RFP에 대한 최고의 가이드

제안 요청 또는 RFP 작성 작업을 맡은 적이 있습니까?

그것이 무엇인지 전혀 모르거나 한동안 글을 쓰지 않았더라도 오늘의 가이드가 도움이 될 수 있습니다.

RFP가 실제로 무엇인지, RFP가 왜 필요한지, 오늘 첫 번째 RFP를 만드는 방법에 대해 자세히 알아봅니다.

시작하려면 이 모든 문자의 의미를 이해해야 합니다.

회사에 새로운(주로 대규모) 프로젝트가 있거나 더 복잡하고 약간의 아웃소싱이 필요한 프로젝트가 있는 경우 RFP는 작업을 처음부터 올바르게 완료하는 데 도움이 될 수 있습니다.

RFP 문서는 너무 많은 시간을 투자하지 않고도 프로젝트와 관련하여 잠재적 공급업체의 강점과 약점을 신속하게 발견할 수 있는 방법이 됩니다.

RFP는 또한 각 공급업체가 입찰과 함께 고유한 실행 계획을 포함하기 때문에 고려하지 않았을 수 있는 다양한 전략을 엿볼 수 있습니다.

그리고 공급업체에 커밋하기 전에 이 정보를 갖게 됩니다.

RFQ와 혼동해서는 안 됩니다.

RFP 대 RFQ

RFQ 또는 견적 요청은 견적 그 자체이기 때문에 RFP와 약간 다릅니다. 여기에서 회사는 가격만을 기준으로 서비스를 비교하기 위해 다양한 벤더로부터 여러 가격 견적을 요청합니다. RFP에는 가격 견적(여러 가지 다른 세부 사항과 함께)이 포함되지만 RFQ에는 가격 외에는 자세히 설명하지 않습니다.

RFP와 달리 RFQ는 견적 또는 견적 요청입니다.

차이점을 이해하는 방법은 다음과 같습니다.

기술적으로 RFP에서 견적을 받는 동안 완료 일정, 제공 가능한 일정 및 제공되는 서비스 목록에 대한 정보도 받게 됩니다.

그러나 RFQ를 사용하면 구매하려는 서비스 또는 제품에 대한 견적 자체만 수신하게 됩니다.

대부분의 경우 단순히 견적을 비교하는 것만으로는 잠재적 공급업체가 귀사에 적합한지 확인하기에 충분하지 않습니다. 따라서 이러한 상황에서는 RFP가 더 적합합니다.

마케팅에서 RFP란 무엇입니까?

마케팅에서 RFP는 종종 브랜드 도달 범위를 늘리는 데 도움이 될 수 있는 마케팅 활동을 아웃소싱하는 데 사용됩니다. 이러한 활동에는 내부적으로 할 수 없는 마케팅과 관련된 모든 것이 포함됩니다.

예를 들어 소규모 신생 기업에서 근무하는 경우 RFP를 생성하여 풀 서비스 커뮤니케이션 및 마케팅 회사를 찾아 비즈니스에 대한 통합 마케팅 계획을 수립할 수 있습니다. 이 경우 RFP에서 "SEO 인지도 향상" 또는 "소셜 미디어 팔로워 유치" 등을 도와줄 회사를 찾고 있다고 설명합니다.

반대로 마케팅 대행사에서 일하는 경우 제공하는 서비스와 관련하여 해당 지역의 RFP를 주시하고 싶을 것입니다. 예를 들어 웹 디자인 회사에서 일하는 경우 웹 디자인 서비스에 대한 RFP를 만든 비즈니스를 찾고 싶을 것입니다.

영업에서 RFP란 무엇입니까?

영업에서 RFP는 비즈니스가 요구 사항에 맞는 제품이나 서비스를 구매할 때 생성되는 경우가 많습니다. 예를 들어, 엔터프라이즈 회사가 새로운 CRM 소프트웨어를 찾고 있는 경우 비즈니스는 찾고 있는 것과 새로운 CRM 소프트웨어로 달성하고자 하는 것을 요약한 RFP를 발표할 수 있습니다.

