16가지 빠른 단계로 훌륭한 이메일을 작성하는 방법

보다 자신감 있고 성공적인 기업가가 되고 싶습니까? 평범한 이메일은 그만 보내세요.

"첫인상이 중요합니다"라는 문구는 이메일 세계에서 그 어느 때보 다 사실입니다.

두터운 텍스트나 철자가 잘못된 용어로 된 벽을 보면 이메일이 고위 간부, 가족 또는 이야기를 판매하는 마케터가 보냈는지 여부에 관계없이 튕기거나 집중력을 잃기 쉽습니다.

나쁜 이메일 에티켓은 고객, 동료 및 파트너와의 관계를 파괴할 수 있습니다.

내 자신의 결함있는 이메일로 인해 의사 소통에 실패하고이 빈번한 문제를 통해 다른 저자와 고객을 안내 한 후 다음 원칙이 명확하고 신중한 이메일을 유도하도록 허용했습니다.

다음은 지루한 이메일 전송을 중지하는 방법에 대한 16가지 제안입니다. 독창적이어야 합니다.

1. 무엇보다도 이상한 이메일 주소를 사용하지 마십시오.

전문적으로 보이는 어리석은 이름 대신 실제 이름을 사용하십시오.

개인 이메일의 경우 다음 공식이 항상 유효합니다. 이름과 성의 이니셜 또는 완전한 이름(예: [email protected] 또는 [email protected])

[이메일 보호됨], [이메일 보호됨] 등과 같이 클라이언트 웹 사이트 또는 성능 데이터에 대한 액세스와 같이 팀에서 사용하는 다른 이메일에는 보다 일반적인 이름을 사용하십시오.

2. 유용한 주제 라인

회피하지 마십시오. 제목 줄의 두 가지 주요 측면은 이메일 내용과 필요한 조치입니다. 이것은 일을 단순화하고 모든 오해를 제거합니다.

이 공식은 검색 시 이메일 검색에도 도움이 됩니다.

제목 줄 시작 부분에 대괄호와 괄호를 사용하여 제목 줄 여는 데 영향을 줄 수도 있습니다. 문장의 나머지 부분은 그대로 두고 이메일의 어조와 해당 섹션을 대문자로 설정하는 데 사용합니다. 팀 구성원의 예로 다음을 고려하십시오.

[수정 필요] XXX의 대필 기사는 최종 수정이 필요합니다.

다음은 클라이언트의 예입니다.

[조치 필요] 이메일 에티켓 기사 대필 시 승인이 필요합니다.

3. 응답할 때 주제 라인을 변경합니다.

이메일에 응답할 때 명확성을 위해 제목을 편집해야 합니다.

이를 수행하는 빠른 방법은 다음과 같습니다.

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4. 스레드당 하나의 주제

이것은 깨지지 않는 명확성의 법칙입니다. 이메일에 응답할 때 토론의 주요 주제에 대해서만 논의하십시오.

이것은 일을 덜 복잡하게 만들고 이메일 스레드를 스캔할 때 답변을 식별하는 것을 훨씬 간단하게 만듭니다(이 때문에 관련 제목과 작업을 나타내는 명확한 제목 줄이 항상 필요합니다).

5. 안녕하세요… 인사말: 받는 사람에게 인사하기

무엇보다도 항상 그 사람의 이름을 부르십시오. 단순히 말을 시작하지 마십시오. 그것은 당신이 그들을 위한 시간이 없고 신경도 쓰지 않는다는 것을 보여줍니다(이메일은 짧고 요점이어야 함).

"헤이"와 같은 속어나 거리 용어의 사용은 금지됩니다.

존경받는 참전 용사 또는 100세 할머니를 어떻게 대할 것인지 생각해 보십시오. 진실하되 직설적이어야 합니다.

상위 3개는 다음과 같습니다.

1. 안녕하세요 (이름)
2. 좋은 아침 (이름)
3. 안녕히 주무세요 (이름)

작별 인사를 할 때도 같은 절차를 따르십시오.

