이해관계자 관리를 위한 완벽한 가이드

성공적인 프로젝트는 조직 전체의 이해 관계자로부터 지원을 받습니다. 이해 관계자 관리가 모든 이니셔티브에 필수적인 이유입니다.

이해 관계자 관리를 통해 의사 소통을 유지하면서 리더의 요구 사항을 식별하고 충족할 수 있습니다.

이 기사에서는 이해관계자 관리가 무엇인지, 왜 중요한지, 이해관계자 관리 계획을 수립하는 방법에 대해 알아봅니다.

목차

이해관계자 관리가 왜 중요한가요?

이해 관계자의 관심과 요구가 무시되면 프로젝트가 실패합니다. 이로 인해 주요 이해 관계자의 동의가 부족하여 프로젝트의 성공을 위태롭게 할 수 있습니다.

이해 관계자가 요구 사항이 충족되었다고 느낄 때 프로젝트를 지원할 가능성이 높아집니다. 반면에 요구 사항이 충족되지 않으면 귀하의 주도권을 차단하려고 할 수 있습니다. 이해 관계자 관리는 프로젝트를 원활하게 실행하는 긍정적인 관계를 구축하는 데 도움이 됩니다.

효과적인 이해관계자 관리 전략은 다음과 같은 도움을 줄 수 있습니다.

• 이해관계자 간의 갈등을 피하거나 해결합니다.
• 주요 이해 관계자의 동의와 지원을 확보하십시오.
• 이해관계자와 효과적으로 소통합니다.
• 이해 관계자의 기대치를 관리합니다.
• 프로젝트 전반에 걸쳐 이해관계자 참여를 모니터링합니다.

이해관계자 관리의 이점

효과적인 이해관계자 관리 전략에는 다음과 같은 많은 이점이 있습니다.

• 향상된 커뮤니케이션. 이해 관계자의 관심사와 요구 사항을 식별하여 특정 요구 사항에 맞게 커뮤니케이션을 조정할 수 있습니다. 이렇게 하면 메시지를 수신하고 이해할 수 있습니다.
• 구매 증가. KPMG에 따르면 프로젝트의 61%에 스폰서가 많이 참여하고 있습니다. 이해 관계자가 자신의 관심과 요구 사항이 고려되고 있다고 느낄 때 프로젝트를 지원할 가능성이 높아집니다.
• 위험 감소. 이해 관계자와 협력함으로써 잠재적인 위험을 조기에 식별하고 이를 방지하거나 완화하기 위한 조치를 취할 수 있습니다. 이것은 프로젝트의 전반적인 위험을 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다.
• 향상된 성능. 효과적인 이해관계자 관리 전략은 리소스를 최적화하고 프로젝트 활동을 이해관계자의 관심에 맞추는 데 도움이 될 수 있습니다. 이는 프로젝트 성능 향상으로 이어질 수 있습니다.

이해관계자 관리 프로세스 내부

이해 관계자 관리가 일부에게는 직관적으로 보일 수 있지만 보다 공식적인 로드맵을 통해 체계적으로 신뢰 구축을 시작할 수 있습니다.

다음 6단계는 이해 관계자의 우선 순위와 이러한 요구 사항을 해결하는 방법을 이해하는 데 도움이 될 수 있습니다.

1. 이해 관계자를 식별합니다.

긍정적으로나 부정적으로 프로젝트에 영향을 줄 수 있는 모든 개인과 그룹을 식별하여 Stary 하세요. 여기에는 내부 이해관계자(예: 팀 구성원) 및 외부 이해관계자(예: 고객 또는 공급업체)가 포함됩니다.

이해 관계자를 식별하려면 다음 질문을 스스로에게 해보십시오.

• 누가 당신의 프로젝트에 의해 영향을 받습니까?
• 누가 당신의 프로젝트에 관심이 있습니까?
• 귀하의 프로젝트에 영향을 미칠 수 있는 권한을 가진 사람은 누구입니까?
• 누가 당신의 프로젝트가 실패하기를 원합니까?
• 프로젝트가 성공하기를 원하는 사람은 누구입니까?

