프로젝트 관리 기본 사항에 대한 완벽한 가이드

프로젝트 관리는 소프트웨어 및 하드웨어 구축에 관한 것이 아닙니다. 프로젝트 관리자는 리소스를 적절하게 배포하고 일정을 관리하며 프로세스 전반에 걸쳐 이해 관계자를 돌봅니다.

그러나 그것은 종종 말처럼 쉽지 않습니다. 결국, 프로젝트 관리자가 지속적으로 접근 방식을 조정하고 프로세스를 재고하는 이유가 있습니다.

이 문서에서는 프로젝트 관리 기본 사항과 비즈니스에서 이를 구현하는 방법을 배웁니다. 시작하자.

목차

이 프로세스에는 시간과 예산 제약 내에서 품질 목표를 유지하면서 기한을 맞추기 위한 계획 개발이 포함됩니다. 이 규율은 전담 관리자 또는 프로젝트의 리더가 소유할 수 있습니다.

프로젝트 관리가 중요한 이유는 무엇입니까?

프로젝트 관리 프로세스는 성공적인 프로젝트에 필수적입니다. 프로젝트 관리 연구소(Project Management Institute)의 연구에 따르면 프로젝트 관리를 통합하지 않는 조직은 완전한 프로젝트 실패율이 2/3로 증가합니다.

충격적인 통계입니다. 이제 성숙한 프로젝트 관리 프로세스로 인해 얻을 수 있는 몇 가지 주요 이점에 대해 자세히 살펴보겠습니다.

중요한 마감일을 맞추게 됩니다.

프로젝트 관리를 통해 대규모 작업을 소규모 기한으로 나눌 수 있습니다. 이러한 이정표를 고수함으로써 프로젝트를 처음부터 끝까지 쉽게 일정대로 유지할 수 있습니다.

실제로 성숙한 가치 제공 프로세스를 갖춘 기업은 프로젝트 관리가 없는 기업보다 더 자주 프로젝트를 정시에 제공합니다(63% 대 39%).

바이 인을 늘릴 것입니다.

프로젝트 관리를 통해 팀은 동료, 고객 및 이해 관계자 간의 신뢰와 신뢰를 구축할 수 있습니다. 결국 고품질 결과물을 제시간에 지속적으로 제출한다면 사람들의 마음을 사로잡을 수 밖에 없습니다.

지출을 쉽게 추적할 수 있습니다.

예산 내에서 또는 예산 미만으로 유지할 수 있습니다. PMI는 모든 자원의 11.4%가 열악한 프로젝트 관리 프로세스로 인해 낭비되고 있음을 발견했습니다.

비용 절감은 기업의 43%만이 "대부분" 또는 "항상" 예산 내에서 프로젝트를 완료한다고 보고하는 환경에서 특히 중요합니다.

당신은 당신의 문화를 향상시킬 것입니다.

지식 관리를 통해 지속적인 프로세스 개선 문화를 개발할 수 있습니다. 최적화와 학습을 우선시하는 환경을 조성하면 다른 사람들에게 영감을 주고 동일한 사고방식을 가진 직원을 유치할 수 있습니다.

프로젝트 관리자 책임

프로젝트 관리자는 프로젝트 실행을 계획, 구성 및 리드합니다. 이렇게 하면 시간과 예산 제약 내에서 필요한 기능을 제공하면서 예상 목표를 충족할 수 있습니다.

프로젝트 관리 전문가는 효과적인 환경 스캔, 정보를 의미 있는 데이터로 통합 및 객관적 분석을 통해 리더십을 제공합니다. 이는 교육과 경험이 필요한 광범위한 책임입니다.

이미지 출처

이 역할에 필요한 기술(경험을 통해 훈련되고 개발됨)에 대해 논의할 것입니다.

프로젝트 관리자 기술 세트

팀의 생산성을 유지하고 프로젝트를 순조롭게 진행하려면 프로젝트 관리자에게 광범위한 기술이 필요합니다. 다음은 이 역할을 수행하는 데 필요한 가장 중요한 기술입니다.

대인 관계 기술

프로젝트 관리자(PM)는 팀 구성원, 이해 관계자 및 기타 프로젝트 관리자를 포함하여 많은 사람들과 상호 작용해야 합니다. 훌륭한 PM은 공통의 목표를 달성하기 위해 다양한 그룹의 사람들과 협력할 수 있습니다.

