효과적인 커뮤니케이션 계획을 작성하는 방법 [+ 템플릿]

"Tide Pod Challenge"를 기억하십니까? 2018년 초 청소년들이 세탁세제를 삼키는 모습을 촬영한 그 참혹한 시절?

우스꽝스러운(비록 위험하긴 하지만) 새해의 시작이었지만, 이 작은 악명 상승은 문제의 세제 브랜드인 Tide의 홍보 혼란이었습니다. 제품. Tide의 모회사인 Procter & Gamble은 커뮤니케이션 계획 덕분에 신속하게 대응했습니다.

이 게시물에서는 귀하와 귀하의 회사가 모든 상황에 대비할 수 있는 효과적인 커뮤니케이션 계획을 만드는 방법을 배웁니다.

커뮤니케이션 계획은 제품 출시 또는 새로운 이니셔티브의 목적을 명확히 하고 대상 고객에게 전달할 메시지를 공식적으로 결정하는 데 도움이 될 수 있습니다.

또한 이전 마케팅 메시지 또는 비즈니스 결정이 내부 이해 관계자 또는 고객과의 평판을 손상시키는 경우 커뮤니케이션 계획은 위기 상황에서 비즈니스에 도움이 될 수 있습니다.

회사에 커뮤니케이션 계획이 없다면 재난이 닥쳤을 때 준비가 되지 않을 것입니다. 귀하의 회사가 인터넷 명성을 위해 귀하의 제품을 먹는 십대를 발견할 가능성은 낮지만 어려운 상황을 효과적으로 처리하기 위한 절차가 필요하다는 사실을 결코 발견하지 못할 가능성은 없습니다.

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이것은 툴킷에서 제공되는 템플릿의 일부입니다. 이 특정 템플릿의 경우 조직은 단계, 해당 단계에 대한 설명 및 해당 작업을 완료해야 하는 사람으로 구분됩니다.

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의사소통 계획이 어떻게 도움이 될 수 있는지 살펴보았으니 이제 효과적인 계획을 작성하는 방법을 알아보겠습니다.

1. 현재 커뮤니케이션 자료를 감사합니다.

계획을 시작하기 전에 먼저 비즈니스에 적합한 위치를 결정해야 합니다. 따라서 "노조 상태" 또는 회사 내 현재 커뮤니케이션 환경에 대한 감사를 완료하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 문제 영역을 식별하는 데 도움이 될 수 있습니다.

예를 들어 신제품 출시를 위한 커뮤니케이션 계획을 수립해야 한다고 가정해 보겠습니다. 계획을 세우려면 먼저 감사를 수행하여 현재 마케팅 접근 방식의 차이를 식별해야 합니다.

감사를 수행한 후 마케팅 자료에 새 제품과 잘 맞는 주제에 대해 거의 논의하지 않는 큰 격차가 있음을 발견할 수 있습니다. 이 주제가 커뮤니케이션 계획에 포함되는지 확인하고 싶을 것입니다.

감사를 수행하려면 현재 마케팅 계획 성과에 대한 데이터를 신중하게 수집 및 해석하고 해당 결과를 기반으로 향후 경로를 구축해야 합니다. 또한 포커스 그룹을 주최하거나 청중에게 설문 조사를 보내 현재 커뮤니케이션 자료의 격차를 찾을 수 있습니다.

물론 감사를 수행할 때 커뮤니케이션 계획의 목표를 염두에 두는 것이 좋습니다. 위의 예에서 특정 주제에 대한 자료가 부족하다는 사실을 인지하는 것은 목표가 해당 주제와 일치하는 제품으로 리드 및 전환을 유도하는 것인 경우에만 중요합니다.

예를 들어 새 이메일 마케팅 도구를 출시했는데 Google Ads에 콘텐츠가 부족하다는 것을 알게 된 경우 이는 커뮤니케이션 계획과 관련이 없는 정보일 수 있습니다. 그러나 이메일 마케팅 모범 사례에 대한 콘텐츠가 누락된 경우 커뮤니케이션 계획을 적절하게 조정하는 데 사용할 수 있는 중요한 정보입니다.

2. 감사 결과에 따라 커뮤니케이션 계획에 대한 SMART 목표를 설정합니다.

감사 후 결과 데이터를 기반으로 몇 가지 목표를 설정하고 싶을 것입니다. 이 계획으로 무엇을 달성하고 싶습니까?

확실하지 않은 경우 목표는 SMART해야 합니다. 구체적이고 측정 가능하며 달성 가능하고 관련성이 있으며 시간 기반이어야 합니다.

예를 들어 소규모 대행사가 고객을 위한 커뮤니케이션 계획을 작성하는 경우 다음과 같은 목표를 작성할 수 있습니다. "우리는 한 분기 동안 고객의 채용 지원을 25% 늘릴 계획입니다."

또는 HR 팀이 관리자가 되고 싶지 않은 개별 기여자를 위해 새로운 성장 매트릭스 설계를 홍보하기 위한 커뮤니케이션 계획을 작성해야 할 수도 있습니다.

