프로세스 문서 작성 방법

반복 작업을 완료하든 새 프로그램을 생성하든 프로세스 문서는 비즈니스 노력을 공식화하는 데 도움이 될 수 있습니다. 실제로 문서 작성은 조직의 조정, 구조 및 일관성을 개선하는 데 도움이 됩니다.

이 게시물은 프로세스 문서화에 대한 모범 사례를 수집합니다. 여기에서 다음을 배우게 됩니다.

프로세스 문서는 새로운 소프트웨어 도구에 대한 단계별 자습서이거나 신입 사원을 위한 온보딩 문서일 수 있습니다. 이 관행을 통해 시간, 자본 및 귀중한 에너지를 절약하는 내부 시스템 및 프로세스를 사전 예방적으로 설계할 수 있습니다.

프로세스 문서화가 중요한 이유

핵심 조직 프로세스에 대한 구조와 세부 정보가 부족하면 비즈니스가 비효율적일 위험이 더 커집니다. 프로세스 문서는 조직에 추가적인 보호 계층을 제공합니다.

문서가 부족하면 다음과 같은 조직적 문제가 발생할 수 있습니다.

정보 보유 부족

한 사람이 프로세스에 대한 광범위한 지식을 가지고 있는 경우 조직은 해당 지식을 잃을 위험이 있습니다. 프로세스 문서는 이 사람이 보유하고 있는 정보를 요약하는 데 도움이 되며 다른 사람이 액세스할 수 있는 방식으로 정보를 저장할 수 있습니다.

중복

로드맵이 없으면 불필요하거나 반복적인 작업에 시간을 낭비할 가능성이 높아집니다. 프로세스 문서는 더 나은 솔루션을 생성할 수 있도록 이러한 중복성을 요약하고 시각화하는 데 도움이 될 수 있습니다.

병목 현상

병목 현상은 프로세스의 모든 단계에서 발생할 수 있습니다. 병목 현상이 발생하는 위치와 원인을 파악하는 것이 중요합니다. 이러한 지연과 장애물을 식별하면 효율성을 높일 때 도움이 됩니다.

수익 손실

생산성이 낮다는 것은 조직에서 프로세스를 실행하는 데 더 많은 시간과 에너지를 소모한다는 의미입니다. 그러면 팀 구성원이 새 프로젝트를 수행할 가능성이 줄어듭니다. 이러한 혼란은 비즈니스에서 매출 손실 또는 매출 손실로 이어질 수 있습니다.

프로세스 문서화 이점

프로세스 문서화는 조직 내 시스템의 전반적인 기능과 흐름에 매우 중요합니다. 프로세스 문서화의 다른 일반적인 이점은 다음과 같습니다.

변화에 대한 탄력성을 만듭니다.

프로세스 문서화를 통해 조직은 움직이는 조각에도 불구하고 꾸준한 속도와 추진력을 유지할 수 있습니다. 모든 것을 분해함으로써(가능한 한 세분화하여) 프로세스의 개별 구성 요소를 상당히 쉽게 이동하거나 교체할 수 있습니다.

이는 조직의 구조 조정 또는 인력 변경이 있을 때 특히 유용할 수 있습니다. 한 사람이 팀을 떠나도 그들의 지식은 계속해서 살아갈 수 있습니다. 새로운 팀원이 합류하는 경우 문서화를 통해 빠르게 성장할 수 있습니다.

불필요한 프로세스 및 단계를 식별합니다.

조직 프로세스를 자세히 살펴보면 프로세스가 조직에 합당한 가치를 제공하는지 여부를 판단하게 됩니다. 프로세스 내에서 어떤 단계가 필요하고 효과적인지 식별할 수 있습니다.

효능을 희생하지 않고 변경하거나 제거할 수 있는 단계가 있습니까? 이 연습은 팀에 명확성을 제공합니다.

지식을 수집하고 정리합니다.

프로세스 문서에는 주제에 대한 주어진 접근 방식에 대한 집단 지식이 포함되어 있습니다. 팀 구성원이 이러한 문서에 쉽게 액세스할 수 있도록 함으로써 조직 전체에서 정보의 성장과 흐름을 허용할 수 있습니다.

자체 평가를 허용하고 변수를 설명합니다.

