메모 작성 방법 [템플릿 및 예시]

메모(memorandum 또는 "reminder"라고도 함)는 조직 내 절차 또는 공식 비즈니스와 관련된 내부 커뮤니케이션에 사용됩니다.

이메일과 달리 메모는 전체 부서 또는 회사의 모든 직원과 같은 대규모 직원 그룹에게 보내는 메시지입니다. 예정된 이벤트를 직원에게 알리거나 내부 변경 사항을 알리기 위해 메모를 작성해야 할 수도 있습니다.

직원들에게 공식적인 내부 업무를 알려야 하는 경우 메시지를 더 잘 전달하기 위해 메모를 작성하는 방법을 알려드립니다. 하지만 분석하기 전에 메모의 다양한 목적에 대해 이야기해 봅시다.

메모는 독자들에게 새로운 정보를 알리고 다양한 커뮤니티 및 비즈니스에 적용할 수 있도록 공유됩니다.

커뮤니티 는 메모를 사용하여 사람들에게 공공 안전 지침에 대해 알리고, 다양한 이벤트를 홍보하고, 삶에 영향을 미치는 주제에 대한 인식을 높일 수 있습니다.

기업 은 메모를 사용하여 새로 업데이트된 정책, 절차 변경과 관련된 정보를 전달하거나 다가오는 회의, 대회 또는 조직의 이정표 축하 행사와 같은 조치를 취하도록 직원을 설득할 수 있습니다.

다음으로 나만의 메모 작성 방법을 안내해 드리겠습니다.

몇 가지 짧은 단계를 거쳐 메모를 작성할 수 있습니다. 모든 메모에는 다음이 포함되어야 합니다.

1. 제목을 작성합니다.

어떤 종류의 메모를 작성하든 제목을 포함해야 합니다. 이 섹션에는 메모의 대상(개인 또는 부서), 날짜, 메모의 출처 및 제목이 포함되어야 합니다.

제목은 짧고 주의를 집중시켜야 하며 독자에게 메모의 내용에 대한 일반적인 아이디어를 제공해야 합니다.

2. 소개를 작성합니다.

서론은 메모의 목적을 2~3문장으로 요약해야 합니다. 진행하기로 결정한 문제와 솔루션을 강조해야 합니다.

3. 문제에 대한 배경을 제공하십시오.

이 섹션에서는 메모 뒤에 있는 추론을 설명합니다. 예를 들어 예산 변경, 회사 ​​구조 조정 또는 새로운 절차의 롤아웃이 될 수 있습니다. 이 설명은 구현 중인 변경 사항에 대한 정당성을 제공해야 합니다.

4. 작업 항목 및 타임라인 개요(선택 사항).

메모의 목적에 따라 직원이 완료해야 하는 작업 항목이 있거나 변경 사항이 적용되는 일정을 제공할 수 있습니다. 예를 들어 특정 기한까지 작업을 완료하거나 정보를 제공해야 할 수 있습니다. 이 섹션에는 다음이 포함되어야 합니다.

• 직원이 변경 사항이 적용될 것으로 예상할 수 있는 경우
• 이미 변경된 사항과 향후 예상되는 사항
• 준수해야 하는 기한

직원을 대신하여 조치가 필요하지 않은 경우 이 섹션을 생략할 수 있습니다.

5. 맺는 말을 포함시키십시오.

마무리 진술에는 강화하고 싶은 모든 정보가 포함됩니다. 독자가 질문을 위해 연락해야 하는 특정 연락처가 있습니까? 그렇다면 여기에 포함시키십시오.

6. 보내기 전에 검토하고 교정하십시오.

이 단계는 쉬운 일처럼 보일 수 있지만 문서를 보내기 전에 문서를 검토하는 것이 중요합니다. 메모는 독자에게 예정된 변경 사항을 알리고 중요한 정보를 전달하기 위한 것입니다. 오타나 잘못된 진술로 혼란을 야기하는 위험을 감수하고 싶지 않습니다.

나만의 비즈니스 메모 작성을 시작하려면 따라하기 쉬운 비즈니스 메모 서식 파일과 이를 사용하여 다양한 요구 사항을 지침으로 제공하는 방법의 예가 있습니다.

비즈니스 메모 템플릿

각서

에게:

에서:

데이트:

주제:

[메모를 쓰는 이유]를 알려드리고자 글을 씁니다.

우리 회사가 계속 성장함에 따라 … [시작 단락을 뒷받침하는 증거 또는 이유].

궁금한 점이 있으면 알려주세요. 그동안 [공식 사업 안내]가 진행될 예정이니 많은 협조 부탁드립니다.

비즈니스 메모 템플릿 형식

비즈니스 메모 템플릿 형식은 메시지를 효과적으로 전달하도록 설계되었습니다. 메모는 대량의 직원이 소화하기 쉬운 방식으로 필요한 정보를 전파해야 합니다.

정확한 제목은 이 메모가 그들과 특별히 관련이 있음을 알려줄 것입니다. 요약으로 시작하면 받는 사람이 세부 사항을 자세히 살펴보기 전에 일반적인 메시지를 이해할 수 있습니다. 배경 정보는 메시지에 대한 컨텍스트를 제공하고 개요와 타임라인은 나올 가능성이 있는 질문에 답해야 합니다.

헤더:

헤더에서 콘텐츠에 "메모랜덤"이라는 레이블을 명확하게 지정하여 독자가 수신하는 내용을 정확히 알 수 있도록 해야 합니다. 앞에서 언급한 대로 "받는 사람", "발신자", "날짜" 및 "제목"을 포함하는 것이 좋습니다. 이 정보는 귀하가 누구에게 연락하는지, 그 이유와 같은 콘텐츠 제공과 관련이 있습니다.

