완벽한 킥오프 미팅을 진행하는 방법

시작 회의 없이 프로젝트를 시작하는 것은 지도 없이 하이킹을 하는 것과 같습니다. 물론 멋진 산책로를 즐길 수도 있지만 지도나 명확한 계획이 없으면 길을 잃을 수도 있습니다.

시작 회의 없이 프로젝트를 시작할 때도 마찬가지입니다. 탄탄한 의사소통과 계획이 있어야만 프로젝트를 순조롭게 진행할 수 있습니다. 목적지에 도달하는 데 도움을 주는 GPS와 같습니다.

그것에 대해 더 자세히 알아 보겠습니다.

목차

킥오프 미팅이란 무엇입니까?

시작 회의는 프로젝트 목표를 명확히 하고, 역할과 책임을 정의하고, 프로젝트 일정을 요약함으로써 성공을 위한 단계를 설정합니다.

전체적으로 이는 원활한 프로젝트 실행으로 이어집니다. 올림픽 개막식처럼 프로젝트의 공식적인 시작이라고 생각하세요.

킥오프에는 내부 및 외부 의 두 가지 유형이 있습니다. 내부 킥오프는 내부 ​​팀을 조정하는 데 중점을 두는 반면, 외부 킥오프는 프로젝트에 관련된 외부 이해관계자 또는 파트너를한데 모으는 데 중점을 둡니다.

킥오프 회의의 이점

1. 정렬 및 의사소통 개선

킥오프 회의의 아름다움? 이를 통해 모든 사람이 우선 순위, 통찰력 및 계획을 공유할 수 있습니다. 이는 팀이 처음부터 중요한 요소를 조정하고 합의할 수 있음을 의미합니다.

Sage Journals는 연구 프로젝트를 위한 킥오프 이벤트의 중요성을 강조하는 커뮤니티 기반 연구를 수행했습니다 .

이러한 이벤트에는 각 회의 단계 전반에 걸쳐 협력하고, 서로의 관점에 도전하고, 전문 지식을 공유하여 관계를 구축하는 것이 포함됩니다.

팀 구성원 간의 대화를 촉진하고 공평한 파트너십을 촉진하기 위해 킥오프 회의가 제안됩니다.

전문가 팁: 팀의 집단적 전문 지식을 활용하고 귀중한 통찰력을 창출하며 공유 소유권을 육성하기 위한 대화를 시작하세요.

2. 간소화된 프로젝트 계획 및 실행

킥오프는 게임의 시작 휘파람과 같습니다. 역할을 할당하고 잠재적인 충돌을 인식합니다.

이는 팀이 엄청난 양의 에너지와 시간을 절약하는 데 도움이 되며 탄탄한 프로젝트 관리 계획을 마련하여 순조롭게 사업을 시작할 수 있도록 해줍니다.

Heather Negley는 Salesforce 컨설턴트 가이드: 클라이언트의 Salesforce 솔루션 구현 또는 개선을 위한 도구라는 책에서 이 점을 강조합니다.

“킥오프 회의는 프로젝트에서 가장 중요한 회의 중 하나입니다.

팀이 가장 중요한 첫인상을 만들고 클라이언트와 프로젝트 목표에 대해 이야기하는 시간입니다. 프로젝트 방법론도 고객에게 가르칩니다.

“발굴 과정에서 프로젝트 팀은 현재와 미래 프로세스에 대한 이해를 얻기 위해 다양한 기술을 사용하여 비즈니스 분석을 수행합니다. 프로젝트 구성원은 빌드 단계를 준비하기 위해 사용자의 스토리를 작성합니다.”

3. 명확한 마일스톤과 마감일

계획을 현실로 바꾸기 위해 의욕이 넘치는 개인 그룹이 함께 모이는 모습을 상상해 보십시오.

그들은 계획 단계부터 최종 테스트까지 각 단계를 꼼꼼하게 실행하고 시계를 주시하며 진행 상황에 대해 공개적으로 소통합니다.