이러한 이유로 RFP는 엔터프라이즈 영업 주기에서 중요한 역할을 할 수 있습니다. RFP를 발행하는 엔터프라이즈 기업은 종종 IT 지원, 보안, 온보딩 및 교육, 기타 추가 서비스를 제공할 수 있는 비즈니스를 찾고 있습니다. 이러한 대규모 계정을 폐쇄하려면 영업팀이 RFP 응답 프로세스를 준비하고 할당된 시간 내에 이러한 대기업에 효율적으로 응답할 수 있어야 합니다.

RFP 프로세스 설명

잠재적인 입찰자가 제안서를 제출하기 전에 작업을 요청하는 회사에서 RFP 초안을 작성해야 합니다. (PS 이 가이드의 뒷부분에서 이 작업을 수행하는 방법을 보여드리겠습니다.)

이를 통해 잠재적인 계약자에게 회사가 찾고 있는 것이 무엇인지 더 잘 알 수 있습니다.

RFP가 전송되면 계약자 또는 공급업체는 이를 검토하고 작업을 위해 경쟁할 최상의 입찰가를 제출할 수 있습니다.

이러한 제안에서 공급업체는 일반적으로 다음 항목을 포함합니다.

• 문제 해결 방법에 대한 실행 계획
• 기대할 수 있는 일정
• 필요한 배경 정보
• 전체 프로젝트의 예상 비용

경우에 따라 입찰자가 돌아와 업계 경험에 따라 RFP의 특정 구성 요소를 조정해야 한다고 말할 수 있습니다.

이 시점에서 피드백을 검토하고 새 RFP를 생성하여 변경 사항을 조정하거나 원본을 그대로 두고 제출된 다른 입찰을 고려하는 동안 염두에 둘 수 있습니다. 다음에 완벽한 RFP를 만드는 프로세스를 분석해 보겠습니다.

최고의 입찰을 위한 5가지 RFP 단계

1. 필요한 것을 평가하십시오.

RFP 초안을 작성하기 전에 필요한 것과 성취하고자 하는 것을 파악하기 위해 약간의 준비를 해야 합니다. 이 프로세스는 목표, 프로젝트 범위를 정의하고 장애물을 발견하는 데 도움이 됩니다.

이 시간을 사용하여 경쟁사 및 업계 조사를 수행하여 현재 위치를 평가하십시오. 현재 산업 표준 및 지침을 따르고 있습니까? 귀하의 제품은 경쟁 제품과 동등합니까, 아니면 가치를 더할 수 있는 부족한 기능이 있습니까?

2. 기술 사양을 나열하십시오.

RFP에 기술 사양을 포함하면 공급업체가 필요한 것을 제공할 수 있는지 여부를 결정할 수 있습니다. 이것은 또한 공급업체가 처음에는 귀하의 사양을 충족할 수 있다고 동의하지만 일단 프로젝트를 맡은 후 제공하지 못하는 경우 RFP에 나열된 사양에 대해 책임을 질 수 있기 때문에 귀하의 비즈니스를 보호합니다.

3. RFP를 배포합니다.

RFP가 작성되면 보낼 차례입니다. 웹사이트에 게시할 수 있으며 특정 방문 페이지를 만들 수도 있습니다. 귀하가 속한 업계 관련 전문 그룹을 활용하고 거기에 광고하십시오. 지역 상공회의소를 활용하는 것은 지역 공급업체와 협력하기를 원하는 경우 RFP를 광고할 수 있는 훌륭한 장소이기도 합니다.

4. 제안을 평가하십시오.

모든 제안을 받으면 각 제안을 비교하고 귀사에 가장 적합한 벤더를 결정하는 것이 거의 수월할 것입니다.

입찰자 스택 중에서 얼마나 많은 입찰자를 받거나 관심이 있는지에 따라 고려해야 할 상위 3개, 5개 또는 10개의 즐겨찾기로 범위를 좁힐 수 있습니다. 여기에서 다음을 원할 것입니다. 잠재적인 벤더를 조사하는 데 시간을 할애하여 작업에 가장 적합한 사람을 결정합니다.

5. 작업에 가장 적합한 공급업체를 선택합니다.

일부 회사는 이 협상 프로세스를 시작한 후 최고의 벤더에게 최고의 최종 제안을 한 번 더 요청하여 작업에 적합한 사람이나 회사를 확보할 뿐만 아니라 적절한 가격으로 제공할 수도 있습니다.

