메모 작성 방법 [템플릿 및 예시]

메모(메모 또는 "알림"이라고도 함)는 조직 내 절차 또는 공식 업무에 관한 내부 커뮤니케이션에 사용됩니다.

이메일과 달리 메모는 전체 부서나 회사의 모든 사람과 같은 대규모 직원 그룹에게 보내는 메시지입니다. 직원에게 다가오는 이벤트를 알리거나 내부 변경 사항을 알리기 위해 메모를 작성해야 할 수도 있습니다.

직원들에게 공식적인 내부 업무를 알려야 하는 경우, 메시지를 더 잘 전달할 수 있는 메모 작성 방법을 알려드리겠습니다. 하지만 분석하기 전에 메모의 다양한 목적에 대해 이야기해 보겠습니다.

각서는 독자들에게 새로운 정보를 알리고 다양한 지역 사회와 기업에 적용할 수 있도록 공유됩니다.

지역사회 에서는 메모를 사용하여 지역 주민들에게 공공 안전 지침을 알리고, 다양한 이벤트를 홍보하고, 삶에 영향을 미치는 주제에 대한 인식을 제고할 수 있습니다.

기업은 메모를 사용하여 새로 업데이트된 정책, 절차 변경 사항과 관련된 정보를 전달하거나 직원들이 다가오는 회의, 컨벤션 또는 조직의 중요 시점 축하 행사에 참석하도록 설득할 수 있습니다.

다음으로, 자신만의 메모를 작성하는 방법을 안내해 드리겠습니다.

몇 가지 간단한 단계를 거쳐 메모를 작성할 수 있습니다. 모든 메모에는 다음 내용이 포함되어야 합니다.

1. 제목을 쓰세요.

어떤 종류의 메모를 작성하든 제목을 포함해야 합니다. 이 섹션에는 메모의 대상(개인 또는 부서), 날짜, 메모의 작성자 및 제목이 포함되어야 합니다.

제목은 짧고 주의를 끌 수 있어야 하며 독자들에게 메모의 내용에 대한 일반적인 아이디어를 제공해야 합니다.

2. 소개를 작성합니다.

서문에서는 메모의 목적을 2~3개의 문장으로 요약해야 합니다. 문제나 문제점, 그리고 앞으로 나아가기로 결정한 솔루션을 강조해야 합니다.

3. 문제에 대한 배경을 제공하십시오.

이 섹션에서는 메모의 이유를 설명합니다. 예를 들어 예산 변경, 회사 ​​구조 조정 또는 새로운 절차 출시 등이 있을 수 있습니다. 이 설명은 구현되는 변경 사항에 대한 정당성을 제공해야 합니다.

4. 작업 항목 및 일정 개요(선택 사항).

메모의 목적에 따라 직원이 완료해야 할 작업 항목이 있거나 변경 사항이 적용되는 일정을 제공할 수 있습니다. 예를 들어 특정 마감일까지 작업을 완료하거나 정보를 제공해야 할 수 있습니다. 이 섹션에는 다음이 포함되어야 합니다.

• 직원들이 변경 사항이 적용될 것으로 예상할 수 있는 시기
• 이미 어떤 변화가 있었고 앞으로 무엇을 기대할 수 있는지
• 그들이 지켜야 할 마감일

직원을 대신하여 조치가 필요하지 않은 경우 이 섹션을 생략할 수 있습니다.

5. 마무리 진술을 포함시키십시오.

마무리 진술에는 강조하고 싶은 모든 정보가 포함됩니다. 질문이 있는 경우 독자가 연락해야 할 특정 연락처가 있습니까? 그렇다면 여기에 포함시키세요.

6. 보내기 전에 검토하고 교정하십시오.

이 단계는 당연한 것처럼 보일 수 있지만 문서를 보내기 전에 문서를 검토하는 것이 중요합니다. 메모는 독자에게 예정된 변경 사항을 알리고 중요한 정보를 전달하기 위한 것입니다. 오타나 허위 진술로 인해 혼란을 야기할 위험을 감수하고 싶지는 않습니다.