이러한 수준의 협업은 원활한 프로세스와 완제품의 적시 납품을 보장합니다. Figma의 전략 프로그램 관리자인 Jean Kang은 다음과 같이 말합니다.

“30분간의 시작 회의를 주최하여 프로그램을 성공적으로 시작하세요.

• 목표를 설정하고 팀원을 소개하며 실행계획을 수립합니다.
• 리소스에 대한 정보 소스, 누구에게 무엇을 위해 갈지, 올바른 통신 채널(Slack, Intake 양식, 마이크로사이트)을 정의합니다.
• DACI, RACI, RAPID와 같은 의사결정 프레임워크를 공유하세요.”

4. 조기 피드백

Joao Varajao, Gabriela Fernandes 및 Helio Silva에 따르면 가장 일반적으로 사용되는 상위 5가지 프로젝트 관리 도구 및 기술은 "시작 회의", "진행 회의", "진행 보고서", "요구 사항 분석" 및 "활동 목록"입니다. .

이러한 방법은 팀이 초기 피드백을 받고 실시간으로 필요한 조정을 수행하여 보다 정확하고 효율적인 프로젝트 완료를 가능하게 하므로 프로젝트 성공에 매우 중요합니다.

전문가 팁: Slido의 이모티콘 클라우드를 사용하여 간단한 질문을 하고 이모티콘을 사용하여 피드백을 받으세요. 이러한 게임화를 통해 정성적, 정량적 피드백을 수집하고 긴장되고 불편한 감정을 완화할 수 있습니다.

이미지 소스

킥오프 회의의 4가지 유형

내부 킥오프 회의

최적의 용도: 프로젝트 팀

내부 킥오프는 프로젝트 팀을 하나로 모으고 대규모 또는 향후 프로젝트의 분위기를 설정하는 중추적인 회의입니다. 이를 일반적으로 프로젝트 시작이라고 하며 팀 구성원이 서로를 알아가는 과정입니다.

내부 킥오프 회의의 목표:

• 명확한 커뮤니케이션 채널, 회의 빈도, 작업 흐름을 설정하세요.
• 잠재적인 병목 현상을 식별하고 이를 완화하기 위한 타임라인을 개발합니다.
• 모든 팀 구성원이 프로젝트 정보를 동일하게 이해하고 있는지 확인하십시오.
• 프로젝트에 대한 우선순위와 기대치를 조정합니다.

이상적으로 내부 킥오프에서는 팀 구성원의 역할, 프로젝트 배경, 프로젝트 프레임워크 및 목적을 다루어야 합니다.

시즌 킥오프 회의

최적의 대상: 앞으로의 시즌

계절별 킥오프는 다가오는 시즌이나 연도를 위해 회사에 활력을 불어넣고 전년도/시즌의 성과를 축하하는 데 도움이 됩니다.

대기업에서는 회계 연도 시작, 새 시즌 또는 새해가 시작될 때 계절별 킥오프 회의를 진행하는 경우가 많습니다.

이 내부 이벤트는 부서별로 또는 회사 전체를 대상으로 할 수 있습니다. 일반적으로 하루 동안 지속되지만 몇 시간 내에 완료될 수도 있습니다.

시즌 킥오프 회의의 목표:

• 회사 문화와 팀 신뢰를 강화합니다.
• 새 시즌의 우선순위와 목표를 설정하세요.
• 과거의 문제를 해결하세요.
• 앞으로의 작업에 대해 모든 사람에게 동기를 부여하십시오.

새로운 팀 킥오프 회의

최적의 용도: 새로운 팀원에 대한 신뢰 구축

"알아가기" 회의라고도 알려진 새로운 팀 시작은 신규 팀 구성원과 현재 팀 구성원 간의 적절한 소개와 조정을 보장합니다.