2. 이해관계자의 우선순위를 정합니다.

이해관계자를 모두 파악한 후 다음 단계는 우선순위를 지정하는 것입니다. 이렇게 하면 프로젝트 성공에 가장 중요한 이해관계자에게 관심을 집중하는 데 도움이 됩니다.

그들의 기대치가 어디에 있는지, 그들의 영향력 수준, 그들이 당신에게 원하는 정보가 무엇인지, 그리고 그들이 당신의 팀으로부터 얼마나 자주 보고하기를 원하는지 파악해야 합니다. 이해 관계자 매핑을 사용하여 주요 리더의 우선 순위를 지정할 수 있습니다.

이해관계자 매핑 실행

이미지 출처

위의 이해 관계자 매핑 연습에서는 2x2 그리드에 리더를 플로팅하도록 요청합니다. 하나의 축에는 전력 레이블이 지정되고 다른 축에는 관심 레이블이 지정됩니다.

권력 축에서 프로젝트에 영향을 미치는 능력에 따라 각 이해 관계자를 평가합니다. 관심 축에서 프로젝트에 대한 관심 수준에 따라 각 이해 관계자를 평가합니다. 이를 통해 참여해야 할 이해관계자가 누구인지, 참여하는 것이 가장 좋은 방법에 대한 명확한 그림을 얻을 수 있습니다.

다음을 포함하여 이해 관계자를 매핑하는 여러 가지 방법이 있습니다.

• RACI 매트릭스. R(책임), A(책임), C(협의), I(정보)를 사용하여 이해관계자의 프로젝트 참여 수준을 평가하는 널리 사용되는 이해관계자 매핑 방법입니다.
• 권력/관심 그리드. 참여 우선 순위를 지정하는 데 사용할 수 있는 이해 관계자를 매핑하는 간단한 방법입니다. 돌출 모델이라고도 합니다.
• 영향/영향 매트릭스. 이는 프로젝트에 대한 각 이해관계자의 잠재적 영향을 평가하는 데 사용할 수 있는 보다 상세한 이해관계자 매핑 방법입니다.

3. 이해관계자의 요구와 관심을 평가합니다.

성공적인 이해관계자 관리 계획의 핵심은 이해관계자를 이해하는 것입니다. 이것은 그들이 프로젝트에서 원하는 것과 그들과 가장 잘 소통하는 방법을 평가하는 데 도움이 될 것입니다.

이 단계에서 스스로에게 다음과 같은 질문을 해보세요.

• 그들의 요구 사항, 우선 순위 및 문제를 이해하고 있습니까?
• 프로젝트에 영향을 미칠 수 있는 권한이 있습니까?
• 그들은 프로젝트의 결과에 대해 어떤 재정적 또는 감정적 관심을 갖고 있습니까?
• 그들에게 동기를 부여하는 것은 무엇입니까?

이러한 질문에 대한 답변을 이해함으로써 각 리더에 맞는 이해관계자 관리 계획을 보다 잘 개발할 수 있습니다.

4. 이해관계자의 동기를 정의합니다.

이해 관계자를 식별하고 평가한 후에는 그들의 동기를 정의할 수 있습니다. 이것은 그들이 프로젝트에서 원하는 것과 그들과 가장 잘 소통하는 방법을 이해하는 데 도움이 될 것입니다.

이해관계자 동기를 정의할 수 있는 방법은 다음과 같이 여러 가지가 있습니다.

• 인터뷰. 이해 관계자를 인터뷰하여 프로젝트에 대한 견해를 얻을 수 있습니다. 이는 직접 방문, 전화 또는 이메일을 통해 수행할 수 있습니다.
• 설문 조사. 이해 관계자에게 설문 조사를 보내 프로젝트에 대한 피드백을 얻을 수 있습니다. 이것은 많은 이해 관계자로부터 데이터를 수집하는 빠른 방법입니다.
• 포커스 그룹. 이해 관계자와 함께 포커스 그룹을 개최하여 프로젝트에 대한 의견을 얻을 수 있습니다. 이것은 아이디어를 생성하고 문제를 식별하는 데 사용할 수 있습니다.