프로세스 문서화를 통해 팀 구성원은 개별 기여도를 반영할 수 있습니다. 그들은 주어진 프로세스의 결과에 미치는 영향을 정확하게 볼 수 있습니다.

문서 작성은 더 나은 결과를 위해 프로세스를 개선하기 위해 조정해야 할 부분을 식별하는 데에도 도움이 됩니다.

규정 준수를 보장합니다.

팀은 온보딩 및 교육 프로세스에 관련 프로세스 문서를 포함해야 합니다. 그런 다음 새 팀 구성원과 기존 팀 구성원 모두가 작업을 완료하는 데 필요한 모든 정보를 가지고 있는지 확인할 수 있습니다.

매개변수를 지정하여 안전, 법률 또는 기타 규정을 준수하는지 확인할 수 있습니다.

실수를 최소화합니다.

실수는 삶의 자연스러운 부분입니다. 그러나 가능할 때마다 비즈니스에서 실수를 피하고 싶을 것입니다. 작업을 완료하기 위한 단계별 지침은 이러한 실수를 최소화하는 데 도움이 될 수 있습니다.

프로세스 문서 작성

프로세스 문서가 조직에 얼마나 중요한지 살펴보았으므로 이제 비즈니스에서 문서화를 구현할 수 있는 방법을 살펴보겠습니다.

1. 목적을 확인하십시오.

글쓰기를 시작하기 전에 브레인스토밍 세션을 개최하십시오. 이 시간 동안 최종 문서에서 수행해야 하는 작업을 결정해야 합니다. 교육 가이드를 만들고 있습니까? 고위 리더십을 위한 프로세스를 계획하고 있습니까?

문서화하는 프로세스에 대한 명확한 이름과 달성하려는 목표에 대한 명확한 목표를 설정해야 합니다.

2. 청중을 결정하십시오.

다음으로 청중과 이 과정을 설명해야 하는 이유를 파악하십시오. 예를 들어 이것은 영업팀을 위한 것입니까 아니면 신입 사원을 위한 것입니까? 포함하는 정보는 청중이 결정합니다.

3. 형식을 식별합니다.

문서에 포함해야 할 필수 사항을 결정하고 싶을 것입니다. 그리고 그것은 텍스트를 넘어선 것입니다. 시각적 자료가 필요합니까? 문서에 그래프, 표 또는 순서도가 도움이 될 수 있습니다. PDF나 웹 페이지가 최상의 형식이 아닐 수 있습니다. 일부 프로세스는 비디오를 통해 가장 잘 설명됩니다.

여기에서 필요한 정보를 가장 잘 전달하는 형식 또는 시각적 개체를 결정합니다.

4. 범위를 정의합니다.

범위는 문서에 포함되는 것과 포함되지 않는 것을 설정합니다. 이를 통해 문서화 중인 특정 작업에 집중할 수 있습니다. 정의된 범위 내에서 작업하면 팀이 정보 과부하를 피하는 데 도움이 됩니다.

5. 필요한 도구와 리소스를 식별합니다.

다음으로 작업을 완료하는 데 필요한 항목을 결정합니다. 여기에는 프로세스의 각 단계에 필요한 관련 소프트웨어, 도구 및 자본이 포함됩니다. 이러한 리소스를 입력이라고도 합니다.

6. 순서를 결정합니다.

가능한 경우 프로세스를 반복하는 데 필요한 순차적 단계를 설명합니다. 이것은 효율성을 높이고 모든 작업의 ​​전반적인 성공을 결정하는 데 큰 역할을 합니다.

그러나 모든 작업에 명확한 순서가 있는 것은 아닙니다. 경우에 따라 프로세스의 작업 순서를 결정하기 위해 다양한 시나리오와 잠재적 결과를 평가해야 합니다. 이 경우 각 시나리오에 대해 다른 시퀀스를 만듭니다.

7. 책임 당사자를 결정합니다.

다음 단계는 각 이해 관계자의 역할을 생각하는 것입니다. 문서의 이 부분은 가능한 한 상세해야 합니다. 각 사람에 대한 타임라인 기대치와 이러한 마감일이 전체 타임라인 목표를 지원하는 방식을 포함합니다.

