2023년에 성공적인 가상 이벤트를 운영하는 방법과 Eventbrite의 CMO에 따른 모범 사례

전염병의 결과로 최근 몇 년 동안 가상 회의로 전환되었습니다.

그러나 가상 회의 전략은 물리적 회의 전략을 복사하여 붙여넣을 수 없습니다. 가상 회의에는 고유한 문제가 있으며 성공하려면 새로운 관점이 필요합니다.

여기에서는 가상 회의의 이점을 살펴보고 영감을 주는 성공적인 가상 회의의 몇 가지 예를 살펴보고 자신의 계획을 세우는 데 도움이 되는 몇 가지 도구를 확인하십시오.

또한 Eventbrite의 CMO인 Tamara Mendelsohn이 2023년 및 그 이후에 성공적인 가상 이벤트를 주최하기 위한 모범 사례에 대해 들어보십시오.

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가상 회의 혜택

가상 회의를 주최하면 많은 이점이 있습니다.

우선 입장료를 낮출 수 있으므로 예산이 제한된 중소기업이 컨퍼런스 티켓을 구매하고 고유한 통찰력을 제공할 수 있습니다.

또한 기업이 회의 공간, 상주 직원, 케이터링, 보안 등에 대해 지불해야 하는 비용을 낮춥니다.

또한 전 세계 사람들이 비행기와 호텔에 막대한 비용을 지출하지 않고도 서로 교류할 수 있습니다. 인도, 아일랜드, 호주 및 미국의 마케터가 직접 모이는 것보다 가상 으로 협업하는 것이 얼마나 쉬운지 상상해 보십시오.

또한 대면 회의에 참여할 시간이 없지만 빠른 화상 통화나 사전 녹화된 프레젠테이션을 통해 업계 테이크아웃을 기꺼이 공유하는 수요가 많은 연사를 유치하는 데 도움이 될 수 있습니다.

또한 온라인 컨퍼런스를 통해 제품(컨퍼런스의 녹화물)을 생성하여 최초 라이브 출시 후 몇 개월 및 몇 년 동안 리드 생성 도구로 계속 공유하고 사용할 수 있습니다.

그리고 마지막으로 명백한 사실이 있습니다. 때로는 세계적인 유행병과 같은 예상치 못한 상황으로 인해 특정 위치에서 대면 회의가 불가능할 수 있습니다.

HubSpot의 브랜드 및 전략적 파트너십 마케팅 관리자인 Emily Raleigh는 갑자기 대면 이벤트를 가상 이벤트로 전환하는 경우 몇 가지 조언을 제공합니다. 지금 온라인으로 조정 중입니다. 추가 세션을 수행하십시오. 더 많은 Q&A 시간을 제공합니다. 추가 특별 제안을 제공합니다. 기쁨의 순간을 더할 수 있는 창의적인 방법을 찾아보세요.”

또한 Raleigh는 “가상 이벤트는 라이브 이벤트의 가장 좋은 이점 중 하나인 인간 관계를 쉽게 잃을 수 있습니다. 이를 완화하려면 이벤트를 계속 참여시키고 청중을 참여시키십시오.”

이제 몇 가지 이점을 살펴보았으므로 다음 가상 이벤트를 성공으로 이끄는 Mendelsohn의 팁에 대해 자세히 살펴보겠습니다.

Eventbrite의 CMO에 따르면 6가지 가상 이벤트 모범 사례

1. 청중을 식별하십시오.

가상 이벤트를 조직하기 위해 팀과 함께 앉을 때 먼저 대상 고객이라고도 하는 이벤트 대상을 결정해야 합니다. 대상 청중은 선택한 연사, 다루는 주제, 이벤트 주최 시간 등 이벤트의 거의 모든 측면에 영향을 미칩니다.

Mendelsohn은 “행사에 참석하고 싶은 사람을 파악하고 그들의 도전과 목표를 이해하십시오. 그들이 등록하도록 영감을 주는 것은 무엇입니까? 어떤 가치를 제공하고 있습니까? 가상 환경에서 이를 가장 잘 전달할 수 있는 방법은 무엇입니까?”

그녀는 "가상 이벤트는 대면의 물리적 제한을 넘어 청중을 넓힐 수 있으므로 잠재적으로 전 세계적으로 새로운 청중과 연결할 수 있는 기회임을 기억하십시오."라고 덧붙입니다.