이것은 추가 단계처럼 들릴 수 있지만 비용, 시간 및 골칫거리를 절약할 수 있는 단계입니다.

그러나 이것은 또한 우리에게 큰 질문으로 이어집니다. 이 모든 것이 정말로 필요한 것입니까?

혼자 2~3개의 공급업체를 검토하는 데 시간을 할애할 수 없습니까?

다음에 보게 되겠지만, 그 경로는 분명히 당신의 최선의 관심사가 아닙니다.

제안 요청을 발행하는 이유는 무엇입니까?

이 두 시나리오를 간단히 비교해 보겠습니다.

• 옵션 #1: 스스로 완벽한 공급업체를 찾는 데 시간을 할애하십시오.
• 옵션 #2: RFP를 사용하여 잠재적인 벤더가 귀하에게 오도록 합니다.

첫 번째 경로를 선택하면 동료, 친구 및 네트워킹 그룹을 사용하여 작업에 대한 추천을 요청할 수 있습니다.

또는 Google 검색을 수행하여 해당 지역의 최고 공급업체를 확인할 수 있습니다.

구직 후보자의 웹사이트를 검토한 후 도움을 줄 수 있는지 알아보고 연락할 수 있는 완벽한 메시지를 작성하게 됩니다.

그런 다음 프로젝트의 세부 사항을 설명해야 하며 프로젝트에 대한 선택을 결정하기 전에 제안서를 제출하도록 요청할 수도 있고 하지 않을 수도 있습니다.

복잡한 프로세스는 아니지만 유망한 소개 또는 공급업체를 만날 때마다 이를 반복해야 한다고 언급한 적이 있습니까?

얼마나 걸릴지 상상해보세요!

이제 이러한 잠재적인 계약자가 이미 귀하의 프로젝트 세부 정보를 알고 있고 최선의 실행 계획과 검토할 공식 입찰을 가지고 돌아왔다면 어떻게 하시겠습니까?

따라서 매번 요구 사항을 설명하는 대신 한 번만 설명하고 대중에게 보냅니다.

그리고 더 많은 시간을 절약하기 위해 연락하는 것은 귀하가 아니라 잠재적인 계약자에게 달려 있습니다.

RFP 혜택

RFP를 작성하려면 사전에 시간이 필요하지만 확실히 그만한 가치가 있습니다. RFP 작성의 이점은 다음과 같습니다.

• 시간 절약: 위의 시나리오에서 설명한 것처럼 RFP는 공급업체에 연락하는 데 드는 시간을 엄청나게 절약해 줍니다. 대신 하나의 RFP 문서를 작성하여 게시하고 공급업체를 방문하도록 할 수 있습니다.
• 네트워크에 의해 제한되지 않음: 봉사 활동을 직접 수행할 때 소개에 의존하여 자신의 네트워크 내에 머물 가능성이 가장 큽니다. 추천은 훌륭하지만 RFP를 온라인으로 게시하면 훨씬 더 많은 공급업체에 도달할 수 있습니다.
• 검증된 솔루션: RFP 경로는 또한 각 공급업체가 전화를 통해 또는 직접 이야기하는 것이 아니라 각 공급업체의 실제 작업 계획을 엿볼 수 있도록 합니다. 잠재적 후보자는 정식 입찰을 제출해야 하므로 솔루션의 개요를 설명하고 당면한 문제를 실제로 해결하는 데 시간을 할애해야 합니다.

RFP를 사용하면 공급업체를 걸러내고 옵션 스택을 상당히 빠르게 줄일 수 있는 쉬운 방법이 있습니다.

하지만 이 지점에 도달하려면 다음 실수를 할 수 없습니다.

RFP로 하지 말아야 할 것

올바른 공급업체를 찾으려면 구체적인 RFP가 필요합니다.

"예" 또는 "아니오"라는 질문만 해서는 아무 소용이 없습니다.

그렇기 때문에 신중한 답변이 필요한 구체적인 질문을 만들어야 합니다. 문제를 해결할 때 생각하는 과정을 설명해야 하는 개방형 질문을 합니다.

다음과 유사한 문장을 사용해 보세요.

• 이 문제 또는 다른 회사의 유사한 문제를 어떻게 해결했는지에 대한 예를 공유할 수 있습니까? 예상치 못한 장애물을 만났습니까? 이번에는 무엇을 같거나 다르게 하시겠습니까?