일반적으로 외부에서 개최되는 이 회의는 네트워킹, 영감을 주는 연설, 공동 브레인스토밍 및 생산적인 브레이크아웃 세션을 위한 기회를 제공합니다.

하루가 끝날 때까지 팀원들은 효과적으로 협력하고 목표를 달성하는 방법을 명확하게 이해하고 떠납니다.

새 팀 시작 회의의 목표:

• 긍정적인 태도를 심어주세요.
• 모든 사람의 역할을 보여주세요.
• 회의 빈도, 커뮤니케이션 채널 등을 결정하세요.
• 신뢰를 쌓고 모든 사람을 알아가세요.

외부 킥오프 회의

최적의 용도: 고객과의 단결

새로운 고객을 처음 만난다고 상상해 보세요. 당신은 그들의 업무 스타일, 선호도, 기대치를 모릅니다. 여기서 외부 킥오프가 시작됩니다.

이 회의에서는 회사와 고객이 함께 모여 목표를 조정하고 프로젝트 범위를 정의하며 명확한 커뮤니케이션 라인을 구축합니다.

외부 킥오프 중에 작업 검토에 대한 기대치를 설정하고 최선의 협업 방법을 결정합니다. 공식적인 데크도 좋은 추가 기능이 될 것입니다. 시작 회의 자료 템플릿을 살펴보세요.

외부 킥오프 회의의 목표:

• 프로젝트 범위를 정의합니다.
• 프로젝트 로드맵을 만듭니다.
• 프로젝트 이해관계자를 식별하고 참여시킵니다.
• 정기적인 상황 보고를 위한 프로토콜을 설정합니다.

이미지 소스

성공적인 킥오프 미팅을 진행하는 방법

킥오프를 계획한 적이 없다면 다음 단계별 가이드를 통해 킥오프를 수행하는 방법을 정확하게 확인할 수 있습니다.

1. 준비

회의 참석자와 킥오프 기간을 결정합니다. 핵심 세부 사항은 시작 회의의 형식과 목적 에 따라 달라집니다. 준비 중에 고려해야 할 몇 가지 기본 요소는 다음과 같습니다.

• 초대 목록을 마무리합니다.
• 기간과 시간을 계획하고 질문할 시간을 남겨 두세요.
• 의제를 작성하세요.

이 사전 프로젝트 시작 체크리스트를 사용할 수 있습니다.

이미지 소스

전문가 팁: 결석한 참석자가 요약을 받을 수 있도록 메모 작성자를 지정하세요. 또한 킥오프가 가상으로 진행되는 경우 이를 녹화하세요.

2. 소개

새로운 팀원을 소개하거나 고객과 처음으로 미팅을 하시나요? 따뜻한 소개의 가치를 과소평가하지 마십시오. 긍정적인 말로 시작하면 생산적이고 성공적인 회의의 분위기를 조성할 수 있습니다.

예:

“HubSpoters 여러분, 새로운 팀원인 Sarah를 환영합시다! Sarah는 자신의 지혜를 우리와 공유하고 싶어하는 마케팅 전문가입니다. 우리는 당신을 여기에서 기쁘게 생각합니다!

“사라, 당신에 대해 좀 더 이야기해주실래요?”

전문가 팁: 분위기를 밝게 하려면 재미있는 아이스브레이커 질문을 고려해 보세요. 예를 들어, "머리가 최악이었던 날을 알려주세요." 그러나 응답자가 그러한 질문에 대해 편안함을 느끼는지 확인하십시오.

3. 사업목적

팀의 모든 구성원이 같은 내용을 알고 있는지 확인하세요. 그들은 모두 프로젝트가 왜 중요한지, 어떤 결과를 기대할 수 있는지 알아야 합니다.

불행하게도 놀랍게도 직원의 74%가 회사의 목표와 단절감을 느낍니다. 사실, 그들은 자신들의 작업이 어떻게 더 큰 그림에 들어맞는지조차 이해하지 못합니다. 이는 꽤 슬픈 일입니다. 당신의 팀이 그 통계에 빠지도록 두지 마십시오.