상위 3개 선택 항목은 다음과 같습니다.

1. 최상의
2. 시간 내 주셔서 감사합니다
3. 앞으로

6. 귀하와 귀하의 회사가 눈에 띄도록 서명을 개인화하십시오.

최소한 다음을 포함하는 개인 서명이 항상 있어야 합니다.

• 이름 전체
• 제목
• 전화 번호
• 회사 로고는 웹사이트에 연결됩니다.
• 소셜 미디어 링크

또한 제3자 간행물에 일상적으로 글을 쓰거나 책을 출판했거나 저명한 미디어 채널에 소개된 경우 서명에 다음 정보를 제공하십시오. 가장 최근에 읽은 책 "제목"을 읽으십시오. 나의 가장 최근의 Entrepreneur 기사를 읽으십시오. 등등.

7. 짧은 단락으로 형식을 지정하고 재미있는 동영상 보기

한 단락으로 구성된 이메일을 받은 적이 있습니까? 이 텍스트 블록은 어려워 보이며 주의를 잃습니다.

단락을 더 짧게 만드십시오. 한두 구절만.

또한 문구를 간결하고 요점으로 유지하십시오. 이를 통해 귀하의 메시지를 독자에게 신속하고 명확하게 전달할 수 있습니다.

또한 느낌표나 이모티콘을 사용하지 마십시오.

8. 감동적인 곡은 절대 쓰지 마세요.

감정이 고조될 때, 특히 불쾌하거나 긴장되는 경우 이메일을 작성하지 마십시오. 마감 시간이 지났다는 고객의 긴급 이메일과 같이 중요한 사항이 있는 경우 잠시 시간을 내어 숨을 쉬십시오. 빠른 산책을 하세요. 책을 꺼냅니다. 잠시 동안 대답에 대해 걱정하는 것 외에는 아무 것도 하지 마십시오.

그런 다음 기분이 상쾌해졌을 때 반응을 보이거나 매우 긴급한 응답을 요구하는 사람을 대할 경우 가능한 한 빨리 연락하겠다고 말하십시오. 그런 다음 정신적 휴식을 취하십시오.

이것도 작가의 솜씨다. 가장 중요한 이메일을 보관하고 잠자고 있습니다. 다음 날에는 하고 싶은 말에 대한 생각이 바뀌고 메시지가 더 좋고 매력적일 것입니다.

9. 가능한 한 빨리 응답

응답 시간은 긴급도에 따라 다릅니다.

응답하는 데 추가 시간이 필요하다는 것을 알고 있다면 응답을 예상해야 하는 정확한 날짜와 함께 그 이유를 설명하는 빠른 응답을 24시간 내에 작성하십시오.

여기 팸.
모든 것이 잘되기를 바랍니다. 이 문제를 더 조사하고 금요일까지 다시 연락드리겠습니다.

10. 주말이나 업무 외 시간에는 이메일을 보내거나 답장하지 마십시오.

귀하의 고용 요건이 아닌 한. 다음은 몇 가지 예입니다.

이것은 당신이 필사적이라는 것을 잠재 고객에게 보여줍니다.

이것은 고객이나 당신의 팀에게 당신이 걱정하고 있다는 것을 보여주며, 이는 시간 관리가 제대로 이루어지지 않음을 보여줍니다.

이것은 주의력 부족과 잘 어울리는 일 중독을 나타냅니다.

당신은 또한 사람들에게 당신이 지속적으로 "켜져" 있다고 믿도록 교육할 것이고, 당신이 없을 때에도 그들은 당신의 응답을 기대하기 시작할 것입니다. 그리고 클라이언트 웹사이트가 다운되거나 클라이언트/팀 구성원에게 끔찍한 일이 발생하는 것과 같이 진정으로 긴급한 경우 SMS 또는 전화입니다.

11. 시간대를 이해하십시오.

