볼 수 없습니다. 이메일을 정렬하기 위해 모바일 장치를 자주 사용하는 경우 다음을 시도해 보십시오. 정렬 , 목록의 다음 항목입니다.

7. 정렬

가격: 무료; 유료 버전 사용 가능

Sortd는 기본적으로 위에서 설명한 Gmail Special Stars 방법론의 깔끔한 버전으로, 어떤 방식으로든 이메일에 별표, 라벨 또는 표시를 할 필요가 없습니다. 하지만 Gmail에서는 바로 작동합니다. 팀에서 이를 "Gmail용 스마트 스킨"이라고 부릅니다. 즉, Gmail 받은 편지함 내부에 바로 존재하므로 앱을 전혀 종료할 필요가 없습니다.

그것이 하는 일은 중요한 이메일이 스크롤 없이 볼 수 있는 부분 아래에서 사라지는 문제를 해결하는 것입니다. 가장 중요한 것은 받은 편지함을 유연한 목록 세트로 확장하고 열로 깔끔하게 정리하는 것입니다. 이를 통해 이메일, 할 일 목록, 우선순위를 한곳에 함께 보관할 수 있으며 이메일을 한 열에서 다른 열로 쉽게 끌어서 놓을 수 있습니다.

HubSpot의 전 마케팅 부사장인 Meghan Keaney Anderson은 HubSpot의 열렬한 팬입니다. 정렬 . “저는 받은편지함을 요청, 리소스, 할 일을 빠르게 연속적으로 전달하는 일종의 컨베이어 벨트라고 생각합니다.”라고 그녀는 말했습니다. “이메일 분류란 어떤 것도 틈을 놓치지 않고 유입되는 내용을 따라잡는 것을 의미합니다. 내가 발견하기 전에 정렬 , 검토 또는 후속 조치를 완료하기 위해 다시 돌아올 수 있기를 바라며 추가 조치가 필요한 모든 이메일을 '읽지 않음'으로 표시했습니다. 예상했던 것만큼 제대로 작동하지 않았습니다.”

이제 Anderson이 Sortd를 사용하고 있는 받은 편지함은 다음과 같습니다.

“ 정렬 받은 편지함을 드래그 앤 드롭 방식의 할 일 목록과 병합하므로 이메일의 긴급성을 신속하게 평가하고 처리 방법을 결정할 수 있습니다.”라고 Anderson은 말합니다. ”적절한 응답 카테고리로 끌어서 필요한 조치에 대한 빠른 요약으로 이름을 바꿉니다. 그러면 일주일 동안의 작업을 한눈에 볼 수 있습니다.”

“특히 좋은 점은 정렬 예를 들어 누군가가 채팅이나 직접 나에게 요청한 요청과 같이 이메일을 통해 전달되지않은작업을 추가할 수 있습니다.”라고 그녀는 덧붙입니다. ”그래서 내 받은 편지함은 실제로 내 중앙 명령이 됩니다. 즉각적인 조치 항목, 이번 주의 작업, 다음 주의 백로그, 빠르게 사용하고 싶은 리소스에 대한 열이 있습니다.”

또 다른 장점은 정렬 특별한 별보다? 다운받으시면 모바일에서도 사용하실 수 있어요 정렬 iOS 또는 Android의 모바일 도우미 앱. (특별 별표 중 하나를 제외한 모든 별표는 Gmail 모바일 앱에서 지원되지 않습니다. 따라서 모바일에서 이메일을 정렬하려는 경우 이 옵션이 가장 좋습니다.)

8. 세인박스

가격: 월 $7부터 시작; 프리미엄 옵션 이용 가능

각 이메일이 수신될 때 우선순위를 자동으로 지정하려는 경우 SaneBox를 사용해 볼 수 있습니다. 여기에는 설치할 것이 없습니다. 기본적으로 모든 이메일 클라이언트와 함께 작동하여 SaneLater 및 SaneNews와 같은 새 폴더를 생성합니다. 새 이메일이 받은 편지함에 들어오면 SaneBox는 해당 이메일을 신속하게 분석하여 그것이 얼마나 중요한지 판단합니다. 이 분석은 받은 편지함과의 과거 상호 작용을 기반으로 합니다. SaneBox가 새 이메일이 중요하다고 판단하면 해당 이메일을 받은편지함에 보관합니다. 그렇지 않은 경우 해당 폴더 중 하나로 전송됩니다.