8. 경계를 식별합니다.

문서는 프로세스를 형성하는 경계를 설정해야 합니다. 여기에는 프로세스 일정, 기한, 예산 제한, 핵심 성과 지표 등이 포함됩니다.

프로세스 변경을 고려 중인 경우 확고한 경계를 설정하면 제한 사항을 이해하는 데 도움이 됩니다. 이동할 수 있는 항목과 일정하게 유지되어야 하는 항목을 식별할 수 있습니다.

아래의 채용 프로세스 문서에는 인적 자원과 관련된 경계가 명확하게 정의되어 있습니다. 이 문서는 또한 HR의 개입이 중단되는 부분을 설명합니다.

이미지 출처

9. 예외 및 우발 상황을 설명하십시오.

발생할 수 있는 예외를 염두에 두고 프로세스 문서에 설명하십시오. 비상 사태도 마찬가지입니다. 팀 구성원이 지정된 단계 순서에서 벗어나야 하는 경우를 설명해야 합니다.

10. 검토 및 테스트.

이러한 모든 요소를 ​​고려하고 프로세스를 문서화했으면 작업을 검토하게 됩니다. 문서를 편집합니다. 그런 다음 설명된 대로 작업을 완료하여 지침을 테스트합니다. 모든 것이 제대로 진행된다면 원하는 작업 결과를 달성해야 합니다.

기억하세요: 프로세스에 여러 이해 관계자가 관련된 경우 피드백 레이어가 포함된 프로젝트가 될 수 있습니다. 각 관점은 공정 개선을 최적화할 수 있는 더 큰 기회를 제공합니다.

프로세스 문서화를 위한 팁

귀하의 팀이 작성을 시작하기 전에 귀하의 노력을 최대한 활용하는 데 도움이 되는 몇 가지 지침이 있습니다.

1. 간략하게 작성하십시오.

당신은 당신이 원하는 만큼 장황하거나 짧은 것을 선택할 수 있습니다. 가능한 한 간결하게 작성하는 것이 좋습니다. 반복하거나 필러 단어를 사용하지 않고 아이디어를 전달할 수 있도록 충분히 말하십시오.

2. 시각 자료를 포함합니다(해당되는 경우).

시각적 요소는 문서를 더욱 매력적으로 만들 수 있습니다. 예를 들어 이미지나 인포그래픽은 많은 양의 텍스트를 분해할 수 있습니다. 그러면 문서를 더 쉽게 읽을 수 있습니다.

다른 경우에는 그래프나 표가 정보를 표시하는 가장 유용한 방법일 수 있습니다. 복잡한 주제나 시각적 프로세스의 경우 동영상이 가장 적합할 수 있습니다.

프로 팁: 한 단계가 다음 단계로 어떻게 이어지는지 보여주는 경우 순서도를 고려하십시오.

이미지 출처

3. 팀 편집 권한을 부여합니다.

이해 관계자에게 프로세스 문서를 편집할 수 있는 권한을 부여하십시오. 문서 권한 설정에 대한 이 간단한 조정으로 팀 간에 주고받는 시간을 많이 절약할 수 있습니다. 시간이 지남에 따라 프로세스가 변경됨에 따라 콘텐츠를 최신 상태로 유지할 수 있는 조직의 여러 구성원이 있게 됩니다.

4. 유연성을 유지하십시오.

기억하세요: 프로세스를 문서화 하는 올바른 방법은 없습니다. 프로세스 문서를 잘못 작성하는 유일한 방법은 문서를 완전히 건너뛰는 것입니다.

문서 작성 방법은 시간이 지남에 따라 변경될 수 있습니다. 실제로 문서 자체는 여러 번 반복될 가능성이 높습니다. 최상의 결과를 위해 유연한 사고 방식을 유지하십시오.

설명서 시작하기

이제 프로세스 문서화에 대한 모범 사례를 살펴보았으므로 작성을 시작할 수 있습니다.

기억하세요: 가장 자주 따르는 프로세스의 단계를 문서화하면 팀이 계속해서 바퀴를 재발명하지 않아도 됩니다. 대신 팀은 확고한 기준선을 갖게 됩니다. 대신 필요한 경우 바퀴를 혁신 할 수 있습니다.