이 경우 HR 팀은 계획의 결과로 달성하고자 하는 특정 목표를 식별해야 합니다. 비록 결과를 정량화할 수 없는 경우에도 마찬가지입니다. 예를 들어 그들의 목표는 "직원 유지율을 다음 해” 또는 “다음 NPS 점수에서 알 수 있듯이 직원 만족도를 높일 수 있습니다.” 리더십을 확보하려면 이해 관계자에게 이러한 목표를 제시해야 합니다.

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3. 커뮤니케이션 계획을 전달하려는 대상을 식별합니다.

좋은 의사소통은 듣는 사람을 알고 이해하는 것에서 시작됩니다. 이 경우 위기 커뮤니케이션 계획이 이해관계자를 위한 것이라면 어떤 계획을 작성하고 있습니까? 이해관계자의 예로는 직원, 투자자, 고객, 지방 정부 공무원 또는 언론 매체가 있습니다.

언론 매체를 위해 글을 쓰고 있다면 목표를 자세히 설명하는 보도 자료가 해당 청중에게 좋은 생각입니다. 누가 언론 매체에 말할 것인지에 대한 프로세스, 그들이 말할 내용의 개요 및 앞으로 실행될 실행 계획이 있어야 합니다.

또는 대상이 직원인 경우 직원이 참조할 최신 내부 문서와 후속 질문이 있는 경우 내부 DRI의 연락처 정보를 만들 수 있습니다.

4. 청중을 염두에 두고 계획의 개요를 작성하고 작성합니다.

계획의 개요를 작성하고 작성할 준비가 되면 표나 차트로 시작하여 홍보해야 하는 메시지, 해당 메시지의 대상 및 채널을 식별하는 것이 가장 쉽습니다.

일반적인 개요를 만든 후 커뮤니케이션 계획을 구성하는 방법은 다음과 같습니다(자신의 계획을 위해 이 섹션을 목차에 자유롭게 복사할 수 있음).

• 목적(이 커뮤니케이션 계획은 무엇을 위한 것입니까)
• 에스컬레이션 프레임워크('1차 방어선' 및 '대응 팀' 포함)
• 각 직원의 역할과 책임
• 해야 할 일과 하지 말아야 할 일
• 효과적인 대응 계획을 유지하는 방법

(커뮤니케이션 계획을 작성하는 데 도움이 필요한 경우 바로 사용할 수 있는 무료 커뮤니케이션 계획 템플릿을 다운로드하십시오.)

의사 소통 계획을 작성할 때 이해 관계자의 그룹 또는 대표와 협력하여 정확성을 높이십시오. 전략은 목표 또는 잠재적 위험을 해결해야 합니다.

예를 들어 고객의 제품 홍보를 목표로 하는 대행사에서 일하는 경우 ROI 보장 없이 유료 광고에 돈을 지출하는 것이 위험할 수 있습니다. 이러한 위험을 해결하기 위해 대행사는 광고가 공개되기 전에 효과적인지 확인하기 위한 여러 단계를 자세히 설명해야 합니다.

5. 메시지를 전달해야 하는 채널을 결정합니다.

청중과 소통하기 위해 선택하는 채널은 메시지와 해당 메시지를 전달하려는 대상에 따라 다릅니다. 예를 들어 내부 직원을 위한 커뮤니케이션 계획을 수립하는 경우 회사 차원의 이메일로 커뮤니케이션 계획을 보내거나 대면 팀 회의를 사용하여 메시지를 전달할 수 있습니다.

또는 고객과 커뮤니케이션하는 경우 이메일 뉴스레터나 보도 자료를 통해 커뮤니케이션하는 것이 가장 좋다고 판단할 수 있습니다.

물론 선택한 채널은 목표에 따라 다르지만 커뮤니케이션 계획을 작성할 때 배포 방법을 염두에 두는 것이 중요합니다.

6. 메시지 전달을 담당할 팀원을 결정합니다.

커뮤니케이션 계획을 전달할 청중과 채널을 결정했으면 메시지 전달을 위한 DRI를 파악하십시오.

예를 들어, HR 팀이 리더십에 대한 새로운 성장 매트릭스를 제안하는 경우 첫 번째 회의에서 HR 이사에게 초기 제안을 전달하도록 요청할 수 있습니다. 리더십이 온보드되면 모든 직원이 내부적으로 변경되는 사항과 그 이유를 이해할 수 있도록 각 HR 담당자에게 각 내부 팀에 대해 하나의 교육 세션을 제공하도록 요청할 수 있습니다.

7. 각 단계에 소요되는 시간을 추정합니다.

전략을 실행하는 각 단계에 소요되는 시간을 예측해야 합니다. 예를 들어 계획이 상급자에서 직원에게로 전달되어야 하는 경우 명령 계통을 통과하는 데 걸리는 시간을 고려하는 것이 좋습니다. 미디어 주기가 얼마나 오래 지속될지 추측하는 것도 현명합니다.

예를 들어, 광고 캠페인에서 사소한 실수가 발생한 경우 광고 대행사는 고객, 이해 관계자 및 직원과의 회의를 포함하여 앞으로 나아갈 단계를 논의하는 것을 포함하여 문제를 제어하는 ​​주기가 한 달이 걸릴 것으로 추정할 수 있습니다.