나중에 시간이 있을 때 주의가 필요한 이메일이 있는지 결정할 수 있도록 해당 세 개의 폴더로 전송된 이메일 요약을 받게 됩니다. 시간이 지남에 따라 특정 유형의 이메일을 이러한 각 폴더로 필터링하도록 SaneBox를 "훈련"합니다.

SaneBlackHole은 이메일을 한 번에 삭제 하고 구독을 취소하는 데 도움이 되는 네 번째 폴더입니다. 이메일을 SaneBlackHole 폴더로 수동으로 드래그하면 이메일이 삭제되고 자동으로 소스 구독이 취소됩니다.

여기에는 모든 이메일 첨부 파일을 자동으로 Dropbox 폴더로 보내는 “첨부 파일” 기능과 같은 다른 멋진 기능도 있습니다.

9. 체커 플러스

가격: 무료

Checker Plus는 여러 Gmail 계정을 한 번에 관리할 수 있도록 도와주는 Gmail용 Chrome 확장 프로그램으로 여러 받은편지함을 뒤질 필요가 없습니다. 주요 기능 중 하나는 Gmail이 열려 있지 않을 때에도 즉시 이메일 알림을 보내는 것입니다. 따라서 알림을 좋아하는 분이라면 이 알림이 마음에 드실 겁니다.

브라우저에서 Gmail을 열지 않고도 Checker Plus는 새 이메일을 받으면 이메일을 읽고, 듣고, 삭제할 수 있는 옵션과 함께 데스크톱 알림을 제공합니다.

저는 확장 프로그램의 음성 알림 기능을 매우 좋아합니다. 저녁 식사를 준비하느라 바쁜 중에 이메일을 받으면 Gmail이 열려 있지 않아도 확장 프로그램에서 이메일을 소리내어 읽어 주도록 선택할 수 있습니다. (사무실에 들어갈 때 이 장치를 끄는 것을 잊지 마십시오.)

10. 메일버드

가격: 무료; 유료 버전 사용 가능

다른 이메일 클라이언트도 있지만 Mailbird가 가장 눈에 띕니다.

Windows 사용자에게만 작동하지만 이 이메일 클라이언트는 이메일과 모든 일정, 작업 및 메시징 앱을 올인원 인터페이스로 롤링하여 받은 편지함과 앱을 통합합니다. 또한 다양한 색상과 레이아웃으로 사용자 정의할 수 있는 간단한 사용자 인터페이스입니다.

다음은 이메일과 WhatsApp 통합에서 하나의 레이아웃이 어떻게 보이는지에 대한 예입니다.

이미지 소스

Mailbird는 데스크톱 및 모바일의 Windows 사용자를 위해 작동합니다. Lite 버전은 무료이지만 이메일을 "스누즈"하는 기능과 같은 다른 고급 기능을 원한다면 사용자당 월 $3.25의 유료 버전을 구입해야 합니다.

11. 심플리파일

가격: 연간 $47.88부터 시작

Outlook에는 다른 이메일 클라이언트만큼 많은 구성 도구가 없지만 여기 Outlook 사용자만을 위한 도구가 있어 이메일을 처리하는 데 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다. SimplyFile은 사용자 정의 가능한 다양한 파일이 포함된 도구 모음(또는 “리본 탭”)을 받은 편지함에 추가합니다. 이 파일에 쉽게 액세스하여 새 이메일을 빠르게 정리할 수 있습니다.

이메일이 오면 해당 폴더로 끌어다 놓기만 하면 됩니다. 받은 편지함에서 받은 메시지와 보내는 메시지를 모두 정리할 수 있으며, 보낼 때 보관할 수 있습니다.

받은 편지함을 제어하세요

시작할 준비가 되셨나요? 엄청난. 이러한 도구를 살펴보고 받은 편지함을 한번에 정리해보세요.

편집자 주: 이 기사는 원래 2017년 10월에 게시되었으며 포괄성을 위해 업데이트되었습니다.