자신만의 비즈니스 메모를 작성하려면 다양한 요구 사항을 지침으로 삼아 이를 사용하는 방법의 예가 포함된 따라하기 쉬운 비즈니스 메모 템플릿을 참조하세요.

비즈니스 메모 템플릿

각서

에게:

에서:

날짜:

주제:

[메모 작성 이유]를 알려드리고자 글을 씁니다.

우리 회사가 계속 성장함에 따라 … [첫 문단을 뒷받침하는 증거 또는 이유].

궁금한 점이 있으면 알려주시기 바랍니다. 그동안 [공식 사업정보]가 진행되오니 많은 협조 부탁드립니다.

비즈니스 메모 템플릿 형식

비즈니스 메모 템플릿 형식은 메시지를 효과적으로 전달하도록 설계되었습니다. 메모는 다수의 직원이 쉽게 소화할 수 있는 방식으로 필요한 정보를 전달해야 합니다.

정확한 제목을 사용하면 이 메모가 특히 자신과 관련이 있다는 사실을 알릴 수 있습니다. 그리고 핵심 요약으로 시작하면 수신자는 세부 사항을 자세히 살펴보기 전에 일반적인 메시지를 이해할 수 있습니다. 배경 정보는 메시지에 대한 맥락을 제공하고, 개요와 타임라인은 나올 가능성이 있는 질문에 답해야 합니다.

머리글:

헤더에서 콘텐츠에 "메모랜덤"이라는 라벨을 명확하게 지정하여 독자가 무엇을 받고 있는지 정확히 알 수 있도록 하세요. 앞서 언급한 대로 "TO", "FROM", "DATE" 및 "SUBJECT"를 포함하는 것이 좋습니다. 이 정보는 귀하가 누구에게 말하는지, 그 이유와 같은 콘텐츠 제공과 관련이 있습니다.

첫 번째 단락:

첫 번째 단락에서는 메모의 목적을 빠르고 명확하게 설명해야 합니다. “알려드리고자 글을 씁니다…” 또는 “요청하기 위해 글을 쓰고 있습니다…”라는 문구로 문장을 시작할 수도 있습니다. 메모는 짧고 명확하며 요점을 명확하게 작성해야 합니다. 가장 중요한 정보를 미리 전달한 다음 후속 단락을 더 자세히 알아볼 수 있는 기회로 활용하고 싶을 것입니다.

단락 2:

두 번째 단락에서는 맥락이나 뒷받침하는 증거를 제공해야 합니다. 예를 들어, 귀하의 메모가 회사에 내부 개편을 알리고 있다고 가정해 보겠습니다. 이 경우 단락 2에는 다음과 같이 말해야 합니다. “우리 회사가 계속 성장함에 따라 비디오 제작 팀을 콘텐츠 팀에서 분리하는 것이 더 합리적이라고 결정했습니다. 이렇게 하면 해당 팀은 각자의 목표에 더 집중할 수 있습니다.”

단락 3:

세 번째 문단에는 각 직원의 구체적인 요청을 포함하고 싶을 것입니다. 팀 야유를 계획하고 있다면 이 공간에 "식이 제한 사항에 대해 회신해 주세요" 또는 "다음으로 이메일을 보내주세요"라고 입력하세요. 질문."

반대로 직원들에게 건물 공사가 예정되어 있음을 알리는 경우에는 "이 기간 동안 협조해 주시면 감사하겠습니다"라고 말할 수도 있습니다. 직원에게 기대하는 구체적인 조치가 없더라도 직원이 뉴스를 어떻게 처리하기를 바라는지, 메모에 대한 응답으로 직원이 어떤 조치를 취하기를 기대하는지 여부를 포함하면 도움이 됩니다.