• 귀하가 제안한 재설계로 기술에 정통하지 않은 사람이 새 등록 양식을 작성하는 데 얼마나 걸립니까? 얼마나 많은 시간을 절약할 수 있을 것으로 예상하십니까?

이러한 팁을 염두에 두고 첫 번째 RFP 초안을 작성할 준비가 된 것입니다.

RFP 작성 방법

다음은 RFP의 기본 구조와 포함할 내용입니다.

1. 프로젝트 개요

회사의 세부 사항에 들어가기 전에 프로젝트 자체에 대한 간략한 소개를 제공하여 공급업체가 입찰할 가치가 있는지 즉시 알 수 있도록 해야 합니다.

2. 회사 배경

이것은 회사의 오랜 역사가 아니어야 합니다. 오히려 그것은 계약자에게 귀사가 무엇을 하고 귀사가 목표 시장으로 봉사하는지에 대한 더 나은 아이디어를 제공해야 합니다.

3. 프로젝트의 목표

이 프로젝트를 통해 달성하고자 하는 것과 "승리"라고 생각하는 것이 무엇인지 명확하게 파악하여 모든 사람이 같은 페이지에 있도록 합니다.

4. 프로젝트 범위

프로젝트의 세부 사항은 RFP에서 필수적입니다. 모호한 질문을 사용하고 싶지 않은 것과 마찬가지로 모호한 프로젝트 범위도 올바른 공급업체를 찾는 데 도움이 되지 않습니다.

나중에 놀라지 않도록 프로젝트 범위를 자세히 설명하는 데 시간을 할애하십시오.

5. 목표 산출물 일정

마감일이 촉박하지 않더라도 목표 결과물 일정을 염두에 두어야 합니다. 이것은 잠재적 공급업체가 제시간에 작업을 완료할 수 있는 리소스와 대역폭이 있는지 적절하게 측정할 수 있도록 RFP에 포함되어야 합니다.

6. 가능한 장애물

문제가 사라지기를 원한다면 속담 깔개 아래에 기존 또는 잠재적 문제를 숨기지 마십시오. 성공적인 RFP는 다음과 같은 기술적 문제나 가능한 장애물에 대해 명시적으로 명확합니다. 사용자 지정 코딩 또는 오래된 플랫폼을 처리하고 있습니까? 팀에 리소스가 제한되어 있습니까?

이를 미리 설명함으로써 잠재적 공급업체는 그들이 무엇을 하고 있는지 정확히 알게 될 것입니다.

또한 이러한 제약으로 인해 작업을 처리할 수 없는 계약자를 자연스럽게 제거하게 됩니다.

그러나 이러한 일반적인 문제를 기술과 기교로 해결하는 방법을 알고 있는 회사와 연결될 수도 있습니다.

입찰을 수락하고 작업을 시작한 후보다 지금 이를 확인하는 것이 훨씬 낫다는 점을 기억하십시오.

7. 예산 제약

예산을 미리 확보하는 것도 중요합니다. 놀라움을 더 많이 제거할수록 관련된 모든 당사자에게 더 좋습니다.

8. 잠재 벤더에서 찾고 있는 것

놀라움을 줄이거나 제거하는 또 다른 방법은 잠재적인 계약자에게서 찾고 있는 것을 정확하게 설명하는 것입니다.

당신이 해야 할 일은 프로젝트에서 가장 중요한 것(예: 시간, 솔루션, 예산 등)을 요약하고 이를 기반으로 그들의 제안을 어떻게 평가할 것인지를 보여주는 것입니다.

이것이 어떻게 수행되는지 곧 보여드리겠지만, 그 전에 여기에 추가해야 할 것이 하나 더 있습니다. 바로 RFP 커버 레터입니다.

이력서의 커버 레터와 마찬가지로 RFP 커버 레터는 브랜드에 대한 전문적인 이미지를 만들고 잠재 벤더의 분위기를 설정합니다. 제안과 프로젝트를 진지하게 받아들여야 한다는 신호입니다.

희소식은 RFP 작성을 상상하는 것보다 더 쉽고 덜 스트레스로 만들어주는 도구가 많이 있다는 것입니다.

