내부 지식 기반 구현의 5가지 이점

점점 더 많은 조직에서 다양한 이유로 내부 지식 기반을 구현하고 있습니다. 비즈니스가 성장함에 따라 직원들이 정보에 입각한 결정을 내리는 데 도움이 되는 귀중한 정보를 연결하고 검색할 수 있는 장소도 필요합니다.

내부 지식 기반을 구현하면 조직 내에서 조직화된 정보 및 지식 모음과 함께 제공되는 많은 이점을 얻을 수 있습니다. 이 정보를 필요로 하는 모든 사람이 쉽게 사용할 수 있도록 하면 정확히 어떻게 될까요?

자세히 살펴보면 조직에 내부 지식 기반이 필요한 이유를 알 수 있습니다. 한마디로 운영 효율성을 높이고 직원의 생산성을 훨씬 높일 수 있습니다.

모든 부서의 생산성 향상

생산성의 중요성은 굳이 설명할 필요가 없지만 지난 몇 년 동안 생산성이 얼마나 떨어졌는지 보면 무척이나 걱정스럽습니다. 평균적인 직원은 다양한 요인으로 인해 하루에 2시간 53분 동안만 생산성을 유지하며, 이는 변화해야 합니다.

생산성이 낮은 이유 중 하나는 직원들이 정보 검색에 많은 시간을 보내기 때문입니다. 이는 직원이 많고 정보를 저장하고 찾기 위한 적절한 시스템이 없는 대규모 조직에 특히 해당됩니다.

어수선한 상자를 검색하거나 오래된 Slack 메시지를 스크롤하거나 찾고 있는 정보를 갖고 있는 동료를 찾아야 하는 경우 얼마나 많은 시간을 낭비할 수 있는지 알 수 있습니다. 그러나 모든 필수 데이터를 저장하는 내부 지식 기반을 구현한다면 그것은 과거의 일이 될 것입니다.

직원 참여 증대

고용된 직원과 그렇지 않은 직원의 차이는 어마어마합니다. 직원 참여는 사기를 높이고 수익성을 높이며 결근률을 41% 낮춥니다. 참여도를 높이는 가장 쉬운 방법 중 하나는 모든 직원이 지식 기반에 액세스할 수 있도록 하는 것입니다.

지식 기반 도구를 통해 조직의 모든 지식과 정보를 사용할 수 있도록 하면 비즈니스에서 무엇보다 투명성을 중요시한다는 것을 보여줄 것입니다. 이렇게 하면 모든 직원이 자신이 계속 유지되고 있다고 느낄 것이기 때문에 신뢰가 조장될 것입니다.

자신이 근무하는 회사에 대한 믿음이 있는 직원은 지식 기반을 통해 편리하게 할 수 있는 지식을 더 기꺼이 공유합니다. 그리고 현대적인 기지에는 놀라운 협업 기능이 있기 때문에 작업자가 그 어느 때보다 더 많이 상호 작용할 수 있습니다.

게시물이나 문서에 댓글을 달고, 다른 동료를 태그하고, 질문하고, 주제를 팔로우하는 등의 기능 덕분에 공동 작업과 참여가 의심할 여지 없이 증가할 것입니다. 직원이 나란히 앉아 있든 세계의 다른 쪽에서 일하든 관계없이 항상 연결되어 있고 회사 내에서 자신의 목소리가 가치 있는 것처럼 느낄 것입니다.

과거 직원의 지식 보존

한 조직에서 영원히 일하는 사람은 없으며 직원이 회사를 떠나는 데에는 여러 가지 이유가 있습니다. 직장을 옮기거나, 퇴직하거나, 휴가를 가더라도 소중한 지식과 정보를 많이 가지고 갑니다.

모든 직원은 비즈니스의 중요한 부분이며, 더 이상 회사에 있지 않다는 이유로 누군가의 전문 지식을 잃는다면 재앙이 발생하고 문제가 발생할 수 있습니다. 다행히도 지식 이전을 손쉽게 처리하는 방법을 알고 있다면 이 모든 것을 피할 수 있습니다.

회사 내에서 고용된 모든 사람이 완료한 모든 프로젝트, 질문하는 질문, 작성하는 내용, 개발하는 프로토콜 등을 문서화하도록 권장합니다. 그렇게 하면 작업과 정보를 한 사람에게서 다른 사람으로 옮기는 것이 훨씬 더 간단해집니다.