대신, 각 팀원에게 목표를 설명하는 시간을 가지세요. 그리고 가장 중요한 것은 성공을 달성하는 데 그들의 역할이 왜 중요한지 보여 주는 것입니다.

전문가 팁: 가능하다면 모든 사람과 1:1 대화를 나누세요.

4. 프로젝트 계획

참석자들이 이벤트 전에 세부 사항을 자세히 알아볼 수 있도록 회의 안건에 이 매우 중요한 구성 요소를 포함시키십시오.

시작하는 동안 핵심 결과물, 주요 이정표, 프로젝트 타임라인 등 정말 중요한 기본 정보에 집중하세요.

전문가 팁: 이 단계에서는 질문을 장려하세요.

이미지 소스

5. 프로젝트 범위

핵심 프로젝트 계획의 윤곽을 잡았으면 범위에 포함되는 것과 포함되지 않는 것을 명확히 하세요.

이를 통해 모든 사람이 같은 내용을 공유하고 결과물에 대한 혼란과 예상치 못한 놀라움을 방지할 수 있습니다. 그런 다음 프로젝트의 경계를 명확하게 정의합니다.

전문가 팁: 프로젝트 범위에 랜딩 페이지, 리소스, 목표 및 창의적인 요구 사항을 포함하세요.

6. 프로젝트 역할

프로젝트 역할을 결정하십시오. 누가 임원 후원자와 주요 연락 담당자가 될 것입니까? 프로젝트 승인자가 있습니까?

이는 팀에 명확성과 방향을 제공할 것입니다. 미리 약간만 계획하면 나중에 많은 어려움을 겪을 수 있다는 점을 기억하세요.

전문가 팁: RACI 차트를 작업 항목으로 공유하세요. 특정 작업 및 결과물에 대한 역할과 책임을 명확히 하는 데 유용한 프로젝트 관리 프레임워크입니다.

이미지 소스

7. 프로젝트 업데이트 및 데이터

우리 모두는 문서를 검색하고 정보를 수집하는 데 많은 시간을 낭비하는 경향이 있습니다. 결과? 영향력이 큰 작업에 집중할 시간이 줄어듭니다.

따라서 프로젝트 관련 정보에 대한 진실의 중앙 소스를 설정하십시오. 팀 구성원이 필요한 정보를 얻기 위해 어디를 찾아야 하는지 알면 생산성이 향상될 수 있습니다.

전문가 팁: 찾기 쉬운 장소에서 실시간 업데이트, 결과물, 마일스톤 및 문서에 액세스할 수 있는지 확인하세요. 예를 들어 Notion을 중앙 지식 허브로 사용하세요.

8. 질문

회의가 끝난 후에도 팀을 어둠 속에 남겨두지 마십시오. 프로젝트에 관해 질문하게 하세요. 이 추가 단계를 통해 더 큰 조정과 통찰력을 얻을 수 있습니다.

전문가 팁: 질문에 충분한 시간을 할애하여 적극적인 참여를 장려하세요.

9. 킥오프 회의 안건

이 모든 것을 더 쉽게 이해할 수 있도록 샘플 시작 회의 안건을 만들었습니다.

소개

회의 참석자가 자신을 소개하도록 허용합니다. 한두 가지 미소를 불러일으킬 수 있는 재미있고 창의적인 질문을 통해 상황을 밝게 만드세요.

배경 정보

• 이 프로젝트가 팀의 목표와 회사의 성공에 필수적인 이유를 설명하세요.
• 팀이 프로젝트 범위와 위험 요소를 이해하는 데 도움이 되도록 이전 프로젝트 및 고객에 대한 적절한 정보를 공유하세요.