다운로드 가능한 메모 템플릿

위의 메모 형식을 최종 형태로 보고 싶으십니까? 아래에 표시된 HubSpot의 무료 비즈니스 메모 템플릿을 다운로드하세요. 이 문서는 직원들이 정보를 더 잘 소화하고 읽은 후 기대되는 바를 이해할 수 있도록 메모를 하위 주제로 분류하는 프레임워크를 제공합니다.

이 템플릿 다운로드

메모 예시

산업이나 상황에 따라 약간씩 다른 메모가 필요할 수 있습니다. 어떤 것들은 더 길거나 짧아야 할 것이고, 어떤 것들은 일정이 없을 수도 있고, 어떤 것들은 광범위한 배경 정보를 가지고 있을 것입니다. 직원들이 받기를 원하는 메시지에 맞게 메모 형식을 변경해야 합니다.

출시 지연 메모

이 메모의 목적은 제품 출시가 연기될 것임을 알리는 것입니다. 소개에는 새로운 날짜가 포함되므로 타임라인이나 긴 개요가 필요하지 않습니다. 이 메모의 형식은 간단하지만 중요한 변화가 발생하는 다른 상황에도 적용될 수 있습니다.

우리가 좋아하는 것 : 출시 메모는 독자에게 제품 출시 지연에 대한 통찰력을 제공하여 고객이나 직원이 정보를 받지 못했을 때 느낄 수 있는 좌절감을 완화할 수 있습니다.

기타 날짜 변경, 프로모션, 주요 일정 또는 제품 발표에서도 이 형식을 활용할 수 있습니다.

건물 업데이트 메모

직원과 관련된 비즈니스의 물류 측면이 있지만 반드시 직원의 업무와 관련되는 것은 아닙니다. 이 메모에는 사무실 주방 리모델링 사례가 나와 있습니다. 약간의 불편함은 있지만 큰 정도는 아닙니다.

우리가 좋아하는 것 : 이 메모는 개조 공사가 직원에게 미칠 수 있는 영향에 대한 기업의 이해를 보여주고 직원의 요구에 대한 존중과 배려를 보여줍니다.

이 메모 형식은 다른 건물 업데이트, 재택 근무일 또는 기타 광범위하지만 사소한 공지 사항에 적용될 수 있습니다.

커뮤니티 메모

직원들을 위한 축하, 이벤트, 테마 데이 또는 기타 재미있는 사항도 메모를 통해 전달할 수 있습니다. 이 예와 같은 커뮤니티 메모는 배경 정보나 세부 정보가 많이 필요하지 않기 때문에 일반적으로 길이가 더 짧습니다.

우리가 좋아하는 것 : 이 메모에는 행사가 열리는 위치에 대한 명확한 지침이 있습니다. 층 번호만 포함했다면 효과가 떨어졌을 것입니다.

이러한 성격의 메모에는 최소한 요약, 날짜 및 위치가 포함되어야 합니다.

설득 메모

설득 메모는 독자가 투표나 청원 등 이벤트나 제안에 관한 조치를 취하도록 독려하는 데 사용됩니다.

What We Like : 이 설득 메모는 독자가 스스로 학습하고 결과에 따라 결정을 내릴 수 있도록 정보를 제공하는 것을 우선시합니다.

설득 메모의 주요 구성 요소에는 당면한 작업에 대한 개요, 이에 대해 자세히 알아볼 수 있는 맥락, 독자가 잠재적으로 미칠 수 있는 영향을 강조하는 행동 촉구가 포함되어야 합니다.

메모를 요점에 맞게 작성하세요

메모와 이메일의 주요 차이점은 복잡성 수준이 아니라 청중의 규모입니다. 메모는 메시지를 효과적으로 전달하고 수신하는 직원 그룹과 관련이 있는 한 간단할 수도 있고 복잡할 수도 있습니다. 그리고 어떤 메모 형식을 사용하든 메시지 자체는 명확하고 간결해야 합니다.

편집자 주: 이 게시물은 원래 2018년 10월에 게시되었으며 포괄성을 위해 업데이트되었습니다.