이것은 가상 이벤트의 주요 이점 중 하나입니다. 다른 방식으로 할 수 있는 것보다 더 많은 청중에게 다가갈 수 있는 기회입니다. 물론 대상 고객을 정의할 때 이벤트에 가장 적합한 지역을 고려하고 싶을 것입니다.

예를 들어, 주제가 전 세계적으로 충분히 광범위합니까, 아니면 북미 참가자를 위해 한 세션을 주최하고 남미 또는 유럽의 특정 지역을 위해 다른 세션을 주최하는 것이 더 낫습니까? 또는 한 도시에서 소규모 그룹으로 시작하여 확장하는 것이 좋습니다.

2. 이벤트 전략을 세웁니다.

전 세계적인 팬데믹 기간 동안 많은 마케터들은 대면 이벤트를 가상 이벤트로 재포장하기 위해 서둘렀습니다. 그러나 실제로 가상 이벤트에는 완전히 다른 전략이 필요합니다. 결국 매체도 다르고 기술도 다르고 참석자들이 상호 작용하는 방식도 다릅니다.

Mendelsohn에 따르면 균형 잡힌 전략은 중요한 날을 위한 목표, 예산 및 실행 계획을 요약해야 합니다.

이벤트의 목적 또는 "이유"에 대한 답변부터 시작하는 것이 좋습니다. 비즈니스 측면에서 달성하고자 하는 바는 무엇입니까? 예를 들어 브랜드 인지도를 구축하거나 수익을 창출하거나 멤버십을 늘리고 싶을 수 있습니다. 참석자가 이벤트에서 원하는 것을 고려하는 것도 중요합니다. 이것은 네트워킹, 교육, 엔터테인먼트 또는 세 가지 모두의 혼합일 수 있습니다.

Mendelsohn은 유리 제작에 대한 강사 주도 교육을 주최한 Eventbrite의 제작자 중 하나인 맞춤형 유리 스튜디오 UrbanGlass를 예로 들었습니다. 출석률이 예상보다 낮자 그들은 그 이유를 이해하기 위해 전략을 재검토했습니다. 그들은 참석자들이 함께 일할 수 있는 커뮤니티와 기회를 찾고 있다는 것을 깨달았습니다.

UrbanGlass는 더 나은 공동체 의식과 공동 작업을 제공하기 위해 가상 그룹 수업을 실험함으로써 궁극적으로 훨씬 더 많은 성공을 거두었습니다.

3. 청중이 쉽게 상호 작용하고 네트워크를 형성할 수 있도록 하십시오.

사람들을 직접 참여시키는 것은 이미 힘든 일이지만 이벤트를 온라인으로 전환하면 원치 않는 산만함과 경쟁해야 합니다.

즉, 낮은 참여도에 안주할 필요가 없습니다. 실제로 47%의 사람들이 가상 이벤트에서 질문할 가능성이 더 높고 37%는 실제 부스보다 가상 부스에서 누군가에게 말할 가능성이 더 높습니다. 핵심은 사람들이 상호 작용할 기회를 찾는 것입니다.

“청중 참여 기회를 구축하십시오. 이것은 이벤트 시작 시 설문 조사 또는 맥박 확인, 중간 브레인스토밍 또는 마지막 Q&A 세션일 수 있습니다.”라고 Mendelsohn이 말했습니다.

그녀는 계속해서 “이벤트에 적합하다면 참가자들을 소회의실로 보내십시오. 사람들은 소규모 그룹에 참여할 가능성이 더 높습니다.”

이벤트에 요가 세션이나 요리 강습과 같은 물리적 요소가 있는 경우 청중과 더 쉽게 소통할 수 있습니다. 그러나 그렇지 않은 경우 Mendelsohn은 고정관념에서 벗어나 생각할 것을 권장합니다.

4. 이벤트 전, 도중, 후에 홍보하십시오.

이벤트가 오프라인이든 가상이든 여전히 참석자가 필요하며 이는 이벤트 프로모션을 의미합니다. Mendelsohn에 따르면 이것은 이벤트 전, 도중 및 후에 발생해야 합니다.