단락 1:

첫 번째 단락에서는 메모의 목적을 빠르고 명확하게 설명하고 싶을 것입니다. "I'm letter to inform you ..." 또는 "I'm letter to request ... "로 문장을 시작할 수 있습니다. 메모는 짧고 명확하며 요점을 전달해야 합니다. 가장 중요한 정보를 미리 전달한 다음 후속 단락을 더 자세히 알아볼 수 있는 기회로 사용하고 싶을 것입니다.

2항:

두 번째 단락에서는 컨텍스트 또는 지원 증거를 제공해야 합니다. 예를 들어 메모가 회사에 내부 개편을 알리고 있다고 가정해 보겠습니다. 이 경우 두 번째 단락은 “우리 회사가 계속 성장함에 따라 콘텐츠 팀에서 비디오 제작 팀을 분리하는 것이 더 합리적이라고 결정했습니다. 이렇게 하면 해당 팀이 개별 목표에 더 집중할 수 있습니다.”

3항:

세 번째 단락에는 각 직원의 특정 요청을 포함하고 싶을 것입니다. 팀 외출을 계획하는 경우 여기에 포함할 공간입니다. 질문."

반대로 직원들에게 곧 있을 건물 공사를 알리는 경우에는 “이 기간 동안 협조해 주시면 감사하겠습니다.”라고 말할 수 있습니다. 직원에게 기대하는 구체적인 조치가 없더라도 직원이 뉴스를 어떻게 처리하기를 바라는지, 메모에 대한 응답으로 직원이 어떤 조치를 취하기를 기대하는지 여부를 포함하는 것이 도움이 됩니다.

다운로드 가능한 메모 템플릿

위의 메모 형식을 최종 형태로 보고 싶으십니까? 아래에 표시된 HubSpot의 무료 비즈니스 메모 템플릿을 다운로드하세요. 이 문서는 직원들이 정보를 더 잘 이해하고 읽은 후 기대하는 바를 이해할 수 있도록 메모를 하위 주제로 분류하는 프레임워크를 제공합니다.

이 템플릿 다운로드

메모 예시

업종이나 상황에 따라 약간씩 다른 메모가 필요합니다. 어떤 것들은 더 길거나 더 짧아야 할 것이고, 다른 것들은 타임라인이 없을 수도 있고, 어떤 것들은 광범위한 배경 정보를 가질 것입니다. 메모 형식은 직원에게 전달하려는 메시지에 맞게 변경해야 합니다.

출시 지연 메모

이 메모의 목적은 제품 출시가 연기될 것임을 알리는 것입니다. 소개에는 새 날짜가 포함되므로 타임라인이나 긴 개요가 필요하지 않습니다. 이 메모의 이 형식은 간단하지만 중요한 변경이 발생하는 다른 상황에 적용될 수 있습니다.

우리가 좋아 하는 것 : 출시 메모는 독자들에게 제품 출시 지연에 대한 통찰력을 제공하여 고객이나 직원이 정보를 받지 못한 경우 느낄 수 있는 불만을 완화할 수 있습니다.

다른 날짜 변경, 프로모션, 이정표 또는 제품 발표에서도 이 형식을 활용할 수 있습니다.

건물 업데이트 메모

직원과 관련된 비즈니스의 물류 측면이 있지만 직원의 작업이 반드시 포함되는 것은 아닙니다. 이 메모는 사무실의 주방 리모델링 사례를 묘사한 것입니다. 약간의 불편함은 있지만 큰 규모는 아닙니다.

우리가 좋아 하는 것 : 이 ​​메모는 리노베이션이 직원에게 미칠 수 있는 영향에 대한 기업의 이해를 보여주고 그들의 요구에 대한 존중과 배려를 보여줍니다.

이 메모 형식은 다른 건물 업데이트, 재택 근무일 또는 기타 광범위하지만 사소한 발표에 적용될 수 있습니다.

커뮤니티 메모

기념일, 이벤트, 테마 데이 또는 직원을 위한 기타 재미있는 일도 메모를 통해 전달할 수 있습니다. 이 예와 같은 커뮤니티 메모는 많은 배경 정보나 세부 정보가 필요하지 않기 때문에 일반적으로 더 짧습니다.

우리가 좋아 하는 것: 이 메모에는 행사가 열리는 장소를 찾을 수 있는 명확한 지침이 있습니다. 층 번호만 포함했다면 덜 효과적이었을 것입니다.

이러한 성격의 메모에는 최소한 요약, 날짜 및 위치가 포함되어야 합니다.

설득메모

설득 메모는 투표나 청원과 같은 이벤트나 제안에 대해 독자가 행동을 취하도록 독려하는 데 사용됩니다.

우리가 좋아 하는 것 : 이 ​​설득 메모는 독자가 스스로 배우고 결과에 따라 결정을 내릴 수 있는 정보를 제공하는 것을 우선시합니다.

설득 메모의 주요 구성 요소에는 당면한 작업에 대한 개요, 이에 대해 자세히 알아보기 위한 컨텍스트, 독자가 잠재적으로 만들 수 있는 영향을 강조하는 행동 촉구가 포함되어야 합니다.

요점에 메모를 작성

메모와 이메일의 주요 차이점은 복잡성 수준이 아니라 청중의 크기입니다. 메모는 메시지를 효과적으로 전달하고 받는 직원 그룹과 관련이 있는 한 단순하거나 복잡할 수 있습니다. 그리고 어떤 메모 형식을 사용하든 메시지 자체는 명확하고 간결해야 합니다.

편집자 주: 이 게시물은 원래 2018년 10월에 게시되었으며 포괄적인 내용을 위해 업데이트되었습니다.