이해관계자의 동기를 이해함으로써 이해관계자의 필요와 관심을 충족하는 효과적인 이해관계자 관리 계획을 개발할 수 있습니다.

5. 참여 계획을 수립합니다.

이해관계자 참여의 목표는 기대치를 관리하고 관계를 구축하는 것입니다. 이는 다음과 같은 여러 가지 방법을 통해 수행할 수 있습니다.

• 빈번한 의사 소통. 이것이 이해관계자 참여의 가장 중요한 측면입니다. 이해 관계자와 정기적으로 소통하여 프로젝트를 업데이트하고 피드백을 받아야 합니다. 이는 대면 회의, 전화 통화, 이메일 또는 프로젝트 관리 소프트웨어와 같은 온라인 도구를 통해 수행할 수 있습니다. 이해관계자마다 고유한 커뮤니케이션 전략이 필요할 수 있습니다.
• 상의. 여기에는 의사 결정에서 이해 관계자와 협의하는 것이 포함됩니다. 이는 회의, 설문 조사 또는 포커스 그룹을 통해 수행할 수 있습니다.
• 협동. 여기에는 작업을 완료하거나 목표를 달성하기 위해 이해 관계자와 협력하는 것이 포함됩니다. 이는 공동 창작, 공동 계획 또는 공유 의사 결정을 통해 수행할 수 있습니다.

다양한 리더와 소통하는 가장 좋은 방법은 이해 관계자와 프로젝트에 따라 다릅니다. 각 개인에 맞게 참여 계획을 조정해야 합니다.

이해관계자 관리 계획 템플릿

이해 관계자를 식별한 후에는 각 그룹에 대한 관리 계획을 개발할 때입니다.

아래 템플릿은 참여 계획을 만들고 이해관계자 커뮤니케이션을 구성하는 데 도움이 될 수 있습니다.

아사나

이해관계자 관리를 처음 사용하는 경우 Asana의 이 템플릿을 사용하여 체계적으로 관리할 수 있습니다. 이 계획에는 각 이해 관계자, 프로젝트에 대한 관심 수준 및 업무에 미치는 영향을 기록합니다.

그런 다음 확인란을 선택하여 커뮤니케이션 기본 설정을 식별할 수 있습니다. 여기에는 그들이 귀하의 팀으로부터 얼마나 자주 듣고 싶어하는지와 귀하가 연락하기를 원하는 방법이 포함됩니다.

우리가 좋아하는 것: 이 템플릿을 사용하면 한눈에 보기보다 빠른 Slack을 선호하는 리더가 누구인지 알 수 있습니다.

프로젝트 관리 문서

더 자세한 계약 계획을 찾고 있다면 프로젝트 관리 문서에서 이 옵션을 고려하십시오. 이 문서를 사용하여 프로젝트의 비전과 이니셔티브가 영향을 미칠 부서를 완전히 설명할 수 있습니다.

우리가 좋아하는 것: 이 템플릿에는 프로젝트에 대한 각 이해 관계자의 중요성 수준을 결정하는 데 사용할 수 있는 차트와 표가 포함되어 있습니다. 이 문서를 사용하여 최종 초안을 브레인스토밍하고 요약할 수 있습니다.

KnowledgeHut

참여 계획 작성에 대한 완전한 가이드를 찾고 있다면 KnowledgeHut이 도와드리겠습니다. 이 템플릿에는 이해 관계자를 식별하고 각 개인의 참여에 대한 타임라인을 만드는 데 도움이 되는 섹션이 포함되어 있습니다. 또한 비용 및 인적 자원 참여를 추적할 수 있습니다.

우리가 좋아하는 것: 이 템플릿에는 이해 관계자 데이터로 채울 수 있는 차트가 있습니다. 막히면 각 섹션에는 길을 따라가는 데 도움이 되는 자기 성찰을 위한 유용한 질문이 있습니다.