그녀는 “이는 유료 또는 파트너 프로모션, 이벤트 기간 동안 라이브 소셜 미디어 게시물, 이후 '감사' 이메일을 수반할 수 있습니다. 네트워크를 활용하고 다른 사람들에게 소문을 퍼뜨리도록 요청하세요.”

이벤트 브랜딩은 판촉의 또 다른 중요한 측면입니다. 이것은 로고와 슬로건에서 웹사이트와 홍보 자료에 이르기까지 무엇이든 될 수 있습니다. Mendelsohn에게 중요한 것은 강력한 브랜딩을 만들고 프로그램 전체에서 일관성을 유지하는 것입니다.

5. 기술 리허설 일정을 잡습니다.

가상 이벤트는 기술에 의존하지만 기술이 항상 신뢰할 수 있는 것은 아닙니다. 이것이 Mendelsohn이 기술 리허설을 권장하는 이유입니다.

그녀는 "연사 및 제작진과 함께 연습 세션을 주최하고 예기치 않은 일이 발생할 경우 대비책을 마련하십시오."라고 조언합니다.

기술에 대한 또 다른 실수는 참석자가 모두 기술에 정통하다고 가정하는 것입니다. 실제로 사람들은 기술과 관련하여 다양한 수준의 편안함을 가지고 있습니다.

Mendelsohn은 이 점을 강조합니다.

이 문제를 해결하려면 참석자의 관점에서 이벤트의 테스트 실행을 수행하는 것을 고려하십시오. 링크를 클릭하고 채팅에서 메시지를 보내고 다른 세션을 시작하십시오.

또한 사람들의 플랫폼 선호도에 따라 접근성을 높이기 위해 다양한 플랫폼을 사용하여 테스트할 수 있습니다.

예를 들어 Mendelsohn은 “Eventbrite의 창시자 중 한 명인 Eastwind Books of Berkeley는 가상 프로그래밍을 도입했을 때 이 문제를 보았습니다. 그들의 해결책? Facebook Live와 같은 여러 플랫폼에서 스트리밍한 다음 YouTube에 이벤트를 보관하여 사람들이 선호하는 기술을 통해 참석하고 나중에 다시 방문할 수 있도록 합니다.”

6. 겸손함을 보여주고 그 과정을 즐겨라.

마지막으로 즐거운 시간을 보내고 계획대로 되지 않을 경우 기꺼이 겸손함을 보이십시오.

Mendelsohn은 “지난해 RECONVENE 정상 회담에서 Lincoln Park Zoo의 Victoria Luisi는 저를 사로잡는 말을 했습니다. 이 접근 방식은 가상 이벤트에 대한 우리의 생각을 전체적으로 확장할 수 있으며 특히 가상 청중을 참여시키는 데 도움이 됩니다.”

그녀는 “우리 모두는 이 진화하는 가상/하이브리드 세계에 함께 있습니다. 일이 계획대로 진행되지 않을 때 경솔한 순간을 받아들이고 카메라 앞에서 자신을 더욱 인간답게 만들고 청중과 친밀감을 형성하는 방법으로 사용하세요.”

이제 몇 가지 모범 사례를 살펴보았으므로 고유한 가상 회의를 만드는 데 도움이 되는 도구에 대해 자세히 살펴보겠습니다.

가상 회의 도구

1. 호핀

Hopin은 온라인 회의 계획을 위한 올인원 플랫폼으로, 가상 리셉션에서 분과 세션, 메인 스테이지 및 네트워킹 이벤트에 이르기까지 모든 것을 제공합니다.

네트워킹 도구는 다음 대화로 이동하기 전에 각 참석자가 다른 사람과 어울릴 수 있도록 타이머를 설정할 수 있어 특히 유용합니다(대화가 매우 잘 진행되면 "연결"을 클릭하여 연락을 받을 수 있음) 추후 후속 조치를 위해 다른 참석자의 정보).

이벤트에는 웨비나와 라이브 스트림이 모두 포함될 수 있으며 라이브 채팅 기능을 통해 참석자는 실시간으로 질문할 수 있습니다. 또한 참석자는 가상 부스를 사용하여 제품이나 서비스를 홍보하고 할인을 제공할 수도 있습니다.

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2. 후바

Whova Event App은 2014년부터 참석자 참여 및 네트워킹 분야에서 선두를 달리고 있습니다. Whova는 4년 연속으로 Event Technology Awards에서 Best Event App 상과 People's Choice Award를 모두 수상했습니다.