RFP에 대한 샘플 응답

RFP를 발행하고 응답을 수집하는 경우 효과적인 RFP 응답에서 무엇을 찾아야 하는지 궁금할 수 있습니다. 인상적인 RFP 샘플 응답의 몇 가지 예를 살펴보겠습니다.

예 1: 웹 디자인 서비스에 대한 일반 RFP 응답

친애하는 [RFP 작성자]님:

귀하의 제안 요청서(RFP)와 관련하여 [저희 회사]는 귀하에게 웹 디자인 서비스를 제공할 수 있는 기회를 갖게 되어 기쁩니다. [과거 고객의 간략한 목록]과 함께 일한 경험이 있으므로 [귀하가 편지를 쓰는 회사]와의 파트너십이 귀사의 고객 만족도와 수익에 엄청난 영향을 미칠 것이라고 믿습니다.

[고객의 주요 서비스]를 제공하는 [고객 산업]의 선도적인 제공업체 중 하나로서 귀하는 연중 이 시기가 고객에게 얼마나 중요한지 잘 알고 있습니다. 평균적으로 배송 비용은 $[xxxx.xx]이며 [고객 이름]은(는) "[고객의 사명 선언문]"에 전념합니다.

이러한 문제가 일반화됨에 따라 고객에게 강력한 SEO 최적화 웹사이트를 제공하여 새로운 리드를 유치하는 것이 점점 더 중요해지고 있습니다. 이를 염두에 두고 [우리 회사]는 [고객 이름]을(를) 도울 계획입니다.

• 깨끗하고 사용자 친화적이며 모든 장치에서 작동하는 모바일 반응형 세련되고 인상적인 웹 사이트를 만들어 웹 뷰어가 귀하를 찾는 데 사용하는 장치에 관계없이 귀하의 브랜드에 대한 강한 첫인상을 갖게 합니다.

• 새로운 로고와 새롭고 일관된 색상 팔레트를 통해 브랜드 아이덴티티를 강화할 수 있습니다.

• 각 웹 페이지가 SEO에 최적화되어 순위가 빠르게 매겨지도록 하세요. 그러면 웹사이트에 새로운 고객을 유치하고 업계에서 리더십을 발휘할 수 있습니다.

요약본에 명시된 바와 같이, [저희 회사]는 [고객 이름]을(를) 도울 계획입니다[요약본에 요약된 고객 혜택에 대한 간략한 암시]. 이를 위해 우리 팀은 [귀사]와 [고객 이름] 간의 성공적인 파트너십을 보장하기 위해 제안된 산출물 세트, 작업 순서, 분업 및 예상 완료 날짜를 설명했습니다.

[귀사]는 [총괄 요약에 설명된 고객의 과제]를 해결하는 데 있어 [고객 이름]을(를) 돕기 위해 귀하와 협력하기를 기다릴 수 없습니다. 요약하자면 아래에서 이 파트너십에 포함된 서비스에 대한 간략한 개요를 참조하십시오.

이 샘플 응답은 강력한 웹사이트를 만들 때 공급업체의 서비스가 구매자의 중요한 문제를 어떻게 해결하는지 명확하고 간결하게 설명합니다. 주요 이점을 설명함으로써 고객을 최우선으로 생각하고 작업을 완료하는 데 필요한 사항에 집중하는 방법을 고객에게 보여줍니다.

예 2: 서비스를 제공하는 비디오 제작 회사

이미지 출처

Anthem Blue Cross 및 Blue Shield의 RFP에 응답할 때 Paul Horton Visuals는 RFP 응답 전용 전체 웹페이지를 만들기로 결정했습니다. 웹페이지 형식을 통해 Paul Horton 팀은 완전한 샘플 비디오 처리 및 프로세스를 생성하여 Anthem이 선택한 경우 제공할 수 있는 것을 Anthem에 보여줄 수 있었습니다. 이 페이지에는 Paul Horton의 장점인 비디오 제작을 강조하는 임베디드 비디오도 포함되어 있습니다.

RFP 관리에 도움이 되는 제안 소프트웨어 도구

이 기사에서는 짧은 시간에 전문가 수준의 제안서를 관리하고 작성하는 데 도움이 되는 10가지 도구에 대해 설명했습니다.