8. 이해 관계자에게 제시한 후 계획의 결과를 측정하고 성공과 개선 영역을 결정합니다.

항상 개선의 여지가 있습니다. 계획을 이해관계자에게 제시한 후 결과를 측정하고 잘 된 부분과 다음 번에 개선할 부분을 결정합니다.

예를 들어, 광고 대행사는 분기 내에 예상 애플리케이션을 25% 증가시키려는 목표를 달성하지 못했을 수 있습니다. 그들은 자신에게 더 많은 시간을 주기 위해 목표를 재조정하거나 그러한 목표에 맞게 분기별 초점을 돌릴 수 있습니다.

또는 커뮤니케이션 계획의 특정 언어가 내부 이해 관계자에게 일정 수준의 스트레스나 두려움을 불러일으키는 경우 커뮤니케이션 계획이 유용하고 유익하며 긍정적으로 느껴지도록 다음 번에 다시 단어를 사용할 수 있는 방법을 고려하십시오.

커뮤니케이션 계획 수립의 일부 측면은 "자신의 모험 선택" 여정이 될 수 있습니다. 핵심은 효과적인 커뮤니케이션이 핵심인 시기에 비즈니스에 필요한 것을 가장 잘 반영하는 측면을 선택하는 것입니다. 이해 관계자가 알아야 할 사항은 무엇이며 이를 가장 잘 전달하는 방법은 무엇입니까?

커뮤니케이션 계획은 까다로울 수 있지만 효과적인 계획을 작성하면 오래 지속됩니다. 다음 커뮤니케이션 계획에는 응답할 이해관계자에 대한 분석과 이러한 커뮤니케이션에 포함할 내용에 대한 절차가 포함됩니다.

1. 전략적 커뮤니케이션 계획

Bright Hub 프로젝트 관리의 커뮤니케이션 계획은 조직 내에서 커뮤니케이션이 발생하는 방법, 시기 및 이유를 설명합니다.

이 예는 커뮤니케이션 관리자가 위기 계획을 작성하는 방법을 자세히 설명하고 때때로 바쁜 마케터나 프로젝트 관리자가 이러한 책임을 맡는다는 점을 인정하기 때문에 훌륭합니다.

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2. 프로젝트 커뮤니케이션 계획

다음은 Simplicable의 결제 업그레이드 프로젝트의 예입니다. 이 커뮤니케이션 계획은 프로젝트에 필요한 모든 중요한 회의와 문서를 계획합니다. 보시다시피 대상, 목표, 형식 및 DRI 등 필요한 섹션도 포함되어 있습니다.

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3. 마케팅 커뮤니케이션 계획

마케팅 커뮤니케이션 계획은 특히 신제품이나 이니셔티브를 출시할 때 목표 시장과 커뮤니케이션하는 데 필수적입니다. Smartsheet의 이 예를 통해 고객, 판매 잠재 고객, 미디어 파트너, 내부 이해 관계자 및 이벤트에 대한 마케팅 커뮤니케이션 전략을 계획할 수 있습니다.

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4. 기업 커뮤니케이션 계획

기업 커뮤니케이션 계획은 조직이 내부 및 외부에서 커뮤니케이션하는 방법을 설명합니다. Smartsheet의 이 예는 사명 선언문, 요약, 상황 분석, 핵심 메시지 등을 위한 공간을 포함하는 9단계 로드맵입니다.

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5. 위기 커뮤니케이션 계획

아래 Prezly의 이 커뮤니케이션 체크리스트는 처음부터 끝까지 위기 계획의 세부 사항에 대한 훌륭한 개요를 제공합니다. 위기 관리 전략을 세울 때 효과적인 지침으로 사용할 수 있습니다.

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커뮤니케이션 계획 팁

의사소통 계획은 까다로울 수 있으므로 계획을 빛나게 하는 데 도움이 되는 몇 가지 추가 정보는 다음과 같습니다. 위기 처리 절차를 설명할 때 상황에 관련된 사람을 포함하십시오. 이를 통해 이해 관계자는 의사 결정 프로세스를 구상할 수 있습니다.

또한 광범위한 이해관계자 목록이 있는 대기업에 속한 경우 계획의 대상 고객을 분할해도 됩니다.

예를 들어 청중이 단순한 "소비자" 이상일 수 있습니다. 이해하기 쉽고 더 뚜렷한 솔루션을 위해 이해 관계자 그룹을 분할합니다.

궁극적으로 커뮤니케이션 계획은 비즈니스 결정, 제품 출시 또는 PR 위기에 관련된 모든 사람에게 필요한 정보를 명확하고 간결하게 제공해야 합니다. 위에서 언급한 전략과 당사의 커뮤니케이션 계획 템플릿을 사용하여 가능한 한 효과적인지 확인하십시오.

편집자 주: 이 게시물은 원래 2019년 9월에 게시되었으며 포괄적인 내용을 위해 업데이트되었습니다.