이벤트 주최자는 Whova를 사용하여 이벤트 전, 도중 및 후에 온라인 이벤트를 매우 상호 작용적이고 재미있고 생산적으로 만들 수 있습니다. 이 도구는 Zoom, Google Hangout, YouTube, Vimeo 등과 같은 라이브 스트리밍 및 비디오 호스팅 도구와 직접 통합됩니다. 또한 라이브 Q&A, 참석자 네트워킹, 토론 게시판, 회의-매치, 가상 전시장 및 가상 회의도 제공합니다. -업.

많은 주최자는 이벤트 전에 Whova 앱에 대한 액세스를 제공하여 참석자가 일대일 또는 가상 그룹에서 다양한 주제에 대해 가상으로 사교하고 토론할 수 있도록 하여 이벤트가 열릴 때까지 모든 사람이 더 연결되어 있다고 느끼게 합니다. 모든 참석자는 전문가 프로필을 가지고 있어 공통 관심사를 가진 다른 사람을 찾을 수 있습니다. 특히 아이스 브레이커와 인앱 채팅은 낯선 사람들이 개인적인 수준에서 서로를 알아가고 새로운 친구와 오랜 친구 모두와 소통하는 것을 재미있게 만듭니다.

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3. 가속 이벤트

Accelevents는 가상, 하이브리드 및 직접 회의를 실행하기 위한 사용자 지정 가능하고 유연한 이벤트 플랫폼입니다.강력한 등록, 진정한 화이트 라벨링, 통합 라이브 스트리밍, 심층 분석, 수많은 출품자 및 스폰서 기회를 제공하는 강력한 플랫폼입니다. 플랫폼은 직관적이지만 여전히 30초 미만의 평균 응답 시간으로 지원을 중요하게 생각합니다.

강력한 참석자 참여를 제공하는 네트워킹 도구 제품군으로 유명합니다. 네트워킹 도구 중에는 라운지, 워크숍, 1:1 참석자 비디오, 자동화된 속도 네트워킹 및 라이브 참석자 채팅이 있습니다.

또한 참가업체와 스폰서는 자신의 부스를 맞춤화하고 부스를 방문하는 잠재 고객과 화상 채팅을 할 수 있습니다. 내장된 게임화 및 푸시 알림 도구는 이벤트 전반에 걸쳐 더 많은 참여를 유도할 수 있는 좋은 방법입니다. 또한 플랫폼 전체에 표시되는 배너에 광고할 수 있으며 리드 관리 및 통찰력 있는 출품자 분석에 쉽게 액세스할 수 있습니다.

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가상 회의의 예

게임 개발자 컨퍼런스

2022년 게임 개발자 회의(GDC)는 대면 회의를 GDC Twitch 채널에서 스트리밍 녹화 버전으로 전환했습니다 . 이 컨퍼런스에서는 IGF(The Independent Games Festival) 및 GDCA(Game Developers Choice Awards) 시상식이 계속 진행되며 3월 16일부터 20일까지 매일 오전 9시(PT)부터 세션 콘텐츠를 스트리밍할 예정입니다.

GDC는 게임 업계의 인플루언서 및 전문가가 이끄는 브레이크아웃 세션과 함께 웹사이트에 게시된 잘 짜여진 여정을 가지고 있습니다.

또한 나중에 시청하고 싶은 경우 라이브 세션을 일시 중지할 수 있으며 GDC에는 화면 왼쪽에 인원수와 함께 "추천 채널"이 포함되어 있습니다. 30,000명 이상의 시청자를 불러일으키는 일부 세션을 통해 GDC가 초기 대면 이벤트의 가상 버전을 성공적으로 시작했다고 말하는 것이 안전합니다.

2. HubSpot의 파트너 데이

2020년 4월 7-8일에 HubSpot은 자체 가상 파트너 데이를 시작했습니다. 파트너 팀은 인기 있는 화상 회의 도구인 Zoom을 사용하고 각 발표자에게 마이크, 카메라, 조명 및 배경이 포함된 "비디오 키트"를 보내 참석자가 각 날의 가상 스피커에서 최적의 시청 경험을 경험할 수 있도록 했습니다. 또한 참석자들은 Zoom을 사용하여 다른 파트너와 네트워크를 형성했습니다.