오늘날의 목적을 위해 다음 다섯 가지 도구는 시작하기에 좋은 장소입니다.

1. RFPIO

RFPIO는 프로젝트 관리에서 협업, 다른 소프트웨어와의 통합에 이르기까지 RFP에 대응하는 문제를 해결합니다. 그들의 솔루션에는 보고 대시보드, 자동 응답 기능 및 CRM 내에서 자동으로 사전 제안을 생성하는 기능이 포함됩니다. RFPIO에는 또한 이전 RFP 응답을 온디맨드 인텔리전스로 전환하는 지능형 답변 라이브러리가 포함되어 있어 수익 팀이 어디에서 작업하든 손끝에서 엔터프라이즈 콘텐츠를 사용할 수 있습니다.

그리고 더 나은 점은 무엇입니까? RFPIO는 HubSpot과 통합되어 RFP를 포털과 자동으로 동기화하므로 팀과 정보를 쉽게 공유할 수 있습니다.

2. 판다독

고유한 브랜딩으로 맞춤형 RFP를 생성하려면 제안 소프트웨어 PandaDoc 사용을 고려하십시오.

여기에서 몇 분 안에 첫 번째 RFP를 설정하고 문서 자체 내에서 실시간 업데이트를 사용하여 팀 구성원과 협업할 수도 있습니다.

3. 누시이

시중의 다른 제안 소프트웨어와 유사하게 Nusii는 특히 초보자를 위해 RFP를 손쉽게 구축할 수 있는 드래그 앤 드롭 편집기를 사용합니다.

깨끗하고 현대적이며 심플한 디자인 덕분에 알아보기도 정말 쉽습니다.

Nusii의 가장 유용한 기능 중 하나는 시간을 절약하기 위해 기존 RFP를 재작업하는 데 Nusii를 사용하는 것입니다. 원하는 RFP에서 콘텐츠를 복사하고 새 요청에 맞게 정보를 편집하기만 하면 됩니다.

4. 루피오

RFP에 대한 모든 응답을 어떻게 구성할 계획입니까?

하나의 뛰어난 기능 루피오 이전 RFP의 모든 답변에 즉시 액세스할 수 있는 RFP 응답 라이브러리입니다. 이렇게 하면 복잡한 받은 편지함에서 필요한 것을 찾기 위해 여기저기 파헤치는 번거로움을 덜 수 있습니다.

그들의 마법 같은 기능은 응답이 이미 수행한 응답과 유사하게 나타날 경우 응답을 자동으로 채울 수 있도록 도와줍니다.

또한 자동화된 응답 전송을 포함하여 전체 RFP 프로세스를 관리하고 직관적인 대시보드를 통해 팀과 모두 한 곳에서 협업할 수 있습니다.

현재 제안 도구의 예산이 부족하거나 직접 직접 만들어 보고 싶다면 이 템플릿을 시작점으로 사용하세요.

5. RFP360

RFP360은 RFP 응답 관리에 대한 접근 방식을 간소화합니다. 직관적인 지식 관리, 워크플로우 및 협업 기능을 통해 단일 라이브러리에서 매력적인 응답을 쉽게 생성, 검토, 업데이트 및 승인할 수 있습니다. 제안 자동화 및 답변 인텔리전스(AI) 기능은 질문에 대한 답변 능력을 가속화하여 가능한 최상의 답변을 제안하고 대량으로 자동 완성합니다.

또한 다양한 형식의 RFP를 가져오고 세련된 최종 제안서를 생성할 수 있으며, 통합 확장 기능을 통해 조직의 모든 사람이 해당 응용 프로그램을 종료하지 않고도 Microsoft Office 파일, 온라인 설문지 및 양식에 있는 지식 라이브러리의 콘텐츠를 사용할 수 있습니다.

편집 가능한 무료 RFP 템플릿

편집 가능한 무료 RFP 템플릿을 다운로드하세요.

이 템플릿을 사용하려면 여기에서 다운로드하거나 아래 양식을 작성하세요. 프로젝트와 관련이 없는 섹션이나 정보를 제거하고 RFP에 필요한 항목을 추가할 수 있습니다. 또한 이 검증된 제안 공식을 사용하여 RFP가 전문적이고 세련된지 확인할 수도 있습니다.