프로젝트 목적

• 프로젝트 범위와 목표를 자세히 논의합니다.
• 프로젝트의 성공을 측정하기 위한 측정항목을 정의합니다.

주요 업무 및 타임라인

• 주요 마일스톤과 함께 명확한 타임라인을 설명하여 프로젝트를 순조롭게 진행하세요.
• 각 팀원의 역할을 정의하여 모든 사람이 자신에게 기대되는 바를 알 수 있도록 하세요.
• 타임라인과 이정표를 자세히 논의하고 각 팀원의 책임을 명확히 합니다.

이미지 소스

물류 센터

• 효과적인 협업을 보장하기 위해 명확한 커뮤니케이션 채널과 프로토콜을 설정하세요.
• 커뮤니케이션과 협업을 촉진하기 위해 모든 팀 구성원의 연락처 정보를 공유합니다.
• 모든 사람에게 정보를 제공하고 추적할 수 있도록 보고 전략과 빈도에 동의하세요.

가능한 자산 및 과제

• 프로젝트 중에 발생할 수 있는 잠재적인 기회에 대해 논의하고 이를 활용할 수 있는 방법을 브레인스토밍합니다.
• 기존 리소스를 평가하고 추가 리소스가 필요한지 결정합니다.

또한 스마트시트 템플릿을 사용하여 프로젝트 시작 회의의 참석자와 회의록을 기록할 수도 있습니다.

여기에는 의제 항목, 실행 항목, 후속 계획, 회의 규칙, 프로젝트 목표, 역할 및 책임, 잠재적 문제가 포함됩니다.

이미지 소스

6 킥오프 회의 모범 사례

회의를 마스터하려면 수년간의 연습이 필요합니다. 운 좋게도 가이드의 마지막 섹션에서는 킥오프 기술을 더욱 향상시키는 데 필요한 지혜를 공유할 것입니다.

1. 긍정적인 에너지를 발산한다.

격식을 갖춘 복장을 버리고 차가운 외관을 문 앞에 두십시오. 대신, 당신의 밝은 성격과 따뜻함을 테이블에 가져 오십시오.

Tactical Project Manager의 제작자인 Adrian Neumeyer가 놀라운 킥오프를 달성하기 위한 5가지 개인적인 팁을 공유합니다.

Neumeyer에 따르면 훌륭한 킥오프의 핵심은 긍정적인 에너지입니다. "할 수 있다"는 태도로 도전과 좌절을 받아들임으로써 팀에 동기를 부여하고 성공적인 프로젝트를 위한 기반을 마련할 수 있습니다.

2. 목표를 정의하십시오.

성공은 회사와 팀마다 다른 의미를 갖습니다. 따라서 성공의 정의가 무엇인지 스스로에게 물어보고 모든 사람과 공유하세요. 팀원들이 자동으로 조치를 취하고 이를 달성하기 위해 노력할 수 있도록 측정 가능한 목표를 설정하세요.

프로젝트가 어떻게 성공할 수 있는지 팀원들에게 물어보고, 각 지표의 목표에 대해 논의하고, 모든 것을 측정하는 방법을 결정하세요.

“성공적인 시작 회의의 가장 큰 부분은 전체 프로젝트의 목표를 정의하는 것입니다. 이 시간을 들여 이 특정 프로젝트가 왜 중요한지, 그리고 그것이 회사의 전반적인 목표나 사명에 어떻게 부합하는지 설명해야 합니다.

그렇게 함으로써 팀의 모든 구성원은 자신의 작업이 왜 중요한지 이해하고 그에 따라 작업을 완료하려는 동기를 더 많이 갖게 됩니다.” ANDECO Institute의 미국 정부 계약 프로젝트 관리자이자 PM 코치인 Thad Heiges는 말합니다.

3. 모든 사람이 어떻게 느끼는지 예의주시하세요.