저는 HubSpot 파트너 마케팅 팀의 매니저인 Arden Brust와 직접 가상 경험을 계획할 때 경험할 수 있는 몇 가지 문제에 대해 이야기했습니다.

Brust는 다음과 같이 말했습니다. “온라인 이벤트를 계획할 때 유연하고 열린 마음을 유지하는 것이 중요합니다. 가상 이벤트를 사용하면 기술 문제뿐만 아니라 모든 사람이 직접 참석하는 경우 고려하지 않았을 수 있는 일정 문제(시간대 문제 포함)의 위험이 있습니다. 이 문제를 해결하려면 팀과 계속 반복하고 피봇팅을 계획하세요. 플랜 B가 어떻게 더 잘 작동할지 고려하지 않는 플랜 A에 너무 집착하지 마세요.”

3. 내가 이것을 만든 방법, by Women In Product

Run The World 가상 회의 도구의 도움으로 비영리 단체인 Women In Product는 2020년 3월 7일부터 8일까지 전체 가상 이벤트를 시작했습니다. Women In Product 회의에는 중국, 인도, 캐나다 및 실리콘 밸리의 참가자가 포함되었습니다.

이 컨퍼런스에는 GoDaddy의 제품 이사, PayPal 제품 책임자, Ebay의 수석 제품 관리자를 포함하여 성공적인 제품을 구축한 10명의 발표자가 참석했습니다. 가상 이벤트에는 노변담화, 기조연설자, 네트워킹 이벤트가 포함되어 여성들이 다양한 시장에서 제품 출시의 어려움과 성공에 대해 들을 수 있었습니다.

4. 웨비나 마스터리 서밋

Jon Schumacher는 웨비나 기술을 향상시키려는 사람들을 위한 가상 컨퍼런스인 Webinar Mastery Summit을 시작했을 때 최소한의 결과로 한동안 온라인에서 웨비나를 주최했습니다.

그의 첫 번째 가상 서밋에는 25명의 전문가가 참여했으며 All-Access Pass 판매로 7,000명의 새로운 이메일 구독자와 $55,000 이상의 수익을 창출했습니다. All-Access를 통해 그의 참가자는 17개의 전문가 비디오 세션, 모든 세션의 전체 MP3 녹음, 3개월 과정 생성 소프트웨어 및 추가 네트워킹을 위한 비공개 커뮤니티에 대한 액세스를 평생 액세스할 수 있습니다.

궁극적으로 가상 회의를 통해 초기 라이브 출시 이후에도 미래의 리드 생성 및 판매를 위해 녹화된 패키지 콘텐츠를 만들 수 있습니다. 모든 네트워킹 이점을 위해 대면 회의에서는 할 수 없는 일입니다.

5. HubSpot 사용자 그룹(HUG)

HubSpot 사용자 그룹 및 이벤트를 담당하는 HubSpot 마케팅 관리자인 Meghann Keogh는 대면 이벤트를 취소하고 대신 가상 이벤트를 만들어야 하는 상황을 경험했습니다. Keogh는 샌프란시스코, 뉴욕, 베를린, 런던, 헬싱키, 파리, 보고타, 멕시코시티에서 가상 HUG 이벤트를 주최했다고 말했습니다.

또한 그녀는 CEO 겸 공동 창립자 Brian Halligan 및 Christian Kinnear, 영업 부사장 및 EMEA 전무 이사와의 예정된 대화를 포함하여 가상 노변 대화를 만들었습니다.

성공적인 가상 이벤트를 운영하는 방법에 대한 질문에 Keogh는 “대면이든 가상이든 사람들은 연결에 굶주려 있습니다. 지금까지 받은 피드백은 매우 긍정적이었습니다. 연결되는 것은 도시만이 아니라 국가입니다.”

“지금까지 가상 이벤트를 성공으로 이끈 비결은 무엇입니까? HUG 커뮤니티에 영감을 주고, 교육하고, 혁신하는 놀라운 연사들입니다.”

Keogh는 다음과 같이 덧붙입니다. 우리는 우리 지역사회가 여전히 서로 교류할 수 있는 기회를 갖고 있는지 확인하기를 원하며 이를 실현하기 위해 최선을 다하고 있습니다.”