이메일을 보내는 사람들의 시간대를 이해합니다. 다시 말하지만, 이것은 당신이 무언가를 배우기 위해 추가 시간을 보냈다는 것을 보여주며, 이는 당신이 관심을 갖고 있음을 보여줍니다.

이스라엘의 고객이 하루를 시작하고 당신이 잠자리에 들 때 "좋은 아침입니다."라는 이메일을 받는 것을 고려해 보십시오. 이것은 다시 한 번 그들의 집중력 부족을 보여줍니다.

12. 수신자의 이메일 주소를 제공하십시오.

실수로 보내기 버튼을 몇 번이나 눌렀습니까? Google Gmail과 같은 일부 시스템에는 전송을 위한 버퍼 영역이 포함되어 있지만 전부는 아닙니다. 완료되지 않았거나 편집되지 않은 이메일을 철회할 때 가식적으로 보이지 않을 수 있습니다.

13. 응답을 주시하십시오.

이메일은 널리 사용 가능합니다. 보내기 버튼을 클릭하기 전에 항상 받는 사람 정보를 다시 확인하십시오. 당신은 한 사람에게 다른 사람과 다르게 말할 수 있고 메시지가 흐트러질 수 있습니다(또는 부정적인 것이 있으면 곤경에 처할 수 있습니다).

또한 다른 사람들이 모두 당신에게만 반응할 수 있다는 점을 염두에 두십시오. 동일한 이메일을 여러 사람에게 보내기 전에 이것을 기억하십시오.

14. "미안해"라는 단어를 사용하지 마십시오.

"늦어서 죄송합니다"가 최악입니다. 이것은 당신이 무질서하다는 메시지를 전달합니다. 대신 "지연을 용서해 주십시오."라고 말하십시오. 세부 사항에 들어갈 필요가 없습니다.

또 다른 현명한 접근 방식은 "미안해"라는 단어를 사용하지 않는 것입니다. 이 용어는 약점을 나타냅니다. 당신은 약한 모습을 보이고 싶지 않습니다. 항상.

15. 독자와 상호작용

"나"의 사용을 줄이고 수신자에게 직접 말하십시오. 이것은 특히 클라이언트에게 해당됩니다.

항상 수신자를 직접 지정하고 가능한 한 많은 "I"를 생략하십시오.

16. 부정은 긍정으로 전환되어야 한다

단어는 의식 수준과 잠재 의식 수준 모두에서 의미를 갖습니다. "나는 할 수 없다", "우리 회사는 그렇게 하기를 원한다", "만약 내가 할 수만 있다면"과 같은 문구를 피하십시오.

이것은 전반적인 긍정적인 메시지를 손상시킬 수 있는 여러 수준의 부정적인 댓글입니다. 이러한 종류의 상호 작용은 신경 생물학을 탐구하지 않고 귀하와 귀하의 고객 모두에게 나쁜 프로그래밍을 만듭니다. 그리고 이러한 행동이 반복될수록 습관이 됩니다.

긍정적인 점을 활용하십시오. 더 긍정적인 대화를 만들기 위해 캔을 캔으로 대체하세요. "우리 회사는 더 시기적절한 결과를 낼 수 있기를 바랍니다"라고 말하는 대신 "우리 회사는 더 시기적절한 결과를 낼 수 있기를 원합니다."라고 말합니다. "고객의 요구 사항에 중점을 두면서 우리 회사는 보다 적시에 작업을 제공합니다..."

이메일은 연락의 성패를 가르는 수단입니다. 특히 원격 근무가 많은 기업의 커뮤니케이션 측면을 변화시켰기 때문입니다.

이러한 빠른 아이디어는 메시지를 단순화하고 명확하게 하여 군중에서 눈에 띄는 데 도움이 될 수 있습니다. 그들은 당신을 더 나은 이메일 작가로 만들고 더 나은 기업가가 되는 데 도움이 될 것입니다.