때로는 일부 구성원이 프로젝트가 방향을 벗어나고 있다고 느끼거나 협업 부족으로 인해 실망할 수도 있습니다. 물론, 어떤 프로젝트 관리자도 팀 구성원이 무관심하거나 무관심하기를 원하지 않습니다.

전문가 팁: 회의 후에 생각과 감정을 공유하여 모든 사람의 의견이 일치하는지 확인하는 것이 좋습니다. 팀원의 이상한 행동을 발견한 경우 가능한 한 빨리 1:1로 연락하여 원인을 듣고 해결하세요.

또한 이벤트나 교육 후에 팀으로부터 피드백을 받는 Stephanie Middaugh의 창의적인 방법을 고려해 보세요.

Phoenix GTM Consulting의 CEO인 Stephanie는 Kahoot! 설문조사에 참여해 본 결과 대부분의 영업팀이 간단한 정보를 원한다는 사실을 알게 되었습니다.

Middaugh는 현재의 어려운 시기에 적응하고 다양한 방법을 사용하여 피드백을 수집하는 것이 중요하다고 말합니다.

4. 과제를 미리 공유하세요.

시작하기 전에 모든 필수 문서를 팀과 공유하세요.

첨부 파일이 잔뜩 포함된 지루한 이메일을 보내는 대신 하나의 지식 허브에 자료를 정리하세요. 팀원들이 미리 탐색하고, 질문하고, 생각을 공유하도록 격려하세요.

5. 참여를 지원합니다.

예, 당신이 프로젝트 관리자일 수도 있습니다. 하지만 그렇다고 해서 회의 중에 본인만 이야기해야 한다는 의미는 아닙니다.

팀과 이해관계자가 자신의 생각과 아이디어를 공유하도록 장려하세요. 그들은 뛰어난 공헌으로 당신을 놀라게 할 수도 있습니다.

전문가 팁: 다양한 팀 구성원에게 킥오프의 다양한 섹션을 실행할 기회를 제공하는 것을 고려해보세요. 이는 귀하의 부담을 덜어줄 뿐만 아니라 관련된 모든 사람이 회의를 더욱 상호 작용하고 즐겁게 만들 수 있습니다.

6. 후속 이메일을 보냅니다.

다리미가 뜨거울 때 치고 회의 후 24시간 이내에 후속 이메일을 보내세요. 대화 상대가 귀하의 대화 내용을 모두 잊어버릴 때까지 기다리지 마십시오.

후속 템플릿을 사용하십시오.

안녕하세요 여러분,

우리는 정말 멋진 킥오프 미팅을 가졌습니다! 이렇게 환상적이고 의욕 넘치는 팀을 이끌게 되어 행운입니다. 논의를 요약하고 다음 단계를 강조하면서 계속 진행해 보겠습니다.

• 요약 회의 중에 우리는 [프로젝트 일정, 팀 역할 및 책임, 잠재적인 장애물]을 다루었습니다. 또한 우리는 프로젝트 결과물에 대한 몇 가지 창의적인 아이디어를 브레인스토밍하고 올바른 방향을 유지하고 효과적으로 소통하는 방법에 대해 논의했습니다. 이것들은: …
• 다음 단계. 앞으로 며칠 동안 우리가 논의한 내용을 바탕으로 세부적인 실행 항목과 과제를 보내드리겠습니다. 진행 상황을 검토하고 연결 상태를 유지하기 위해 다음 팀 회의 일정을 2023-09-19T11:00:00Z로 정하겠습니다.

성공적인 킥오프 미팅에 도움을 주신 모든 분들께 깊은 감사를 드립니다. 우리의 성과는 팀의 노력입니다.

최상의,

당신의 이름

보스처럼 킥오프를 마무리하세요

팔! 이제 당신은 상사처럼 킥오프를 책임질 수 있는 도구, 템플릿, 프레임워크로 무장했습니다. 당신의 에너지와 열정이 빛을 발하게 하여 모든 사람이 가치 있고 영감을 받는다고 느끼게 하십시오.