오후 교육

이해 관계자를 관리하기 위한 간단한 스프레드시트를 찾고 있었다면 더 이상 찾아볼 필요가 없습니다. PMTraining의 이 템플릿은 이해 관계자 관리에 대한 간단한 접근 방식을 제공합니다.

우리가 좋아하는 것: 이 템플릿은 참여자가 누구인지, 그들이 프로젝트를 위해 무엇을 해야 하는지, 참여를 유지하기 위한 계획을 제시합니다. 한 페이지 이해 관계자 관리 가이드를 개발하는 빠른 방법을 찾고 있다면 이것이 바로 그것입니다. 또한 Google 문서에서 모든 것을 편집할 수 있습니다.

이해관계자 관리 팁

이해관계자 관리를 공식화하는 것은 압도적인 과정처럼 느껴질 수 있습니다. 이제 막 시작했든 수년간의 경험이 있든 관계없이 다음 팁은 이해관계자를 성공적으로 관리하는 데 도움이 될 수 있습니다.

1. 프로젝트의 목적을 정의합니다.

PMI에 따르면 프로젝트의 44%가 비즈니스 목표와 프로젝트 목표 간의 연계 부족으로 인해 실패합니다.

이해 관계자와 소통하기 전에 프로젝트의 목적을 정의하는 것이 중요합니다. 이것은 당신이 참여해야 하는 사람과 그들의 목표를 식별하는 데 도움이 될 것입니다.

2. 역할과 책임을 정의합니다.

프로젝트를 시작할 때 각 이해 관계자의 역할과 책임을 명확하게 정의하십시오. 이렇게 하면 모든 사람이 프로젝트에 자신의 참여를 명확히 하는 데 도움이 됩니다.

3. 정기적으로 소통합니다.

성공적인 이해관계자 관리를 위해서는 정기적인 의사소통이 필수적입니다. 프로젝트의 이해 관계자를 정기적으로 업데이트하고 피드백을 요청해야 합니다.

이해관계자 커뮤니케이션에서 전략적 목표는 항상 명확해야 합니다. 이를 통해 팀은 이해 관계자의 기대치를 관리하고 긍정적인 관계를 만들 수 있습니다.

4. 투명해야 합니다.

이해 관계자에게 프로젝트에 대해 투명하게 공개하는 것이 중요합니다. 이것은 신뢰를 구축하고 모든 사람이 같은 페이지에 있는지 확인하는 데 도움이 됩니다.

5. 피드백을 구하십시오.

성공적인 이해관계자 관리를 위해서는 피드백이 필수적입니다. 프로젝트의 모든 단계에서 이해관계자로부터 피드백을 구해야 합니다.

그들의 제안을 추적하고 통찰력을 구현하십시오. 그런 다음 솔루션을 구현한 방법에 대해 다시 보고하여 지원을 받을 수 있습니다.

6. 올바른 소프트웨어를 선택하십시오.

오늘날 4개 팀 중 1개 팀만이 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용합니다. 이러한 도구 중 하나를 구현하면 조직을 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다.

Basecamp 또는 Asana와 같은 프로젝트 관리 소프트웨어에서 Google Drive 또는 Trello와 같은 공동 작업 소프트웨어에 이르기까지 다양합니다. 프로젝트의 요구 사항에 가장 적합한 기술 스택을 선택하십시오.

7. 융통성을 발휘하십시오.

이해관계자 관리는 일률적인 프로세스가 아닙니다. 유연해야 하며 함께 일하는 각 개인에 맞게 접근 방식을 조정해야 합니다.

효과적인 이해관계자 관리 계획 수립

이해 관계자는 프로젝트에 영향을 미칠 수 있는 권한을 보유하고 있으므로 리더를 참여시키면서 요구 사항을 최우선으로 유지하면 일을 원활하게 진행하는 데 도움이 됩니다.

이해관계자 관리 전략을 개발할 때 이러한 팁을 염두에 두고 궤도를 유지하십시오.