이해 관계자는 종종 경쟁 목표를 가지고 있습니다. 응집력을 만들기 위해 PM은 서로 다른 관점, 기술 수준 및 개인 정치를 가진 사람들과 전문적인 관계를 관리하므로 외교적이어야 합니다.

좋은 관계는 팀원들에게 동기를 부여하고 팀 분쟁 해결을 더 쉽게 만듭니다.

의사 소통 능력

프로젝트 관리자는 공동 작업자 간의 빈번한 회의를 예약하고 성과에 대한 피드백을 제공해야 합니다. 누구와 언제 만날지 알아야 할 뿐만 아니라 다양한 커뮤니케이션 스타일의 균형도 맞춰야 합니다.

예를 들어 법무팀은 계약 및 위험 측면에서 귀하의 업데이트를 원할 것입니다. 한편, 재무팀은 귀하의 예산과 지출에 대해 듣고 싶어할 것입니다. 엔지니어와 마케팅 팀은 서로 다른 유형의 커뮤니케이션이 필요한 서로 다른 이해 관계를 가질 것입니다.

의사 결정 기술

프로젝트 관리자는 결정을 내리고 결과에 대한 책임을 져야 합니다. 목표를 명확히 하고 높은 기대치를 설정하면 사기를 유지하는 데 도움이 됩니다.

의사 결정 기술에는 리소스 우선 순위 지정, 대안 추정 개발, 위험 평가 및 적절한 예산 관리 보장이 포함됩니다.

관리 기술

프로젝트 관리자는 팀을 이끌고 상급자에게 진행 상황을 보고할 책임이 있습니다.

팀을 이끌고, 일대일로 일하며, 발생하는 문제를 해결한 경험이 필요합니다. PM은 또한 팀을 대신하여 경영진과 소통할 수 있어야 합니다.

경우에 따라 프로젝트 관리자는 이니셔티브를 위한 팀을 구성해야 합니다. 여기에는 올바른 내부 참여자를 찾거나 조직 외부를 살펴보는 것이 포함될 수 있습니다. 이상적으로 PM은 새로운 팀원을 모집한 경험이 있습니다.

프로젝트 관리 라이프 사이클

전체 PM 프로세스를 일련의 단계로 보는 것이 가장 좋습니다. 각 단계에는 목표가 있습니다. 전체적으로 프로젝트 관리 수명 주기에는 다섯 가지 중요한 단계가 있습니다. 각 단계에 대한 간략한 개요를 제공합니다.

• 개시. 이 단계에서 프로젝트 관리자는 프로젝트를 현실적으로 살펴봅니다. 그들은 프로젝트 소요 시간을 추정하고 결국 프로젝트의 기본 예산과 일정을 결정합니다.
• 계획. 계획 단계에는 기술 세부 사항 분석, 올바른 팀 구성원에게 작업 할당, 프로젝트의 여러 부분과 관련된 위험 식별이 포함됩니다.
• 실행. 여기에서 이전 상태에서 만든 계획에 따라 작업을 시작합니다.
• 모니터링 및 제어. 이 단계를 통해 마감일을 맞출 수 있습니다. 계획에 명시된 작업을 수행하고 있을 뿐만 아니라 진행 상황도 모니터링하고 있습니다. 여기에서 모든 정부 규정 및 산업 표준을 준수하는지 여부를 결정합니다. 또한 모든 프로젝트 비용과 진행 상황을 추적합니다.
• 폐쇄. 프로젝트를 마무리하는 것이 최종 단계입니다. 여기에서 프로젝트가 의도한 결과를 제공하는지 여부와 프로젝트를 취소할지 또는 계속할지 여부를 결정합니다.

프로젝트 관리에 대한 대중적인 접근 방식

대부분의 조직은 프로젝트 관리가 중요하다는 데 동의하지만 PM이 사용하는 다양한 스타일이 있습니다. 이 섹션에서는 프로젝트 관리에 대한 네 가지 인기 있는 접근 방식을 살펴봅니다.

제품 기반 계획

제품 기반 계획은 산출물 및 프로젝트 산출물을 중심으로 한 접근 방식입니다. 이 접근 방식은 개념에서 완성까지 제품 또는 서비스를 출시하는 데 중점을 두며 최종 결과는 제품 또는 서비스 판매입니다.

프로세스 기반 계획

프로세스 기반 계획은 모든 프로젝트 활동이 조직 목표 달성에 기여하도록 합니다 . 이 접근 방식을 통해 프로젝트 관리자는 비즈니스의 핵심 가치와 일치하는 프로젝트를 생성, 관리 및 개선합니다.