또한 주제 전문가를 고용하는 경우 사용자가 다양한 형식으로 콘텐츠를 공유할 수 있는 플랫폼을 사용해야 합니다. 지식 기반에서 이미지, 오디오, 비디오 및 텍스트 게시물을 허용하면 전문가가 가장 편리한 방식으로 정보를 공유할 수 있습니다.

원격 작업자의 역량 강화

9시에서 5시 사이의 근무 시간이 서서히 다른 형태의 근무로 대체되고 있으며, 그것이 바로 원격 근무입니다. 특히 점점 더 많은 사람들이 재택 근무로 전환하고 있기 때문에 공동 작업을 위해 누군가와 사무실을 공유할 필요가 없습니다.

원격 근무자의 수는 매년 계속 증가하고 있으며, 그 숫자는 COVID-19 전염병이 시작된 이후 더욱 높아졌습니다. 회사에 원격 직원이 많이 있을 가능성이 높지만 그렇다고 해서 협업에 어려움을 겪을 필요는 없습니다.

클라우드 기반의 모바일 친화적인 내부 지식 기반이 있는 한 모든 직원은 전 세계 어디에 있든 액세스할 수 있습니다.

또한 유연한 작업 모델을 채택하고 직원이 원하는 시간에 작업할 수 있도록 하면 직원이 필요할 때마다 필요한 정보에 액세스할 수 있습니다. 따라서 특정 시간에 누군가가 없을지라도 그들의 전문 지식은 항상 있을 것입니다.

회사의 누군가가 시간에 민감한 정보에 액세스해야 하고 쉽게 액세스할 수 있는 지식 기반이 가장 큰 무기입니다. 예를 들어 원격으로 근무하는 고객 서비스 담당자가 고객의 질문에 즉시 답변해야 하는 경우 문제 없이 처리할 수 있습니다.

회사의 평판은 고객이나 클라이언트에게 서비스를 얼마나 빨리 제공할 수 있는지에 따라 크게 좌우될 수 있음을 기억하십시오. 업무 라인에서 직원이 적시에 지원해야 하는 경우 즉시 답변과 정보를 찾을 수 있는 지식 기반이 필수적입니다.

이메일 필요성 감소

오랫동안 조직 내 직원들은 이메일과 다양한 메시징 플랫폼에 의존하여 서로 지식을 공유했으며 이러한 관행은 여전히 ​​많은 기업에서 시행되고 있습니다. 그러나 이와 같은 콘텐츠 공유에는 한 가지 눈에 띄는 문제가 있습니다. 바로 버전 관리입니다.

이메일을 통해 문서를 다른 사람과 공유하고 문서를 받은 사람이 편집해야 하는 경우 해당 사용자는 최신 버전의 새 버전을 다시 보내야 합니다. 때로는 여러 사람이 한 문서에서 동시에 작업해야 하므로 해당 문서의 여러 버전이 생성됩니다.

또한 이메일을 통해 이 문서와 관련하여 일대일 대화가 여러 번 있을 경우 문제가 발생할 수 있으며 일반적으로 해당 정보가 더러워집니다.

작업자가 여러 사람과 함께 프로젝트를 수행할 때마다 지식 기반을 사용하고 게시하도록 권장하는 방법을 배운다면 모든 콘텐츠를 항상 최신 상태로 유지할 수 있습니다. 또한 시간이 지남에 따라 누가 무엇을 변경했는지 볼 수 있으므로 책임이 증가합니다.

마지막 생각들

여기에서 논의한 모든 이점은 추측이 아니라 계속해서 입증된 단순한 사실입니다. 자체 지식 기반을 구현한 각 회사는 직원 생산성, 참여도 등을 향상시켰습니다.

이러한 유형의 지식 보존 및 공유는 모든 조직에 유익할 수 있기 때문에 비즈니스의 규모와 틈새 시장은 관련이 없습니다. 모든 직원이 지식 기반이 작업을 더 쉽고 효율적으로 만들기 위해 존재한다는 것을 이해하고 있는지 확인하는 한 이를 구현하는 데 문제가 없습니다.