제품 관리에 대한 단계적 접근

이 접근 방식에는 외부 제약 조건으로 인해 단계적으로 프로젝트를 계획하고 구현하는 것이 포함됩니다. 각 단계는 제품 관리 수명 주기의 5단계를 거칩니다. 그렇기 때문에 이 접근 방식은 작고 잘 정의된 프로젝트에 이상적입니다.

프로젝트 생산 관리

이 접근 방식은 운영 과학 이론과 원칙을 사용하여 프로젝트 제공을 이해하고 최적화합니다. 프로젝트 생산 관리는 활동 데이터를 사용하여 한계를 예측하고 성취 수준을 결정합니다.

프로젝트 관리 모범 사례

어떤 접근 방식을 선택하든 모든 사람에게 도움이 되는 보편적인 팁이 있습니다. 다음은 모든 산업 또는 도메인의 모든 프로젝트에 적용할 수 있는 몇 가지 모범 사례입니다.

1. 프로젝트 관리 소프트웨어 솔루션에 투자하십시오.

오늘날 조직 4곳 중 1곳 미만이 모든 종류의 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용합니다. 대신 팀은 스프레드시트, 종이 노트 및 이메일의 패치워크에 의존합니다. 이 접근 방식은 혼란을 초래합니다. 프로젝트가 실시간으로 어디에 있는지 확인할 방법이 없습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어는 프로젝트 및 의제를 추적하고, 작업 및 활동을 구성하고, 팀과 효과적으로 의사 소통하고, 위험 및 문제를 관리하는 데 도움이 됩니다.

또한 대시보드를 사용자 지정하여 KPI를 추적하고 보고서를 생성하여 향후 계획을 위해 기록 데이터 및 현재 추세를 기반으로 예측할 수 있습니다.

2. 유연한 일정을 유지하여 변화를 예상합니다.

대부분의 프로젝트는 지연됩니다. 불행하게도 고정된 일정을 따를 때 사소한 지연이 눈덩이처럼 불어나 심각한 문제로 발전할 수 있습니다. 반면에 유연한 일정은 보폭의 대부분의 변화를 처리할 수 있습니다.

일부 마감일은 융통성이 있지만 다른 마감일은 엄격할 수 있습니다. 변경할 수 없는 날짜 목록을 유지하십시오. 이를 통해 정해진 시간 프레임으로 외부 마감일을 맞출 수 있고 다른 영역에서는 유연한 마감일을 허용할 수 있습니다.

3. 커뮤니케이션 스타일을 추적합니다.

프로젝트를 시작할 때 중요한 이해 관계자와 함께 앉으십시오. 그들이 당신의 소식을 얼마나 자주 듣고 싶어하는지, 어떻게 소통하고 싶은지 물어보십시오.

예를 들어 일부 이해 관계자는 팀과 매주 Zoom 회의를 원할 것입니다. 다른 사람들은 일일 Slack 업데이트 또는 진행 상황이 있는 월간 이메일을 선호할 수 있습니다.

이 정보를 스프레드시트 또는 프로젝트 관리 소프트웨어의 섹션으로 정리하여 정리할 수 있습니다.

4. 메트릭을 파악하십시오 .

모든 프로젝트에서 가장 큰 과제 중 하나는 성공을 측정하는 것입니다. 이 때문에 프로젝트 실행 전과 실행 중에 측정 가능한 지점을 설정해야 합니다. 프로젝트에 중요한 지표와 시기를 파악하십시오.

Rember 필수 메트릭은 시간이 지남에 따라 변경됩니다. 프로젝트가 이제 막 시작되었다면 중요한 이정표에 빠르게 도달한 것을 축하할 수 있습니다.

시간이 지남에 따라 프로젝트 영향을 입증해야 합니다. 여기에는 리드 수 또는 ROI 기여도와 같은 지표가 포함됩니다.

프로젝트 관리 수준 향상

기본 사항을 자세히 살펴보면 프로젝트 관리가 커뮤니케이션 및 산업별 뉘앙스에 대한 깊은 이해가 필요한 광범위한 분야임을 알 수 있습니다.

위에서 언급한 도구와 기술을 일상 업무 경험에 통합함으로써 프로젝트 관리자로서의 성과를 향상시킬 수 있습니다.

공을 굴리는 데 도움이 되도록 지금 무료 프로젝트 관리 템플릿을 확인하세요. 귀중한 시간과 리소스를 많이 절약하는 데 도움이 됩니다.